局檔案收集管理制度

局檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案收集管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。2.全面收集原則。對(duì)本局工作活動(dòng)中形成的各種門類、各種載體的檔案進(jìn)行全面收集，不得遺漏。3.及時(shí)歸檔原則。各部門及工作人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括各類通知、決定、指示、批復(fù)等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.本局召開的各類會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.本局與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本局的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。6.本局的財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。7.本局的房產(chǎn)、車輛、設(shè)備等固定資產(chǎn)管理文件材料。8.本局的外事活動(dòng)文件材料，包括出訪、來(lái)訪、考察等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)工作類檔案1.本局各業(yè)務(wù)部門在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件材料，如業(yè)務(wù)規(guī)劃、方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。2.各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等文件材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究、統(tǒng)計(jì)分析、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件材料。4.業(yè)務(wù)工作中形成的各類證書、執(zhí)照、資質(zhì)文件等。（三）人事檔案1.本局工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等文件材料。2.工作人員的學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格評(píng)審、培訓(xùn)等材料。3.工作人員的政審、體檢、出國(guó)（境）審批等材料。（四）聲像檔案1.本局組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.本局獲得的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)的照片、證書等資料。3.反映本局工作環(huán)境、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等的照片、錄像資料。（五）電子檔案1.本局形成的各類電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。2.數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，如掃描后的各類文件、資料等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本局檔案收集管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集工作，對(duì)收集工作中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管本局各部門移交的檔案，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為局領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門的檔案收集工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。3.各部門在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、銷毀或丟失文件材料。四、檔案收集流程（一）文件材料的形成與積累1.本局工作人員在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，并按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，做到齊全完整、系統(tǒng)有序。2.各部門應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和保管制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的日常收集和整理工作，確保文件材料不遺漏、不丟失。（二）文件材料的整理1.各部門在將文件材料移交檔案管理部門之前，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文件材料的整理應(yīng)包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。分類應(yīng)按照檔案收集范圍的要求進(jìn)行，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，編目應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，裝訂應(yīng)牢固整齊。（三）檔案的移交1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門。移交時(shí)間為每年[具體時(shí)間]，特殊情況除外。2.各部門在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案移交清單》，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。五、檔案收集的時(shí)間要求（一）行政管理類檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文應(yīng)在文件簽收后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)在文件印發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.本局召開的各類會(huì)議文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。4.本局與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。5.本局的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料應(yīng)在文件形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。6.本局的財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理歸檔。7.本局的房產(chǎn)、車輛、設(shè)備等固定資產(chǎn)管理文件材料應(yīng)在資產(chǎn)變動(dòng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。8.本局的外事活動(dòng)文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。（二）業(yè)務(wù)工作類檔案1.本局各業(yè)務(wù)部門在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件材料應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究、統(tǒng)計(jì)分析、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件材料應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。4.業(yè)務(wù)工作中形成的各類證書、執(zhí)照、資質(zhì)文件等應(yīng)在證書頒發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。（三）人事檔案1.本局工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等文件材料應(yīng)在文件形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.工作人員的學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格評(píng)審、培訓(xùn)等材料應(yīng)在材料取得后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.工作人員的政審、體檢、出國(guó)（境）審批等材料應(yīng)在審批結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。（四）聲像檔案1.本局組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.本局獲得的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)的照片、證書等資料應(yīng)在榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)獲得后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.反映本局工作環(huán)境、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等的照片、錄像資料應(yīng)定期整理歸檔。（五）電子檔案1.本局形成的各類電子文件應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行備份，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理歸檔。2.數(shù)字化的紙質(zhì)檔案應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理歸檔后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成數(shù)字化處理，并進(jìn)行歸檔。六、檔案收集的質(zhì)量要求（一）完整性檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋本局工作活動(dòng)的各個(gè)方面，不得有遺漏。（二）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，不得有虛假信息。（三）系統(tǒng)性檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。（四）規(guī)范性檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家和本局檔案管理的有關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范，字跡清晰，裝訂整齊。七、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的范圍、時(shí)間、質(zhì)量等方面。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給各部門，并提出改進(jìn)意見。（二）不定期抽查檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)督促整改。（三）考核評(píng)價(jià)將檔案收集工作納入本局各部門的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。八、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全，防止檔案被盜、被搶、被毀等情況發(fā)生。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查，確保檔案保管場(chǎng)所的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等條件符合