科技公司用印管理制度

科技公司用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，以及公司全體員工。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署等。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件等。6.電子印章：與實(shí)體印章具有同等法律效力，用于電子文檔的簽署。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，刻制時(shí)需嚴(yán)格按照公安部門規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.部門章由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一刻制。3.電子印章的申請(qǐng)與制作按照公司電子印章管理規(guī)定執(zhí)行。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)將印章的樣式、啟用時(shí)間等信息進(jìn)行登記，并下發(fā)啟用通知。2.印章啟用時(shí)，需在印模登記簿上預(yù)留印模，注明啟用日期、使用范圍等。（三）印章廢止1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章時(shí)，由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理廢止手續(xù)。2.廢止的印章應(yīng)及時(shí)上繳行政部門，由行政部門統(tǒng)一封存或銷毀，并在印模登記簿上注明廢止日期。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門指定專人保管。2.部門章由各部門指定專人保管。3.電子印章由公司指定的信息管理部門專人保管，并按照規(guī)定進(jìn)行安全存儲(chǔ)和維護(hù)。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)配備專用保險(xiǎn)柜或保管箱，將印章存放其中，并妥善保管鑰匙。2.印章保管人員應(yīng)確保印章存放地點(diǎn)安全，防止印章被盜、丟失或損壞。3.如印章保管人員因出差、請(qǐng)假等原因不能履行保管職責(zé)時(shí)，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，由行政部門指定臨時(shí)保管人員。四、用印審批流程（一）審批原則1.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行用印，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)。2.用印審批應(yīng)明確審批責(zé)任，確保審批意見(jiàn)真實(shí)、準(zhǔn)確。（二）審批流程1.一般文件用印申請(qǐng)人填寫《用印申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)等信息。將《用印申請(qǐng)表》提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核用印事項(xiàng)是否符合本部門工作需要，簽署審核意見(jiàn)。將《用印申請(qǐng)表》提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)職責(zé)權(quán)限，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)人將《用印申請(qǐng)表》提交印章保管人員，印章保管人員核對(duì)無(wú)誤后予以用印，并在《用印申請(qǐng)表》上登記用印日期、用印人等信息。2.合同用印合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫《合同用印審批表》，注明合同名稱、合同編號(hào)、合同對(duì)方、合同金額、合同期限等信息。將《合同用印審批表》及合同文本提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核合同條款是否符合公司利益，簽署審核意見(jiàn)。將《合同用印審批表》及合同文本提交法務(wù)部門審核，法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出審核意見(jiàn)。將《合同用印審批表》及合同文本提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同金額、重要性等因素進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)人將《合同用印審批表》及合同文本提交印章保管人員，印章保管人員核對(duì)無(wú)誤后予以用印，并在《合同用印審批表》上登記用印日期、用印人等信息。3.重要文件或特殊事項(xiàng)用印對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同、對(duì)外公告等重要文件或特殊事項(xiàng)的用印，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后，方可辦理用印手續(xù)。五、用印規(guī)范（一）用印范圍1.以公司名義對(duì)外發(fā)出的公文、函件、證明等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議。3.公司內(nèi)部的重要文件、報(bào)表、報(bào)告等。4.其他需要公司蓋章確認(rèn)的文件或事項(xiàng)。（二）用印要求1.用印文件必須內(nèi)容完整、格式規(guī)范，經(jīng)審批同意后方可用印。2.用印位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，不得壓字、模糊或遺漏。3.用印份數(shù)應(yīng)與審批的用印份數(shù)一致，不得擅自多印。4.電子印章使用應(yīng)按照公司電子印章管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保電子文檔的真實(shí)性和完整性。（三）用印禁止事項(xiàng)1.未經(jīng)審批的文件不得用印。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得用印。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件不得用印。六、印章的使用登記與備案（一）使用登記1.印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、用印人、審批人等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。（二）備案管理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司印章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)于重要文件或重大事項(xiàng)的用印，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案，留存相關(guān)文件資料。七、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的保管、使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的使用情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否存在被盜、丟失或損壞情況。2.用印審批流程是否規(guī)范，審批意見(jiàn)是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.用印文件是否符合用印范圍和用印要求。4.《印章使用登記簿》登記是否完整、準(zhǔn)確。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任