研發(fā)資料規(guī)范管理制度

研發(fā)資料規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)資料的管理，確保研發(fā)資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和保密性，提高研發(fā)工作效率，促進(jìn)公司技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)積累，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與研發(fā)活動(dòng)相關(guān)的資料管理，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、專利及軟件代碼等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：研發(fā)資料由公司指定的部門統(tǒng)一歸口管理，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)資料的重要性和保密級(jí)別，明確各級(jí)人員在資料管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)。3.及時(shí)歸檔原則：研發(fā)過程中產(chǎn)生的資料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保資料的完整性和時(shí)效性。4.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)研發(fā)資料的保密管理，確保資料安全。二、管理職責(zé)（一）研發(fā)部門1.負(fù)責(zé)本部門研發(fā)資料的收集、整理、審核和歸檔工作。2.按照公司要求，定期向資料管理部門提交研發(fā)資料清單。3.對(duì)研發(fā)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。4.配合資料管理部門進(jìn)行資料的查閱、借閱等工作。（二）資料管理部門1.制定和完善研發(fā)資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)研發(fā)資料的集中統(tǒng)一管理，建立資料檔案庫。3.對(duì)研發(fā)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管，確保資料的安全和完整。4.提供研發(fā)資料的查閱、借閱服務(wù)，做好相關(guān)記錄。5.定期對(duì)研發(fā)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）其他部門1.協(xié)助研發(fā)部門做好資料的收集和整理工作。2.在工作中涉及研發(fā)資料時(shí)，應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，妥善保管和使用資料。（四）各級(jí)人員職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目研發(fā)資料的管理工作，確保資料的及時(shí)收集和整理。審核項(xiàng)目組提交的研發(fā)資料，保證資料質(zhì)量。協(xié)調(diào)項(xiàng)目組與其他部門之間的資料交接工作。2.研發(fā)人員按照項(xiàng)目計(jì)劃和要求，及時(shí)完成各自負(fù)責(zé)的研發(fā)資料的撰寫和整理工作。對(duì)所提供資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和資料管理部門做好資料的審核和歸檔工作。3.資料管理人員嚴(yán)格按照資料管理制度進(jìn)行資料的管理操作，確保資料管理工作的規(guī)范、有序。為資料的查閱、借閱等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)反饋資料使用情況。對(duì)資料管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目文檔類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。2.技術(shù)文件類：如技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、操作手冊(cè)等。3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)類：實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)分析結(jié)果等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)類：專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。5.軟件代碼類：公司自主研發(fā)的軟件代碼及相關(guān)文檔。（二）編號(hào)規(guī)則1.研發(fā)資料編號(hào)采用“年份+部門代碼+資料類別代碼+順序號(hào)”的形式。2.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配兩位代碼，如研發(fā)一部為“01”，研發(fā)二部為“02”等。4.資料類別代碼：按照上述資料分類，分別對(duì)應(yīng)不同的代碼，如項(xiàng)目文檔類為“WD”，技術(shù)文件類為“JS”等。5.順序號(hào)：由資料管理部門按照資料歸檔順序依次編排，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定，確保編號(hào)的唯一性。例如，研發(fā)一部在2023年形成的第5份項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，編號(hào)為“2301WD05”。四、資料收集與整理（一）收集要求1.研發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)制定資料收集計(jì)劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.研發(fā)人員應(yīng)按照資料收集計(jì)劃，認(rèn)真收集各自工作過程中產(chǎn)生的各類資料，確保資料的完整性。3.對(duì)于外部獲取的與研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)的資料，如合作單位提供的技術(shù)資料、行業(yè)報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和歸檔。（二）整理要求1.資料收集后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行整理，確保資料內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。2.對(duì)紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，并編制目錄；對(duì)電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并命名規(guī)范。3.整理后的資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行修改和補(bǔ)充。五、資料歸檔（一）歸檔流程1.研發(fā)項(xiàng)目組完成資料整理和初步審核后，填寫《研發(fā)資料歸檔申請(qǐng)表》，注明資料名稱、類別、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并提交給資料管理部門。2.資料管理部門收到《研發(fā)資料歸檔申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行審核，審核通過后安排專人進(jìn)行歸檔操作。3.歸檔人員按照資料編號(hào)規(guī)則對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，并將資料存入資料檔案庫相應(yīng)位置，同時(shí)更新資料檔案庫目錄。（二）歸檔時(shí)間1.對(duì)于階段性研發(fā)成果資料，應(yīng)在該階段工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于整個(gè)研發(fā)項(xiàng)目的資料，應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱研發(fā)資料，應(yīng)填寫《研發(fā)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給資料管理部門。2.資料管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱資料名稱、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出資料管理部門。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員對(duì)查閱的資料應(yīng)妥善保管，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱研發(fā)資料的，應(yīng)填寫《研發(fā)資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.資料管理部門應(yīng)對(duì)借閱資料進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，資料管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的資料負(fù)有保密責(zé)任，不得將資料泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非公司授權(quán)的用途。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、資料保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等重要研發(fā)資料，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、物理隔離等措施，確保資料安全。2.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露資料內(nèi)容。對(duì)接觸重要研發(fā)資料的人員，應(yīng)進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，并簽訂保密協(xié)議。3.在對(duì)外交流、合作過程中，如需提供研發(fā)資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的使用符合公司利益和保密要求。（二）保密責(zé)任1.所有接觸研發(fā)資料的人員均有保密義務(wù)，如因工作需要知悉資料內(nèi)容的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行操作，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.如發(fā)現(xiàn)研發(fā)資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)或已經(jīng)發(fā)生泄露事件，相關(guān)人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司報(bào)告。公司將對(duì)泄露事件進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、資料保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的資料檔案庫，確保檔案庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對(duì)紙質(zhì)資料，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）維護(hù)檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)研發(fā)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)資料的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)紙質(zhì)資料，如發(fā)現(xiàn)有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換；對(duì)電子資料，應(yīng)定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保數(shù)據(jù)可正常讀取。3.根據(jù)公司發(fā)展和研發(fā)工作的需要，適時(shí)對(duì)研發(fā)資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善資料管理制度和管理方法，提高資料管理水平。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.研發(fā)資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因技術(shù)更新、項(xiàng)目終止等原因，導(dǎo)致相關(guān)研發(fā)資料不再具有使用價(jià)值的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，需要銷毀的其他研發(fā)資料。（二）銷毀流程1.資料管理部門提出研發(fā)資料銷毀申請(qǐng)，填寫《研發(fā)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交給公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.審核通過后，資料管理部門安排專人對(duì)擬銷毀資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性