應收未收款管理制度

應收未收款管理制度一、總則（一）目的為加強公司應收未收款的管理，規(guī)范收款行為，減少壞賬損失，確保公司資金的正常周轉(zhuǎn)和財務安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及應收未收款的業(yè)務活動及相關部門和人員。（三）基本原則1.及時催收原則。業(yè)務部門應在規(guī)定的賬期內(nèi)積極催收應收款項，確?？铐棸磿r足額收回。2.責任明確原則。明確各相關部門和人員在應收未收款管理中的職責，做到責任到人。3.風險控制原則。對可能出現(xiàn)的壞賬風險進行評估和控制，采取有效措施降低風險。4.協(xié)同合作原則。財務部門、業(yè)務部門、法務部門等應密切配合，共同做好應收未收款的管理工作。二、應收未收款的定義與分類（一）定義應收未收款是指公司在銷售商品、提供勞務等經(jīng)營活動中，應向客戶收取而尚未實際收到的款項，包括應收賬款、應收票據(jù)、其他應收款等。（二）分類1.按賬齡分類1年以內(nèi)：指自交易發(fā)生之日起至滿1年（含1年）的應收款項。12年：指自交易發(fā)生之日起超過1年至滿2年（含2年）的應收款項。23年：指自交易發(fā)生之日起超過2年至滿3年（含3年）的應收款項。3年以上：指自交易發(fā)生之日起超過3年的應收款項。2.按性質(zhì)分類正常應收款：指交易雙方按合同約定履行義務，不存在爭議，預計能夠按時收回的應收款項。逾期應收款：指超過合同約定付款期限尚未收回的應收款項。壞賬：指由于各種原因無法收回或收回可能性極小的應收款項。三、管理職責（一）業(yè)務部門1.負責與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議，明確雙方的權利和義務，特別是付款方式、付款期限等條款。2.按照合同約定及時發(fā)貨或提供勞務，并跟蹤客戶的經(jīng)營狀況和信用變化情況。3.在應收款項到期前，負責向客戶發(fā)送催款通知，提醒客戶按時付款。4.對逾期應收款項進行催收，并及時向財務部門和管理層報告催收進展情況。5.協(xié)助財務部門、法務部門等進行應收未收款的清理和追討工作。（二）財務部門1.負責應收未收款的核算和管理，定期編制應收款項明細表，向業(yè)務部門和管理層提供準確的應收款項信息。2.對應收未收款進行賬齡分析和風險評估，為制定催收策略提供依據(jù)。3.協(xié)助業(yè)務部門進行催款工作，提供必要的財務數(shù)據(jù)和支持。4.對壞賬的核銷進行審核，并按照相關規(guī)定進行賬務處理。（三）法務部門1.負責審查銷售合同或協(xié)議的合法性和有效性，防范法律風險。2.對應收未收款涉及的法律問題提供咨詢和建議，協(xié)助制定追款方案。3.在必要時，代表公司提起訴訟或參與仲裁等法律程序，維護公司的合法權益。（四）管理層1.負責審批應收未收款管理制度和相關政策，確保制度的合理性和有效性。2.對重大應收未收款事項進行決策，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，推動應收未收款的清理和回收工作。四、應收未收款的日常管理（一）合同簽訂與審核1.業(yè)務部門在與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議前，應將合同草本提交給法務部門進行法律審查。法務部門應重點審查合同條款中的付款方式、付款期限、違約責任等內(nèi)容，確保合同的合法性和可操作性。2.財務部門應參與合同的審核，對合同涉及的價格、收款方式、收款期限等財務條款進行審核，評估合同對公司資金流的影響。3.經(jīng)法務部門和財務部門審核通過后的合同草本，由業(yè)務部門與客戶簽訂正式合同，并將合同副本分別提交給財務部門和法務部門備案。（二）發(fā)貨與開票管理1.業(yè)務部門應按照合同約定的發(fā)貨時間和方式及時發(fā)貨，并在發(fā)貨后及時通知財務部門開具發(fā)票。2.財務部門應在收到業(yè)務部門發(fā)貨通知后，按照合同約定的金額和稅率及時開具發(fā)票，并確保發(fā)票的真實性和準確性。3.發(fā)票開具后，財務部門應及時將發(fā)票送達客戶，并做好發(fā)票簽收記錄。（三）應收款項的記錄與跟蹤1.財務部門應建立健全應收款項明細賬，詳細記錄每筆應收款項的客戶名稱、交易日期、金額、賬期、收款情況等信息。2.業(yè)務部門應定期與財務部門核對應收款項明細，確保雙方記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行調(diào)整。3.財務部門應定期對應收款項進行賬齡分析，編制應收款項賬齡分析表，向業(yè)務部門和管理層報告應收款項的分布情況和風險狀況。4.業(yè)務部門應根據(jù)應收款項賬齡分析表，對逾期應收款項進行重點跟蹤和催收，及時掌握客戶的還款能力和還款意愿變化情況。（四）催款通知與函件管理1.在應收款項到期前[X]天，業(yè)務部門應向客戶發(fā)送催款通知，提醒客戶按時付款。催款通知應明確付款金額、付款期限、逾期后果等內(nèi)容。2.對于逾期應收款項，業(yè)務部門應在逾期后的[X]個工作日內(nèi)再次向客戶發(fā)送催款函，加強催款力度。催款函應采用書面形式，并加蓋公司公章。3.催款函應詳細說明逾期款項的金額、逾期時間、逾期原因、公司的催款要求等內(nèi)容，同時告知客戶如仍不按時付款，公司將采取進一步的法律措施。4.業(yè)務部門應做好催款通知和函件的發(fā)送記錄，包括發(fā)送時間、方式、收件人等信息，并將相關記錄保存歸檔。（五）客戶信用管理1.建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行評估和分類。信用評估指標包括客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等。2.根據(jù)客戶的信用評估結果，確定不同客戶的信用額度和信用期限。對于信用狀況良好的客戶，可以給予適當?shù)男庞脙?yōu)惠；對于信用狀況較差的客戶，應采取更為嚴格的收款政策。3.定期對客戶的信用狀況進行跟蹤和評估，如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況發(fā)生變化，應及時調(diào)整其信用額度和信用期限，并通知業(yè)務部門在后續(xù)交易中注意防范風險。4.對于信用等級較低或出現(xiàn)信用危機的客戶，業(yè)務部門應暫停與其交易，直至客戶改善信用狀況或結清逾期款項。五、逾期應收款的催收管理（一）催收流程1.當應收款項逾期后，業(yè)務部門應立即啟動催收程序，制定詳細的催收計劃，并明確催收責任人。2.催收責任人應通過電話、郵件、上門拜訪等方式與客戶進行溝通，了解逾期原因，協(xié)商還款方案。3.根據(jù)與客戶協(xié)商的結果，催收責任人應及時向業(yè)務部門和財務部門反饋催收進展情況。如客戶承諾還款，應明確還款時間和方式；如客戶拒絕還款或提出不合理的還款要求，應及時向上級領導匯報，并尋求法務部門的支持。4.對于逾期時間較長、金額較大的應收款項，業(yè)務部門應組織專門的催收小組進行催收。催收小組應由業(yè)務部門、財務部門、法務部門等相關人員組成，共同制定催收策略，采取多種方式進行催收。5.在催收過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在惡意拖欠或欺詐行為，業(yè)務部門應及時向法務部門報案，通過法律途徑維護公司的合法權益。（二）催收措施1.協(xié)商還款：與客戶友好協(xié)商，根據(jù)客戶的實際情況制定合理的還款計劃，督促客戶按時履行還款義務。2.暫停供貨：對于逾期未付款的客戶，在協(xié)商無果的情況下，可暫停對其供貨，直至客戶結清逾期款項。3.加收逾期利息：按照合同約定，對逾期應收款項加收逾期利息，增加客戶的違約成本。4.委托第三方催收：對于一些難以自行催收的逾期款項，可以委托專業(yè)的第三方催收機構進行催收。委托第三方催收時，應簽訂委托合同，明確雙方的權利和義務。5.法律訴訟：對于惡意拖欠、拒不還款的客戶，應及時向法院提起訴訟，通過法律手段追討欠款。在提起訴訟前，應收集充分的證據(jù)，確保訴訟的勝訴率。（三）催收記錄與報告1.催收責任人應做好催收記錄，詳細記錄每次催收的時間、方式、溝通內(nèi)容、客戶反饋等信息。催收記錄應定期整理歸檔，以備查閱。2.每周或每月，催收責任人應向上級領導匯報催收進展情況，提交催收工作報告。催收工作報告應包括逾期應收款項的基本情況、催收措施、催收成果、存在的問題及下一步工作計劃等內(nèi)容。3.對于重大逾期應收款項的催收情況，業(yè)務部門應及時向財務部門和管理層報告，以便公司及時掌握情況，做出決策。六、壞賬管理（一）壞賬的確認1.符合下列條件之一的應收款項，可確認為壞賬：債務人依法宣告破產(chǎn)、關閉、解散、被撤銷，或者被依法注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照，其清算財產(chǎn)不足清償?shù)?。債務人死亡，或者依法被宣告失蹤、死亡，其財產(chǎn)或者遺產(chǎn)不足清償?shù)?。債務人逾?年以上未清償，且有確鑿證據(jù)證明已無力清償債務的。與債務人達成債務重組協(xié)議或法院批準破產(chǎn)重整計劃后，無法追償?shù)摹Ｒ蜃匀粸暮?、?zhàn)爭等不可抗力導致無法收回的。國務院財政、稅務主管部門規(guī)定的其他條件。2.對于擬確認為壞賬的應收款項，業(yè)務部門應填寫壞賬確認申請表，詳細說明應收款項的形成原因、催收過程、債務人的財務狀況等情況，并附上相關證據(jù)材料。3.壞賬確認申請表經(jīng)業(yè)務部門負責人簽字后，提交給財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)公司的財務管理制度和相關會計準則，對壞賬確認申請表進行審核，并提出審核意見。4.財務部門審核通過后的壞賬確認申請表，報分管財務的領導審批。分管財務的領導審批同意后，方可確認為壞賬。（二）壞賬的核銷1.壞賬一經(jīng)確認，財務部門應及時進行賬務處理，核銷相應的應收款項。壞賬核銷應按照公司的財務管理制度和相關會計準則的規(guī)定進行，確保賬務處理的準確性和合規(guī)性。2.壞賬核銷后，財務部門應將相關資料歸檔保存，包括壞賬確認申請表、相關證據(jù)材料、審批文件等。保存期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。3.已核銷的壞賬又收回的，應及時入賬，沖減壞賬準備，并按照規(guī)定進行相關的稅務處理。（三）壞賬管理的監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計部門應定期對應收未收款管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，重點檢查壞賬的確認、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應向公司管理層報告。3.公司應建立健全應收未收款管理的責任追究制度，對于因工作失誤、失職等原因?qū)е聭瘴词湛钚纬蓧馁~損失的，應追究相關部門和人員的責任。七、考核與獎懲（一）考核指標1.應收款項回收率：計算公式為：應收款項回收率=實際收回的應收款項金額÷應收款項期末余額×100%。2.逾期應收款項占比：計算公式為：逾期應收款項占比=逾期應收款項金額÷應收款項期末余額×100%。3.壞賬率：計算公式為：壞賬率=壞賬損失金額÷應收款項期末余額×100%。（二）考核對象1.業(yè)務部門負責人2.業(yè)務人員3.財務部門負責人4.與應收未收款管理相關的其他人員（三）獎勵1.對于在應收未收款管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司給予以下獎勵：通報表揚獎金獎勵晉升機會2.具體獎勵標準由公司根據(jù)實際情況制定，并在公司內(nèi)部進行公示。（四）懲罰1.對于在應收未收款管理工作中存在以下行為的部門和個人，公司給予相應的懲罰：因工作失誤導致應收款項逾期或形成壞賬損失的，給予警告、罰款