藥業(yè)公司行政管理制度

藥業(yè)公司行政管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于藥業(yè)公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)管理工作有章可循、規(guī)范有序。3.效率原則：以提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化工作流程。4.服務(wù)原則：行政部門為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)[詳細(xì)畫出公司行政部門的組織架構(gòu)圖，包括部門負(fù)責(zé)人、各崗位名稱及層級(jí)關(guān)系]（二）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)與公司其他部門的溝通協(xié)調(diào)，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)的銜接順暢。審核行政費(fèi)用預(yù)算，控制行政成本。2.行政文員職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、歸檔及保管工作。協(xié)助安排公司會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄及活動(dòng)組織工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放及庫(kù)存管理。3.后勤保障專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、設(shè)施設(shè)備的日常維修保養(yǎng)。管理公司食堂、宿舍等后勤服務(wù)工作，確保員工生活保障。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用及管理，確保行車安全。4.人力資源行政專員職責(zé)協(xié)助制定公司人力資源規(guī)劃，參與招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等人力資源管理工作。負(fù)責(zé)行政部門員工的考勤管理及薪酬核算的相關(guān)輔助工作。開展行政部門的企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)，增強(qiáng)員工凝聚力。三、行政事務(wù)管理（一）會(huì)議管理1.會(huì)議分類：公司會(huì)議分為周例會(huì)、月例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)、年度總結(jié)會(huì)及專項(xiàng)會(huì)議等。2.會(huì)議組織周例會(huì)由行政部門提前通知參會(huì)人員，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程，并做好會(huì)議記錄。月例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)及年度總結(jié)會(huì)由行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議籌備工作，包括場(chǎng)地布置、資料準(zhǔn)備等，會(huì)議通知提前[X]個(gè)工作日發(fā)出。專項(xiàng)會(huì)議根據(jù)具體工作需要由相關(guān)部門或行政部門組織，明確會(huì)議目的、參會(huì)人員范圍及議程安排，提前[X]個(gè)工作日通知。3.會(huì)議要求參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意遲到、早退、缺席。會(huì)議期間應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)，做好記錄，積極發(fā)言，不得交頭接耳、做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。會(huì)議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。（二）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部通知等。2.文件收發(fā)外來(lái)文件由行政文員負(fù)責(zé)簽收、登記，并根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱處。公司內(nèi)部文件由起草部門擬稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交行政部門編號(hào)、印發(fā)。行政文員負(fù)責(zé)文件的發(fā)放工作，填寫文件發(fā)放登記表，確保文件準(zhǔn)確送達(dá)。3.文件歸檔：文件辦理完畢后，行政文員應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于查閱。4.文件保密：涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍，做好借閱登記，確保文件安全。（三）印章管理1.印章種類：公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.印章使用規(guī)定印章使用必須經(jīng)過(guò)審批流程，填寫印章使用申請(qǐng)表，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可使用。公章、合同專用章的使用需由行政部門負(fù)責(zé)人審核，重大事項(xiàng)需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)專用章的使用按照財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。3.印章保管：印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)妥善存放印章，確保印章安全。如印章丟失或被盜，應(yīng)立即上報(bào)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)行政文員根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，遵循貨比三家的原則，確保采購(gòu)物品符合公司要求。2.辦公用品發(fā)放行政文員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。員工應(yīng)按需領(lǐng)用辦公用品，不得浪費(fèi)。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)建立使用登記制度，明確使用責(zé)任人。3.辦公用品庫(kù)存管理行政文員應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存不足的辦公用品，應(yīng)及時(shí)采購(gòu)補(bǔ)充；對(duì)于積壓或不再使用的辦公用品，應(yīng)進(jìn)行清理處置。四、后勤保障管理（一）辦公環(huán)境管理1.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)公司辦公區(qū)域?qū)嵭袇^(qū)域責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作。行政部門定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門提出整改意見(jiàn)。保持辦公區(qū)域整潔，地面無(wú)垃圾、污漬，桌面物品擺放整齊，文件資料歸類有序。2.設(shè)施設(shè)備管理后勤保障專員負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)施設(shè)備的日常巡查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)施設(shè)備故障。建立設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備維修、保養(yǎng)情況，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如遇設(shè)施設(shè)備重大故障或需要更新升級(jí)，后勤保障專員應(yīng)及時(shí)提交報(bào)告，經(jīng)審批后組織實(shí)施。（二）食堂管理1.食堂服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)提供安全、衛(wèi)生、營(yíng)養(yǎng)的餐飲服務(wù)，確保飯菜質(zhì)量。合理安排膳食，每周制定食譜，做到葷素搭配、營(yíng)養(yǎng)均衡。加強(qiáng)食堂食品安全管理，嚴(yán)格遵守食品加工操作規(guī)范，確保食品安全無(wú)事故。2.食堂管理規(guī)定員工應(yīng)遵守食堂就餐秩序，排隊(duì)打飯，不得插隊(duì)、浪費(fèi)食物。愛(ài)護(hù)食堂設(shè)施設(shè)備，保持食堂環(huán)境衛(wèi)生。行政部門定期收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)水平的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給食堂承包商并督促改進(jìn)。（三）宿舍管理1.宿舍入住規(guī)定公司為有需求的員工提供宿舍，員工應(yīng)遵守宿舍管理制度，愛(ài)護(hù)宿舍設(shè)施設(shè)備。辦理入住手續(xù)時(shí)，員工需簽訂宿舍使用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。不得擅自將宿舍轉(zhuǎn)借他人或私自調(diào)換房間。2.宿舍安全管理加強(qiáng)宿舍安全防范，嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。員工離開宿舍時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗，妥善保管個(gè)人財(cái)物，防止被盜。行政部門定期對(duì)宿舍進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)督促整改。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度根據(jù)公司工作需要，后勤保障專員負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度安排，確保車輛及時(shí)滿足公司業(yè)務(wù)出行需求。用車部門提前[X]個(gè)工作日填寫用車申請(qǐng)單，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交行政部門安排車輛。2.車輛使用規(guī)定駕駛員應(yīng)遵守交通法規(guī)，安全駕駛，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，確保車輛性能良好。乘車人員應(yīng)遵守乘車秩序，愛(ài)護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔。車輛如需長(zhǎng)途行駛或過(guò)夜使用，應(yīng)提前向行政部門報(bào)備。3.車輛維修與費(fèi)用管理車輛發(fā)生故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告后勤保障專員，經(jīng)審批后安排維修。行政部門建立車輛維修費(fèi)用臺(tái)賬，定期對(duì)車輛維修費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，控制車輛使用成本。五、人事行政相關(guān)管理（一）員工考勤管理1.考勤制度公司實(shí)行[具體考勤制度，如打卡制度]，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。行政部門負(fù)責(zé)員工考勤記錄的統(tǒng)計(jì)與匯總，每月初公布上月考勤情況。2.請(qǐng)假制度員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單，按照請(qǐng)假審批權(quán)限進(jìn)行審批。病假需提供醫(yī)院證明，事假、年假等按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗視為曠工，曠工按照公司規(guī)定予以相應(yīng)處罰。（二）薪酬福利管理1.薪酬核算人力資源行政專員協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行員工薪酬核算，確保薪酬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。嚴(yán)格按照公司薪酬制度執(zhí)行薪酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)處理薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放等相關(guān)事宜。2.福利管理行政部門負(fù)責(zé)公司福利政策的制定與執(zhí)行，如節(jié)日福利、生日福利、員工體檢等。定期組織員工福利活動(dòng)，增強(qiáng)員工歸屬感和幸福感。（三）員工培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計(jì)劃制定根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工需求，人力資源行政專員制定年度員工培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、管理能力提升、企業(yè)文化培訓(xùn)等方面。2.培訓(xùn)實(shí)施按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展各類培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)內(nèi)部專家或外部講師進(jìn)行授課。建立培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況，跟蹤培訓(xùn)效果，為員工職業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。3.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃協(xié)助員工制定個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供晉升、調(diào)崗等發(fā)展機(jī)會(huì)。根據(jù)員工工作表現(xiàn)和能力素質(zhì)，定期進(jìn)行崗位評(píng)估，為員工的職業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)和支持。（四）績(jī)效考核管理1.考核指標(biāo)設(shè)定根據(jù)公司各崗位工作內(nèi)容和職責(zé)，人力資源行政專員會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人制定績(jī)效考核指標(biāo)體系，明確考核標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重。績(jī)效考核指標(biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.考核實(shí)施定期開展績(jī)效考核工作，考核周期可分為月度、季度、年度?？己诉^(guò)程中應(yīng)確保公平、公正、公開，考核結(jié)果經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)獎(jiǎng)金、晉升職務(wù)等。對(duì)考核不達(dá)標(biāo)員工進(jìn)行績(jī)效面談，分析原因，制定改進(jìn)計(jì)劃，如連續(xù)多次考核不達(dá)標(biāo)，按照公司規(guī)定予以相應(yīng)處理。六、企業(yè)文化建設(shè)（一）企業(yè)文化理念宣貫1.定期組織企業(yè)文化培訓(xùn)活動(dòng)，向員工介紹公司的使命、愿景、價(jià)值觀等企業(yè)文化理念，使員工深入理解并認(rèn)同公司文化。2.通過(guò)公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、微信群等渠道，廣泛宣傳企業(yè)文化建設(shè)成果，傳播企業(yè)文化正能量。（二）企業(yè)文化活動(dòng)開展1.組織開展各類文化體育活動(dòng)，如員工運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝晚會(huì)、戶外拓展等，增強(qiáng)員工體質(zhì)，豐富員工業(yè)余生活