石化集團(tuán)會議管理制度

石化集團(tuán)會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范石化集團(tuán)會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于石化集團(tuán)總部及所屬各單位召開的各類會議。（三）會議分類1.集團(tuán)年度工作會議：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)和重點。2.季度工作會議：分析季度工作進(jìn)展情況，解決存在的問題，安排下一階段工作。3.月度工作會議：匯報月度工作完成情況，協(xié)調(diào)工作中的矛盾和問題，制定次月工作計劃。4.專題會議：針對特定業(yè)務(wù)或問題召開的會議，如安全生產(chǎn)專題會、項目推進(jìn)會等。5.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議。二、會議組織與安排（一）會議發(fā)起1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，交至集團(tuán)辦公室統(tǒng)一安排會議。（二）會議通知1.集團(tuán)辦公室根據(jù)會議申請表，及時發(fā)布會議通知。通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、相關(guān)材料要求等信息。2.會議通知可通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信等方式發(fā)送給參會人員。重要會議應(yīng)提前[X]天通知，一般會議提前[X]天通知。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織部門負(fù)責(zé)會議材料的準(zhǔn)備，包括會議議程、匯報材料、相關(guān)文件等。材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點突出。2.會議組織部門應(yīng)提前檢查會議場地的音響、燈光、投影儀等設(shè)備是否正常運行，確保會議順利進(jìn)行。3.如需安排會議用餐，應(yīng)提前與相關(guān)餐飲服務(wù)提供商溝通，確定用餐標(biāo)準(zhǔn)、菜品等。三、會議議程與主持（一）會議議程1.會議議程應(yīng)根據(jù)會議主題和目的進(jìn)行合理安排，一般包括會議開場、工作匯報、討論交流、決策部署、會議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.會議議程應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前做好準(zhǔn)備。（二）會議主持1.會議主持應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力，能夠有效地引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按議程進(jìn)行。2.會議主持應(yīng)提前熟悉會議議程和參會人員情況，在會議過程中要注意控制時間，避免出現(xiàn)冗長討論或偏離主題的情況。3.會議主持應(yīng)認(rèn)真聽取參會人員的發(fā)言，及時進(jìn)行總結(jié)和歸納，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題展開討論，形成共識。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰。2.會議記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等。3.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）會議紀(jì)要1.會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)起草，應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成。2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會議主要內(nèi)容和決策事項，語言簡潔明了，重點突出。3.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議主持審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。重要會議紀(jì)要應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。五、會議決策與執(zhí)行（一）會議決策1.會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取參會人員的意見和建議，確保決策科學(xué)合理。2.會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間和要求，形成決議。3.會議決策應(yīng)記錄在案，作為后續(xù)工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（二）決策執(zhí)行1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決策要求，認(rèn)真組織實施，確保決策事項得到有效執(zhí)行。2.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對會議決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促檢查，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報執(zhí)行進(jìn)展情況。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出解決方案，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。六、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，熟悉會議議程和相關(guān)材料，積極參與會議討論，發(fā)表真實、客觀的意見和建議。3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等，保持會議秩序。（二）會議組織部門要求1.會議組織部門應(yīng)認(rèn)真做好會議的組織和安排工作，確保會議順利進(jìn)行。2.會議組織部門應(yīng)及時收集和整理會議資料，做好會議記錄和紀(jì)要工作，為會議決策和后續(xù)工作提供依據(jù)。3.會議組織部門應(yīng)加強(qiáng)與參會人員的溝通和協(xié)調(diào)，及時解決會議過程中出現(xiàn)的問題。七、會議費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.會議費用應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)支出。2.會議用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員情況合理確定，一般不超過[X]元/人。3.會議場地租賃、設(shè)備租賃等費用應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行控制，確保費用合理。（二）費用報銷1.會議費用報銷應(yīng)按照集團(tuán)財務(wù)制度要求，提供真實、合法、有效的票據(jù)。2.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時辦理費用報銷手續(xù)，報銷憑證應(yīng)包括會議申請表、會議通知、會議簽到表、發(fā)票等。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核會議費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷