租賃汽車合同管理制度

租賃汽車合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司租賃汽車合同的管理，規(guī)范租賃汽車行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、辦公等需要租賃汽車的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：租賃汽車合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重對(duì)租賃汽車合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：租賃汽車合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確管理職責(zé)和流程。二、合同簽訂管理（一）租賃汽車申請(qǐng)1.各部門因工作需要租賃汽車時(shí)，應(yīng)提前填寫《租賃汽車申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明租賃車型、租賃期限、租賃用途、預(yù)計(jì)行駛里程、租金預(yù)算等內(nèi)容。2.《租賃汽車申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.公司建立租賃汽車供應(yīng)商庫(kù)，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選、評(píng)估和準(zhǔn)入管理。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平等因素，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定合作供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）合同起草與審核1.采購(gòu)部門根據(jù)審批后的《租賃汽車申請(qǐng)表》及與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草租賃汽車合同草案。2.合同草案應(yīng)包括合同雙方基本信息、租賃汽車詳情、租金及支付方式、租賃期限、車輛交接與驗(yàn)收、維修保養(yǎng)責(zé)任、保險(xiǎn)責(zé)任、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。3.合同草案起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)存在的問(wèn)題提出修改意見。4.采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，形成合同送審稿。（四）合同審批1.合同送審稿經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等方面進(jìn)行全面審查，提出審批意見。2.對(duì)于重大租賃汽車合同（如租賃金額較大、租賃期限較長(zhǎng)等），需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，由總經(jīng)理簽署。（五）合同簽訂1.合同審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂正式合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的合同送審稿一致。2.合同雙方應(yīng)在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。3.合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）車輛交接1.租賃汽車交付前，供應(yīng)商應(yīng)確保車輛符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)，包括車輛性能良好、證件齊全有效、清潔衛(wèi)生等。2.采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行車輛交接，填寫《車輛交接清單》，詳細(xì)記錄車輛的品牌、型號(hào)、車牌號(hào)、車架號(hào)、里程數(shù)、外觀狀況、隨車工具及物品等信息。3.車輛交接雙方應(yīng)在《車輛交接清單》上簽字確認(rèn)。（二）租金支付1.采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定的租金支付方式和時(shí)間，及時(shí)辦理租金支付手續(xù)。2.租金支付前，采購(gòu)部門應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票及支付憑證，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)租金支付進(jìn)行賬務(wù)處理，并定期核對(duì)租金支付情況。（三）車輛使用與管理1.租賃汽車由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)使用和管理，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的用途使用車輛，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)租給他人。2.使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)車輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保車輛處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行維修。3.使用部門應(yīng)遵守交通法規(guī)，安全駕駛，如因使用不當(dāng)造成車輛損壞或交通事故，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定承擔(dān)租賃汽車的維修保養(yǎng)責(zé)任，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和檢查，確保車輛性能良好。2.車輛需要維修時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)安排維修，并提供維修清單和發(fā)票。3.對(duì)于因車輛維修影響正常使用的，供應(yīng)商應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如提供替代車輛等。（五）保險(xiǎn)管理1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定為租賃汽車購(gòu)買足額的保險(xiǎn)，包括交強(qiáng)險(xiǎn)、商業(yè)險(xiǎn)等。2.保險(xiǎn)期間內(nèi)，如發(fā)生保險(xiǎn)事故，使用部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商和保險(xiǎn)公司，并協(xié)助辦理相關(guān)理賠手續(xù)。3.保險(xiǎn)理賠款應(yīng)優(yōu)先用于支付車輛維修費(fèi)用等相關(guān)支出，如有剩余，應(yīng)按照合同約定處理。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在租賃汽車合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等，并作為原合同的補(bǔ)充文件。3.合同變更后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本分送相關(guān)部門存檔。（二）合同解除1.在租賃汽車合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方可協(xié)商解除合同。2.解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。3.合同解除后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，如退還車輛、結(jié)算租金、處理保險(xiǎn)理賠等。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)租賃汽車合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、交接清單、發(fā)票、維修清單、保險(xiǎn)單據(jù)等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.檔案收集應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.采購(gòu)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理。可按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，建立檔案目錄，便于查找和查閱。2.對(duì)每份合同檔案應(yīng)編制檔案編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管1.租賃汽車合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管應(yīng)注意防火、防潮、防蟲、防盜等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱租賃汽車合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批意見提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等操作，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱租賃汽車合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)租賃汽車合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。2.審計(jì)部門應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間安排，通過(guò)查閱合同檔案、財(cái)務(wù)憑證、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行審計(jì)。3.審計(jì)部門對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供租賃汽車合同相關(guān)資料。2.對(duì)于政府部門提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位。七、責(zé)任追究（一）違約責(zé)任1.租賃汽車合同雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，如一方違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失等，具體承擔(dān)方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際損失情況確定。（二）過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究1.因公司內(nèi)部人員在租賃汽車合同管理過(guò)程中存在過(guò)錯(cuò)