管理單位存貨管理制度

管理單位存貨管理制度一、總則1.目的為了加強本單位存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗收、保管、領(lǐng)用、盤點等行為，保障存貨安全，提高存貨使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門的存貨管理活動。3.定義存貨是指本單位在日常經(jīng)營活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等，包括各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料等。二、存貨采購管理1.采購計劃各部門應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃等，結(jié)合實際庫存情況，于每年末編制下一年度存貨采購計劃。采購計劃應(yīng)明確存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。審批通過后的采購計劃作為存貨采購的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等進行綜合評估。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時調(diào)整或淘汰。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.采購執(zhí)行采購人員應(yīng)按照采購計劃和采購合同的要求，及時組織采購活動。在采購過程中，應(yīng)嚴格控制采購成本，確保采購商品的質(zhì)量和交貨期。對于重要物資的采購，應(yīng)實行集體決策或招標采購等方式，確保采購過程的公開、公平、公正。采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇特殊情況需要變更采購計劃或采購合同，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行審批。三、存貨驗收管理1.驗收流程存貨到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行驗收。驗收人員應(yīng)認真核對存貨的相關(guān)憑證，包括發(fā)票、送貨單、質(zhì)量檢驗報告等，確保憑證的真實性和完整性。驗收合格的存貨，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的存貨，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。2.驗收標準制定明確的存貨驗收標準，包括外觀、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面的要求。驗收標準應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定。對于特殊存貨，如貴重物品、易燃易爆物品等，應(yīng)制定專門的驗收標準和驗收程序。3.驗收記錄驗收部門應(yīng)建立存貨驗收記錄檔案，詳細記錄存貨的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、存貨保管管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)存貨的特點和管理要求，合理規(guī)劃倉庫的布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、周轉(zhuǎn)材料區(qū)等。倉庫應(yīng)配備必要的倉儲設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、搬運工具、消防設(shè)備等，確保存貨的安全存儲。2.存貨入庫存貨入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收單，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行核對，無誤后辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照存貨的類別、品種、規(guī)格等進行分類存放，并建立存貨臺賬，詳細記錄存貨的入庫時間、數(shù)量、來源、去向等信息。3.存貨保管倉庫管理人員應(yīng)定期對存貨進行檢查和盤點，確保存貨的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)存貨有損壞、變質(zhì)、短缺等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，進行相應(yīng)的處理。倉庫應(yīng)保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保存貨的質(zhì)量不受影響。對于特殊存貨，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行專門保管。倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。未經(jīng)批準，不得擅自挪用、出借存貨。4.存貨出庫存貨出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的領(lǐng)料單或發(fā)貨單，對存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，無誤后辦理出庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照先進先出的原則，安排存貨的出庫順序，確保存貨的質(zhì)量不受影響。對于發(fā)出的存貨，倉庫管理人員應(yīng)及時登記存貨臺賬，記錄存貨的出庫時間、數(shù)量、去向等信息。五、存貨領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營等需要領(lǐng)用存貨時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)料單經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。審批通過后的領(lǐng)料單作為倉庫發(fā)貨的依據(jù)。2.領(lǐng)用審批建立嚴格的領(lǐng)用審批制度，明確不同級別存貨領(lǐng)用的審批權(quán)限。對于貴重物品、限量存貨等的領(lǐng)用，應(yīng)實行更嚴格的審批程序。審批人員應(yīng)認真審核領(lǐng)料單的內(nèi)容，確保領(lǐng)用存貨的合理性和必要性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與領(lǐng)用部門溝通并進行調(diào)整。3.領(lǐng)用執(zhí)行倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的領(lǐng)料單，及時為領(lǐng)用部門發(fā)放存貨。發(fā)放時，應(yīng)核對領(lǐng)料單與存貨臺賬的一致性，確保發(fā)放的存貨數(shù)量、規(guī)格、型號等準確無誤。領(lǐng)用部門應(yīng)指定專人負責領(lǐng)用存貨的簽收，并在領(lǐng)料單上簽字確認。六、存貨盤點管理1.盤點計劃制定年度存貨盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、方法、人員等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導審批后實施。盤點范圍應(yīng)涵蓋本單位所有的存貨，包括倉庫存儲的存貨、生產(chǎn)線上的在產(chǎn)品、委托加工的存貨等。2.盤點方法存貨盤點可采用實地盤點法、抽樣盤點法等方法進行。對于價值高、數(shù)量少的存貨，應(yīng)采用實地盤點法；對于價值低、數(shù)量多的存貨，可采用抽樣盤點法。在盤點過程中，應(yīng)認真核對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整。3.盤點記錄盤點人員應(yīng)認真填寫盤點記錄，詳細記錄存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、賬存數(shù)、實存數(shù)、盤盈盤虧情況等信息。盤點記錄應(yīng)經(jīng)盤點人員簽字確認后，交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點記錄，編制盤點報告，分析盤盈盤虧的原因，并提出處理建議。4.盤點結(jié)果處理對于盤盈的存貨，應(yīng)查明原因，報經(jīng)批準后沖減當期管理費用。對于盤虧的存貨，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，報經(jīng)批準后計入當期管理費用；屬于責任人賠償?shù)?，?yīng)追究責任人的責任，并要求其賠償損失；屬于自然災(zāi)害等不可抗力造成的，報經(jīng)批準后計入營業(yè)外支出。七、存貨核算與財務(wù)處理1.存貨核算方法本單位采用[具體存貨核算方法，如先進先出法、加權(quán)平均法等]進行存貨核算。存貨核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行審批，并在財務(wù)報表附注中予以說明。財務(wù)部門應(yīng)按照存貨核算方法，準確計算存貨的采購成本、生產(chǎn)成本、銷售成本等，并及時進行賬務(wù)處理。2.存貨計價存貨的計價應(yīng)按照實際成本原則進行。采購存貨的成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。自制存貨的成本包括直接材料、直接人工和制造費用等。委托加工存貨的成本包括實際耗用的原材料或者半成品成本、加工費、運輸費、裝卸費和保險費等。3.財務(wù)報表披露財務(wù)部門應(yīng)在財務(wù)報表中準確披露存貨的金額、分類、計價方法等信息，確保財務(wù)報表的真實性和完整性。對于存貨跌價準備的計提情況，應(yīng)在財務(wù)報表附注中詳細說明計提的依據(jù)、方法和金額等信息。八、存貨內(nèi)部控制與監(jiān)督1.內(nèi)部控制制度建立健全存貨內(nèi)部控制制度，明確各部門和人員在存貨管理中的職責和權(quán)限，確保存貨管理的各個環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督。加強對存貨采購、驗收、保管、領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，規(guī)范操作流程，防范存貨管理風險。2.內(nèi)部審計監(jiān)督內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對存貨管理情況進行審計監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性、財務(wù)核算的準確性等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改