藥業(yè)公司采購管理制度_第1頁
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文檔簡介

藥業(yè)公司采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范藥業(yè)公司采購工作,確保采購活動符合公司運(yùn)營需求,保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量,降低采購成本,提高采購效率,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥業(yè)公司所有采購活動,包括但不限于藥品、醫(yī)療器械、辦公用品、設(shè)備、原材料等物品的采購以及各類服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則:采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求,確保采購行為合法合規(guī)。效益原則:在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下,通過合理的采購策略和流程,降低采購成本,提高采購效益。質(zhì)量優(yōu)先原則:優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商,確保所采購的物資和服務(wù)符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)要求。公平公正公開原則:采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保所有潛在供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭,杜絕不正當(dāng)競爭行為。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購計(jì)劃制定:根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等,結(jié)合庫存情況,制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。包括采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等。供應(yīng)商開發(fā)與管理:負(fù)責(zé)尋找、篩選、評估和開發(fā)合格的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況,并定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。采購執(zhí)行:按照采購計(jì)劃和審批通過的采購訂單,與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判、簽訂采購合同,并跟蹤合同執(zhí)行情況,確保按時、按質(zhì)、按量到貨。采購成本控制:通過與供應(yīng)商協(xié)商談判、招標(biāo)采購、集中采購等方式,降低采購價格,控制采購成本。定期分析采購成本數(shù)據(jù),提出成本控制改進(jìn)措施。采購風(fēng)險管理:識別采購過程中的風(fēng)險,如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動等,并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施,降低采購風(fēng)險對公司造成的損失。2.需求部門提出采購需求:根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求,準(zhǔn)確、詳細(xì)地填寫采購申請單,注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等信息,并提交給采購部門。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估:提供對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)能力、服務(wù)水平等方面的意見和建議,協(xié)助采購部門確定合適的供應(yīng)商。參與采購合同的簽訂和驗(yàn)收:對采購合同中的條款進(jìn)行審核,確保合同條款符合本部門的業(yè)務(wù)需求和公司利益。在采購物資或服務(wù)到貨時,參與驗(yàn)收工作,對物資或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查,出具驗(yàn)收報告。3.質(zhì)量部門制定采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)公司產(chǎn)品質(zhì)量要求和相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范。參與供應(yīng)商評估:對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評估,審查供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、檢測設(shè)備等情況,確保供應(yīng)商具備提供符合質(zhì)量要求物資的能力。采購物資質(zhì)量檢驗(yàn):按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范,對采購到貨的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),確保所采購的物資符合公司質(zhì)量要求。對不合格物資,及時通知采購部門進(jìn)行處理。4.財(cái)務(wù)部門采購預(yù)算管理:參與制定采購預(yù)算,對采購部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行資金預(yù)算審核,確保采購活動在公司預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。采購付款審核:按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定,對采購付款申請進(jìn)行審核,確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確、支付合規(guī)。對不符合規(guī)定的付款申請,有權(quán)拒絕支付。采購成本核算與分析:負(fù)責(zé)采購成本的核算工作,定期對采購成本進(jìn)行分析,為公司成本控制提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。5.審批部門采購申請審批:根據(jù)公司授權(quán),對需求部門提交的采購申請進(jìn)行審批,確保采購申請符合公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排。采購合同審批:對采購部門簽訂的采購合同進(jìn)行審批,審查合同條款的合法性、完整性、合理性和風(fēng)險可控性,確保合同符合公司利益和法律要求。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要,填寫《采購申請單》,詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等內(nèi)容,并提交本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核,簽字確認(rèn)后提交給采購部門。對于金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的采購申請,需提交公司管理層審批。2.采購計(jì)劃編制采購部門收到經(jīng)審核的采購申請后,結(jié)合庫存情況,對采購需求進(jìn)行匯總分析。根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等,制定采購計(jì)劃,明確采購物資或服務(wù)的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等,并提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。采購計(jì)劃如有調(diào)整,需重新履行審批手續(xù)。3.供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)和要求,采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,收集供應(yīng)商的基本信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、報價單等資料。采購部門組織質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估,從供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價。根據(jù)評估結(jié)果,確定合格供應(yīng)商名單,并建立供應(yīng)商檔案。對新入選的供應(yīng)商,需簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購談判與合同簽訂采購部門與確定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判,就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。在談判過程中,采購部門應(yīng)充分了解市場行情,掌握供應(yīng)商的成本和利潤空間,爭取有利的采購條件。同時,要注意談判技巧,確保談判過程公平、公正、公開。談判達(dá)成一致后,采購部門起草采購合同,并提交給質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、審批部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核。各審核部門對合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查,重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容,提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善,確保合同條款合法、合規(guī)、完整、合理。經(jīng)審批通過后,采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同,并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后,采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同,填寫《采購訂單》,明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、價格等詳細(xì)信息,并發(fā)送給供應(yīng)商。在采購訂單中,應(yīng)注明合同編號,以便供應(yīng)商準(zhǔn)確了解訂單與合同的對應(yīng)關(guān)系。采購訂單下達(dá)后,采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況,確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量備貨發(fā)貨。6.采購到貨驗(yàn)收采購物資或服務(wù)到貨前,采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時,質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。對于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù),驗(yàn)收人員應(yīng)在《驗(yàn)收報告》上簽字確認(rèn),并辦理入庫手續(xù);對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù),驗(yàn)收人員應(yīng)出具《不合格報告》,詳細(xì)說明不合格情況,并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格物資或服務(wù)的結(jié)果應(yīng)記錄在案,如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價處理等,并跟蹤落實(shí)情況。7.采購付款采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格且入庫后,采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)單據(jù),包括采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、發(fā)票等,并填寫《付款申請單》,提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定,對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性,合同條款的執(zhí)行情況,付款金額的準(zhǔn)確性等。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無誤后,《付款申請單》提交給審批部門審批。審批通過后,財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制原則準(zhǔn)確性原則:采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行準(zhǔn)確編制,確保預(yù)算數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。合理性原則:預(yù)算編制要充分考慮市場價格波動、供應(yīng)商報價變化等因素,合理確定采購金額和采購數(shù)量,避免預(yù)算過高或過低。嚴(yán)肅性原則:采購預(yù)算一經(jīng)確定,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行,不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算,必須按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.預(yù)算編制流程每年第四季度,采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等,結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場行情,預(yù)測下一年度各類采購物資或服務(wù)的需求情況。采購部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果,編制采購預(yù)算草案,明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容,并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核,主要審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、與公司整體預(yù)算的協(xié)調(diào)性等方面。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核意見,與采購部門進(jìn)行溝通協(xié)商,對預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整完善。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的采購預(yù)算草案提交給公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況等因素,對采購預(yù)算進(jìn)行最終審批。審批通過后的采購預(yù)算作為公司下一年度采購活動的控制依據(jù),采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。3.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行臺賬,詳細(xì)記錄每一筆采購業(yè)務(wù)的預(yù)算執(zhí)行情況,包括采購項(xiàng)目、采購金額、實(shí)際付款金額等信息。財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析,對比實(shí)際采購支出與預(yù)算指標(biāo)的差異,及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題,并向采購部門反饋。采購部門應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行偏差進(jìn)行分析,查找原因,采取有效的措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。如因市場價格波動、業(yè)務(wù)需求變化等原因?qū)е骂A(yù)算執(zhí)行偏差較大,需要調(diào)整預(yù)算的,應(yīng)按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和分析,包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險,采購部門采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行風(fēng)險評估,確定風(fēng)險的可能性和影響程度,并根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果對風(fēng)險進(jìn)行排序。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險:選擇多家合格供應(yīng)商進(jìn)行采購,避免過度依賴單一供應(yīng)商;與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),特別是違約責(zé)任條款;定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價,及時淘汰不合格供應(yīng)商;建立供應(yīng)商信用檔案,對供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行跟蹤記錄。質(zhì)量風(fēng)險:在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款,要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件;加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn),嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收;與供應(yīng)商協(xié)商建立質(zhì)量保證協(xié)議,要求供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé),如出現(xiàn)質(zhì)量問題,應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。價格波動風(fēng)險:關(guān)注市場價格動態(tài),定期收集市場價格信息,分析價格走勢;與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款,約定在一定期限內(nèi)根據(jù)市場價格變化調(diào)整采購價格;采用套期保值、遠(yuǎn)期合約等金融工具對價格波動風(fēng)險進(jìn)行套期保值;合理安排采購時間和采購數(shù)量,避免在價格高峰期采購物資。合同風(fēng)險:嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行合同的起草、審核、簽訂和管理;加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤檢查,及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題,并采取措施加以解決;建立合同糾紛處理機(jī)制,明確合同糾紛的處理程序和責(zé)任分工,確保合同糾紛得到妥善處理。法律風(fēng)險:加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn),提高采購人員的法律意識和法律素養(yǎng);在采購活動中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和政策要求,確保采購行為合法合規(guī);在簽訂采購合同前,對合同條款進(jìn)行合法性審查,避免合同存在法律瑕疵;如遇到重大法律問題,及時咨詢公司法律顧問的意見,尋求專業(yè)法律支持。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制,定期對采購風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對措施存在的問題,并進(jìn)行調(diào)整和完善。設(shè)定采購風(fēng)險預(yù)警指標(biāo),如供應(yīng)商逾期交貨率、采購物資不合格率、采購成本超支率等。當(dāng)預(yù)警指標(biāo)達(dá)到設(shè)定的閾值時,采購部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號,并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。定期對采購風(fēng)險進(jìn)行總結(jié)分析,評估采購風(fēng)險管理工作的效果,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷改進(jìn)采購風(fēng)險管理工作,提高采購風(fēng)險管理水平。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商現(xiàn)狀,制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃,明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式和時間安排。通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,收集供應(yīng)商的基本信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、報價單等資料。組織質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估,從供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價。根據(jù)評估結(jié)果,確定合格供應(yīng)商名單,并建立供應(yīng)商檔案。對新入選的供應(yīng)商,需簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核,評估和考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。制定供應(yīng)商評估與考核指標(biāo)體系,明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。采購部門根據(jù)評估與考核指標(biāo)體系,定期收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù),并進(jìn)行分析評價。根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果,對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策,如增加采購份額、優(yōu)先付款等;對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商,及時發(fā)出整改通知,要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求,應(yīng)及時淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流,了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場價格變化等信息,及時解決合作過程中存在的問題。建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制,及時處理供應(yīng)商的投訴和建議,維護(hù)供應(yīng)商

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