不計費耗材管理制度

不計費耗材管理制度總則目的為加強公司不計費耗材的管理，規(guī)范不計費耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保不計費耗材的合理使用和有效控制成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及不計費耗材使用的部門和人員。定義不計費耗材：指在公司運營過程中使用，但不直接計入產(chǎn)品成本或服務(wù)費用的各類消耗性材料、辦公用品等。管理職責采購部門1.負責根據(jù)各部門需求，結(jié)合庫存情況，制定不計費耗材的采購計劃。2.尋找合格的供應(yīng)商，進行詢價、比價、議價，選擇性價比高的供應(yīng)商進行采購。3.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行及跟蹤，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。使用部門1.負責本部門不計費耗材的需求預(yù)測，提前提交準確的使用計劃。2.合理使用不計費耗材，避免浪費，對使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估，提供相關(guān)使用體驗和改進建議。倉庫管理部門1.負責不計費耗材的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作。2.定期盤點庫存，確保賬實相符，及時上報庫存異常情況。3.對庫存不計費耗材進行分類存放、標識管理，保證存儲環(huán)境適宜。財務(wù)部門1.負責不計費耗材采購費用的審核與報銷。2.對不計費耗材的成本進行核算與分析，提供成本控制建議。3.監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。采購管理采購計劃1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和業(yè)務(wù)需求，填寫《不計費耗材使用計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，提交至采購部門。2.采購部門結(jié)合各部門提交的使用計劃，參考庫存情況，綜合考慮市場供應(yīng)情況、價格波動等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報部門負責人審核。3.對于臨時性、緊急性的不計費耗材需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急不計費耗材采購申請表》，說明需求原因、預(yù)計使用時間等，經(jīng)部門負責人審批后，及時提交采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保滿足工作需要。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，篩選出具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。2.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴格按照合同執(zhí)行，確保雙方權(quán)益。采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)批準的采購計劃和采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。對于出現(xiàn)的交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時采取措施解決，并向部門負責人匯報。3.采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理部門進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。庫存管理驗收入庫1.倉庫管理部門在收到采購的不計費耗材后，應(yīng)按照采購訂單和相關(guān)質(zhì)量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。2.對于驗收合格的不計費耗材，倉庫管理人員應(yīng)填寫《入庫單》，詳細記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并簽字確認?！度霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3.對于驗收不合格的不計費耗材，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。在未處理完畢之前，不得辦理入庫手續(xù)。存儲保管1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)不計費耗材的性質(zhì)、特點和用途，進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識牌，注明物品名稱、規(guī)格、型號、批次等信息，便于查找和管理。2.對有特殊存儲要求的不計費耗材，如易燃易爆物品、易腐蝕物品、貴重物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的防護措施，確保存儲安全。3.定期對庫存不計費耗材進行盤點，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點時，應(yīng)認真核對賬實情況，填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點日期、物品名稱、規(guī)格、型號、賬面數(shù)量、實際數(shù)量、盤盈盤虧情況等信息。對于盤盈盤虧的情況，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整賬務(wù)，并報部門負責人審批。4.保持倉庫環(huán)境整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保庫存不計費耗材的質(zhì)量不受影響。發(fā)放領(lǐng)用1.使用部門因工作需要領(lǐng)用不計費耗材時，應(yīng)填寫《領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《領(lǐng)用申請表》，按照先進先出的原則發(fā)放不計費耗材，并填寫《出庫單》，詳細記錄出庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息?！冻鰩靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3.對于限量領(lǐng)用的不計費耗材，倉庫管理人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的限量發(fā)放，不得超量領(lǐng)用。對于貴重物品或重要耗材的領(lǐng)用，應(yīng)實行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可領(lǐng)用。使用管理使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)教育和引導(dǎo)員工正確使用不計費耗材，避免浪費和不合理使用。員工應(yīng)按照操作規(guī)程和使用說明使用不計費耗材，確保使用安全和質(zhì)量。2.對于可重復(fù)使用的不計費耗材，如工具、設(shè)備等，使用部門應(yīng)建立使用臺賬，記錄使用情況、維護保養(yǎng)情況等信息，定期進行檢查和維護，延長使用壽命。3.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)不計費耗材存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告?zhèn)}庫管理部門和采購部門，以便及時處理。節(jié)約措施1.鼓勵員工積極采取節(jié)約措施，減少不計費耗材的消耗。如推行無紙化辦公，減少紙張浪費；合理設(shè)置打印、復(fù)印參數(shù)，降低油墨、紙張消耗等。2.對于廢舊的不計費耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等，應(yīng)進行分類回收，交至指定地點統(tǒng)一處理，避免隨意丟棄造成環(huán)境污染。3.定期對各部門不計費耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，對于使用量較大或存在浪費現(xiàn)象的部門，進行重點關(guān)注和督促整改。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司定期對不計費耗材的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、庫存管理情況、使用部門的使用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核機制1.將不計費耗材的管理情況納入部門和個人的績效考核體系?？己酥笜税ú少彸杀究刂?、庫存周轉(zhuǎn)率、使用部門的節(jié)約情況等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對未達到考核要求的部門和個人，進行批評教育，并責令限期整改。對因管理不善造成重大損失的部門和個人，將追究相應(yīng)的責任。附則解釋權(quán)