企業(yè)公章使用風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)及防范

第頁 企業(yè)公章使用風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)及防范一、公章類型

公司印章主要由如下五類：公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章。上述五類公章中，公司公章在公司的運(yùn)營(yíng)過程中適用最為廣泛。二、風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)梳理（一）公章的保管由誰來決定案例一：楊某某訴馬某某等要求確認(rèn)董事會(huì)決議無效案核心問題：公司董事會(huì)依照法定程序?qū)居≌碌恼乒軝?quán)作出決議，該決議的效力應(yīng)如何認(rèn)定？裁判要點(diǎn)：股東會(huì)是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)，有權(quán)對(duì)公司的一切重大事項(xiàng)作出決議，董事會(huì)是公司的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，有權(quán)對(duì)公司的日常管理制度作出決議。公司董事會(huì)決議第二項(xiàng)內(nèi)容（注：即明確了公章保管人的決議），未違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，且公司的大多數(shù)股東認(rèn)可董事會(huì)的該項(xiàng)決議內(nèi)容，因此認(rèn)為該決議內(nèi)容合法有效。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：法定代表人也常作為公章保管人，但股東會(huì)/董事會(huì)決議、公司制度另有規(guī)定的除外。法定代表人在實(shí)務(wù)中常作為公章的保管人。但如果公司股東會(huì)、董事會(huì)對(duì)公章的保管作出了特別決議的，法定代表人也不能以其擔(dān)任公司法定代表人的身份抗拒該決議的執(zhí)行。公司股東會(huì)/董事會(huì)免去了法定代表人職務(wù)的，公司有權(quán)要求原法定代表人交還公章。公司可通過股東會(huì)決議免除法定代表人的職務(wù)，并依據(jù)有效的股東會(huì)決議要求原法定代表人交還其持有的公司公章。（二）何時(shí)可要求公章保管人返還公章裁判要點(diǎn)：在上述案例一中，法院認(rèn)為，燕京公司董事會(huì)決議的該項(xiàng)內(nèi)容，未違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，且燕京公司的大多數(shù)股東認(rèn)可董事會(huì)的該項(xiàng)決議內(nèi)容，因此認(rèn)為該決議內(nèi)容合法有效。對(duì)于楊國(guó)清來說，雖然其仍然是法定代表人，但是營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書副本和公章等的保管人已通過決議進(jìn)行了確認(rèn)，故應(yīng)根據(jù)決議內(nèi)容由馬百祥負(fù)責(zé)保管營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書副本和公章，不因楊國(guó)清仍是法定代表人而繼續(xù)享有保管的權(quán)利。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：公章保管人的保管職責(zé)被免除，公司有權(quán)要求公章持有人返還公章。具體又分為兩種情形：一是公章保管人原擔(dān)任的職務(wù)已被公司依法免除；二是公司形成新的股東會(huì)決議、董事會(huì)決議指定了新的公章保管人。（三）公章占有人拒絕返還公章，公司如何救濟(jì)案例二：投資咨詢有限公司訴成之德等公司證照返還糾紛案、核心問題：公司高管在其在職期間負(fù)有保管公司證照的法定義務(wù)裁判要點(diǎn)：公司董事、經(jīng)理等高管人員對(duì)公司負(fù)有忠實(shí)義務(wù)和勤勉義務(wù)，在公司章程未明確規(guī)定公司證照等的保管之責(zé)的情形下，公司高管在其在職期間應(yīng)負(fù)有保管公司證照、印鑒章、財(cái)務(wù)賬冊(cè)等的法定義務(wù)，不論其是否實(shí)際經(jīng)營(yíng)、管理公司。在其離任后，應(yīng)負(fù)有向公司移交返還公司證照等的義務(wù)。此外，在公司證照返還糾紛案件中，公司高管對(duì)其履行保管公司證照等法定義務(wù)的情況應(yīng)承擔(dān)舉證責(zé)任。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：公司作為訴訟案件的原告的一個(gè)實(shí)務(wù)難度在于，原告無法提供公章在起訴材料上用印。司法的解決方案是，股東會(huì)/董事會(huì)任命的新法定代表人可以代表公司在起訴狀上簽字。（四）公章使用范圍模糊案例三：建設(shè)集團(tuán)有限公司訴鋼管服務(wù)中心等債務(wù)轉(zhuǎn)移合同糾紛案核心問題：在印章備注中明確“簽訂合同、出具欠條均無效”等字樣，是否影響后續(xù)以此印章對(duì)外簽訂合同的效力？裁判要點(diǎn)：盡管印章中備注無效，即無權(quán)代理，但其行為足以令相對(duì)方有理由相信系公司委托授權(quán)，構(gòu)成表見代理。公司辯稱債權(quán)、債務(wù)未發(fā)生轉(zhuǎn)移，依法不予采信。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：因?yàn)橛≌碌男Я梢悦撾x法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力。所以，一些分支機(jī)構(gòu)章、部門章、項(xiàng)目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件等文件資料上，根據(jù)實(shí)際，該類行為，極易構(gòu)成表見代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)隱患。（五）同一印章刻制多枚共用案例四：實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司與天雄等建設(shè)工程施工合同糾紛再審案裁判要點(diǎn)：如果公司印章不唯一，有證據(jù)表明公司對(duì)其他公章的存在、使用是知曉的。盡管公司主張公章偽造，但其在明知該公章存在并使用的情況下，未采取措施防止相對(duì)人的利益損害，相對(duì)人使用其他公司印章簽訂履行合同的行為應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為公司的行為。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：公司存在同時(shí)使用多枚公章的情況，不得主張使用公司“偽造印章”對(duì)外簽訂的合同對(duì)公司沒有約束力。公司不能對(duì)同一印章的效力在不同的交易或訴訟中做不同選擇。（六）公章未備案，企業(yè)一經(jīng)使用，對(duì)外即具備法律效力裁判要點(diǎn)：在上述案例四中，重慶群洲公司在設(shè)立云南分公司時(shí)，向昆明市盤龍區(qū)工商行政管理局提交《分公司設(shè)立登記申請(qǐng)書》，明確云南分公司負(fù)責(zé)人為梁裕霖，該“申請(qǐng)書”蓋有重慶群洲公司認(rèn)可的公章及法定代表人名章。重慶群洲公司內(nèi)部文件《關(guān)于成立重慶群洲實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司云南分公司的通知》不僅明確重慶群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖為云南分公司總經(jīng)理。因此，重慶群洲公司對(duì)云南分公司的存在、梁裕霖代表該分公司進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)明知且認(rèn)可。重慶群洲公司云南分公司有權(quán)委托朱惠德開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，朱惠德接受重慶群洲公司云南分公司委托，使用編號(hào)為“50010218011375”的重慶群洲公司印章簽訂履行合同的行為之法律后果應(yīng)當(dāng)由重慶群洲公司承擔(dān)。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：公司對(duì)外使用的公章只要在某一交易或訴訟中承認(rèn)其效力，則不論該公章是否經(jīng)公司授權(quán)、是否進(jìn)行工商備案，均不得在另一交易或訴訟中否定其效力。（七）發(fā)現(xiàn)私刻公章、偽造公章，未及時(shí)提出異議，導(dǎo)致抗辯無力案例五：江山市江建房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司與雷偉程等民間借貸糾紛再審案[5]裁判要點(diǎn)：吳自旺多次使用該枚公章從事一系列經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，且該公章已為施工單位和相關(guān)政府職能部門確認(rèn)。吳自旺在《招標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程施工招標(biāo)備案資料》及《建設(shè)工程施工合同》中均使用了該枚私刻的公章。在此情況下，推定江建公司對(duì)于吳自旺使用該枚公章知情并無不當(dāng)。且依據(jù)一審時(shí)的鑒定結(jié)論，吳自旺使用的該枚公章與其向東鄉(xiāng)縣房管局申報(bào)《承諾書》中的公章相同。上述事實(shí)使雷偉程對(duì)于該公章形成合理信賴，雷偉程的合理信賴?yán)鎽?yīng)當(dāng)受到保護(hù)。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：公司發(fā)現(xiàn)私刻印章、偽造印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向交易對(duì)方提示，向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，放任不管，會(huì)給公司帶來不必要的麻煩。（八）公章使用主體不當(dāng)（盜用、冒用）案例六：湛江市第一建筑工程公司訴白增江租賃合同糾紛案[6]裁判要點(diǎn)：案涉《租賃合同》是2010年11月梁某為600mw工程施工而以湛江市第一建筑工程公司名義與獻(xiàn)縣鑫興建材租賃站的白增江所簽訂。湛江一建主張《租賃合同》中公司及600mw項(xiàng)目部的印章均系梁某私刻，不代表公司真實(shí)意思表示，合同應(yīng)無效。但因梁某與湛江一建之間存在掛靠關(guān)系，足以使白增江有理由相信印章的真實(shí)性以及梁某得到了湛江一建的授權(quán)，故梁某的行為構(gòu)成表見代理，其行為后果應(yīng)由湛江一建承擔(dān)。湛江一建主張租賃合同無效、其不應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律后果無法律依據(jù)，本院不予支持。實(shí)務(wù)要點(diǎn)總結(jié)：當(dāng)法人的公章被盜用、冒用，或者被人私刻用于法人不知情的情況下，合同相對(duì)方往往以構(gòu)成表見代理為由，要求法人履行合同的義務(wù)或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、蓋章行為法律效力的認(rèn)定

《全國(guó)法院民商事審判工作會(huì)議紀(jì)要》第41條規(guī)定，“人民法院在審理案件時(shí)，應(yīng)當(dāng)主要審查簽約人于蓋章之時(shí)有無代表權(quán)或者代理權(quán)，從而根據(jù)代表或者代理的相關(guān)規(guī)則來確定合同的效力?！币簿褪钦f，哪怕合同上的印章是偽造的，但只要能證明加蓋印章的人是公司的法定代表人，或者具有授權(quán)的代理人，合同就會(huì)對(duì)公司生效。《全國(guó)法院民商事審判工作會(huì)議紀(jì)要》第41條還規(guī)定，“法定代表人或者其授權(quán)之人在合同上加蓋法人公章的行為，表明其是以法人名義簽訂合同，除《公司法》等法律對(duì)其職權(quán)有特別規(guī)定的情形外，應(yīng)當(dāng)由法人承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。法人以法定代表人事后已無代表權(quán)、加蓋的是假章、所蓋之章與備案公章不一致等為由否定合同效力的，人民法院不予支持。代理人以被代理人名義簽訂合同，要取得合法授權(quán)。代理人取得合法授權(quán)后，以被代理人名義簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由被代理人承擔(dān)責(zé)任。被代理人以代理人事后已無代理權(quán)、加蓋的是假章、所蓋之章與備案公章不一致等為由否定合同效力的，人民法院不予支持?！?/p>

針對(duì)上述規(guī)定，對(duì)于蓋章行為的效力可做如下理解：

1、由法定代表人或其委托代理人簽署的合同，其效力應(yīng)等同于公司訂立合同，亦即，該合同經(jīng)加蓋公章后，將對(duì)法人產(chǎn)生約束力。

2、法定代表人或授權(quán)代表蓋章之合同如果屬于《公司法》規(guī)定的“公司向其他企業(yè)投資或者為他人提供擔(dān)?！币罁?jù)公司章程應(yīng)經(jīng)董事會(huì)或股東（大）會(huì)決議的決議事項(xiàng)的，未經(jīng)相應(yīng)董事會(huì)或股東（大）會(huì)決議不對(duì)該法人發(fā)生效力。

3、除了《公司法》規(guī)定外，如果其他法律對(duì)法定代表人或授權(quán)代表的前述職權(quán)有特別規(guī)定的，也仍可適用前述規(guī)則。

4、如果蓋章的是法定代表人，那么該法定代表人事后已無代表權(quán)、加蓋的是假章，所蓋的章與備案公章不一致為由來否定合同的效力，也即意味著只要是法定代表人加蓋的章，無論公章真?zhèn)?，公章與備案章是否一致，或者之后還是不是法定代表人均不能改變?cè)摵贤瑢?duì)該法人的拘束力。

5、如果蓋章的是代理人，關(guān)鍵還是要審查合法授權(quán)，如果蓋章時(shí)代理人已取得合法授權(quán)的，同樣地，也不能以該代理人事后不再具有代理權(quán)、加蓋的是假章，所蓋的章與備案公章不一致為由來否定合同的效力。四、風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)（一）公司對(duì)內(nèi)防范要點(diǎn)1、明確公司各部門印章管理職責(zé)，明晰使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。2、與印章保管人簽訂責(zé)任書。建議公司根據(jù)勞動(dòng)法律法規(guī)的規(guī)定，一方面制定印章保管制度，明確規(guī)定印章管理人在上崗前要經(jīng)過培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)及試用期職工不得保管印章；將印章保管職責(zé)寫進(jìn)公司規(guī)章制度里；另一方面與保管人員簽訂責(zé)任書，明確其職責(zé)。公司的規(guī)章制度里，必須明確規(guī)定，凡是涉及印章保管人員的材料，必須既有公司印章，又有公司負(fù)責(zé)人的簽字，單獨(dú)加蓋印章無效。當(dāng)然，公司的規(guī)章制度還要滿足勞動(dòng)合同法規(guī)定的內(nèi)容合法、民主程序制定、公示的三個(gè)條件。公司章程可以約定印章的使用規(guī)則，但由于章程僅對(duì)內(nèi)有約束力，如果相對(duì)人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對(duì)公司承擔(dān)賠償責(zé)任。3、建立印章使用審批登記制度，建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。4、印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明，不得私刻印章頂替。5、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門印章、分公司印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門印章、分公司印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知公司客戶等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和公司的部門、分公司要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，絕不允許分包方使用項(xiàng)目部印章。6、公司新注冊(cè)設(shè)立的子公司在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。公司臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。7、公司所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會(huì)同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。8、公司在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，公司印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律部門，由法律部門按法律規(guī)定解決?；咀龇ㄈ缦拢菏紫?，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任；其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶；再次，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，解除相關(guān)合同，如果相對(duì)人不予配合，要及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過法律途徑認(rèn)定合同無效，解除相關(guān)合同。9、因?yàn)楹贤p方的簽字蓋章大多不可能同時(shí)進(jìn)行，為防范風(fēng)險(xiǎn)，盡可能讓對(duì)方先簽字、蓋章；重大合同要求對(duì)方法定代表人或者負(fù)責(zé)人或委托代理人簽字。10、多頁合同等文件為防止相對(duì)方將其中部分內(nèi)容更改，引發(fā)糾紛，要求加蓋騎縫章；正文結(jié)束時(shí)緊接下一行“以下無正文”或“以下為簽字、蓋章處”，并且正文與落款間的距離不能太大；原則上不允許存在單獨(dú)的簽字頁。11、控制刻制印章的數(shù)量，源頭上消除法律隱患。由于公司分支機(jī)構(gòu)較多，總計(jì)印章也有較多，管理的難度大，法律風(fēng)險(xiǎn)大。對(duì)沒有必要刻制的印章以及沒有必要刻章的二級(jí)、三級(jí)部門，就不要刻制印章，從嚴(yán)控制刻制印章的數(shù)量，源頭上消除法律隱患。12、不要在空白文件上加蓋印章。13、公章與營(yíng)業(yè)執(zhí)照不能同由一人保管。14、蓋章的材料能收回的要及時(shí)收回。15、公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、審計(jì)等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取相應(yīng)措施，嚴(yán)肅責(zé)任追究制度，對(duì)擅自刻制、使用公章的，及時(shí)移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）公司對(duì)外防范要點(diǎn)1、重大合同可約定合同生效條件為：法定代表人簽字并蓋章，合同生效。對(duì)于特殊重大合同，公司可約定合同生效的條件為：法定代表人簽字并加蓋法定代表人章。這樣，當(dāng)出現(xiàn)違規(guī)公章或合同上加蓋假章時(shí)，該合同不會(huì)對(duì)公司發(fā)生法律效力，可有效避免風(fēng)險(xiǎn)。2、公司發(fā)現(xiàn)私刻印章、偽造印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向交易對(duì)方提示，向公安機(jī)關(guān)及時(shí)報(bào)案。3、公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中，如存在使用兩枚公章的情況，兩枚公章對(duì)外均代表公司，合同上加蓋哪一枚公章，不影響合同的效力。但無證據(jù)證明該印章在別的場(chǎng)合也被公司使用過或追認(rèn)效力，才不能認(rèn)可該印章的真實(shí)性。五、電子簽章的效力（一）法律依據(jù)及解讀《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（以下簡(jiǎn)稱《電子簽名法》）第十三條電子簽名同時(shí)符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對(duì)數(shù)