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1、固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)和管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)一樣,初始化都是專用于通用系統(tǒng)的重要功能,也是今后正常應(yīng)用的基礎(chǔ)。初始化主要是初始卡輸入在正式使用固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算之前,必須使用企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)的卡數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),以保持歷史數(shù)據(jù)的連續(xù)性。這是一項(xiàng)非常重要和困難的工作。如果不將所有現(xiàn)有卡輸入系統(tǒng),軟件將無(wú)法正確計(jì)算折舊,并提供完整的果汁數(shù)據(jù),這一點(diǎn)很重要。困難的是:第一,一般企業(yè)的固定資產(chǎn)數(shù)量多,輸入負(fù)擔(dān)大。第二,原始卡上的數(shù)據(jù)往往不完整。例如,在人工會(huì)計(jì)條件下,您必須在輸入之前確定每項(xiàng)資產(chǎn)的折舊額,而不是分別記錄每項(xiàng)資產(chǎn)的累計(jì)折舊額。輸入初始卡時(shí),請(qǐng)注意以下事項(xiàng):(1)輸入與折舊相關(guān)的項(xiàng)目后,許多軟件系統(tǒng)
2、會(huì)根據(jù)輸入自動(dòng)在每月折舊額項(xiàng)目中顯示本月的折舊額。會(huì)計(jì)人員可以相應(yīng)地確認(rèn)輸入錯(cuò)誤。(2)原始值、累計(jì)折舊和工作量累計(jì)輸入必須是卡在月初輸入的值。否則,將發(fā)生計(jì)算錯(cuò)誤。(3)會(huì)計(jì)月必須根據(jù)該資產(chǎn)已預(yù)測(cè)的月數(shù)嚴(yán)格記帳,不包括不考慮折舊的月數(shù),如停用使用期。否則,將無(wú)法正確計(jì)算折舊。(4)在輸入過(guò)程中,操作員可以對(duì)錯(cuò)誤卡進(jìn)行必要的更正。這種修改是不留痕跡的。也就是說(shuō),修改前的內(nèi)容在任何查看狀態(tài)下都不可見。最后,必須強(qiáng)調(diào),初始卡輸入是系統(tǒng)初始化的一部分,如果系統(tǒng)正式激活,此功能將被屏蔽,不能再使用。初始化主要包括以下方面:一、建立報(bào)表簿固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)以帳簿為單位進(jìn)行管理,因此初始化的第一步是設(shè)置帳簿和設(shè)
3、置帳簿參數(shù)。帳簿參數(shù)主要由啟用月份、折舊規(guī)則、編碼方案、財(cái)務(wù)接口和某些其它規(guī)則或規(guī)則組成。此處的折舊規(guī)則用于確定折舊匯總分配周期、月初折舊與否等。編碼方案包括確定資產(chǎn)、部門等代碼的設(shè)置規(guī)則。例如,包括根據(jù)國(guó)家規(guī)定確定資產(chǎn)類使用級(jí)別4 6編碼(即2-1-1-2分類編碼)的設(shè)置規(guī)則。財(cái)務(wù)接口用于確定總帳的調(diào)整帳戶、折舊帳戶等。當(dāng)然,這些參數(shù)在會(huì)計(jì)完成后通常不能修改,所以必須仔細(xì)考慮后正確決定。二、初始設(shè)置固定資產(chǎn)系統(tǒng)的初始設(shè)置主要包括資產(chǎn)類別、使用或存儲(chǔ)部門、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)增減方法等,還包括需要定義和輸入完整數(shù)據(jù)的大量代碼信息。1.設(shè)定資產(chǎn)分類為了正確核算和統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn),必須科學(xué)地分類固定資產(chǎn)。企
4、業(yè)可以根據(jù)自身的特點(diǎn)和管理要求,決定更合理的資產(chǎn)分類方法,并將設(shè)置內(nèi)容輸入系統(tǒng)。資產(chǎn)類別設(shè)置可以包括許多內(nèi)容,如類別代碼、名稱、壽命、凈殘值比率、單位、計(jì)算屬性、折舊方法和卡樣式等。資源類代碼必須唯一,同一父類名稱不能相同,類代碼、名稱、計(jì)算屬性和卡樣式不能為空。2.部門設(shè)置固定資產(chǎn)的使用、保管和維護(hù)都要由特定部門確定,并設(shè)置所有相關(guān)部門的預(yù)輸入系統(tǒng)供部門參考。部門文件通常包含部門代碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。部門應(yīng)根據(jù)創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目時(shí)定義的部門編碼規(guī)則進(jìn)行編碼,許多系統(tǒng)應(yīng)使用分類代碼。代碼不能省略,必須唯一,還必須輸入部門名稱。部門屬性可以包括電話、地址、說(shuō)明、主管等幫助信息。3.設(shè)定折
5、舊科目由于在折舊資產(chǎn)后必須將折舊返回至成本或費(fèi)用,因此您必須在初始化時(shí)設(shè)置折舊帳戶,以便系統(tǒng)在進(jìn)行每月折舊后自動(dòng)按此帳戶填寫轉(zhuǎn)帳單據(jù)。在實(shí)際工作中,有些企業(yè)按部門對(duì)折舊費(fèi)用進(jìn)行分組。換句話說(shuō),一個(gè)部門中資產(chǎn)的折舊費(fèi)用將歸入固定帳戶。此時(shí),您可以指定部門與折舊帳戶的匹配關(guān)系。例如,如果管理部門的設(shè)備指定折舊帳戶為管理費(fèi)用折舊費(fèi)用,則每月折舊輸入如下:貸款:管理費(fèi)用折舊費(fèi)用貸項(xiàng):累計(jì)折舊同樣,如果生產(chǎn)部門的設(shè)備折舊帳戶指定為間接費(fèi)用折舊費(fèi)用,則在計(jì)算每月折舊時(shí),輸入:貸款:間接費(fèi)用折舊費(fèi)用貸項(xiàng):累計(jì)折舊當(dāng)然,有些企業(yè)按資產(chǎn)類別分配折舊費(fèi)用。同一部門、同一資產(chǎn)的折舊費(fèi)用可以分配至不同帳戶,因此您必須
6、為資產(chǎn)指定一個(gè)折舊帳戶。4.設(shè)定固定資產(chǎn)變更方式固定資產(chǎn)增加和減少有多種情況,可以區(qū)分資產(chǎn)增加的來(lái)源和減少的原因,確定資產(chǎn)評(píng)估和處理的原則,單獨(dú)匯總增減。企業(yè)資產(chǎn)的增加主要包括直接購(gòu)買、投資者投資、捐贈(zèng)、盈余、建設(shè)中的轉(zhuǎn)移、金融租賃等。出售、虧損、投資轉(zhuǎn)移、捐贈(zèng)轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、毀損、融資租賃等將大幅減少。5.設(shè)定固定資產(chǎn)使用狀況固定資產(chǎn)使用與資產(chǎn)會(huì)計(jì)和管理密切相關(guān),不僅影響準(zhǔn)確的計(jì)算和折舊計(jì)算,企業(yè)還必須計(jì)算基于固定資產(chǎn)使用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),以了解和提高資產(chǎn)的使用效率。資產(chǎn)使用主要包括使用、季節(jié)性不使用、運(yùn)營(yíng)租賃、大型維修不可用、不需要使用、不可用等。6.設(shè)定固定資產(chǎn)折舊方式設(shè)定固定資產(chǎn)折舊方式是系統(tǒng)自
7、動(dòng)計(jì)算折舊的基準(zhǔn)。如上所述,固定資產(chǎn)的折舊方法有直線法、工作量法、雙重馀額減少法、年度合計(jì)公司平均壽命法,還有自定義折舊方法和不折舊的選項(xiàng)。三、固定資產(chǎn)初始卡安裝1.固定資產(chǎn)卡結(jié)構(gòu)公用固定資產(chǎn)卡包括資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、類別編號(hào)、規(guī)格模型、所屬部門、增加方法、地點(diǎn)、使用、壽命、折舊方法、啟用日期、折舊月、幣種、原始、凈殘值、凈殘值和累計(jì)折舊企業(yè)還可以根據(jù)實(shí)際情況自行添加一些項(xiàng)目。例如,汽車牌照號(hào)碼、發(fā)放日期、電話、編號(hào)、公司名稱、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)數(shù)據(jù)編號(hào)、建筑承包商和制造商??梢蕴砑禹?xiàng)目,還可以設(shè)計(jì)卡,根據(jù)企業(yè)的需要設(shè)計(jì)有特色的卡。固定資產(chǎn)卡字段大部分是從名稱中知道的,因此下面簡(jiǎn)單介紹其中的幾個(gè)主要主題。(1)資產(chǎn)編號(hào):資產(chǎn)編號(hào)是唯一標(biāo)識(shí)每項(xiàng)資產(chǎn)的編號(hào),通常使用分組代碼。(2)增加方法:用于區(qū)分固定資產(chǎn)的來(lái)源。如上所述,固定資產(chǎn)可以按來(lái)源分為直接購(gòu)買、投資者投入、捐贈(zèng)、盈余、正在建設(shè)的轉(zhuǎn)入、融資租賃等。(3)芯片部門:用于固定資產(chǎn)保管的部門。對(duì)執(zhí)行車間會(huì)計(jì)的企業(yè)來(lái)說(shuō),折舊費(fèi)用分配的重要依據(jù)。因?yàn)檎叟f費(fèi)用可以先轉(zhuǎn)移到車間間接費(fèi)用,然后分配到特定產(chǎn)品。(4)使用:用于區(qū)分固定資產(chǎn)的使用狀態(tài),它是統(tǒng)計(jì)關(guān)鍵字,也是固定資產(chǎn)是否折舊預(yù)測(cè)的基準(zhǔn)。(5)折舊方法:確定固定資產(chǎn)的折舊計(jì)算方法。(6)啟用日期:自動(dòng)
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