泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)工作流程管理解決方案

1、泛微法律聲明： 版權(quán)所有請(qǐng)勿轉(zhuǎn)載泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)e-cology工作流程管理解決方案Submitted By Weaver Software泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)工作流程管理解決方案一工作流程管理的一些說(shuō)明在企業(yè)的實(shí)際管理和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，采用手工處理工作任務(wù)經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：工作效率低下，為了簽發(fā)一份合同而在各個(gè)部門奔波，并且經(jīng)常因?yàn)樨?fù)責(zé)人不在而造成工作的延誤；工作流相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一的管理；工作流的審批意見(jiàn)不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關(guān)數(shù)據(jù)更新必須人工二次錄入，甚而引發(fā)更多的待處理任務(wù)而對(duì)工作流程的電子化管理可以大大提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率。工作流程是對(duì)一整套規(guī)則與過(guò)程的描述，以便管理在協(xié)

2、同工作進(jìn)程中的信息流通與業(yè)務(wù)活動(dòng)。它的目標(biāo)在于根據(jù)企業(yè)實(shí)際規(guī)范和業(yè)務(wù)操作來(lái)定義電子化的工作流，以智能的方式處理過(guò)程，保證工作中的某項(xiàng)任務(wù)完成后，按預(yù)定的規(guī)則實(shí)時(shí)地把工作傳送給處理過(guò)程中的下一步，保留工作流轉(zhuǎn)進(jìn)程中的操作痕跡，更重要的是，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新。一個(gè)好的工作流程管理軟件可以從以下幾個(gè)關(guān)鍵因素來(lái)評(píng)判： 流轉(zhuǎn)路徑的智能化 跟蹤與監(jiān)控信息 與其他應(yīng)用相結(jié)合 高度的靈活性采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案是可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，提供過(guò)程優(yōu)化的依據(jù)，從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。二、工作流程管理總體特點(diǎn)基于泛微協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)的工作流程管理模塊（e-W

3、orkflow），為企業(yè)搭建一個(gè)高效、靈活的工作流程平臺(tái)，用戶可以自行定義所需要的各種流程應(yīng)用。e-Workflow工作流程管理基本框架：它的特點(diǎn)包括：1） 信息的集成性泛微協(xié)同商務(wù)是基于“協(xié)同”思想體系設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，打破存在于企業(yè)的信息孤島，在各種信息之間建立千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并且提供快捷和友好的方式供用戶查詢。因而所有存儲(chǔ)的信息，無(wú)論其來(lái)源（例如來(lái)自CRM的客戶數(shù)據(jù)，或者來(lái)自HRM的人力數(shù)據(jù)），只要與工作流程相關(guān)聯(lián)，都會(huì)自動(dòng)作為工作流程信息的組成部分并隨之流轉(zhuǎn)。并且，通過(guò)簡(jiǎn)單的方式，用戶可以查詢這些關(guān)聯(lián)信息的具體細(xì)節(jié)。例如，對(duì)于合同流轉(zhuǎn)，除了合同本身，還可以讓用戶方便地查詢到相關(guān)的客戶、以及相

4、關(guān)合同執(zhí)行人員、客戶服務(wù)人員等的情況。通過(guò)一個(gè)信息點(diǎn)而帶出一整張企業(yè)的“信息網(wǎng)”，用戶可以迅速地獲得所需信息，而無(wú)需在不同的應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)之間切換。2） 應(yīng)用的集成性有效的工作流管理，不僅僅是對(duì)手工業(yè)務(wù)處理的電子化，更重要的是將其與相關(guān)的企業(yè)應(yīng)用集成起來(lái)。泛微的工作流管理平臺(tái)，將業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作與CRM、HRM等企業(yè)應(yīng)用無(wú)縫集成在一起，帶動(dòng)相關(guān)的電子化進(jìn)程，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)的錄入和更新。例如HRM啟動(dòng)的報(bào)銷流程，任務(wù)的電子化運(yùn)作將自動(dòng)對(duì)相關(guān)的人員帳戶、預(yù)算進(jìn)行更新，并成為人事資料的組成部分。3） 流程的規(guī)范化在實(shí)際工作中，由于各種原因容易造成業(yè)務(wù)處理的不規(guī)范性。而泛微的工作流程管理平臺(tái)可避免外

5、來(lái)因素的干擾，使業(yè)務(wù)處理符合企業(yè)管理及運(yùn)作的規(guī)則。對(duì)一個(gè)流程的定義，涉及到流轉(zhuǎn)的步驟、執(zhí)行人（操作人）、約束條件等的定義，工作流程的預(yù)定義性保證它的流轉(zhuǎn)在各個(gè)方面完全滿足企業(yè)規(guī)范，電子化的管理平臺(tái)使工作的進(jìn)程更具有可控性。4） 流程的智能化手工處理一些相對(duì)復(fù)雜的業(yè)務(wù)，需要人員自行判斷其運(yùn)作的步驟和進(jìn)程的方向。步驟和約束條件的繁多給實(shí)際操作和判斷帶來(lái)不便，有時(shí)還會(huì)造成業(yè)務(wù)處理的失誤。泛微的工作流程管理平臺(tái)，可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的判斷條件，自動(dòng)判斷流程的流動(dòng)方向，并且還可以設(shè)定其自動(dòng)觸發(fā)其他相關(guān)工作流。5） 流程的靈活性強(qiáng)大的靈活性可以讓用戶方便地針對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、人事結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式的變化對(duì)相應(yīng)工作流

6、程作出迅速的調(diào)整，而無(wú)需繁瑣的二次開(kāi)發(fā)。6） 流程的可分析性提供多種指標(biāo)對(duì)流程自身進(jìn)行分析，以便用戶在總體上掌握工作流程的類別、性質(zhì)、完成情況、處理質(zhì)量等；也可以對(duì)流程攜帶的信息進(jìn)行分析，這樣的分析可以基于系統(tǒng)預(yù)定義的報(bào)表，也可以由用戶自己來(lái)制訂報(bào)表，對(duì)自己最感興趣的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。7） 完善的工作流程管理模型強(qiáng)大的可定義性涵蓋了企業(yè)所有的工作類型和協(xié)作方式。包括： 多類別信息表的定制，滿足工作流攜帶信息多樣化的需要。 多種流轉(zhuǎn)方式的定義，多條件和多路由的定義，支持企業(yè)簡(jiǎn)單到復(fù)雜的業(yè)務(wù)模式 多類型操作者的定義，可定義單一操作人，也可定義一組滿足某些條件的操作人。 多種操作方式的定義，可定義

7、批準(zhǔn)、批示、轉(zhuǎn)發(fā)、拒絕等多種操作方式。8） 流程的高效和協(xié)同性自動(dòng)提醒功能可以在工作流到達(dá)時(shí)及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員；延誤處理的流程會(huì)對(duì)相關(guān)人員發(fā)出警示；所有的流程信息都具有可追溯性，用戶可以方便地查看其他人員的處理痕跡；領(lǐng)導(dǎo)可以全程監(jiān)控任務(wù)的執(zhí)行情況；可以對(duì)工作流的某一節(jié)點(diǎn)（即流轉(zhuǎn)的某一階段）設(shè)定多個(gè)并行的操作人，以使操作者可以替代缺席的同級(jí)別人員對(duì)工作流做出處理；支持遠(yuǎn)程和分布式辦公，便于出差在外的人員或移動(dòng)辦公人員的操作；這些都大大加快了工作流的處理效率?；趨f(xié)同商務(wù)的工作流程管理，把工作流概念延展到企業(yè)外部，通過(guò)與企業(yè)信息門戶的結(jié)合，由工作流程把相關(guān)的信息從門戶帶入和帶出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門、

8、各人員，以及企業(yè)外部的客戶、合作伙伴之間的高效溝通和協(xié)作。三、系統(tǒng)的應(yīng)用特性1） 個(gè)人工作界面系統(tǒng)提供友好的界面以使用戶可以快速獲得需要處理的任務(wù)以及自己遞交的任務(wù)的信息，包括： 待辦事宜。只要用戶被設(shè)置為工作流的參與者（無(wú)論是否有工作流執(zhí)行權(quán)限），都可以在這個(gè)工作欄中找到需要自己處理或查看的工作流。 我的請(qǐng)求。自己向別人遞交的工作流，可以查看流轉(zhuǎn)和被處理的情況。 彈出窗口提示。對(duì)工作流的各個(gè)狀態(tài)，由彈出窗口進(jìn)行提示，例如有新的工作流到達(dá)。 指示燈。對(duì)與用戶相關(guān)的不同狀態(tài)的工作流進(jìn)行相應(yīng)的提示，例如紅色指示燈閃爍表示有延期未處理的工作流。 排序。把工作流按緩急程度、發(fā)送時(shí)間等進(jìn)行排序，方便用戶

9、合理安排自己的處理順序和工作時(shí)間。2） 工作流操作系統(tǒng)提供多種工作流操作： 提交。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)置判定提交工作流的接收者。 批準(zhǔn)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)置判定批準(zhǔn)工作流的接收者。 退回。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)置判定退回工作流的接收者。 轉(zhuǎn)發(fā)?？梢耘R時(shí)加一些工作流參與者，這些參與者不在工作流最初的定義中，而是針對(duì)某些具體的任務(wù)增添的。他們可以加注意見(jiàn)，但不會(huì)對(duì)工作流的流轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。 保存。工作流信息暫時(shí)保存，但不會(huì)進(jìn)入流轉(zhuǎn)的過(guò)程。 查看。系統(tǒng)配置有圖形化的工作流程查看工具，可查看的信息包括工作流流轉(zhuǎn)情況、執(zhí)行情況、批示意見(jiàn)、各操作者及其他相關(guān)信息（包括相關(guān)的文檔、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等）的情況。3） 工作流定義系統(tǒng)設(shè)置多種應(yīng)用

10、及特殊的功能，配合不同應(yīng)用環(huán)境的需求： 操作者。可以是單獨(dú)的操作人、多個(gè)操作人組成的單個(gè)操作組、多個(gè)操作組。 操作者條件。以部門、角色、安全級(jí)別、職位等條件定義，或者是具體的人員，或以表單相關(guān)字段即時(shí)所選的信息定義。 流轉(zhuǎn)判斷條件?？梢栽O(shè)定多種判斷條件對(duì)工作流的流轉(zhuǎn)方向進(jìn)行智能控制。 信息表設(shè)置?？梢詫?duì)信息表在每個(gè)節(jié)點(diǎn)（即工作流流轉(zhuǎn)的每個(gè)階段）的顯示和編輯屬性，使得各操作者看到的信息表會(huì)根據(jù)實(shí)際情況有所不同。4） 工作流應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)工作流程強(qiáng)大的定義功能，可使其滿足企業(yè)運(yùn)作的各種形式： 單一流轉(zhuǎn)。單一的流轉(zhuǎn)方向，從上一節(jié)點(diǎn)流往下一節(jié)點(diǎn)。 分支流轉(zhuǎn)。從多個(gè)可能的出口中按條件判斷工作流的下一流轉(zhuǎn)方向

11、。 串行操作。即上一操作者操作后，工作流即流轉(zhuǎn)到下一節(jié)點(diǎn)。 并行操作。即同一節(jié)點(diǎn)有多個(gè)操作者，只有這些操作者都操作后工作流才會(huì)流轉(zhuǎn)到下一節(jié)點(diǎn)。 串并行操作。串行和并行混合定義。企業(yè)的各種可被定義的工作流包括：請(qǐng)假、合同會(huì)簽、出差、報(bào)銷、資產(chǎn)調(diào)撥、票務(wù)申請(qǐng)、借款、招聘、項(xiàng)目審批、會(huì)議安排、討論、通知等。四、主要功能綜述泛微工作流程管理模塊（e-Workflow）的主要功能包括：1） 定義任意形式的工作流程e-Workflow強(qiáng)大的自定義功能可以滿足企業(yè)對(duì)復(fù)雜工作流程的定義。在此基礎(chǔ)上所有的請(qǐng)求都將根據(jù)定義的規(guī)則流轉(zhuǎn)。2） 基于人員組織和角色設(shè)計(jì)的工作流e-Workflow與e-HRM結(jié)合，對(duì)于人

12、員在組織結(jié)構(gòu)中的地位和角色將是工作流設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上定義的相互工作匯報(bào)關(guān)系將保證電子化的工作流程流轉(zhuǎn)與企業(yè)實(shí)際操作相一致。3） 信息表定義e-Workflow可對(duì)組成工作流信息的基本元素進(jìn)行定義，信息表單將組成工作流的基本要素。e-Workflow提供多樣化電子表單的定義功能。4） 動(dòng)態(tài)定義群組對(duì)工作流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，可動(dòng)態(tài)定義操作群組，并設(shè)置操作群組的條件。5） 多節(jié)點(diǎn)定義工作流程從“創(chuàng)建”到“歸檔”，中間需要經(jīng)歷一個(gè)或多個(gè)步驟。e-Workflow可定義無(wú)限的節(jié)點(diǎn)，滿足企業(yè)復(fù)雜和多步驟工作流程流轉(zhuǎn)的需求。6） 多路由定義e-Workflow支持多重復(fù)雜的路由定義。在每個(gè)節(jié)點(diǎn)上都會(huì)對(duì)工作

13、流程的相關(guān)表單信息進(jìn)行條件判斷，自動(dòng)選擇路由和目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。7） 智能路由判斷可以預(yù)先設(shè)置固定的判斷條件選擇路由，也可以設(shè)置根據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的信息變量值而確定路由方向，可定義多重和復(fù)雜的判斷條件。8） 工作流執(zhí)行可設(shè)定的對(duì)工作流的執(zhí)行包括提交、批準(zhǔn)、拒絕、轉(zhuǎn)發(fā)等。e-Workflow會(huì)根據(jù)路由的判定條件和當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行操作設(shè)置工作流的下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。9） 工作流批注除了影響工作流流轉(zhuǎn)的執(zhí)行性操作，e-Workflow允許在工作流流轉(zhuǎn)的過(guò)程中實(shí)時(shí)添加額外的批注者以保證實(shí)際操作者能夠獲得這些批注者的意見(jiàn)。10） 并行執(zhí)行支持工作流程的并行執(zhí)行，即操作群組中的任何操作組對(duì)工作流執(zhí)行了操作，工作流都會(huì)流轉(zhuǎn)到下

14、一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。11） 串行執(zhí)行支持工作流程的串行執(zhí)行，即只有每一操作組都對(duì)請(qǐng)求執(zhí)行了操作，工作流才會(huì)流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點(diǎn)。12） 串并行混合執(zhí)行e-Workflow可以設(shè)置適應(yīng)復(fù)雜工作流程的混合執(zhí)行方式，串并行執(zhí)行在工作流程設(shè)計(jì)中交替使用以滿足企業(yè)復(fù)雜業(yè)務(wù)處理的需求。13） 超時(shí)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)e-Workflow支持節(jié)點(diǎn)超時(shí)工作流自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能。這樣可以確保工作流在處理的過(guò)程中不會(huì)因?yàn)檫^(guò)長(zhǎng)時(shí)間的等候而被延誤。14） 表單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成表單的有些數(shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，e-Workflow可以根據(jù)被計(jì)算字段、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算方法自動(dòng)得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。15） 表單信息格式定

15、義工作流流轉(zhuǎn)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，操作組所見(jiàn)的表單的信息可能會(huì)有所不同。e-Workflow對(duì)表單的信息顯示格式和可編輯性等屬性都可以進(jìn)行自由的定義。16） 跟蹤和回溯e-Workflow保留工作流流轉(zhuǎn)過(guò)程中的所有信息和操作痕跡，供用戶查詢。17） 自動(dòng)提醒對(duì)于請(qǐng)求的不同狀況，設(shè)定了多種提醒功能以確保請(qǐng)求的處理不致延誤。18） 流程自動(dòng)激活e-Workflow的一個(gè)強(qiáng)大之處就是在于它可以讓系統(tǒng)在運(yùn)作的過(guò)程中自動(dòng)觸發(fā)請(qǐng)求，并且還可以根據(jù)前一個(gè)請(qǐng)求的實(shí)際狀況對(duì)下一個(gè)觸發(fā)的請(qǐng)求進(jìn)行智能選擇。流程自動(dòng)激活的方式可以是一些特定操作，也可以是某個(gè)工作流流轉(zhuǎn)過(guò)程中滿足特定條件而觸發(fā)另一工作流。19） 自動(dòng)更新數(shù)據(jù)庫(kù)e

16、-Workflow在信息流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，會(huì)自動(dòng)更新系統(tǒng)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，這是e-Workflow另一個(gè)重要的特性體現(xiàn)，通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，避免了二次手工錄入帶來(lái)的工作效率低下和失誤的情況，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)的電子化。20） 流程門戶定義通過(guò)與企業(yè)信息門戶的結(jié)合，e-Workflow實(shí)現(xiàn)流程定義的門戶化，根據(jù)不同的信息門戶設(shè)定不同的流程。21） 圖形化工作流程請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，可以利用圖形化工具快速獲取請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的情況。包括當(dāng)前所在節(jié)點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由。22） 流程動(dòng)態(tài)維護(hù)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求靈活的定制相關(guān)的工作流程，方便企業(yè)進(jìn)行各種工作流程的動(dòng)態(tài)維護(hù)管理，無(wú)需二次開(kāi)發(fā)。23） 搜索功能可以設(shè)定多種條件對(duì)請(qǐng)求進(jìn)行搜索，e-Workflow與其他模塊的協(xié)同可以使用戶根據(jù)相關(guān)的CRM、文檔或項(xiàng)目等條件搜索請(qǐng)求。24） 固定報(bào)表e-Workflow提供強(qiáng)大的視圖和報(bào)告。從這些報(bào)告中，可以對(duì)請(qǐng)求的內(nèi)容、處理時(shí)間、處理質(zhì)量等進(jìn)行分析，為企業(yè)制定相應(yīng)的措施提供決策支持。