管理手冊(cè)的制作秘訣

1、管理手冊(cè) 的 制作秘訣前言：【兵來(lái)將擋水來(lái)土淹】、【時(shí)到時(shí)擔(dān)當(dāng)，沒(méi)米才滾番薯簽】等俚語(yǔ)，傳統(tǒng)意涵即具消極味道。這樣的消極策略思想之管理理念，在今日因應(yīng)網(wǎng)路世界的快速變動(dòng)時(shí)代，似乎已淪為二手經(jīng)營(yíng)管理思想。但觀察在目前士、農(nóng)、工、商各領(lǐng)域中，似乎是普遍的存在，脫不離常態(tài)曲線現(xiàn)象。今日第一手的經(jīng)營(yíng)管理思想理念，似乎應(yīng)該是【精確的未雨綢繆】策略。這應(yīng)是包括治理國(guó)家世界超大型的組織運(yùn)作，企業(yè)組織、區(qū)域政府組織運(yùn)作，甚至於家庭組織運(yùn)作，放之四海皆準(zhǔn)的道理。新標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（new standard operation procedure，n管理手冊(cè)）是成為新品質(zhì)確保與提升管理的新基礎(chǔ)和準(zhǔn)則。訂定新標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程

2、序（new standard operation procedure，n管理手冊(cè)）之操作原則擬n管理手冊(cè)之管理手冊(cè)的概念，是建置探討目前工作流程的合理性，來(lái)作為後續(xù)流程實(shí)施的改善依據(jù)。當(dāng)然最重要的最終目的，是讓產(chǎn)品產(chǎn)出的消費(fèi)者對(duì)象，永續(xù)安心認(rèn)定您的質(zhì)優(yōu)服務(wù)與產(chǎn)品產(chǎn)出，促進(jìn)質(zhì)優(yōu)服務(wù)與產(chǎn)品產(chǎn)出新發(fā)展。管理手冊(cè)相關(guān)概念基本認(rèn)識(shí)：管理手冊(cè) 的概念或多或少都存在每個(gè)人的生活周遭上，小至個(gè)人辦理日常事務(wù)的一些舉動(dòng)，如到郵局劃撥、上醫(yī)院看診、去網(wǎng)路購(gòu)物等程序，大則組織單位在醫(yī)療、防災(zāi)、軍事、航空、食品等諸多系統(tǒng)，擬定制度化或標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)範(fàn)，並強(qiáng)調(diào)每一道工序和步驟都得嚴(yán)格遵照管理手冊(cè) 的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)辦事，以作為異

3、常事件發(fā)生的檢核點(diǎn)和品質(zhì)管控的依據(jù)。管理手冊(cè)的定義：對(duì)於經(jīng)常性或重複性工作，例如各種檢驗(yàn)、操作、作業(yè)等，為使程序一致化，將其執(zhí)行過(guò)程予以詳細(xì)描寫(xiě)之一種書(shū)面文件。其目的在於減少人為錯(cuò)誤；降低不良率；建立高品質(zhì)保證的管理制度（quality assurance）。換言之，管理手冊(cè) 可說(shuō)是有豐富經(jīng)驗(yàn)的研究者培養(yǎng)一種“師徒”關(guān)係的氛圍即經(jīng)驗(yàn)承傳的一部分。目前在生產(chǎn)作業(yè)上，所存在的操作知識(shí)庫(kù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)範(fàn)，其來(lái)源可能為製程操作的技術(shù)文件，或來(lái)自現(xiàn)場(chǎng)“老師傅師”多年的專家經(jīng)驗(yàn)。其特點(diǎn)是當(dāng)有需要品檢時(shí)，管理手冊(cè) 可併於品質(zhì)保證規(guī)劃書(shū)之內(nèi)作為參考指引，並校正其標(biāo)準(zhǔn)化、文件等作業(yè)，或是要求。工作合約之履行，以達(dá)精密

4、度、準(zhǔn)確度、完整性、代表性與比較性的計(jì)量。最後還可作為預(yù)防性及改善性的維護(hù)，以避免重覆犯錯(cuò)的損失。管理手冊(cè)的精神目的進(jìn)行管理手冊(cè) 的主要目的在於減少人為錯(cuò)誤而產(chǎn)生的不良率，並達(dá)到成本的降低與品質(zhì)製作的均一性。就計(jì)畫(huà)來(lái)看品質(zhì)與內(nèi)容的建立應(yīng)相提並論，第一次若沒(méi)把事情做對(duì)所形成的成本浪費(fèi)，將是不合乎管理手冊(cè)的本質(zhì)。對(duì)於管理手冊(cè) 在計(jì)畫(huà)中的主要精神不僅重視品質(zhì)的過(guò)程面（process），更強(qiáng)調(diào)品質(zhì)的程序邏輯。此管理手冊(cè) 的規(guī)?？纱罂尚。驼w計(jì)畫(huà)而言，執(zhí)行一個(gè)計(jì)畫(huà)的範(fàn)疇是屬於較大的管理手冊(cè) 架構(gòu)，而細(xì)項(xiàng)程序又有對(duì)應(yīng)到更細(xì)部的管理手冊(cè)，程序動(dòng)作視實(shí)際需求可繁可簡(jiǎn)，有些簡(jiǎn)單至一至兩個(gè)步驟，多則數(shù)十個(gè)動(dòng)作才

5、結(jié)束一道工序。訂定各種新標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序?qū)嶋H運(yùn)用後，期望此管理手冊(cè)降低新進(jìn)操作人員面對(duì)新的工作程序及執(zhí)行流程上的不安或恐懼，一方面可作為訓(xùn)練新操作人員的教材，一方面可以協(xié)助管理者找出計(jì)畫(huà)導(dǎo)入所造成的變異原因，並針對(duì)計(jì)畫(huà)提出改進(jìn)之道，以達(dá)到持續(xù)改善的目標(biāo)。此外，嘗試將管理手冊(cè) 與工作流程結(jié)合後，也可以提供其他單位未來(lái)建置執(zhí)行面的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。因應(yīng)當(dāng)前系統(tǒng)的建置依循工作流程，使工作更為迅速有效的產(chǎn)出。因此，在執(zhí)行管理手冊(cè)（standard operation procedure，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）過(guò)程中的良窳於否，將影響該項(xiàng)品質(zhì)的打造。我們認(rèn)同content is king的可創(chuàng)造性，配合各計(jì)畫(huà)的管理手冊(cè)，

6、更有利於知識(shí)管理 (km knowledge management )的掌握與運(yùn)用，帶來(lái)創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)升級(jí)。管理手冊(cè) 是由組織內(nèi)部自行撰寫(xiě)的一種工作準(zhǔn)則，針對(duì)生產(chǎn)製造的作業(yè)方式，公司組織內(nèi)部所制定的一套工作流程或操作規(guī)範(fàn)，其目的在於讓作業(yè)員透過(guò)相同的程序達(dá)成產(chǎn)品相同的品質(zhì)水準(zhǔn)。當(dāng)管理手冊(cè) 定案後，提供作業(yè)人員可依循的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)範(fàn)。此管理手冊(cè) 的形式可以是一份操作手冊(cè)或一部指導(dǎo)作業(yè)書(shū)，其中並備有正式記錄以及相關(guān)表格、圖示說(shuō)明或?qū)嶒?yàn)評(píng)估報(bào)告等，將是邁向iso 9000:2000的基礎(chǔ)。執(zhí)行管理手冊(cè) 之概念是多項(xiàng)功能優(yōu)點(diǎn)可被預(yù)期的：管理手冊(cè)對(duì)組織新操作人員5項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：1.建立工作守則：根據(jù)事前規(guī)劃好的

7、管理手冊(cè)，可產(chǎn)生正確的方向，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間把事做好（do the right things， at the right time，do the things right），並確保新操作人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)動(dòng)作程序有正確一致的觀念。2.提高學(xué)習(xí)者的興趣及動(dòng)機(jī)：人類天生難免有犯錯(cuò)的機(jī)率，如果管理手冊(cè) 提供明確、簡(jiǎn)單的指示和每一道步驟的陳述要點(diǎn)，新手只要依循明顯的提示以及有建設(shè)性的資訊引導(dǎo)，就能按部就班依程序來(lái)迅速完成，在執(zhí)行工作時(shí)有助於操控性的成就感，並提高學(xué)習(xí)的興趣和動(dòng)機(jī)。3.作為訓(xùn)練教材之用：當(dāng)研究高層非常忙碌或不在場(chǎng)指導(dǎo)之時(shí)，管理手冊(cè) 如同讓現(xiàn)場(chǎng)“說(shuō)話”，提供工作人員的自我學(xué)習(xí)訓(xùn)練，並讓新操作人員即

8、早上手工作崗位。4.節(jié)省時(shí)間成本：學(xué)習(xí)者可以針對(duì)較複雜或不懂的動(dòng)作，從管理手冊(cè) 中進(jìn)行重複性的瀏覽，以節(jié)省訓(xùn)練新進(jìn)人員的時(shí)間。當(dāng)助理人員的業(yè)務(wù)有所調(diào)整或離職時(shí)，必須重新訓(xùn)練新人、重新了解檢定的流程，如果等操作熟悉後再投入工作場(chǎng)合，對(duì)該計(jì)畫(huà)可能已具備專業(yè)技術(shù)，但也浪費(fèi)不少成本而影響計(jì)畫(huà)進(jìn)程。5.更重要確保新操作人員產(chǎn)品品質(zhì)的產(chǎn)出，進(jìn)而邁向iso 9000:2000的基礎(chǔ)。歸納管理手冊(cè) 的兩個(gè)注意要項(xiàng)：第一、要簡(jiǎn)單明瞭的敘述工作程序，儘量使每個(gè)程序做到最簡(jiǎn)潔的工作說(shuō)明。故此，制定管理手冊(cè) 時(shí)必須確保每個(gè)人都懂得使用的方法。並且把管理手冊(cè) 假設(shè)在從業(yè)人員仍屬生殊的狀況下，即使是新操作人員也可不經(jīng)過(guò)任

9、何訓(xùn)練的過(guò)程，立即使用這些作業(yè)流程，去達(dá)成自身能力的超越。故任何好的管理手冊(cè) 設(shè)計(jì)目標(biāo)就是“無(wú)須學(xué)習(xí)、一看就懂”，讓新人容易上手。第二、檢核各程序與程序之間的管理手冊(cè) 是否緊密結(jié)合，以順利產(chǎn)出符合品質(zhì)要求的資料。而檢核點(diǎn)就設(shè)定在風(fēng)險(xiǎn)最高以及關(guān)鍵性的程序上，並以下一個(gè)步驟是前一個(gè)步驟的品管把關(guān)，如此運(yùn)作下來(lái)，每個(gè)人都是扮演執(zhí)行者與品管者的雙重角色。s.o.p在規(guī)劃之前，必須先有充分的情境想定。 s.o.p是否分別含有預(yù)防、緊急應(yīng)變及事後調(diào)查鑑定等三種內(nèi)容。 s.o.p中必須確保所需資源與人力的充足，而且資源品質(zhì)與人力素質(zhì)均須符合專業(yè)要求。 s.o.p中必須確保在應(yīng)變過(guò)程的執(zhí)行中，必須符合s.o.

10、p所規(guī)劃的程序，且在執(zhí)行的過(guò)程有監(jiān)督的機(jī)制。 s.o.p中必須確保執(zhí)行的過(guò)程中，所有作業(yè)均隨時(shí)序有詳細(xì)的紀(jì)錄，以利事中查證以及事後重構(gòu)與檢討。 如何制定管理手冊(cè)?管理手冊(cè) 可說(shuō)是集合現(xiàn)場(chǎng)專家的知識(shí)庫(kù)所在，主要功能乃在當(dāng)作業(yè)系統(tǒng)發(fā)生異常時(shí)，若出現(xiàn)不知所措的程序處理時(shí)，可即時(shí)閱讀管理手冊(cè) 的內(nèi)容大綱或說(shuō)明，以作為操作人員應(yīng)變的參考。此管理手冊(cè) 制定的辦法，將提供日後執(zhí)行的參考。管理手冊(cè)制定的步驟說(shuō)明如下：1. 寫(xiě)總綱：首先，為整個(gè)計(jì)畫(huà)任務(wù)撰寫(xiě)一個(gè)綱要式的目標(biāo)。此綱要只需勾勒出全面性的關(guān)鍵程序，並對(duì)整個(gè)計(jì)畫(huà)概況做全面性的描述。在此不需要列出每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，能明確指出總綱流程的全貌，以確保計(jì)畫(huà)上都包含每一

11、個(gè)分項(xiàng)即可。其次，再把團(tuán)隊(duì)裡的所有人力配置到這個(gè)程序當(dāng)中。在資源評(píng)估階段中選定擔(dān)任實(shí)際執(zhí)行的人員，並規(guī)劃很具體的內(nèi)容目標(biāo)。一方面可以避免出錯(cuò)或確保不會(huì)漏掉任何關(guān)鍵的步驟，另一方面可以幫助計(jì)畫(huà)確認(rèn)，並掌握即時(shí)解決問(wèn)題和相當(dāng)重要而被遺忘的資源。2. 確認(rèn)綱要細(xì)節(jié)當(dāng)總綱流程大致確認(rèn)完成後，再次利用團(tuán)隊(duì)成員的幫助。檢查這些程序，找出不合理之處，使細(xì)項(xiàng)綱要更為精鍊，並聽(tīng)取成員間的意見(jiàn)，確認(rèn)沒(méi)有漏掉關(guān)鍵的步驟。最後經(jīng)計(jì)畫(huà)內(nèi)每個(gè)人都同意綱要確實(shí)完整時(shí)，再將詳盡的細(xì)節(jié)追加上去，此後陸續(xù)將產(chǎn)生一階、二階等相關(guān)文件，讓計(jì)畫(huà)流程更臻完整與完善。3. 實(shí)際操作請(qǐng)負(fù)責(zé)每一個(gè)程序的人來(lái)參與所有細(xì)節(jié)的制定，並請(qǐng)執(zhí)行人員記下

12、所有的步驟來(lái)完成一份管理手冊(cè) 文件，以預(yù)防計(jì)畫(huà)再次出現(xiàn)大的漏洞。4. 定期更新管理手冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)操作流程則是會(huì)隨著時(shí)間、目的而有所改變，應(yīng)依制定好的管理手冊(cè) 執(zhí)行一段時(shí)間後，必需按現(xiàn)有資源（如軟、硬體設(shè)施或預(yù)算條件）的限制不斷更新，並保證管理手冊(cè) 不會(huì)過(guò)時(shí)或不敷使用。若有製作另一個(gè)管理手冊(cè)，則書(shū)面資料必須要完整使容易辨識(shí)，詳實(shí)記錄新舊版本之差異與任何更改之日期與內(nèi)容，使管理手冊(cè) 的終極目標(biāo)達(dá)到持續(xù)改善之道，以求真、求善的品質(zhì)認(rèn)可。5. 保持作業(yè)彈性為防止無(wú)法考慮到所有狀況的發(fā)生，建議在每個(gè)單獨(dú)的管理手冊(cè) 之下，都要有管理手冊(cè) 特定的標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)充程序4（standard escalation proced

13、ures，sep）。而隨著資料建立與資源利用的擴(kuò)增，即早建構(gòu)高度的擴(kuò)充性及延展性，所産生的管理手冊(cè) 或資料庫(kù)等文件檔案，方便日後與其他系統(tǒng)作為交換資料。這麼一來(lái)共同目的就能確保每個(gè)需要瞭解問(wèn)題的人，都能及時(shí)知道和正確參與，並降低干擾風(fēng)險(xiǎn)，以儘可能將問(wèn)題快速解決。6. 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)比對(duì)訂定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序s.o.p(含各該督導(dǎo)檢查的s.o.p，以及受督導(dǎo)檢查業(yè)者所建立各項(xiàng)自主檢查的s.o.p等)最後必須進(jìn)行相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)比對(duì)再修訂 ，要做到徹底國(guó)際接軌動(dòng)作。 必須建置安全管理法規(guī)運(yùn)作機(jī)制，使各項(xiàng)安全標(biāo)準(zhǔn)能與國(guó)際接軌（例如：安全管理問(wèn)題是否已建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序【s.o.p】；各項(xiàng)督導(dǎo)檢查的s.o.p機(jī)制是否確

14、實(shí)運(yùn)作；受督導(dǎo)檢查業(yè)者是否依規(guī)定建立各項(xiàng)自主檢查s.o.p機(jī)制等）。7.定時(shí)檢討再設(shè)定成新標(biāo)準(zhǔn)流程（n管理手冊(cè)）而適時(shí)以原定標(biāo)準(zhǔn)流程（管理手冊(cè)）繼以pdca循環(huán)模式，定時(shí)檢討再設(shè)定成新標(biāo)準(zhǔn)流程（n管理手冊(cè)）是必要的更新檢討動(dòng)作但常被管理者忽略由管理手冊(cè)做到n管理手冊(cè)。成功經(jīng)營(yíng)管理三要件：適時(shí)以原定標(biāo)準(zhǔn)流程（管理手冊(cè)）以pdca循環(huán)模式，定時(shí)檢討設(shè)定新標(biāo)準(zhǔn)流程（n管理手冊(cè)）、無(wú)時(shí)無(wú)刻徹底執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)流程（n管理手冊(cè)）、依執(zhí)行目標(biāo)績(jī)效立即獎(jiǎng)懲，這就是今日所稱的第一手的經(jīng)營(yíng)管理思想【精確的未雨綢繆】策略理念。標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程貫徹經(jīng)驗(yàn)留存、流程改善的目標(biāo)製作標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程(standard operati

15、on procedure, 管理手冊(cè))有助於組織內(nèi)工作同仁能夠有所依循與規(guī)範(fàn)，藉以提升工作效率與效能。因此km (knowledge management )將管理手冊(cè)的彙整作為改善工作流程的重要策略。由各部門(mén)分別整理內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化流程項(xiàng)目，著手建置管理手冊(cè)計(jì)畫(huà)。內(nèi)部工作類型相當(dāng)?shù)亩鄻踊?，較難用統(tǒng)一的流程去規(guī)範(fàn)，所以以km的角度出發(fā)，主要是將管理手冊(cè)作為經(jīng)驗(yàn)留存的工具，並期望藉由各項(xiàng)管理手冊(cè)的撰寫(xiě)過(guò)程，同步檢視工作流程的合理性，來(lái)改善工作執(zhí)行的成效。因此，各部門(mén)管理手冊(cè)的收納範(fàn)圍，是以下列四個(gè)向度進(jìn)行考量，其收納原則為：(一) 最佳典範(fàn)經(jīng)驗(yàn)(二) 失敗但有參考價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)(三) 有助於工作品質(zhì)與時(shí)間

16、管控的經(jīng)驗(yàn)(四) 新人上任必備的工作參考內(nèi)容管理手冊(cè)彙整工作已完成第一階段的收集目標(biāo)，並將所有的管理手冊(cè)依據(jù)不同部門(mén)別、不同類型在eip(enterprise information portal)即企業(yè)資訊入口網(wǎng)站內(nèi)存檔，方便需求者進(jìn)行資料查詢。而管理手冊(cè)下一階段的建置目標(biāo)，則設(shè)定於將管理手冊(cè)資料運(yùn)用於各項(xiàng)工作流程改善計(jì)畫(huà)之中，其預(yù)定計(jì)畫(huà)如下：(一) 跨部門(mén)檢視管理手冊(cè)的合理性：雖然工作類型相當(dāng)?shù)亩鄻踊?，但是仍有許多部門(mén)間的工作彼此貫穿，因此，藉由跨部門(mén)管理手冊(cè)檢視會(huì)議，可以瞭解彼此工作流程的合理性、達(dá)到工作協(xié)調(diào)之功能，更重要的是藉此修正工作流程，並將重要經(jīng)驗(yàn)予以保存?zhèn)鞒?；如果有一些共通的?/p>

17、程，則協(xié)調(diào)各部門(mén)找出一致性，建立組織共同的工作模式。(二) 利用管理手冊(cè)提升工作品質(zhì)：重視管理手冊(cè)在實(shí)際工作中的運(yùn)用性，也就是利用製作完成的管理手冊(cè)作為工作品質(zhì)的檢核工具，在各項(xiàng)工作的執(zhí)行過(guò)程中，可隨時(shí)檢視工作程序與時(shí)程，並可藉此培養(yǎng)組織工作者間的工作習(xí)慣並檢視工作流程的合理性，以維持優(yōu)良的工作品質(zhì)與效率。(三) 管理手冊(cè)與jd的整合運(yùn)用： 管理手冊(cè)建置的原始目標(biāo)在於經(jīng)驗(yàn)留存，缺乏考量管理手冊(cè)與各職位別之間的明確關(guān)聯(lián)。因此，為能將管理手冊(cè)與工作職務(wù)進(jìn)行密切連結(jié)與運(yùn)用，後續(xù)計(jì)畫(huà)將完成各職位工作說(shuō)明書(shū)(job deion, jd)。此項(xiàng)計(jì)畫(huà)將能檢視各職位所需的重要管理手冊(cè)是否均已留存，並可將相關(guān)管

18、理手冊(cè)項(xiàng)目納入工作說(shuō)明書(shū)之中，作為各項(xiàng)職務(wù)的重要參考依據(jù)，對(duì)於職務(wù)內(nèi)容則具有關(guān)鍵性的說(shuō)明功能。(四) 管理手冊(cè)與新操作人員訓(xùn)練內(nèi)容結(jié)合：為協(xié)助新操作人員能夠更快熟悉基金會(huì)規(guī)範(fàn)與工作內(nèi)容，故在eip(enterprise information portal)即企業(yè)資訊入口網(wǎng)站內(nèi)建置有新操作人員訓(xùn)練使用介面，內(nèi)容包含認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)、工作規(guī)範(fàn)、eip使用說(shuō)明等，後續(xù)計(jì)畫(huà)將納入部門(mén)相關(guān)管理手冊(cè)資料，以增加新操作人員對(duì)自我工作職能的熟悉與瞭解程度，縮短工作適應(yīng)時(shí)間。(五) 管理手冊(cè)與專案管理整合計(jì)畫(huà)：由於組織內(nèi)很多工作都是以專案執(zhí)行，為了留存專案進(jìn)行的知識(shí)內(nèi)容，並提升專案進(jìn)行的時(shí)程與品質(zhì)管控，組織內(nèi)應(yīng)在預(yù)定

19、期限引進(jìn)專案管理制度，以培養(yǎng)組織內(nèi)同仁對(duì)於專案管理的工作習(xí)慣與態(tài)度。在設(shè)計(jì)此項(xiàng)工作制度時(shí)，主要是從經(jīng)驗(yàn)留存與擷取隱性知識(shí)的角度出發(fā)，同時(shí)運(yùn)用管理手冊(cè)作為專案工作進(jìn)行時(shí)的重要說(shuō)明資料與檢核工具。而在規(guī)劃建置專案管理平臺(tái)功能時(shí)，運(yùn)用循環(huán)式pdca的模式去思考專案執(zhí)行過(guò)程所需累積的文件內(nèi)容與管理層面的需求：plan (計(jì)畫(huà)書(shū))do (與專案工作相關(guān)的管理手冊(cè))check (利用檢核點(diǎn)進(jìn)行提醒與管制的相關(guān)資料)action (實(shí)際執(zhí)行紀(jì)錄與結(jié)案報(bào)告)，專案管理平臺(tái)則提供重要文件留存、提醒、溝通、知會(huì)、檢核等功能。希望透過(guò)完整的專案管理制度、資訊平臺(tái)與管理手冊(cè)的整合運(yùn)用，提升各項(xiàng)專案的工作品質(zhì)與效率。結(jié)

20、論由管理手冊(cè) 應(yīng)用於各式各樣內(nèi)容建置上，初步歸納下列幾項(xiàng)特點(diǎn)：1.發(fā)揮管理手冊(cè) 的意義與精神，使流程設(shè)計(jì)更具合理化。另一者，提供層次分明的模組化概念，讓標(biāo)準(zhǔn)化的程序更有架構(gòu)可循。2.所整理的管理手冊(cè) 流程，使工作範(fàn)疇更趨明朗，有助於更清楚與明確的執(zhí)行目標(biāo)。善用管理手冊(cè) 的策略構(gòu)想，以掌握最少人力達(dá)到最佳品質(zhì)的數(shù)位成果。3.從整體流程架構(gòu)圖與各項(xiàng)管理手冊(cè) 的流程圖，兩者各具不同的決策立場(chǎng)，前者是屬於高階管理者宏觀的規(guī)劃藍(lán)圖，後者是基層助理所要執(zhí)行的細(xì)項(xiàng)，可明顯比較差異之處並加強(qiáng)關(guān)鍵步驟的管制。4.管理手冊(cè)1 至其他如管理手冊(cè)4. 除了跟現(xiàn)有工作流程相結(jié)合外，並在有限的人力、物力等成本考量下，重新

21、檢視工作流程的配套措施，並不斷修正各程序之間的邏輯性，並將失誤根源降至最低，一者提早處理異常狀況的發(fā)生，另者可供線上人員來(lái)參考。承上所述的管理手冊(cè) 相關(guān)製程，藉由初步雛形與描繪，希望提供工作小組的參考與修正的方向。並針對(duì)特性的分類、整理、修復(fù)、編目、掃瞄、後設(shè)資料的建立、各項(xiàng)作業(yè)的品質(zhì)管制、驗(yàn)收等建立一套標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)規(guī)範(fàn)，以達(dá)到經(jīng)驗(yàn)累積，品質(zhì)穩(wěn)定的目標(biāo)，俾利於以後工作的進(jìn)行。以上從各個(gè)管理手冊(cè) 實(shí)際運(yùn)用到工作製程上，發(fā)現(xiàn)工作流程很多是平行作業(yè)或同步進(jìn)行的，為達(dá)管理手冊(cè) 的精神，試作管理手冊(cè) 的目的，即使沒(méi)有專業(yè)人員在場(chǎng)的假設(shè)下，也都能如實(shí)運(yùn)作與執(zhí)行，且融入專案計(jì)畫(huà)的制度面，以形成作業(yè)人員良性的工

22、作習(xí)慣。為探究現(xiàn)況流程，以管理手冊(cè) 的模式導(dǎo)入此作業(yè)中，如仍發(fā)現(xiàn)有些流程未能形成管理手冊(cè) 的雛型，必須提出相關(guān)流程的問(wèn)題意識(shí)或邏輯思考，並持續(xù)改善作業(yè)流程的安排與設(shè)計(jì)。對(duì)照各流程之現(xiàn)況發(fā)展，提出下列相關(guān)問(wèn)題之研究：1. 如管理手冊(cè)1 應(yīng)屬於初始階段中所發(fā)展的各項(xiàng)規(guī)範(fàn)，更是計(jì)畫(huà)初期應(yīng)該規(guī)畫(huà)與建立的，包括各式表單或文件規(guī)章的設(shè)計(jì)。然而，隨著計(jì)畫(huà)進(jìn)度正式的展開(kāi)，相關(guān)作業(yè)規(guī)範(fàn)已漸序融入管理手冊(cè)2 或管理手冊(cè)4. 成為一體。為管理作業(yè)程序的一貫性，建議進(jìn)入實(shí)施階段時(shí)，管理手冊(cè)1 最後只須留下人員配置及專案管理的管控，其他規(guī)範(fàn)若有變更，在依循對(duì)應(yīng)的動(dòng)作上一併通知修正即可。根據(jù)以上說(shuō)明，有些管理手冊(cè) 應(yīng)互相

23、整合，如管理手冊(cè)1 中的規(guī)範(fàn)1.2 至規(guī)範(fàn)1.5 應(yīng)整合至管理手冊(cè)2 中.。規(guī)範(fàn)1.6 可整合至管理手冊(cè)3.，規(guī)範(fàn)1.7則整合至管理手冊(cè)4當(dāng)中.以此類推修訂。2. 對(duì)照前置作業(yè)流程架構(gòu)圖文說(shuō)明的敘述，呈現(xiàn)不易理解與認(rèn)知的流程圖。建議將作業(yè)程序簡(jiǎn)單化並達(dá)成一致性容易依循的方向。根據(jù)現(xiàn)況的管理手冊(cè)1與管理手冊(cè)2或 管理手冊(cè)3管理手冊(cè)4.仍有重複橫跨兩個(gè)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，此現(xiàn)象有違管理手冊(cè) 的精神，因此，為達(dá)具體明潦表達(dá)，此兩流程應(yīng)避免工作人員對(duì)執(zhí)行程序上的認(rèn)知造成誤判。3. 管理手冊(cè)精簡(jiǎn)規(guī)劃勿衝突原則?？偨Y(jié)知識(shí)是累積的，為了充分運(yùn)用全體員工的集體智慧，並將組織中各項(xiàng)流程、規(guī)定及經(jīng)驗(yàn)予以書(shū)面標(biāo)準(zhǔn)化，使所有員

24、工皆能有標(biāo)準(zhǔn)、有系統(tǒng)執(zhí)行組織內(nèi)所有工作。如此，將不會(huì)因個(gè)人因素導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不一而影響整體作業(yè)；不僅能提高設(shè)備運(yùn)作之效率、減低試驗(yàn)誤差、縮短人員操作時(shí)間，更能產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)一致的數(shù)據(jù)結(jié)果，以提 供客戶最好的服務(wù)。組織應(yīng)明確將有關(guān)資訊進(jìn)行書(shū)面化規(guī)範(fàn)，包括品質(zhì)系統(tǒng)、行政相關(guān)系統(tǒng)、設(shè)計(jì)研發(fā)、實(shí)驗(yàn)室作業(yè)、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心、抱怨 / 異常、品質(zhì)管制 / 稽核、客戶需求、文件 / 紀(jì)錄、設(shè)備 / 設(shè)施、品質(zhì)計(jì)畫(huà)書(shū)、各負(fù)責(zé)人員、時(shí)程安排之規(guī)劃、執(zhí)行之方式、各管制點(diǎn)及管制方法、相關(guān)品質(zhì)紀(jì)錄之產(chǎn)生，以及其他在品質(zhì)規(guī)劃所需再制定之程序書(shū)或標(biāo)準(zhǔn)書(shū)等。品質(zhì)系統(tǒng)文件共分為四階層，第一階文件：品質(zhì)手冊(cè)；第二階文件：程序書(shū)；第三階文件：工

25、作指導(dǎo)書(shū)、試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、規(guī)範(fàn)，以及其他工作支援文件；第四階文件： 紀(jì)錄、表單、檔案、標(biāo)籤等。此外還包括文件制定、編號(hào)原則、撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)、版次編訂、審查、分發(fā)與回收、修改、廢止等，使本公司實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)劃時(shí)，所有相關(guān)作 業(yè)均有遵循依據(jù)。組織內(nèi)部應(yīng)累積完整數(shù)量之 管理手冊(cè) ，所有每種每份 管理手冊(cè) 均應(yīng)為該部份量身訂作而成，而且皆根據(jù)國(guó)內(nèi)外之相關(guān)文獻(xiàn)、報(bào)告、 guideline 、相關(guān)法規(guī)，匯集相關(guān)人員之經(jīng)驗(yàn)，撰寫(xiě)出適合組織該部門(mén)使用之 管理手冊(cè) 。組織部門(mén)因操作之方式、判斷標(biāo)準(zhǔn)日新月異及操作人員的經(jīng)驗(yàn)累積，負(fù)責(zé)人須定期進(jìn)行相關(guān)文獻(xiàn)之搜尋、更新，實(shí)驗(yàn)操作相關(guān)之 管理手冊(cè) 也須隨之更新，以確保操作的正確性及

26、步驟流暢性，並符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，使得報(bào)告結(jié)果達(dá)到客戶及國(guó)際品質(zhì)之要求。最後content is king，sharing is power.唯有行動(dòng)(action)，才能看見(jiàn)管理手冊(cè)所產(chǎn)生知識(shí)經(jīng)濟(jì)之美與力量。農(nóng)委會(huì)會(huì)本部農(nóng)業(yè)政策經(jīng)營(yíng)管理合理化在農(nóng)業(yè)之應(yīng)用指導(dǎo)方針訂定合理的標(biāo)準(zhǔn)指出：農(nóng)業(yè)產(chǎn)銷過(guò)程中，時(shí)有因農(nóng)產(chǎn)品或加工品的品質(zhì)好壞差異大、不良品比率高，或因作業(yè)損耗大、工作不順暢等情形，造成經(jīng)營(yíng)上的損失，不但增加成本的支出，也直接影響到農(nóng)民收益。這些問(wèn)題，我們可應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的管理技巧予以改善。 所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是將農(nóng)場(chǎng)、加工廠或集貨場(chǎng)內(nèi)的各項(xiàng)責(zé)任及工作，歸納分析，找出最簡(jiǎn)單、合理又符合經(jīng)濟(jì)效益的作法，並予以

27、明文化，使農(nóng)場(chǎng)成員，甚或是新手，均可依據(jù)這些共同遵循的工作準(zhǔn)則執(zhí)行各項(xiàng)工作，減少因人為疏漏所造成的損失。綜言之，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的效益可歸納為以下幾點(diǎn)： 1. 使工作順暢推動(dòng)，提高作業(yè)效率。 2. 減少人力、時(shí)間、資源的浪費(fèi)，降低作業(yè)成本。 3. 透過(guò)簡(jiǎn)單、一致的合理化工作程序，確保產(chǎn)品品質(zhì)水準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化工作，可以從組織的標(biāo)準(zhǔn)化、物料的標(biāo)準(zhǔn)化、作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化及管理的標(biāo)準(zhǔn)化等四方面著手進(jìn)行，可分述如下： 1. 組織的標(biāo)準(zhǔn)化：農(nóng)場(chǎng)的產(chǎn)銷作業(yè)主要是靠組織內(nèi)的成員來(lái)執(zhí)行，如果沒(méi)有把成員妥善地結(jié)合起來(lái)，明確地說(shuō)明組織的職掌與工作分配，那麼很容易和一盤(pán)散沙一般。因此有必要將成員的職責(zé)及生產(chǎn)工作調(diào)配加以標(biāo)準(zhǔn)化，使組織的運(yùn)作，在成員各司其職，分工合作下，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量。 2. 物料的標(biāo)準(zhǔn)化：物料包括各種農(nóng)業(yè)資材、