采購業(yè)務內(nèi)控制度和采購人員行為準則

1、.,卓翼科技采購內(nèi)控制度和采購人員行為準則,總經(jīng)理辦 2005年6月,.,目 錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,建立起計劃、采購的內(nèi)部管理和控制制度，使部門每一位員工均有工作、價值取向的準繩，使公司的價值投資達到最大值。,建立采購內(nèi)控制度的目的,.,以卓翼科技的整體最佳利益為唯一目標，選擇并確定最佳供應商，使每一項采購活動和決策都能為公司帶來最佳利益。決不為求得局部或部門的利益而犧牲整體利益。 采購必須在公平、公正、公開的原則下進行。 與供應商

2、合作及所有的商業(yè)活動必須遵循誠信與商業(yè)道德準則。 只有采購部才能代表公司對外承諾和執(zhí)行所有涉及供應商的選擇、采購等行為。所有用于產(chǎn)品與服務的采購款項的承諾，必須通過采購部來執(zhí)行。 在采購內(nèi)部所有的采購行為，包括采購合同的簽定，都必須得到采購部經(jīng)理的授權。 采購全流程由采購需求、供應商選擇及執(zhí)行三個獨立的部分構成，任何個人都不能承擔多于上述業(yè)務一項的責任。,采購控制的基本原則,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【采購請求與執(zhí)行分離】 采購請

3、求的提出和執(zhí)行采購要明確分離，請購人只負責決定業(yè)務需求和采購資金的處理；采購員負責執(zhí)行采購以及與供應商的直接聯(lián)系。 【采購請求的監(jiān)控】 根據(jù)采購物料的類別和金額大小，公司實行分級授權監(jiān)控管理制度，明確各級管理者、各有關部門的權限。 所有的采購行為都應當按計劃進行，采購計劃由計劃部門制定。 【自行采購】 自行采購方式僅作為公司正常采購流程之外的一種例外補充方式，其目的是快速響應個別特殊需求。,采購請求管理（1）,.,公司對自行采購要有嚴格的限額規(guī)定。自行采購時，采購部主管對請購的必要性、是否必須自行采購、是否滿足公司自行采購的規(guī)定等進行嚴格審批。 請購經(jīng)批準后，申購人應本著維護公司利益的原則，選

4、擇合適的供應商。 自行采購到貨物后，申購人要會同本部門其它員工對貨物進行驗收，并共同在發(fā)票背面簽收。驗收必須有兩人以上簽字方可報銷。 【采購請求的撤消】 采購請求的撤消必須經(jīng)過相應的評審，計劃人員、研發(fā)請購人和采購執(zhí)行人員不允許隨意的撤消采購請求。,采購請求管理（2）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【招標】 招標適用于技術成熟、使用量大、可以多家供應的生產(chǎn)物料，或者一次性采購但金額巨大的其他采購項目。 招標活動由公司相關部門組成的團隊

5、來進行。招標事先要有計劃，并獲得資財部主管的批準，金額較大時必須取得公司總經(jīng)理的批準。 每次招標，必須有三個以上滿足招標條件的供應商參加招標，如屬于招標期滿再次招標的項目，必須有一個以上的新供應商引入。 招標過程必須是招標小組的集體行為，與供應人有利害關系的人員不得作為招評標小組成員。 開標時采購部經(jīng)理或委托監(jiān)督人員在場，評標小組成員應當嚴格遵守評標規(guī)則，公平、公正地履行職責。,采購方式（1）,.,招標結果必須得到資財部總監(jiān)的確認和批準后方可發(fā)布。 招標時發(fā)生與方案估計較大偏差的異常情況時，招標小組應當拿出具體意見后，提交給資財部總監(jiān)裁決和確定招標結果。 評標過程應當制作筆錄，詳細記載評標的有

6、關真實情況，并由記錄人、評標小組成員簽名。所有招標過程文檔（包括電子件和紙件），交文控員歸檔。 招標執(zhí)行過程中，應注意防止以下行為的發(fā)生：1、應當招標采購而未招標的； 2、擅自提高采購標準的； 3、與供應商串通，虛假招標的； 4、定標前泄露標底的； 5、其他嚴重違反內(nèi)控制度的行為。,采購方式（2）,.,【比價】 技術成熟，可以多家供應的采購項目，都可以進行比價采購。比價是卓翼科技最常用最普通的采購方式。 與供應商的價格確定必須與數(shù)量相結合，運用數(shù)量杠桿，并充分利用供應商的階梯價格政策，做到適量適價。 新的采購項目，確定價格時要有相應的價格比較，采購員對價格的合理性負責。 對于比價結果，如果最終

7、不是選擇最低價格者，要有相關說明，申請人對其合理性負責。 采購訂單審批過程中，各級審核責任人，負責對價格選擇的合理性審核把關，對最終結果負連帶責任。 對于價格隨行就市的采購項目，要及時刷新價格，以保證每次采購時的價格競爭優(yōu)勢。,采購方式（3）,.,【競爭性評估】 競爭性評估是基于一些非價格因素：如品種、成本趨勢、貨期、柔性、技術等方面，對供應商競爭實力的整體評估。評估結果是確定和調(diào)整該供應商合作策略的依據(jù)。 競爭性評估方法，是兩人以上的集體行為。通常用于招標之前確定招標供應商資格，或者用來審視與供應商的關系，調(diào)整合作策略，或者在與新供應商合作之前，審視其進入的資格。 競爭性評估可能帶來采購策略

8、的更新變化，供應商的資料必須詳實、具體、可靠，有書面評估報告。條件許可時，新供應商必須有采購部主管牽頭現(xiàn)場考察，形成現(xiàn)場考察評估報告。 只有評估結果表明該供應商滿足該類別供應商符合卓翼科技合作的最低要求時，方可進入下一步的合作。 重要供應商的競爭性評估，要考慮公司間的戰(zhàn)略合作關系。,采購方式（4）,.,【風險采購】 由于時間性等條件限制，風險采購往往附帶著供應商風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨風險、財務風險等。 對于必須進行的風險采購，要控制風險采購的總量（包括總資金量和總數(shù)量）。 對用于風險采購的現(xiàn)貨供應商要進行商務認證，確定報價規(guī)則與商務條件，確保供應商風險和財務風險降至最低。 應盡量向已認

9、證好的現(xiàn)貨商詢價購買，注意控制詢價單發(fā)放數(shù)量，以免造成需求虛漲，人為的抬高價格。 風險采購必須比價和議價。 每次風險采購的數(shù)量，以解決供應缺口的最小數(shù)量為宜，特殊情況的數(shù)量突破，要有確定的理由。 要定期提交風險采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計和原因分析報告， 確定產(chǎn)生風險采購的責任歸屬部門及原因。,采購方式（5）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【供應商選擇】 在選擇供應商時，應使用公正的、規(guī)范的評估手段與方法認證供應商的基本條件。無論采購量多少，都要秉持

10、公正原則。 【供應商選擇與管理程序】 卓翼科技按供應商綜合評審得分不同，對供應商進行分級管理； 卓翼科技將重要供應商和核心供應商納入供應鏈管理，深入了解供應商的供貨信息。必須定期對重要供應商和核心供應商做TQRDC評審； 【優(yōu)選供應商及不合格供應商】 根據(jù)同供應商的合作情況、供應商在業(yè)界實力及供應商表現(xiàn)等，確定優(yōu)選供應商，及時向公司有關部門發(fā)布，引導申購和采購活動。,供應商關系管理（1）,.,供應商在T、Q、R、D、C 等五個方面的總體評價已經(jīng)達不到卓翼科技的標準，經(jīng)資材部總監(jiān)審核批準后，供應商的供貨資格將被取消。對于公司認定的不合格供應商，應根據(jù)其行為的惡劣程度、行為的性質(zhì)以及卓翼科技造成的

11、損失等情況，一定期間內(nèi)不予考慮與其進行采購合作事宜。 【唯一供應商的選擇】 一般情況下每一采購項目，應選擇多家供應商。只有在以下情況下才可以選擇唯一供應商： 只有一位已知的供應商。定價時應該采用價格比較分析和成本構成分析法。 時間限制。事后應對物料的真實價值進行評估。 由申購人選擇的供應商。如果采購部不認同這個由申購人員指定的唯一供應商，可以不下單，直至申購人與采購部達成共識。,供應商關系管理（2）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【合

12、同簽定】 采購人員對外簽定合同時，應根據(jù)不同的采購標的，盡量參照相應的合同范本和采購部擬訂的合同范本，經(jīng)過必要的補充、修改和調(diào)整之后，形成所需的合同文本。 除采購訂單及其補充協(xié)議外，采購部所有對外簽定的合同，如果與示范合同文本有不一致的地方，采購人員均應提交采購部集體評審。 采購部所有對外合同的簽定、修改，必須符合國家有關法律規(guī)定。 公司對外簽定采購合同時，均應得到公司總經(jīng)理的授權，不同采購金額的合同，應由相應不同授權級別的人員簽署，簽署時應與供應商保持對等原則。 【合同歸檔】 經(jīng)濟合同簽定后，合同正本應由文檔管理員負責登記、存檔、管理，采購業(yè)務人員不得私自保留合同/協(xié)議正本。,采購合同管理（

13、1）,.,【采購訂單管理】 任何訂單均需采購授權經(jīng)辦人簽字，并蓋有公司采購合同章；對供應商簽返的采購訂單，境內(nèi)供應商要求蓋章并有經(jīng)辦人簽名，境外供應商只要求經(jīng)辦人簽名。 采購經(jīng)辦人必須在規(guī)定的時間內(nèi)，將PR轉(zhuǎn)換成PO；在PR轉(zhuǎn)換成PO的過程中，項目、數(shù)量、單位及需求時間必須嚴格與PR保持一致，除非需求數(shù)量在不滿足最小訂單或最小包裝的情況下，采購數(shù)量才能按規(guī)定進行調(diào)整。 采購員按照認證分配比例下單，如有偏差，則須說明理由，且偏差比例不能超過規(guī)定范圍。 對于采購分配比例小于或等于5%的供應商，可認為是一種采購策略，在該供應商的貨期、價格、品質(zhì)等無明顯優(yōu)勢的情況下，可不向其下單，或少下單。,采購合同

14、管理（2）,.,采購人員取消大額訂單時須附有書面的說明和分析，對過期訂單要及時處理，在下達無取消窗的長單時必須經(jīng)過采購、計劃集體討論會簽通過。 【采購訂單跟蹤】 必須要求供應商定期對在途訂單提供出貨報告。如果因供應商推遲到貨，或供應商不能確定交期，有可能影響我司正常生產(chǎn)，或危及重大項目的進度，必須逐級上報給主管和通報給計劃部門；由主管向供應商交涉，或決定撤單，改向能按時供貨的供應商采購。 如供應商提出，不能提供合同中指定型號的物料，需以其他型號的物料替代，或采購人員下單時，由于各種原因，不能及時采購到需求部門指定的物料型號，這時采購員必須填寫相關的替代申請，在得到技術部門的批準之后，再對替代型

15、號的物料重新詢價，如有必要，應更改采購訂單。,采購合同管理（3）,.,【采購訂單更改】 由于計劃的要求，需對在途PO的交期、數(shù)量等進行更改時，應與供應商友好協(xié)商，斟情處理；如取消的項目涉及金額較大，或進貨后可能成為呆死料，而供應商又不同意取消，需逐級上報給領導處理和通報給計劃部門； 由領導向供應商交涉，或決定折價向供應商賠償。 對要求提前到貨的項目，如供應商不能滿足要求，可能影響我司正常生產(chǎn)或危及重大項目的進度，必須逐級上報給主管和通報給計劃； 由領導向供應商交涉，或決定撤單，改向能按時供貨的供應商采購。 【退換貨協(xié)議】 如果供應商的物料在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，必須與供應商簽訂退換貨協(xié)議（R

16、MA），并追究供應商因其物料的質(zhì)量問題而給我司造成的損失； 采購員需督促供應商在規(guī)定時間內(nèi)辦理完退貨手續(xù)。 采購人員必須關注因退貨而可能造成的缺料，并要采取補救措施，避免影響正常生產(chǎn)。,采購合同管理（4）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【接收】 收貨部門接收物料的數(shù)量和型號必須與采購訂單相符。 【質(zhì)量檢驗】 除了按規(guī)定享受免檢的物料和服務類無形物料之外，所有采購物料都必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗才能夠正式入庫。 每次檢驗，都必須按技術部門認可的檢

17、驗標準操作。 生產(chǎn)物料的質(zhì)量檢驗要貫穿于來料檢驗、生產(chǎn)調(diào)測和使用的全過程，尤其要關注生產(chǎn)和使用過程中的表現(xiàn)，促使供應商建立有效的質(zhì)量控制體系。 【供應商質(zhì)量管理】 對供應商來料質(zhì)量方面的考評必須有規(guī)范的書面標準，并且確保在第一時間通知供應商。,物料接收和質(zhì)量檢驗（1）,.,在對供應商質(zhì)量表現(xiàn)分級時，必須有明確的質(zhì)量數(shù)據(jù)指標的支撐，嚴禁主觀臆斷。 來料質(zhì)量檢驗的基礎數(shù)據(jù)記錄應力求準確、有效、及時。 對采購技術標準不完整、不正確或突然更改等造成的質(zhì)驗不合格，相關人員在確認質(zhì)量數(shù)據(jù)時需同責任采購工程師等共同確認最終結果，同時應積極協(xié)調(diào)相關部門落實技術標準問題。此類不合格一般不計入質(zhì)量指標 。 采購應

18、定期對供應商要進行質(zhì)量等級評定，向供應商及時通報評定結果。,物料接收和質(zhì)量檢驗（2）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【付款規(guī)則】 四重匹配或三重匹配規(guī)則。四重匹配是：已匹配發(fā)票數(shù)量= 接受數(shù)量=接收數(shù)量=PO訂購數(shù)量，如果PO的工藝路線是直接接收類型的，那么系統(tǒng)中就沒有接受的信息，四重匹配即變?yōu)槿仄ヅ洹?【對帳制度】 與主要供應商建立定期對賬制度，確保雙方往來帳目的準確和一致。 【供應商付款信息】 供應商的收款帳號必須與其增值稅發(fā)票

19、上的帳號一致。 如供應商要求更改其收款信息（名稱、帳號等）必須向采購部提出申請，并提供有效證明，經(jīng)采購部確認后更改供應商基本信息。財務部不受理供應商直接提出的更改要求。,采購付款結算（1）,.,出納人員向供應商付款應以系統(tǒng)信息為準。 【付款計劃的制定】 采購部需向財務部申報預付款、暫緩付款或解凍付款計劃，并附上相應的說明。 如果財務部的付款方式與采購部同供應商簽定的合同中規(guī)定的付款方式不同，則需要采購部和供應商溝通同意之后才能進行。 【預付款支付方式】 所有預付款必須在雙方預付款合同正式簽定并生成采購訂單后，方可提單申付。對過去有不良記錄的供應商，禁止采用預付款方式支付。風險采購的預付款，必須

20、是已認證的供應商和已認證的價格，對于尚未認證的供應商不得以預付款方式支付，特殊情況下的預付，必須得到公司資財部總監(jiān)或公司總經(jīng)理簽字。,采購付款結算（2）,.,根據(jù)合同要求支付預付款時，由采購人員申請經(jīng)資財部總監(jiān)審批后交財務部處理。 采購人員必須對預付款申請的真實性負責，在提交采購用款申請表時需附采購合同原件或復印件。 財務部定期需對未核銷的預付款進行清理，對長期不能核銷的預付款，采購經(jīng)辦人必須作出合理的解釋和說明，并報相關領導裁決。 【退貨的財務處理】 所有退貨都必須由采購員同供應商簽定退貨協(xié)議， 退貨協(xié)議中應寫明供應商是否補貨或退貨。 采購核算人員核算退貨業(yè)務并對供應商扣款，定期核對退貨并對

21、差異進行跟蹤處理。,采購付款結算（3）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【監(jiān)控責任】 各級管理者對自己審批的采購單據(jù)負有審查、監(jiān)督責任，對下屬從事的采購業(yè)務負有指導、監(jiān)控責任。 各采購環(huán)節(jié)業(yè)務人員對自己從事的采購業(yè)務負有直接責任，對上下游問題負有反饋責任。 【監(jiān)控原則】 共同參與原則：供應商考察/認證、商務談判、供應商接待等重大活動，我方參與人員不能少于二人。 【監(jiān)控方法】 根據(jù)ISO9000系列的要求組織建立質(zhì)量管理體系。實施定期內(nèi)部

22、質(zhì)量審核，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，使質(zhì)量管理體系有效運行并得以保持。,監(jiān)控與保證措施（1）,.,通過定期統(tǒng)計數(shù)據(jù)，監(jiān)控崗位的工作及時性、正確性和工作效率；通過定期統(tǒng)計業(yè)務數(shù)據(jù)，監(jiān)控采購原則（策略）的執(zhí)行情況。 對重大問題實行問題升級制度。 所有采購人員在任何情況下發(fā)現(xiàn)采購重大問題或接到重大問題投訴后，有責任立即通報給相關的業(yè)務主管，并知會自己的直接主管。 問題上報后，各相關責任人員必須全力以赴積極協(xié)調(diào)各方資源給予全程跟蹤、解決，直到問題確認得到解決。 對采購環(huán)節(jié)的重大問題，將本著“誰不上報誰負責”的原則，確認事故責任人，對于隱瞞不報的人員及處理不力者，將給予嚴厲的處罰。 貫徹績效導向方針，

23、建立均衡、統(tǒng)一和公正的價值評價體系。,監(jiān)控與保證措施（2）,.,供應商、公司內(nèi)部相關人員有權對任何問題進行反饋和投訴。應明確公示采購問題反饋渠道。 對收集到的任何問題、投訴，以及調(diào)查過程中的情況，都屬于保密內(nèi)容，不得向無關人員透露；如發(fā)現(xiàn)問題可能涉及到自身，當事人應主動回避。,監(jiān)控與保證措施（3）,.,目錄,一、采購控制的基本原則 二、采購請求管理 三、采購方式 四、供應商關系管理 五、采購合同管理 六、物料接收和檢驗 七、采購付款結算 八、監(jiān)控與保證措施 九、采購業(yè)務人員行為準則,.,【基本準則】 提倡廉潔、自律、守法、誠信、敬業(yè)的職業(yè)道德。 員工的一切職務行為都必須以維護公司利益、對社會負

24、責為目的，有高度責任意識。 卓翼科技的采購業(yè)務人員，必須遵守商業(yè)品行和職業(yè)道德。 【工作制度】 不論是接待供應商或參加談判，我方必須有兩人以上參與（均須授權參與人），禁止與供應商單獨接觸，嚴格遵守公司接待供應商的規(guī)定。 【個人行為】 員工個人行為必須遵守法律法規(guī)和社會公德的要求，維護卓翼科技信譽。工作內(nèi)外，個人行為不能妨礙自己和同事的工作，或公司合法權益，否則將受到處罰。,采購業(yè)務人員行為準則（1）,.,【明確溝通】 禁止向任何供應商做錯誤的或不實的說明，禁止與他人談論關于本公司的小道消息，禁止與供應商談論與工作無關的事宜（特別是公司內(nèi)個人事宜），更不能泄露（有意或無意）公司的商業(yè)和技術機密。

25、 若被誤解或認為被誤解，請立即更正。明確的溝通是誠信的基礎。 當發(fā)現(xiàn)不合法或不道德的情況時，必須立刻上報公司。 【采購項目管理】 采購業(yè)務人員應努力使公司在任何一次采購項目中獲得盡可能優(yōu)惠的商務條件和服務。在采購項目有關責任人可以控制的范疇內(nèi)，獲得當時最好的產(chǎn)品、價格和服務，并不得以采購部門已經(jīng)存在的供應渠道、采購價格和服務標準為了理由而降低工作標準。,采購業(yè)務人員行為準則（2）,.,【供應商選擇】 在選擇供應商時，應不帶偏見地考慮所有主要因素，無論采購量的多少，即使是簽定一份數(shù)額極小的合同，都應秉持公正原則。 對供應商的選擇是一個集體決策的過程。不允許運用個人的影響力，使得待選供應商得到“特殊待遇”；即使僅表露此意，也會破壞公司既定程序的公正。 以