(NBT 31021-2012)《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》

1、.風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范NB/T 31021-2012一的范圍該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件的歸檔和整體技術(shù)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件的歸檔和整理。2正規(guī)參照文件以下文件必須適用于本文件，訂單日期的引用文件只有訂單日期的版本適用于本文件。 與日期無關(guān)的參考文件，包含所有變更單的最新版本適用于此文件。GB/T 11821照片文件管理規(guī)范GB/T 11822科學(xué)技術(shù)資料卷配置的一般要求GB/T 18894電子文件歸檔和管理規(guī)范DA/T 28國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和文件整理規(guī)范DA/T 38電子文件歸檔磁盤的技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T 42企業(yè)文件工作規(guī)范DL/T 5

2、191風(fēng)力發(fā)電場項目建設(shè)工程檢驗規(guī)程3術(shù)語和定義以下術(shù)語和定義適用于此標(biāo)準(zhǔn)。3.1科技文件scientificandtechnologicalrecords記錄并反映企業(yè)科研、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)活動和設(shè)備機(jī)器檢修維護(hù)等活動形成的文字、圖表、音像等不同形式的文件總稱，簡稱科技文件。3.2科學(xué)技術(shù)資料scientificandtechnologicalarchives國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人從事各社會活動形成的，對國家、社會、本機(jī)和個人有保存價值的，應(yīng)把保存的科技文件歸檔，簡稱科技文件。3.3文件歸檔文件歸檔lf文檔風(fēng)力發(fā)電企業(yè)在生產(chǎn)運營、科研、項目建設(shè)和設(shè)備機(jī)器檢修完成后，各職能部門和有關(guān)部門有

3、保存價值的文件保存在系統(tǒng)整理文件部門。3.4整理存檔排列根據(jù)一定的原則系統(tǒng)地對文件實體進(jìn)行分類、分組、排序、編號、基本日期和有序化的過程。3.5分類分類根據(jù)文件源、形成時間、內(nèi)容、形成等特征，對文件實體進(jìn)行分層分類。3.6文件傳輸記錄傳輸企業(yè)各職能部門和有關(guān)部門整理的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督部門審查后，按照程序提交文件部門保存的過程。四總則4.1風(fēng)電企業(yè)各職能部門及相關(guān)部門，應(yīng)國家、行業(yè)有關(guān)文件管理要求，收集、整理在生產(chǎn)運營、科研、項目建設(shè)和設(shè)備機(jī)器檢修、維護(hù)工作中形成的科技文件，并交檔案部門存檔。4.2風(fēng)力發(fā)電企業(yè)按照DA/TA 42的規(guī)定制定相應(yīng)的文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，檢查和指導(dǎo)

4、各職能部門及相關(guān)部門的科技文件歸檔和整理工作。4.3風(fēng)電企業(yè)科技文件的歸檔和整理工作返回窗口管理部門，有負(fù)責(zé)人。4.4風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件形成部門及有關(guān)機(jī)構(gòu)對科技文件質(zhì)量負(fù)責(zé)，滿足文件歸檔的要求。5技術(shù)文件的歸檔要求5.1存檔責(zé)任5.1.1風(fēng)力發(fā)電企業(yè)在生產(chǎn)活動中形成的科技文件，由相應(yīng)的職能部門或職能主管部門收集整理，交給文件部門保管。5.1.1.1具有生產(chǎn)技術(shù)管理功能的部門負(fù)責(zé)收集、整理生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的文件，并交給文件部門歸檔。 生產(chǎn)活動形成的文件主要包括：a )運行、檢查等規(guī)章、規(guī)范、運行系統(tǒng)相冊等文件b )技術(shù)改造、檢查等項目形成的文件c )風(fēng)力發(fā)電場的各種檢查、測定及試驗文件、技術(shù)

5、監(jiān)督文件。5.1.1.2具有發(fā)電管理功能的部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)運行中形成的運行日志、輪換記錄等文件的收集、整理，交給文件部門歸檔。5.1.1.3具有設(shè)備物資功能的部門負(fù)責(zé)設(shè)備機(jī)器、備品備件、特資采購計劃、物資管理登記簿等有關(guān)文件的收集、整理，并轉(zhuǎn)移到文件部門存檔。5.1.1.4具有設(shè)備檢查維護(hù)功能的部門負(fù)責(zé)設(shè)備檢查項目和設(shè)備維護(hù)等文件的收集、整理，并交給文件部門存檔。5.1.1.5具有質(zhì)量監(jiān)督功能的部門應(yīng)當(dāng)審查移管的技術(shù)改造、設(shè)備檢查等項目完成的竣工文件的質(zhì)量，并提出審查意見。5.1.1.6科技主管部門收集本企業(yè)在科研和科技活動中形成的科研課題項目和科技進(jìn)步等科技成果文件，提交文件部門存檔。 主要內(nèi)容

6、如下：a )本企業(yè)開發(fā)的科研項目各階段的文件和成果鑒定、申報、獲獎文件b )在共同研發(fā)項目中，本部門負(fù)責(zé)部分科研項目文件和成果鑒定、申報、獲獎文件c )科技創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步形成的科技成果文件。5.1.2風(fēng)力發(fā)電場項目建設(shè)活動形成的科學(xué)技術(shù)文件，按照DA/T28的規(guī)定，由各建設(shè)部門收集、整理后，交替提交建設(shè)或業(yè)主部門的文件部門。5.1.2.1風(fēng)力發(fā)電建設(shè)或業(yè)主有關(guān)部門負(fù)責(zé)在項目前期、工程管理和竣工驗收階段收集、整理文件，并將工程竣工后各建設(shè)部門移交的竣工文件匯總后提交文件部門。5.1.2.2設(shè)計、施工、調(diào)整、監(jiān)理等各建設(shè)部門根據(jù)合同規(guī)定和文件管理規(guī)定，分別在建設(shè)活動中負(fù)責(zé)項目文件的收集、整理，并交

7、給建設(shè)或者所有者部門的文件部門歸檔。5.1.2.3實施總承包或委托制管理的項目，根據(jù)總承包或工程管理部門在合同中規(guī)定的承包或管理范圍，監(jiān)督承包部門形成的項目的文件質(zhì)量，審查交付的竣工文件，匯總整理后，交給建設(shè)或所屬部門的文件部門歸檔。5.2存檔范圍5.2.1風(fēng)力發(fā)電企業(yè)應(yīng)把生產(chǎn)運行、科技研究、項目建設(shè)、設(shè)備機(jī)器檢修維護(hù)等業(yè)務(wù)活動形成的不同形式的文字、圖表、音像等有保存價值的科技文件包括在存檔范圍內(nèi)。5.2.2風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的存檔范圍參照附錄a，但不限于附錄a。5.3存檔時間5.3.1風(fēng)力發(fā)電的生產(chǎn)技術(shù)、運行文件應(yīng)當(dāng)在每年3月由文件形成機(jī)構(gòu)收集整理上一年度形成的文件后，提交文件部門保管。5.3.2

8、科技研究和科技成果文件在項目鑒定、審查結(jié)果公布后一個月內(nèi)，由成果開發(fā)負(fù)責(zé)人或科技主管部門收集整理后，提交文件部門。5.3.3技術(shù)改造、設(shè)備檢查等項目文件應(yīng)當(dāng)在工程完成45天內(nèi)，由項目承包機(jī)構(gòu)收集、整理后，由項目負(fù)責(zé)人和具有質(zhì)量監(jiān)督功能的部門審查合格后，提交文件部門保管。5.3.4風(fēng)電站項目形成的文件應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)，由建設(shè)部門、總承包部門或者工程管理部門匯總整理，經(jīng)監(jiān)理部門審核合格后，提交文件部門保管。 可以進(jìn)行周期長的階段性、個別的交接。5.3.5設(shè)備機(jī)器文件應(yīng)在設(shè)備開箱檢查后立即收集注冊文件。5.3.6照片工作結(jié)束后，由形成部門和部門及時收集整理歸檔，5.3.7電子文件的邏輯存檔應(yīng)

9、該實時進(jìn)行，物理存檔必須與紙質(zhì)文件的存檔時間相匹配。5.4存檔份數(shù)5.4.1存檔文件必須是一份，圖案文件必須是兩份。5.4.2為了頻繁使用需要增加份數(shù)時，在合同上約定。5.4.3有電子文件的紙質(zhì)文件，可以存檔一份。5.5存檔質(zhì)量5.5.1科技文件必須完善、完善，簽名手續(xù)必須完善，內(nèi)容真實可靠，能反映風(fēng)力發(fā)電生產(chǎn)、科研、項目建設(shè)、設(shè)備保全等活動的真實情況。5.5.2科學(xué)技術(shù)文件必須存檔原件。 原本未歸檔的永久保存文件，應(yīng)該在復(fù)印的首頁蓋上原本保管單位的印章。5.5.3科學(xué)技術(shù)文件必須筆跡清晰，花紋清晰，其記錄的安裝體和記錄方式應(yīng)滿足文件耐久、可靠性保存的要求。5.5.4用于記錄的專業(yè)施工和檢查的

10、表格式文件，應(yīng)當(dāng)滿足相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，應(yīng)當(dāng)沒有符合內(nèi)容的空白格線，或者蓋“以下空白”一章。5.5.5風(fēng)電廠建設(shè)和技術(shù)改造項目的完成圖，應(yīng)按照DA/T28的規(guī)定簽署竣工印章。6技術(shù)文件的整理6.1基本要求6.1.1風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的科技資料應(yīng)遵循文件形成機(jī)構(gòu)收集的原則。6.1.2需要閉環(huán)文件，在整理時創(chuàng)建對應(yīng)的閉環(huán)文件。6.1.3針對具體業(yè)務(wù)活動形成的科技文件應(yīng)該屬于“專屬”類別。 如果某個類別的文檔內(nèi)容具有共同點，并且涉及到多個類別的目的，或者內(nèi)容源交叉，則應(yīng)該將其分類為“綜合”類別。6.1.4文件卷中使用的卷皮、卷內(nèi)表的規(guī)格和制作材料應(yīng)滿足GB/T11822的要求。6.2分類6.2.1分類原則

11、6.2.1.1風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的科技資料必須根據(jù)企業(yè)管理功能，結(jié)合文件內(nèi)容和期限形成的特征，對電力生產(chǎn)、科研活動、項目建設(shè)、設(shè)備機(jī)器管理等活動形成的科技進(jìn)行分類。6.2.1.2分類具有包容性和包容性，具有相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。6.2.2類別的設(shè)定6.2.2.1類的設(shè)定應(yīng)遵循文件形成的邏輯計劃，各級類之間為上、下類的所有者書關(guān)系。6.2.2.2風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的科技資料分電力生產(chǎn)、科技研究、項目建設(shè)、設(shè)備機(jī)器四個類別設(shè)置。6.2.2.3電力生產(chǎn)類的二級類別按文件的問題設(shè)定，三級類別按文件的內(nèi)容設(shè)定。6.2.2.4科學(xué)技術(shù)研究類按課題設(shè)置。6.2.2.5項目建設(shè)類二級項目在項目建設(shè)階段按文件形成單位設(shè)定，

12、三級項目按專業(yè)、文件性質(zhì)和內(nèi)容設(shè)定。6.2.2.6設(shè)備機(jī)器類的二級項目由專業(yè)、系統(tǒng)設(shè)置，三級項目由設(shè)備臺零件設(shè)置。6.2.3分類說明和編號構(gòu)成6.2.3.1風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技資料分類表一級項目編號：第6類是電力生產(chǎn)，第7類是科技研究資料，第8類是項目建設(shè)資料，第9類是設(shè)備機(jī)器資料。 二級、三級的類目號碼由阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成，各級的類目都采用09的標(biāo)志。6.2.3.2類別的標(biāo)識號必須由目錄號和分類號構(gòu)成，目錄號和分類號之間用“一”分隔，是二級類別、二級類別等不同類的標(biāo)識號，中間的直接連接不被分隔。示例：6.2.3.3第6類“電力生產(chǎn)”和第7類“科學(xué)技術(shù)研究”的目錄編號以年度編號表示，跨年完成的科研項目

13、的年度編號為課題立件年度。6.2.3.4第8類“項目建設(shè)”和第9類“設(shè)備機(jī)器”的目錄號由工期編號和單元號構(gòu)成，第一群的數(shù)量表示“工期編號”，后三位表示“單元”，各期工程的單元號相連。示例：a )工程共同部分的上位表示工期號碼，下位表示共同部分。 例如，第一期的共同部分為“1000”，第二期的共同部分為“2000”等。b )單元的一部分上位表示“工期”，下位表示單元號碼。 例如，第一期工程單元為1002，第二號單元為1002，依次類推。c )同一工程將幾個單元分組共享共同部分時，共同部分應(yīng)采用第一個單元號碼標(biāo)志，并應(yīng)明確文件標(biāo)題中包含的單元號碼。d )在不同工期合并擴(kuò)張的工程中，工期編號應(yīng)采用下

14、一工期編號的表示。 必須明確文件標(biāo)題中包含的工期。6.2.4分類和保管期限分類風(fēng)力發(fā)電企業(yè)的科技資料分類和保管期限如附錄a所示。6.3組卷6.3.1組卷的要求6.3.1.1組卷應(yīng)遵守文件的形成規(guī)則，維持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，卷質(zhì)量應(yīng)滿足文件管理的要求。6.3.1.2卷中的文件內(nèi)容相應(yīng)完整，根據(jù)文件數(shù)量，要構(gòu)成一卷勤奮的多卷。6.3.1.3卷內(nèi)的文件應(yīng)避免重復(fù)歸檔，文件和附件應(yīng)用備注表說明。6.3.1.4獨立成冊、成套的科學(xué)技術(shù)文件，保持其原貌，不可拆解重組。6.3.2組的卷方法6.3.2.1電力生產(chǎn)系統(tǒng)文件組的卷如下a )生產(chǎn)技術(shù)文件必須分為專業(yè)、問題、文件特性等組。b )生

15、產(chǎn)運行文件必須專業(yè)地與文件結(jié)合形成時間組卷。c )技術(shù)改造、設(shè)備檢查保養(yǎng)等項目文件，必須是由專業(yè)、項目結(jié)合文件形成的特性小組卷。d )各項考試、檢查、檢測文件和技術(shù)監(jiān)督文件，必須專門結(jié)合問題、文種小組卷。6.3.2.2科學(xué)技術(shù)研究前沿文件群的數(shù)量如下a )本企業(yè)設(shè)立的科研項目文件，必須根據(jù)課題逐步分組。b )合作開發(fā)的科研項目文件，根據(jù)以本部門為中心的課題，階段性地總結(jié)一套文件，根據(jù)作為合作相關(guān)人員參加的課題，整理本部門負(fù)責(zé)的部分。c )科技創(chuàng)新、“四新”應(yīng)用及一般科技成果等文件必須提交問題組。6.3.2.3項目建設(shè)文件組的數(shù)量如下a )項目前期、項目管理、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗收等項目文件、問題、

16、基于文件的重要項目量。b )招標(biāo)文件中的工程招標(biāo)投標(biāo)文件必須是招標(biāo)段組卷，設(shè)備機(jī)器招標(biāo)投標(biāo)文件必須弄錯招標(biāo)方式，設(shè)備臺組卷也可以由招標(biāo)批構(gòu)成綜合卷。c )監(jiān)理文件應(yīng)專業(yè)結(jié)合文種小組卷。d )施工文件根據(jù)單位工程小組的卷，單位工程應(yīng)符合DL/T5191的規(guī)定。e )調(diào)試文件必須是專業(yè)的、階段的、系統(tǒng)組的卷。f )施工圖、竣工圖應(yīng)為專業(yè)、卷簿編號組卷。g )設(shè)計變更文件、原材料質(zhì)量證明文件必須根據(jù)現(xiàn)場管理情況，或者是單位工程組卷或者單個組卷。 設(shè)計變更文件為專業(yè)組卷、原材料質(zhì)量證明文件的材料種類、型號組卷。6.3.2.4設(shè)備機(jī)器文件必須是專業(yè)、系統(tǒng)、臺零件的卷軸。6.4文件和文件的配置6.4.1文

17、件順序按分類表的種類順序排列，多個文件的文件編號按相同內(nèi)容順延。 卷內(nèi)的文件必須由文件形成規(guī)則，將問題、時間(階段)或重要程序結(jié)合起來排列。 文件的排列必須在文字前、圖紙后、譯文前、原文前、正文前、附件后、批準(zhǔn)前、書面請示后。6.4.2電力生產(chǎn)文件和文件排列如下a )生產(chǎn)技術(shù)文件按問題結(jié)合時間或重要順序排列。b )生產(chǎn)運行文件按時間順序排列。c )技術(shù)改造、設(shè)備檢查等項目文件、異彩按綜合管理文件、施工記錄、原材料質(zhì)量證明、竣工文件順序排列。6.4.3科學(xué)技術(shù)研究文件和文件必須按研究階段和課題內(nèi)容排列。6.4.4項目建設(shè)文件和文件排列如下a )管理文件按問題、時間(階段)或理想的順序排列。b )設(shè)計文件按設(shè)計單位提供的圖紙目錄順序排列。c )施工文件按綜合管理、施工記錄和相關(guān)檢查文件、施工質(zhì)量檢查文件排列。d )監(jiān)理文