(NBT 31021-2012)《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》

1、.風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范NB/T 31021-2012一的范圍該標準規(guī)定了風力發(fā)電企業(yè)科技文件的歸檔和整體技術要求。本標準適用于風力發(fā)電企業(yè)科技文件的歸檔和整理。2正規(guī)參照文件以下文件必須適用于本文件，訂單日期的引用文件只有訂單日期的版本適用于本文件。 與日期無關的參考文件，包含所有變更單的最新版本適用于此文件。GB/T 11821照片文件管理規(guī)范GB/T 11822科學技術資料卷配置的一般要求GB/T 18894電子文件歸檔和管理規(guī)范DA/T 28國家重大建設項目文件歸檔要求和文件整理規(guī)范DA/T 38電子文件歸檔磁盤的技術要求和應用規(guī)范DA/T 42企業(yè)文件工作規(guī)范DL/T 5

2、191風力發(fā)電場項目建設工程檢驗規(guī)程3術語和定義以下術語和定義適用于此標準。3.1科技文件scientificandtechnologicalrecords記錄并反映企業(yè)科研、生產運營、項目建設活動和設備機器檢修維護等活動形成的文字、圖表、音像等不同形式的文件總稱，簡稱科技文件。3.2科學技術資料scientificandtechnologicalarchives國家機關、社會組織和個人從事各社會活動形成的，對國家、社會、本機和個人有保存價值的，應把保存的科技文件歸檔，簡稱科技文件。3.3文件歸檔文件歸檔lf文檔風力發(fā)電企業(yè)在生產運營、科研、項目建設和設備機器檢修完成后，各職能部門和有關部門有

3、保存價值的文件保存在系統(tǒng)整理文件部門。3.4整理存檔排列根據一定的原則系統(tǒng)地對文件實體進行分類、分組、排序、編號、基本日期和有序化的過程。3.5分類分類根據文件源、形成時間、內容、形成等特征，對文件實體進行分層分類。3.6文件傳輸記錄傳輸企業(yè)各職能部門和有關部門整理的文件，經部門負責人和有關質量監(jiān)督部門審查后，按照程序提交文件部門保存的過程。四總則4.1風電企業(yè)各職能部門及相關部門，應國家、行業(yè)有關文件管理要求，收集、整理在生產運營、科研、項目建設和設備機器檢修、維護工作中形成的科技文件，并交檔案部門存檔。4.2風力發(fā)電企業(yè)按照DA/TA 42的規(guī)定制定相應的文件管理制度和業(yè)務規(guī)范，檢查和指導

4、各職能部門及相關部門的科技文件歸檔和整理工作。4.3風電企業(yè)科技文件的歸檔和整理工作返回窗口管理部門，有負責人。4.4風力發(fā)電企業(yè)科技文件形成部門及有關機構對科技文件質量負責，滿足文件歸檔的要求。5技術文件的歸檔要求5.1存檔責任5.1.1風力發(fā)電企業(yè)在生產活動中形成的科技文件，由相應的職能部門或職能主管部門收集整理，交給文件部門保管。5.1.1.1具有生產技術管理功能的部門負責收集、整理生產技術活動中形成的文件，并交給文件部門歸檔。 生產活動形成的文件主要包括：a )運行、檢查等規(guī)章、規(guī)范、運行系統(tǒng)相冊等文件b )技術改造、檢查等項目形成的文件c )風力發(fā)電場的各種檢查、測定及試驗文件、技術

5、監(jiān)督文件。5.1.1.2具有發(fā)電管理功能的部門負責生產運行中形成的運行日志、輪換記錄等文件的收集、整理，交給文件部門歸檔。5.1.1.3具有設備物資功能的部門負責設備機器、備品備件、特資采購計劃、物資管理登記簿等有關文件的收集、整理，并轉移到文件部門存檔。5.1.1.4具有設備檢查維護功能的部門負責設備檢查項目和設備維護等文件的收集、整理，并交給文件部門存檔。5.1.1.5具有質量監(jiān)督功能的部門應當審查移管的技術改造、設備檢查等項目完成的竣工文件的質量，并提出審查意見。5.1.1.6科技主管部門收集本企業(yè)在科研和科技活動中形成的科研課題項目和科技進步等科技成果文件，提交文件部門存檔。 主要內容

6、如下：a )本企業(yè)開發(fā)的科研項目各階段的文件和成果鑒定、申報、獲獎文件b )在共同研發(fā)項目中，本部門負責部分科研項目文件和成果鑒定、申報、獲獎文件c )科技創(chuàng)新、技術進步形成的科技成果文件。5.1.2風力發(fā)電場項目建設活動形成的科學技術文件，按照DA/T28的規(guī)定，由各建設部門收集、整理后，交替提交建設或業(yè)主部門的文件部門。5.1.2.1風力發(fā)電建設或業(yè)主有關部門負責在項目前期、工程管理和竣工驗收階段收集、整理文件，并將工程竣工后各建設部門移交的竣工文件匯總后提交文件部門。5.1.2.2設計、施工、調整、監(jiān)理等各建設部門根據合同規(guī)定和文件管理規(guī)定，分別在建設活動中負責項目文件的收集、整理，并交

7、給建設或者所有者部門的文件部門歸檔。5.1.2.3實施總承包或委托制管理的項目，根據總承包或工程管理部門在合同中規(guī)定的承包或管理范圍，監(jiān)督承包部門形成的項目的文件質量，審查交付的竣工文件，匯總整理后，交給建設或所屬部門的文件部門歸檔。5.2存檔范圍5.2.1風力發(fā)電企業(yè)應把生產運行、科技研究、項目建設、設備機器檢修維護等業(yè)務活動形成的不同形式的文字、圖表、音像等有保存價值的科技文件包括在存檔范圍內。5.2.2風力發(fā)電企業(yè)的存檔范圍參照附錄a，但不限于附錄a。5.3存檔時間5.3.1風力發(fā)電的生產技術、運行文件應當在每年3月由文件形成機構收集整理上一年度形成的文件后，提交文件部門保管。5.3.2

8、科技研究和科技成果文件在項目鑒定、審查結果公布后一個月內，由成果開發(fā)負責人或科技主管部門收集整理后，提交文件部門。5.3.3技術改造、設備檢查等項目文件應當在工程完成45天內，由項目承包機構收集、整理后，由項目負責人和具有質量監(jiān)督功能的部門審查合格后，提交文件部門保管。5.3.4風電站項目形成的文件應當在項目完成后三個月內，由建設部門、總承包部門或者工程管理部門匯總整理，經監(jiān)理部門審核合格后，提交文件部門保管。 可以進行周期長的階段性、個別的交接。5.3.5設備機器文件應在設備開箱檢查后立即收集注冊文件。5.3.6照片工作結束后，由形成部門和部門及時收集整理歸檔，5.3.7電子文件的邏輯存檔應

9、該實時進行，物理存檔必須與紙質文件的存檔時間相匹配。5.4存檔份數5.4.1存檔文件必須是一份，圖案文件必須是兩份。5.4.2為了頻繁使用需要增加份數時，在合同上約定。5.4.3有電子文件的紙質文件，可以存檔一份。5.5存檔質量5.5.1科技文件必須完善、完善，簽名手續(xù)必須完善，內容真實可靠，能反映風力發(fā)電生產、科研、項目建設、設備保全等活動的真實情況。5.5.2科學技術文件必須存檔原件。 原本未歸檔的永久保存文件，應該在復印的首頁蓋上原本保管單位的印章。5.5.3科學技術文件必須筆跡清晰，花紋清晰，其記錄的安裝體和記錄方式應滿足文件耐久、可靠性保存的要求。5.5.4用于記錄的專業(yè)施工和檢查的

10、表格式文件，應當滿足相關技術標準的要求，應當沒有符合內容的空白格線，或者蓋“以下空白”一章。5.5.5風電廠建設和技術改造項目的完成圖，應按照DA/T28的規(guī)定簽署竣工印章。6技術文件的整理6.1基本要求6.1.1風力發(fā)電企業(yè)的科技資料應遵循文件形成機構收集的原則。6.1.2需要閉環(huán)文件，在整理時創(chuàng)建對應的閉環(huán)文件。6.1.3針對具體業(yè)務活動形成的科技文件應該屬于“專屬”類別。 如果某個類別的文檔內容具有共同點，并且涉及到多個類別的目的，或者內容源交叉，則應該將其分類為“綜合”類別。6.1.4文件卷中使用的卷皮、卷內表的規(guī)格和制作材料應滿足GB/T11822的要求。6.2分類6.2.1分類原則

11、6.2.1.1風力發(fā)電企業(yè)的科技資料必須根據企業(yè)管理功能，結合文件內容和期限形成的特征，對電力生產、科研活動、項目建設、設備機器管理等活動形成的科技進行分類。6.2.1.2分類具有包容性和包容性，具有相對穩(wěn)定性和可擴展性。6.2.2類別的設定6.2.2.1類的設定應遵循文件形成的邏輯計劃，各級類之間為上、下類的所有者書關系。6.2.2.2風力發(fā)電企業(yè)的科技資料分電力生產、科技研究、項目建設、設備機器四個類別設置。6.2.2.3電力生產類的二級類別按文件的問題設定，三級類別按文件的內容設定。6.2.2.4科學技術研究類按課題設置。6.2.2.5項目建設類二級項目在項目建設階段按文件形成單位設定，

12、三級項目按專業(yè)、文件性質和內容設定。6.2.2.6設備機器類的二級項目由專業(yè)、系統(tǒng)設置，三級項目由設備臺零件設置。6.2.3分類說明和編號構成6.2.3.1風力發(fā)電企業(yè)科技資料分類表一級項目編號：第6類是電力生產，第7類是科技研究資料，第8類是項目建設資料，第9類是設備機器資料。 二級、三級的類目號碼由阿拉伯數字構成，各級的類目都采用09的標志。6.2.3.2類別的標識號必須由目錄號和分類號構成，目錄號和分類號之間用“一”分隔，是二級類別、二級類別等不同類的標識號，中間的直接連接不被分隔。示例：6.2.3.3第6類“電力生產”和第7類“科學技術研究”的目錄編號以年度編號表示，跨年完成的科研項目

13、的年度編號為課題立件年度。6.2.3.4第8類“項目建設”和第9類“設備機器”的目錄號由工期編號和單元號構成，第一群的數量表示“工期編號”，后三位表示“單元”，各期工程的單元號相連。示例：a )工程共同部分的上位表示工期號碼，下位表示共同部分。 例如，第一期的共同部分為“1000”，第二期的共同部分為“2000”等。b )單元的一部分上位表示“工期”，下位表示單元號碼。 例如，第一期工程單元為1002，第二號單元為1002，依次類推。c )同一工程將幾個單元分組共享共同部分時，共同部分應采用第一個單元號碼標志，并應明確文件標題中包含的單元號碼。d )在不同工期合并擴張的工程中，工期編號應采用下

14、一工期編號的表示。 必須明確文件標題中包含的工期。6.2.4分類和保管期限分類風力發(fā)電企業(yè)的科技資料分類和保管期限如附錄a所示。6.3組卷6.3.1組卷的要求6.3.1.1組卷應遵守文件的形成規(guī)則，維持卷內文件的有機聯系，分類科學，組卷合理，卷質量應滿足文件管理的要求。6.3.1.2卷中的文件內容相應完整，根據文件數量，要構成一卷勤奮的多卷。6.3.1.3卷內的文件應避免重復歸檔，文件和附件應用備注表說明。6.3.1.4獨立成冊、成套的科學技術文件，保持其原貌，不可拆解重組。6.3.2組的卷方法6.3.2.1電力生產系統(tǒng)文件組的卷如下a )生產技術文件必須分為專業(yè)、問題、文件特性等組。b )生

15、產運行文件必須專業(yè)地與文件結合形成時間組卷。c )技術改造、設備檢查保養(yǎng)等項目文件，必須是由專業(yè)、項目結合文件形成的特性小組卷。d )各項考試、檢查、檢測文件和技術監(jiān)督文件，必須專門結合問題、文種小組卷。6.3.2.2科學技術研究前沿文件群的數量如下a )本企業(yè)設立的科研項目文件，必須根據課題逐步分組。b )合作開發(fā)的科研項目文件，根據以本部門為中心的課題，階段性地總結一套文件，根據作為合作相關人員參加的課題，整理本部門負責的部分。c )科技創(chuàng)新、“四新”應用及一般科技成果等文件必須提交問題組。6.3.2.3項目建設文件組的數量如下a )項目前期、項目管理、生產準備、竣工驗收等項目文件、問題、

16、基于文件的重要項目量。b )招標文件中的工程招標投標文件必須是招標段組卷，設備機器招標投標文件必須弄錯招標方式，設備臺組卷也可以由招標批構成綜合卷。c )監(jiān)理文件應專業(yè)結合文種小組卷。d )施工文件根據單位工程小組的卷，單位工程應符合DL/T5191的規(guī)定。e )調試文件必須是專業(yè)的、階段的、系統(tǒng)組的卷。f )施工圖、竣工圖應為專業(yè)、卷簿編號組卷。g )設計變更文件、原材料質量證明文件必須根據現場管理情況，或者是單位工程組卷或者單個組卷。 設計變更文件為專業(yè)組卷、原材料質量證明文件的材料種類、型號組卷。6.3.2.4設備機器文件必須是專業(yè)、系統(tǒng)、臺零件的卷軸。6.4文件和文件的配置6.4.1文

17、件順序按分類表的種類順序排列，多個文件的文件編號按相同內容順延。 卷內的文件必須由文件形成規(guī)則，將問題、時間(階段)或重要程序結合起來排列。 文件的排列必須在文字前、圖紙后、譯文前、原文前、正文前、附件后、批準前、書面請示后。6.4.2電力生產文件和文件排列如下a )生產技術文件按問題結合時間或重要順序排列。b )生產運行文件按時間順序排列。c )技術改造、設備檢查等項目文件、異彩按綜合管理文件、施工記錄、原材料質量證明、竣工文件順序排列。6.4.3科學技術研究文件和文件必須按研究階段和課題內容排列。6.4.4項目建設文件和文件排列如下a )管理文件按問題、時間(階段)或理想的順序排列。b )設計文件按設計單位提供的圖紙目錄順序排列。c )施工文件按綜合管理、施工記錄和相關檢查文件、施工質量檢查文件排列。d )監(jiān)理文