辦公室事務(wù)管理課件 (2)

1、辦公事務(wù)管理，學(xué)習(xí)目的，本章重點(diǎn)介紹辦公事務(wù)中的辦公環(huán)境管理、日程安排與管理、電話管理、印章管理等內(nèi)容，以幫助您盡快熟悉和掌握辦公室的日常工作和各項(xiàng)技能，成為主管領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。辦公室管理的名言，做好每一件簡(jiǎn)單的事情并不容易；把每一件平凡的事情做好是非同尋常的。海爾集團(tuán)總裁張瑞敏說，辦公室是一個(gè)常見的術(shù)語，但它有很多含義：首先，它是指所有的辦公場(chǎng)所，不同于教學(xué)用的教室、生產(chǎn)用的車間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。第二類：指某一類專業(yè)人員或某一級(jí)崗位人員的辦公空間。如教師、護(hù)士、廠長(zhǎng)、院長(zhǎng)辦公室等。第三類是指黨內(nèi)綜合辦公室、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位。如中共中央辦公廳、三星公司辦公室等。第四個(gè)是指一個(gè)特殊的獨(dú)立工

2、作組織。如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。辦公室實(shí)習(xí)的主要內(nèi)容。中國(guó)辦公實(shí)踐的主要內(nèi)容，文件寫作(會(huì)議紀(jì)要等)。文件制作(打字、復(fù)印等)文檔處理(發(fā)送和接收、傳輸?shù)取?檔案管理(歸檔、管理等。)會(huì)議組織(準(zhǔn)備、善后等。)調(diào)查和研究(規(guī)劃、實(shí)施等。)信息(收集、分類等。)信訪工作(來訪)接待工作(接待各種來訪)協(xié)調(diào)工作(政策等。)監(jiān)督工作(決議的執(zhí)行)日程安排(各種日程安排)日常事務(wù)(溝通職責(zé))辦公室管理(環(huán)境等。2)其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容由國(guó)際秘書協(xié)會(huì)確定，速記老板的賬戶；執(zhí)行錄制命令；檔案管理；閱讀信件并進(jìn)行分類；通過電話保持公共關(guān)系；為你的老板預(yù)約并記錄下來；根據(jù)老板的指示完成這封信

3、；在權(quán)限范圍內(nèi)自發(fā)發(fā)送信件；接待來訪的客人；為你的老板聯(lián)系外人；自動(dòng)處理日常事務(wù)；為你的老板安排旅行或檢查；為公司客人預(yù)訂房間票；準(zhǔn)備公司將要披露的信息；為上級(jí)收集信息，如演講；協(xié)助主管準(zhǔn)備財(cái)務(wù)報(bào)告；整理和組織粗略的數(shù)據(jù)；為老板保留各種記錄；協(xié)助老板納稅和處理其他事務(wù)；監(jiān)督一般員工或速記員；21.做好會(huì)議事務(wù)。22.復(fù)制材料。3.外資和中外合資企業(yè)在華辦公實(shí)踐的主要內(nèi)容，以及辦公環(huán)境的布局和安排；通訊事務(wù)、電話、信件和郵件處理；執(zhí)行上級(jí)交辦的事項(xiàng)；照顧好你老板周圍的雜務(wù)；接待客人和員工的來訪；記錄上級(jí)的指示和會(huì)談、會(huì)議的內(nèi)容；打印公告和表格；收集和整理各種信息；保存辦公設(shè)備和用品；外出工作，如

4、銀行、郵局、稅務(wù)局等。6.1辦公環(huán)境管理，6.1.1辦公環(huán)境的含義是指某一組織的秘書部門工作的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。6.1.2辦公環(huán)境管理的原則是方便、舒適、和諧、統(tǒng)一和安全。人事部、黨委辦公室、財(cái)務(wù)總監(jiān)辦公室、外事辦公室、印刷室、接待室、團(tuán)委、商務(wù)辦公室、黨委宣傳部、接待科、黨委書記辦公室、財(cái)務(wù)部、黨委組織部、工會(huì)、研究室、保衛(wèi)部、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、檔案室、檔案室、黨刊閱覽室、秘書科、副主任辦公室、人事主任辦公室、主任辦公室2。光殺手；3.聲音殺手。4.太空殺手。5.設(shè)備殺手。6.文件殺手。7.功能殺手。辦公室里的七大效率殺手是什么？6.1辦公環(huán)境管

5、理，6.1.3辦公布局和布局(1)封閉式布局。封閉式布局是一種傳統(tǒng)的辦公室布局，它將組織內(nèi)的所有職能部門獨(dú)立地安排在小房間內(nèi)，形成小辦公室。6.1 Offi它是將一個(gè)大車間“劃分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作單元，并按照工作程序安排組織內(nèi)各職能部門的所有人員在各工作單元工作。6.1辦公環(huán)境管理，(2)辦公環(huán)境布局原則精神環(huán)境軟件物質(zhì)環(huán)境硬件空間布局：郵件室、接待室、接待室、閱覽室、資料室、打字室檔案文秘部辦公設(shè)備： 1?；顒?dòng)范圍的設(shè)計(jì)。工作姿勢(shì)的設(shè)計(jì)。辦公用具的設(shè)計(jì)和美化：外部環(huán)境和室內(nèi)場(chǎng)所布局33366。使用同樣大小的桌子。文件柜的高度應(yīng)與其他櫥柜的高度一致，以增加美觀。采用線性對(duì)稱排列。應(yīng)在主管的

6、辦公室區(qū)域預(yù)留適當(dāng)?shù)脑L客空間。將顧客經(jīng)常光顧的部門放在入口處。主管的工作區(qū)域位于下屬座位的后面，用于控制和監(jiān)督。6.1辦公室環(huán)境管理和布局原則所有員工的座位應(yīng)安排在同一方向。常用的文檔和文件應(yīng)該放在用戶附近。應(yīng)該保持公共空間和私人空間的獨(dú)立性。桌子之間應(yīng)該有一米左右的距離。桌子應(yīng)該布置成光線從五線譜的左側(cè)進(jìn)入。最常用的辦公用品應(yīng)該放在伸手可及的地方。辦公室自動(dòng)化設(shè)備，如電腦，應(yīng)該有自己獨(dú)立的空間，應(yīng)該使用方便，不影響他人的工作。1.如何優(yōu)化辦公設(shè)備？配備合適的光源，選擇理想的辦公桌椅，安裝隔音設(shè)備，選擇合適的屏風(fēng)、窗簾和文件柜，調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度，合理擺放辦公設(shè)備。如何美化辦公環(huán)境？辦公室裝修

7、，辦公室綠化，6.1辦公室環(huán)境管理，6。1.3辦公視覺環(huán)境管理1。辦公用品(1)有效使用顏色。(2)顏色應(yīng)一致。2、照明(1)光量。(2)光的質(zhì)量。(3)光的設(shè)計(jì)。明亮設(shè)計(jì)的原則：避免使用一個(gè)發(fā)光體，使用更多的燈來降低光源的強(qiáng)度；窗戶上應(yīng)安裝半透明玻璃，以避免直射光和間接光；光源應(yīng)放置在高處，并從后面或左側(cè)注入。6.1辦公環(huán)境管理6。1.6聽覺環(huán)境管理聽覺環(huán)境是指辦公室所處的有益或有害的聲音。消除噪音源。使用吸音材料來減少噪音的影響。適度的音樂播放。6.1辦公室環(huán)境管理6。1.6辦公室空氣環(huán)境管理1。最舒適和健康的工作溫度是1520。2.最合適的濕度是50%。3.空氣循環(huán)每分鐘需要65立方米的

8、新鮮空氣。4.空氣凈化包括清潔、拖地、擦拭、打蠟和拋光。6.1辦公環(huán)境管理，6。1.6辦公室衛(wèi)生保健和安全環(huán)境管理1。健康護(hù)理定期健康檢查灌輸健康知識(shí)。預(yù)防疾病，保持環(huán)境整潔。開展健康運(yùn)動(dòng)和組織娛樂活動(dòng)。2.安全管理、防盜和防火，防止意外傷亡。思考問題：設(shè)計(jì)辦公室時(shí)要考慮的因素，(1)員工人數(shù)。(2)購買或租賃的面積。(3)辦公空間的組織體系和分類。(4)組織和運(yùn)作的性質(zhì)或內(nèi)容。(5)跨部門工作聯(lián)系，確保工作流程的科學(xué)有效實(shí)施，減少或避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。(6)辦公室之間的間隔應(yīng)滿足工作和保密的需要。(7)走廊、樓梯、通道的寬度和平整度符合安全要求，并布置公共區(qū)域。(8)辦公室需要隨著組織的

9、變化而靈活。，6.2.1預(yù)約安排1。預(yù)約安排的基本原則(1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)則和生活習(xí)慣進(jìn)行安排(2)合理安排優(yōu)先順序(3)靈活安排，留有余地(4)以需求為標(biāo)準(zhǔn)，適度適度(5)合理分擔(dān)，每天檢查以防遺漏(6.2)日常安排和管理(2)。預(yù)約安排方法預(yù)先安排預(yù)約活動(dòng)，記住日歷和備忘錄，提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約，確保領(lǐng)導(dǎo)順利赴約，做好預(yù)約前后的服務(wù)工作。3.預(yù)約安排方法電話預(yù)約。書面預(yù)約。面對(duì)面的約會(huì)。6.2日常安排和管理。配合領(lǐng)導(dǎo)安排的注意事項(xiàng)；不要讓領(lǐng)導(dǎo)安排他出差回來那天的約會(huì)；不要在假期安排約會(huì)；對(duì)于重要的約會(huì)，你應(yīng)該在約會(huì)前聯(lián)系對(duì)方一次以確認(rèn)此事；預(yù)約或確定預(yù)約地點(diǎn)；及時(shí)通知對(duì)方參加會(huì)議；提醒領(lǐng)導(dǎo)參

10、加會(huì)議；適當(dāng)?shù)谋Ｃ苄?；處理更改的約會(huì)。6.2日常安排和管理，6.2.2時(shí)間管理時(shí)間管理通常通過安排時(shí)間預(yù)約表和時(shí)間計(jì)劃表來安排和分配時(shí)間。1.時(shí)間管理的要素(1)強(qiáng)烈的時(shí)間觀念。(2)明確時(shí)間成本效益的概念(3)始終牢記及時(shí)性的概念。(4)定量控制自己時(shí)間的能力。6.2日常安排和管理。時(shí)間管理的分類是不可控時(shí)間，即受權(quán)威要求限制而不能自由控制的時(shí)間，通常是日常工作時(shí)間；一個(gè)是可控制的時(shí)間，也就是說，可以在自己的權(quán)力范圍內(nèi)自由控制的時(shí)間。時(shí)間管理的成功不在于它在不可控制的時(shí)間里表現(xiàn)得有多好，而在于盡可能地將不可控制的時(shí)間變成可控制的時(shí)間。6.2日常安排和管理。時(shí)間管理的一般原則(1)用最好的時(shí)間

11、做最重要的工作。(2)消耗時(shí)間應(yīng)計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化和量化。(3)保持時(shí)間上的靈活性。(4)反思浪費(fèi)的時(shí)間。(5)保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性。(6)一般工作“裝箱”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”。(7)嚴(yán)禁鞠躬。(8)堅(jiān)持從現(xiàn)在開始的信念。(9)保持最小的批量時(shí)間，以便進(jìn)行自我時(shí)間管理。6.2日常安排與管理，秘書時(shí)間管理方法(1)作業(yè)成本法現(xiàn)階段時(shí)間管理理論的核心內(nèi)容是根據(jù)事情的重要性和緊迫性將各種事務(wù)分為甲、乙、丙、丁四類，即作業(yè)成本法。下圖。(重要性)商務(wù)英語很重要，但不緊急，但也很緊急。6.2日常安排和管理，()時(shí)間表方法時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是一個(gè)表格，清楚地記錄和標(biāo)記在一定時(shí)間內(nèi)的明確任務(wù)，并

12、提醒用戶和相關(guān)人員根據(jù)時(shí)間表的進(jìn)度行動(dòng)。6.2日常安排和管理，時(shí)間表大致可分為五類：年預(yù)計(jì)時(shí)間表；每月預(yù)訂時(shí)間表；每周預(yù)訂時(shí)間表；每日預(yù)訂時(shí)間表；單個(gè)重要工作項(xiàng)目預(yù)訂表。6.2日常安排和管理，以及進(jìn)度計(jì)劃的編制方法根據(jù)需求確定編制時(shí)間周期。收集并列出該階段的所有工作、活動(dòng)或任務(wù)?；顒?dòng)中如有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)做出調(diào)整。按時(shí)間順序清楚地安排任務(wù)。畫一張表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和合適的行和列項(xiàng)目。用簡(jiǎn)潔的文字填寫信息表，包括內(nèi)容和地點(diǎn)。6.2日常安排和管理、62.3日程、日程內(nèi)容()各種接待和約會(huì)。()商務(wù)旅行活動(dòng)。()參加各種會(huì)議。(4)到車間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。()組織安排各類重大活動(dòng)。()領(lǐng)導(dǎo)

13、安排私人活動(dòng)。、6.2日常安排和管理、日程安排的基本要求(1)統(tǒng)籌兼顧(2)規(guī)范安排(3)效率原則(4)突出重點(diǎn)(5)留有余地(6)適當(dāng)保密(7)事先同意(7)日常安排和管理、日程安排形式、年度日程、月度日程、周日程、日程安排4、注意事項(xiàng)留有余地以備書寫。所有的時(shí)間表都應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的指示來安排?；顒?dòng)之間應(yīng)該有一定的間隔時(shí)間。我們應(yīng)該仔細(xì)檢查時(shí)間表以提高工作效率。對(duì)于已處理的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。6.2日常安排和管理、日志系統(tǒng)1)日志總覽日志是根據(jù)周計(jì)劃編寫的組織和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃，一般分為縱向和橫向兩種方式。2)日志法手工工作日志電子工作日志，技能培訓(xùn)，你的老板是一家有限公司負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，你

14、是經(jīng)理秘書。某一天，經(jīng)理要求你在工作日志中填寫下周一活動(dòng)安排的相關(guān)內(nèi)容：董事會(huì)會(huì)議將在上午召開，所有經(jīng)理都將出席。早上，給參加員工培訓(xùn)課的新員工做一個(gè)演講。中午與a公司董事長(zhǎng)馬XX及其夫人共進(jìn)午餐。下午，我去B公司拜訪了市場(chǎng)部經(jīng)理高XX。下午我會(huì)見了C公司銷售經(jīng)理張XX。6.3電話管理，6.3電話管理，6.3.1電話接聽程序：1。接聽電話，6.3電話管理，2。撥打電話，6.3電話管理，6.3.2。接聽電話的原則和要求以標(biāo)準(zhǔn)的方式表達(dá)，具有正確的禮貌和熱情，清晰的語氣和溫和的語言，簡(jiǎn)潔明了的保密性和對(duì)時(shí)間的關(guān)注，6.3電話管理，6.3電話管理避免在電話中爭(zhēng)吵或產(chǎn)生不良的情緒反應(yīng)。當(dāng)對(duì)方的聲音不清

15、楚時(shí)，你應(yīng)該善意地提醒他。轉(zhuǎn)移電話，分清情況，妥善處理。如果談話中涉及的事情很復(fù)雜，你應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，盡量做到準(zhǔn)確。在談話結(jié)束時(shí)，表達(dá)你的感激之情，并要求對(duì)方先掛斷電話。6.3電話管理，2。致電技巧(1)闡明你自己的想法(2)立即表明你的身份(3)確定對(duì)方是否有合適的通話時(shí)間(4)表明給自己打電話的目的(5)給對(duì)方足夠的時(shí)間做出反應(yīng)(6)避免與他人交談(7)想象對(duì)方的問題(8)不要占用對(duì)方太長(zhǎng)時(shí)間(9)撥錯(cuò)號(hào)碼并道歉(6.3電話管理，6.3.6接聽電話時(shí)特殊情況的處理1。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)時(shí)，他可以通過告訴對(duì)方會(huì)議預(yù)定什么時(shí)候結(jié)束來處理電話。問問你是否想再一次站在自己一邊戰(zhàn)斗。在緊急情況下，你可以用

16、便條聯(lián)系會(huì)議室并尋求指示。2.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)接待來訪者時(shí)，可以采用以下方法處理電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位，原則上請(qǐng)代理人接聽或請(qǐng)對(duì)方留言。相關(guān)知識(shí)，電話類型單線電話，多鍵電話，免提電話，自動(dòng)應(yīng)答器，自動(dòng)撥號(hào)器，無線尋呼電話，電話輔助設(shè)備，自動(dòng)電話分配器，電視電話，移動(dòng)電話和交換電話系統(tǒng)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)來到你的辦公桌前時(shí)，你正在打正式電話。你知道電話會(huì)響一會(huì)兒，但是領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)等得不耐煩。你是不是應(yīng)該和對(duì)方談?wù)?，然后再打電話，然后掛斷電話；用手捂住電話，輕聲告訴領(lǐng)導(dǎo)，你需要一些時(shí)間來完成通話；讓對(duì)方拿著電話一會(huì)兒，然后和領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)短地說幾句話。2.小張書記接到了一個(gè)投訴電話。小張應(yīng)該做什么？情景培訓(xùn)，模擬以下秘書電話：(1)電視臺(tái)廣告部的一位客人正在找總經(jīng)理，但總經(jīng)理不在；(2)顧客打電話詢問廣告設(shè)計(jì)的費(fèi)用和時(shí)間，秘書接聽或轉(zhuǎn)