公文寫作培訓(xùn).ppt

1、公文寫作處理培訓(xùn),王立平,題綱,一、公文的格式 二、公文的撰寫 三、賓館公文處理流程,一、公文的格式,國務(wù)院關(guān)于發(fā)布的通知、國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的GB9704-88國家機(jī)關(guān)公文格式，對(duì)機(jī)關(guān)公文的格式都有嚴(yán)格的規(guī)定。 杭州市印發(fā)了杭州市人民政府文件格式細(xì)則。,行政機(jī)關(guān)公文用紙為A4型紙（黨的機(jī)關(guān)為16K紙）。 公文正文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋字。 附件（包括被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件）標(biāo)題用2號(hào)書宋體。 正文為3號(hào)仿宋，一級(jí)標(biāo)題用3號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用3號(hào)楷體。 行距1.4倍。,公文的格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。 置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首； 置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間

2、的各要 素統(tǒng)稱主體； 置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。,（一）密級(jí)和保密期限標(biāo)識(shí),如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)各保密期限之間用“”隔開。,（二）緊急程度標(biāo)識(shí),如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。,（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)-“紅頭”,由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”兩字 組成，如杭州市人民政府文件，浙江賓館有 限責(zé)任公司文件

3、。,（四）發(fā)文字號(hào)標(biāo)注,發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。 年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入。序號(hào)不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。 發(fā)文字號(hào)只能一文一個(gè)。行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文時(shí)，標(biāo)識(shí)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。,（五）紅色反線的標(biāo)識(shí),發(fā)文字號(hào)下4 mm處印一條與版心等寬的 1mm紅色反線。,浙江賓館有限責(zé)任公司文件 浙賓20121號(hào),（七）標(biāo)題的標(biāo)注。,1結(jié)構(gòu)要完整。文件標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成。 2排列要美觀。兩行以上的標(biāo)題可排成正寶塔形或倒寶塔形，雙平行形或三平行形。 3詞意要完整。回行時(shí)不得把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞及主詞拆開排列

4、。 4一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；標(biāo)題過長或中間需要停頓的，可用空格或換行方式表述。,（八）主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí),主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng) 使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文 只有送一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不可多頭主送。 “集團(tuán)公司：”,（九）附件的標(biāo)注。,1位置要恰當(dāng)。附件標(biāo)注于正文下空一行，左空2字。 2標(biāo)注要規(guī)范。附件名稱回行時(shí)，與冒號(hào)后的文字對(duì)齊；附件在兩個(gè)以上的，應(yīng)標(biāo)注序號(hào)，序數(shù)應(yīng)對(duì)齊；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 3名稱要完整。如附件為正式公文，名稱應(yīng)包括來文單位、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)。,（十）印章的蓋法。,印章的蓋法有兩種：一種是單一發(fā)文

5、印章蓋法，另一種聯(lián)合行文印章的蓋法。主要要求： 1單一發(fā)文印章的蓋法。落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期； 2聯(lián)合行文印章的蓋法。需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，也不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切。 需加蓋個(gè)以上印章時(shí)，要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上；主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多個(gè)印章；最后一排居中排布；最后一排印章之下標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。,（十一）成文時(shí)間的標(biāo)注。,1.成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如領(lǐng)導(dǎo)人簽批后，因故不能及時(shí)行文，時(shí)間耽擱超過20天的，成文時(shí)間可由承辦單位確定。 2.行政機(jī)關(guān)成文日期用漢字書寫，不

6、能用阿拉伯?dāng)?shù)字，這是行政機(jī)關(guān)公文與黨的機(jī)關(guān)公文上的區(qū)別。,（十二）附注的標(biāo)注,附注：指公文中需要附加說明的事項(xiàng)。如請(qǐng)示類公文中的聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話；上行文非主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)時(shí)其理由說明等。 附注在成文日期下空一行、左空字加圓括號(hào)標(biāo)注。,（十三）主題詞的標(biāo)引。,1主題詞按類別詞、類屬詞順序排列。 2詞目間空字。 3. 除類別詞，數(shù)量不得超過個(gè)。,（十四）抄送單位的標(biāo)識(shí)。,1抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱； 2抄送機(jī)關(guān)之間不同系統(tǒng)不同層次用逗號(hào)隔開（如屬不同系統(tǒng)，應(yīng)用逗號(hào)隔開。同一單位中的內(nèi)設(shè)處室與下屬事業(yè)單位，屬不同層次，應(yīng)用逗號(hào)隔開）； 同一層次或同一系統(tǒng)內(nèi)的單位用頓號(hào)隔開（如政府系統(tǒng)內(nèi)各部

7、門、各單位之間）； 3抄送機(jī)關(guān)按黨、政、工、團(tuán)的順序排列。,（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的標(biāo)識(shí),1印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在同一行； 2印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)的在主題詞下），印發(fā)機(jī)關(guān)左空字，印發(fā)時(shí)間右空字； 3印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。,（十六）版記的設(shè)置。,按照規(guī)定，公文雙面印刷，版記應(yīng)置于最后一頁。,浙江賓館公文格式,【紅頭文件】標(biāo)題：宋體 小二 正文：仿宋 三號(hào) 【內(nèi)部通啟】標(biāo)題：黑體 三號(hào) 正文：宋體 小四,二、公文的撰寫,（一）起草公文的基本要求,主旨明確，材料豐富，文題相符、條理清晰、措詞符合公文寫作的語言特色。,（二）公文的語言特點(diǎn)：,莊重樸實(shí)、準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、精煉規(guī)范

8、。,（四）幾種公文的寫作要求,1、請(qǐng)示類 2、報(bào)告類 3、通知類,請(qǐng)示的特點(diǎn),請(qǐng)示是需要批復(fù)的行文，請(qǐng)示由下級(jí)做出，須以提出要求來作結(jié)。 請(qǐng)示必須在事前行文，對(duì)于緊急事件已自行處理的，事后以報(bào)告形式行文。 請(qǐng)示一般是一事一請(qǐng)，不得多頭主送、越級(jí)報(bào)送、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。,請(qǐng)示的撰寫,請(qǐng)示由目的或原因、請(qǐng)示的具體事項(xiàng)及要求、結(jié)語三部分內(nèi)容組成。 標(biāo)題：機(jī)關(guān)、單位規(guī)范化簡(jiǎn)稱、事由加文種。如（浙江賓館）關(guān)于增加培訓(xùn)預(yù)算的請(qǐng)示 主送機(jī)關(guān)：一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)的名稱 正文：一是行文的依據(jù)；二是對(duì)欲解決問題的初步方案；三是明確提出請(qǐng)上級(jí)批復(fù)的請(qǐng)求主，“當(dāng)否，請(qǐng)批示” 署名及時(shí)間，加蓋公章。,報(bào)告的特點(diǎn),應(yīng)用的廣泛性 行文

9、的單向性，屬備案性質(zhì)的文件，用于匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問，不要求上級(jí)批復(fù)。 表達(dá)的敘述性，不用描寫抒情，很少發(fā)議論。,報(bào)告的種類,工作報(bào)告 情況報(bào)告 答復(fù)報(bào)告 建議報(bào)告,報(bào)告的撰寫,報(bào)告的結(jié)構(gòu)：報(bào)告一般由導(dǎo)語、主體和結(jié)尾組成。 主體部分：工作情況報(bào)告，應(yīng)寫明工作的進(jìn)展或完成情況，取得的成績和存在的問題，也可簡(jiǎn)單地交待下一步工作安排或打算。檢查報(bào)告，要寫清發(fā)生事故或事件的時(shí)間、地點(diǎn)、單位，涉及的人員，事故的詳細(xì)情況或事件的經(jīng)過，造成的后果或影響，還要分析主觀和客觀原因，最后寫明處理情況或提出處理意見。回復(fù)報(bào)告，一般按詢問的內(nèi)容作出答復(fù)即可。 報(bào)告的使用要點(diǎn)。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，不得報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)

10、個(gè)人。,通知的特點(diǎn),適應(yīng)性強(qiáng)，從行文主體看通用，公文內(nèi)容上可傳達(dá)指令性內(nèi)容、工作任務(wù)，召開會(huì)議，隸屬關(guān)系說，可下行文，也可平行文。 準(zhǔn)確具體 結(jié)構(gòu)靈活,通知的種類,會(huì)議通知 指示性通知 批轉(zhuǎn)性通知 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 發(fā)布性通知 任免與聘用通知 周知性通知,通知的撰寫,標(biāo)題：用全項(xiàng)標(biāo)題，由發(fā)文單位、事由和文種構(gòu)成。 主送單位 正文：通知的緣由（目的、意義或依據(jù)）、通知的事項(xiàng)和執(zhí)行通知的要求或希望。一般通知的事項(xiàng)應(yīng)分條列項(xiàng)表達(dá)。 署名和日期,三、賓館公文處理工作流程介紹,（一）收文工作介紹,1、主管部門隨信函發(fā)來的文件，接上級(jí)部門通知領(lǐng)取的文件，各部門參加會(huì)議帶回的文件均納入收文范圍。各部門不能擅自保管

11、原件。 2、登記：收到文件后行政辦公室文員上登記編號(hào)，填寫外來文件處理表，附在文件封面上。登記時(shí)寫明收文編號(hào)、來文單位、原文字號(hào)、收文時(shí)間、文件名稱等。帶密級(jí)的文件需單獨(dú)編號(hào)。 3、傳閱：文件登記后交行政辦主任簽批，呈酒店總經(jīng)理室傳閱、批示 4、批示處理、存檔：文件返回后檢查總經(jīng)理室批示，有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期；無批示的文件按類別歸檔； 上級(jí)主管部門要求回收的文件須在指定時(shí)間交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)。 辦理文件傳閱要做到傳辦及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。,（二）發(fā)文工作介紹,1、發(fā)文范圍：可分為酒店向外單位發(fā)文和酒店對(duì)內(nèi)發(fā)文。 2、擬稿：主辦部門擬稿，填寫浙江賓館發(fā)文稿。 3、核稿編號(hào)：主辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并備份；行政辦公室核稿（電子版），編文號(hào)確定發(fā)文范圍。不符合行文規(guī)范需增加部門會(huì)簽。 4、簽發(fā)：主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。不同意發(fā)文，退還主辦部門。 5、排版校對(duì)：根據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)排版打??；主辦部門、行政辦公室校對(duì)。按浙江賓館文件格式統(tǒng)一規(guī)范發(fā)文。 6、登記：檢查文稿是否加蓋公章或負(fù)責(zé)人簽字。登記時(shí)要注明發(fā)文編號(hào)、發(fā)文時(shí)間、文件名、發(fā)往單位及份數(shù)； 7、發(fā)送歸檔,（三）其他事項(xiàng),內(nèi)部通啟：