公文格式與常見錯誤

1、公文格式及常見錯誤,2017年12月,版心156mm225mm,一、公文格式(公文版式),二、公文格式(公文結(jié)構),版 頭,主體,版記,份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線,標題、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注,分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼,三、公文格式(下行文首頁版式),發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣：35mm,發(fā)文字號之下4mm 是與版心等寬的紅 色分隔線,紅色分隔線下2行是正文標題,發(fā)文機關標識下邊緣發(fā)文字號的距離是：2行字。,一字線距版心下邊緣 7mm， 4號半角阿拉伯數(shù)字，單頁右空 1字，雙頁左空 1字。,上白邊：3

2、71mm,下白邊：351mm,訂口： 281mm,切口： 261mm,三、公文格式(上行文首頁版式),2013號,簽發(fā)人：,“簽發(fā)人姓名”為3號楷體,發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。除有專門說明外，正文其他字體均為3號仿宋體。,三、公文格式(公文末頁版式1),(聯(lián)系人：，電話：) (附件徑送辦公室),附注居左空2字，排在成文日期下一行。,單一機關行文時，成文日期右空4字編排，以日期為準居中編排發(fā)文機關，印章端正居中下壓署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章頂端上距正文或附件1行內(nèi)。,成文日期用 阿拉伯數(shù)字,版記中的各要素均為4號仿宋體，分隔線與版心等寬，首線、末線用0.35mm

3、粗線，中間用0.25mm細線。抄送機關左右各空1字編排，回行時對齊冒號后的首字，最后用句號。有“主送”的，主送在抄送前。印發(fā)機關和日期左右各空1字，日期后加“印發(fā)”2字。,三、公文格式 (聯(lián)合行文公文版式1),聯(lián)合行文時，主辦機關名稱放在前，機關后面上下居中排“文件”。,發(fā)文機關標識推薦使用小標宋字體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。,標題：2號小標宋發(fā)文機關名稱事由文種。,正文：3號仿宋。,頂格，3號黑體，密級與期限用“”隔開。,三、公文格式 (聯(lián)合行文公文版式2),簽發(fā)人：,2016號,“簽發(fā)人姓名”為3號楷體。發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。,三、公文格式 (聯(lián)合行文首頁版式3

4、),2013號,簽發(fā)人： ,多名簽發(fā)人：每一排排兩人，主辦機關排在前。發(fā)文字號要與最后一排對齊。,正文中的結(jié)構層次序數(shù)： 一、黑體 (二)楷體 3.仿宋 (4)仿宋,聯(lián)合行文時，按發(fā)文排列順序?qū)C關名稱排列在相應位置，印章下壓機關署名，最后一個印章端正居中下壓機關署名和成文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章頂端上距正文或附件說明1行內(nèi)。,三、公文格式(公文末頁版式2),三、公文格式(公文末頁附件版式1),正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒號后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。,三、公文格式(公文末頁附件版式2),版記,三、

5、公文格式(函首頁版式),發(fā)文機關標志使用全稱或規(guī)范簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊30mm,推薦使用小標宋字體，紅色。聯(lián)合行文用主辦機關標志。,30mm,20mm,發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線(武文線、上粗下細)，距下頁邊20mm處印一條紅色雙線(文武線、上細下粗)，線長均為170mm,標題與最后一要素距 2 行字。,首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關、印發(fā)日期、分隔線，位于最后一頁版心內(nèi)最下方。,四、公文格式常見錯誤,1.公文的文種使用常見錯誤 （1）自制文種：“請示報告”、“建議”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”等。 （2）誤用文種。“決定與決議”、“決定與命令”、“公告與

6、通告”、“通知與通告”、“請示與報告”、“請示與函”等分不清。 2.公文標題常見錯誤 （1）用發(fā)文字號代替文件名稱。如“關于XX2013第X號文的批復” （2）文字累贅。如市衛(wèi)生局關于轉(zhuǎn)發(fā)省衛(wèi)生廳關于轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關于工作的通知的通知的通知的通知 （3）詞義重復。如關于請求解決的請示 （4）不合語法。如XX公司關于開展增產(chǎn)節(jié)約的通知 （5）濫用標點符號。如關于學習貫徹“某會議”精神的通知 （6）長的標題排布不合理，回行時詞意不完整。,四、公文格式常見錯誤,3.主送機關中的常見錯誤 （1）主送機關不規(guī)范 （2）主送機關混亂 （3）分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號 （4）排格不正確。多行排列時在單

7、位名稱處頓開，而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。 4.附件標識錯誤 （1）有附件不標注 （2）附件名未標全稱 （3）標注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱俗ⅲㄕ_的是左空2字）；只標一個“附”字；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。 5.發(fā)文日期：新版已不再使用漢字。,四、公文格式常見錯誤,6.抄送機關標識中的常見錯誤 （1）已廢除“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”等； （2）抄送個人。公文不能抄送個人 （3）標識不規(guī)范。抄送機關未分類或標點符號使用不當。 7.行文規(guī)則方面 向上級機關行文：原則主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。請示應當一文一事。 8.排版方

8、面 （1）頁面采用默認值，未按規(guī)定要求設置頁面。 （2）字體使用隨意，未按規(guī)定要求。,機密1年,特急,0000001, 市 局文件,2013015號,錯誤： 1.份號、密級、緊急程度標示 不規(guī)范 2.發(fā)文字號編虛號 3.上行文沒人簽發(fā)人 4.標題與紅色找色反線距離太近 5.正文抬頭與標題距離太近,市局關于開展服務發(fā)展 爭當先鋒活動的報告 市人民政府： 根據(jù),四、公文格式常見錯誤（案例）,市局,拜訪函 (邀請函、承諾函) 市局： 為了, 市 局文件,20168號,市局2016年提高 GDP十大舉措工作總結(jié) 局機關各科室，局屬各單位： 2016年，我局在市委、市政府和,錯誤： 1.生造文種 2.沒

9、有發(fā)文編號 3.成文日期標注不正確 4.沒有發(fā)文機關名稱,錯誤：1.生造文種，濫用字母詞 2.抬頭不應寫主送機關 3.成文日期標注不正確,一四年七月十七日,市局 2016年07月17日,四、公文格式常見錯誤（案例）,。 附件：1. 。 局 2016年7月17日 (附件徑送市人民政府辦公室),錯誤： 1.“抄送”、“主送”字體不對， 前面未空1格 2.“抄送”結(jié)束用逗號 3.主送領導個人 4.“主送應排在”抄送”前面 5.抄送回行時排列錯誤 6.沒有印發(fā)機關和印發(fā)日期,錯誤： 1.附件與正文中間沒有空1 行 2.附件回行對齊方式不對 3.附件名稱后不應打句號 4.只有一個附件不用打序號 5.附注

10、與成文日期間空1 行,居左 未空2格 6.機關名稱沒有以成文日期為 參照居中編排,抄送：、， 主送：、副市長、 副市長。,四、公文格式常見錯誤（案例）,錯誤： 1.版頭錯誤 2.發(fā)文字號距紅色反線太近 3.上行文沒有簽發(fā)人 4.標題沒有發(fā)文單位 5.發(fā)文字號用“( )” 6.文種錯誤，就用“請示”,錯誤： 1.發(fā)文字號用“【】” 2.標題用黑體字 3.副縣級機構越過主管部門向 行署行文,四、公文格式常見錯誤（案例）,錯誤： 1.發(fā)文、簽發(fā)人左右分別 空多格 2.標題沒有小標宋體字 3. 標題啰嗦，一文多請,錯誤： 1.發(fā)文字號距反線距離較寬 2. 標題啰嗦，不精煉 3.印章位置太擠，不規(guī)范,四

11、、公文格式常見錯誤（案例）,錯誤： 1.發(fā)文字號用黑體字 2.標題沒有發(fā)文機關名稱，濫用標點符號( “ ”、 ) 3.主送單位用黑體字,錯誤： 1.標題用黑體字 2.生造文種 3.文件主送領導個人,四、公文格式常見錯誤（案例）,印章相交,印章排列隨意,四、公文格式常見錯誤（案例）,XX關于XX的文種（大標題-方正小標宋2號不加粗）,頁面設置：采用A4紙，上3.7，下3.5，左2.8，右2.6 ;行間距，固定值，28磅。 正文：為了進一步做好XX工作，經(jīng)上級研究決定，成立XX(仿宋、3號、首行空兩字符） 一、一級標題（黑體、3號） （一）二級標題（楷體、3號、不加粗） 1.三級標題（仿宋、3號、

12、“.”） (1)XXXXXX (2)XXXXXX(所有阿拉伯數(shù)字格式為Times New Roman) 落款：單位署名加時間 附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒號后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。 頁碼：1 （宋體、4號）,對各部門、中心報送文件的要求及注意事項,其他注意事項,簽發(fā)人的規(guī)定 條例規(guī)定，上行文必須標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機關的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機關公文時，上級機關領導人了解下級機關誰對上報的事項負責。 公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。因此可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管領導就可以簽發(fā)，而上行文必須由機關主要負責人簽發(fā)。主要負責人指各級機關的正職或主持工作的負責人。因此，上行文標注的也只能是機關的主要負責人。,其他注意事項,公文中關于阿拉伯數(shù)字和漢字數(shù)字的用法 在使用數(shù)字進行計量、編號的地方，已定型的含阿拉伯數(shù)字的詞語（如3G、MP3等），應該使用阿拉伯數(shù)字；作為非公歷紀年、概數(shù)（如三四個月、一二十個）、已定型的漢字數(shù)字的詞語時，應該使用漢字數(shù)字；如果表達計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字數(shù)字還是阿