第一節(jié)辦公室管理.ppt

1、第一節(jié)辦公室管理,一、辦公室的設(shè)置 不同級別辦公室的稱謂 （1）中共中央、全國人民代表大會常委會、國務(wù)院、政協(xié)全國委員會的秘書部門稱“辦公廳”（相當(dāng)于部、委一級的機(jī)構(gòu)），下設(shè)“局”。如：秘書局、機(jī)要局、檔案局、信訪局等。 （2）部委機(jī)關(guān)、省、自治區(qū)、直轄市以及部分較大的市的黨委和政府也下設(shè)“辦公廳”， 屬于廳局級 （3）其他的市、縣、自治州（縣）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，稱“辦公室” （4）秘書部門的級別劃分： 部、局、處、科、股,第一節(jié)辦公室管理,不同職能秘書部門的稱謂 （1）辦公廳（室）職能最全 （2）秘書處（科、股）比辦公室相對少些，一般不主管總務(wù)后勤工作 （3）文秘科（股）主要負(fù)責(zé)文件收發(fā)、保管印章等工

2、作 （4）“綜合”處（科、股）主要負(fù)責(zé)收集、反映信息?！靶畔⑻帯?（5）“文書股”主要負(fù)責(zé)方件收發(fā)工作,第一節(jié)辦公室管理,二、辦公室的性質(zhì)、地位和作用 1性質(zhì)： （1）綜合性 （2）輔助性 2地位：（1）相當(dāng)于職能部門中的中層部門 （2）中介性橋梁 （3）有著特殊的地位,第一節(jié)辦公室管理,3作用： 領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部” 整個(gè)機(jī)關(guān)的“辦事處” 機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的“信息庫” 機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的“協(xié)調(diào)部”,第一節(jié)辦公室管理,三、辦公室環(huán)境的管理 （一）構(gòu)成辦公室環(huán)境的要素 空氣溫度、濕度、通風(fēng) 光線采光：自然光 聲音靜音裝置 空間空間適當(dāng)、布局合理 綠化花卉盆景,第一節(jié)辦公室管理,（二）辦公室的布局 開

3、放式布局 封閉式布局,第一節(jié)辦公室管理,四、秘書對辦公室的管理(早到10-15分鐘) 秘書的辦公責(zé)任區(qū) 個(gè)人辦公責(zé)任區(qū) 公用區(qū)域 領(lǐng)導(dǎo)的辦公責(zé)任區(qū)整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)。 注意消除辦公室的隱患（P70）,第一節(jié) 辦公室管理,五、辦公室的時(shí)間管理（P108時(shí)間管理的自我評估） 1.工作承辦周期制度 2.ABCD管理理論 3.有效管理時(shí)間的方法 工作記錄本善于總結(jié) 工作計(jì)劃系統(tǒng)臺歷 4.工作日志與時(shí)間表管理（作業(yè)：分析年計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表的特點(diǎn)，并分別制作三個(gè)表格）,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,第一節(jié)辦公室管理,提高時(shí)間效率的方法（P110.） 1.明確工作目標(biāo)、工作職責(zé)、工作重點(diǎn)； 2.了解單位的整體目標(biāo)或遠(yuǎn)期目標(biāo)； 3.正確區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作； 4.堅(jiān)持記