OFFICE2007基本功能官方解析.pptx

1、熟練掌握,MicrosoftOffice Excel2007 培訓(xùn),熟練掌握,公司名稱 竭誠(chéng)奉獻(xiàn)：,熟練掌握,熟練掌握,課程內(nèi)容,概述：實(shí)踐簡(jiǎn)介 第 1 課：更改的內(nèi)容和原因 第 2 課：開(kāi)始使用 Excel 第 3 課：新文件格式,前兩課中包含建議的任務(wù)列表，而且每一課中都包含一組測(cè)試題。,熟練掌握,熟練掌握,概述：實(shí)踐簡(jiǎn)介,Excel 2007 的外觀已煥然一新！它具有慣用的常見(jiàn)工作表，但是有一些變化。 顯然，窗口頂部的老式菜單和按鈕已被功能區(qū)所取代。 本課向您介紹如何使用功能區(qū)，并重點(diǎn)介紹 Excel 中的其他變化，這些變化將有助于更快地制作更佳的工作表。,熟練掌握,熟練掌握,課程目標(biāo),

2、理解 Excel 的新外觀。 查找功能區(qū)上日常使用的命令：剪切、復(fù)制、粘貼、插入工作表行、插入工作表列和求和。 應(yīng)用新的 Excel 文件格式保存工作簿。,熟練掌握,第 1 課,更改的內(nèi)容和原因,熟練掌握,熟練掌握,更改的內(nèi)容和原因,的確，Excel 2007 中有許多更改。其中以窗口頂部的更改最為明顯。 但此更改十分有益。,能夠使用的命令現(xiàn)在更加一目了然了，您可以在 一個(gè)稱為功能區(qū)的控制中心內(nèi)更快捷地使用這些命令。,熟練掌握,熟練掌握,功能區(qū)上有哪些內(nèi)容？,功能區(qū)的三個(gè)組成部分是選項(xiàng)卡、組和命令。,選項(xiàng)卡：選項(xiàng)卡呈現(xiàn)了可在 Excel 中執(zhí)行的核心任務(wù)。七個(gè)選項(xiàng)卡橫跨在 Excel 窗口頂部

3、。 組：組是指顯示在選項(xiàng)卡上的相關(guān)命令集。 命令：命令是指按鈕、菜單或信息輸入框。,熟練掌握,熟練掌握,功能區(qū)上有哪些內(nèi)容？,如何開(kāi)始使用功能區(qū)？,Excel 中的主要命令集中在第一個(gè)選項(xiàng)卡（即“開(kāi)始”選項(xiàng)卡）上。,讓我們從頭開(kāi)始。,熟練掌握,熟練掌握,功能區(qū)上有哪些內(nèi)容？,組集中了執(zhí)行特定類型的任務(wù)時(shí)可能會(huì)用到的所有命令。,在執(zhí)行任務(wù)的整個(gè)過(guò)程中，組始終處于顯示狀態(tài)并且您可以很容易地使用組；命令不再隱藏在菜單中。 相反，重要的命令位于工作區(qū)上方的明顯位置。,熟練掌握,熟練掌握,更多命令，僅在需要時(shí)顯示,功能區(qū)上的命令是最常用的命令。,Excel 2007 并不總是顯示每一項(xiàng)命令，只有在可能需

4、要使用某些命令時(shí)，才會(huì)顯示這些命令，以響應(yīng)所執(zhí)行的操作。 因此，即使看不到所需的 所有 命令，您也不必?fù)?dān)心。只要執(zhí)行前幾個(gè)步驟，所需的命令便唾手可得。,熟練掌握,熟練掌握,更多選項(xiàng)，僅在需要時(shí)顯示,有時(shí)，“對(duì)話框啟動(dòng)器”箭頭會(huì)出現(xiàn)在組的右下角。 這意味著組中還有更多選項(xiàng)可供使用。,在 “開(kāi)始” 選項(xiàng)卡中，單擊 “字體” 組中的 箭頭。,單擊對(duì)話框啟動(dòng)器 ，您就會(huì)看到一個(gè)對(duì)話框或任務(wù)窗格。圖片是一個(gè)示例：,圖片中的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框?qū)?huì)打開(kāi)，該對(duì)話框中包含上標(biāo)和與字體有關(guān)的其他選項(xiàng)。,熟練掌握,熟練掌握,將命令放在自己的工具欄中,您是否經(jīng)常使用無(wú)法根據(jù)需要快速啟用的命令？ 您可以輕松地將這

5、些命令添加到快速訪問(wèn)工具欄。,播放動(dòng)畫，了解將按鈕添加到工具欄然后從工具欄中刪除按鈕的過(guò)程。,動(dòng)畫：右鍵單擊，然后單擊“播放”。,熟練掌握,熟練掌握,將命令放在自己的工具欄中,您是否經(jīng)常使用無(wú)法根據(jù)需要快速使用的命令？ 您可以輕松地將這些命令添加到快速訪問(wèn)工具欄。,在首次啟動(dòng) Excel 2007 時(shí)，快速訪問(wèn)工具欄位于功能區(qū)上方。在快速訪問(wèn)工具欄中，命令始終可見(jiàn)，并且觸手可及。,熟練掌握,熟練掌握,想了解一下您喜愛(ài)的鍵盤快捷方式嗎？,如果跟鼠標(biāo)相比您更喜歡使用鍵盤，則需要知道功能區(qū)設(shè)計(jì)附帶的新快捷方式。,功能區(qū)上的每一個(gè)按鈕都有快捷方式。 通常，快捷方式用到的鍵也更少。,這種變化具有優(yōu)于以前

6、的 Excel 版本的兩大優(yōu)勢(shì)。,熟練掌握,熟練掌握,想了解一下您喜愛(ài)的鍵盤快捷方式嗎？,新快捷方式還具有一個(gè)新名稱：快捷鍵提示。,例如，下面說(shuō)明了如何使用快捷鍵提示使文本居中：,按 Alt 顯示快捷鍵提示。,按 Alt 顯示快捷鍵提示。 按 H 選擇 “開(kāi)始” 選項(xiàng)卡。 按 A，然后再按 C 使選定的文本居中。,熟練掌握,熟練掌握,以 Ctrl 開(kāi)頭的舊鍵盤快捷方式仍然未變，并且可以按照傳統(tǒng)的方式使用。 例如，快捷方式 Ctrl+C 仍然可以將內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中，快捷方式 Ctrl+V 仍然可以粘貼剪貼板中的內(nèi)容。,想了解一下您喜愛(ài)的鍵盤快捷方式嗎？,舊的鍵盤快捷方式的情況怎樣呢？,熟練掌握

7、,熟練掌握,新視圖,功能區(qū)不是 Excel 2007 中唯一的新內(nèi)容。 頁(yè)面布局視圖也是新內(nèi)容。,如果曾經(jīng)使用過(guò) Microsoft Office Word 中的“打印布局”視圖，您會(huì)高興地發(fā)現(xiàn) Excel 也具有類似的優(yōu)點(diǎn)。,熟練掌握,熟練掌握,新視圖,要查看新視圖，請(qǐng)單擊“視圖”工具欄上的“頁(yè)面布局視圖”。,列標(biāo)題 行標(biāo)題 頁(yè)邊距標(biāo)尺,您將在工作表中看到以下內(nèi)容：,熟練掌握,熟練掌握,新視圖,在“頁(yè)面布局”視圖中，在工作表的頂部、側(cè)面和底部都有頁(yè)邊距，并且工作表之間有一點(diǎn)藍(lán)色的間隔。,新視圖的其他優(yōu)點(diǎn)：,在打印之前無(wú)需使用“打印預(yù)覽”來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。 添加頁(yè)眉和頁(yè)腳比以前更加簡(jiǎn)捷。 能夠以不同

8、的視圖查看不同的工作表。,頂部和側(cè)面的標(biāo)尺可以幫助您調(diào)整頁(yè)邊距。,熟練掌握,熟練掌握,使用不同的屏幕分辨率,如果將屏幕設(shè)置為高分辨率，并且將 Excel 窗口最大化，則到目前為止所描述的一切內(nèi)容都適用。 否則，前述內(nèi)容將有不同的外觀。,使用低分辨率時(shí)。如果將屏幕設(shè)置為低分辨率，例如 800 x 600 像素，則功能區(qū)上的組將只顯示組名，而不顯示組中的命令。,內(nèi)容在何時(shí)會(huì)有不同的外觀以及有何不同之處？,熟練掌握,熟練掌握,使用不同的屏幕分辨率,如果將屏幕設(shè)置為高分辨率，并且將 Excel 窗口最大化，則到目前為止所描述的一切內(nèi)容都適用。 否則，前述內(nèi)容將有不同的外觀。,未將 Excel 窗口最大

9、化時(shí)。某些 組只顯示組名。,內(nèi)容在何時(shí)會(huì)有不同的外觀以及有何不同之處？,使用 Tablet PC 時(shí)。在那些具有較小屏幕的 Tablet PC 上，功能區(qū)將進(jìn)行調(diào)整以顯示縮小版本的選項(xiàng)卡和組。,熟練掌握,熟練掌握,練習(xí)建議,輸入文本。 調(diào)整列寬。 更改文檔視圖。 顯示或隱藏空白。 將按鈕添加到快速訪問(wèn)工具欄。,聯(lián)機(jī)練習(xí)（需要 Excel 2007）,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 1，問(wèn)題 1,通過(guò)向快速訪問(wèn)工具欄中添加命令，您可以定制 Excel 2007。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）,對(duì)。 錯(cuò)。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 1，問(wèn)題 1：答案,對(duì)。,您可以將希望觸手可及的命令添加到快速訪問(wèn)工具欄中。,熟練

10、掌握,熟練掌握,測(cè)試 1，問(wèn)題 2,某些命令僅在需要時(shí)才顯示。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）,對(duì)。 錯(cuò)。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 1，問(wèn)題 2：答案,對(duì)。,請(qǐng)執(zhí)行第一個(gè)或前兩個(gè)步驟，將會(huì)顯示新選項(xiàng)卡，其中包含您需要的所有命令。例如，插入圖表或頁(yè)眉和頁(yè)腳，您就會(huì)看到更多命令。,熟練掌握,第 2 課,開(kāi)始使用 Excel,熟練掌握,熟練掌握,開(kāi)始使用 Excel,第一課幫助您適應(yīng) Excel 2007 的新外觀。 現(xiàn)在，該是開(kāi)始工作的時(shí)候了。,比如說(shuō)，在下一次會(huì)議之前，您有半個(gè)小時(shí)的時(shí)間修改在以前的 Excel 版本中創(chuàng)建的工作表。 只有 30 分鐘，您是否能夠在 Excel 2007 中完成需要完成的基

11、本任務(wù)？本課將向您介紹如何操作。,熟練掌握,熟練掌握,打開(kāi)文件,要事優(yōu)先。您想打開(kāi)在早期的 Excel 版本中創(chuàng)建的現(xiàn)有工作簿。,單擊 Office 按鈕 。,請(qǐng)執(zhí)行以下操作：,單擊 “打開(kāi)”，然后選擇所需的工作簿。 另外請(qǐng)注意，您可以通過(guò)單擊菜單底部的 “Excel 選項(xiàng)”來(lái)設(shè)置程序選項(xiàng)。,熟練掌握,熟練掌握,插入列,現(xiàn)在您要向工作表中添加一列以標(biāo)識(shí)產(chǎn)品類別。 您希望將該列置于兩個(gè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)列之間。,觀看動(dòng)畫，了解向工作表中插入列的過(guò)程。,動(dòng)畫：右鍵單擊，然后單擊“播放”。,熟練掌握,熟練掌握,插入列,現(xiàn)在您要向工作表中添加一列以標(biāo)識(shí)產(chǎn)品類別。 此列應(yīng)該位于以下兩個(gè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)列之間：“數(shù)量”和“

12、供應(yīng)商”。,您的工作表包含從各個(gè)供應(yīng)商處訂購(gòu)的產(chǎn)品的行。您想添加新列以便將各種產(chǎn)品標(biāo)為奶制品、谷物、農(nóng)產(chǎn)品等等。,熟練掌握,熟練掌握,單擊“供應(yīng)商”列。然后在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“單元格” 組中，單擊“插入”上的箭頭。 在出現(xiàn)的菜單上，單擊“插入工作表列”。將會(huì)插入新的空白列，您還需要在此列中輸入新數(shù)據(jù)。 如果需要調(diào)整列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)，請(qǐng)?jiān)凇皢卧瘛?組中，單擊“格式”上的箭頭。在出現(xiàn)的列表中，單擊“自動(dòng)調(diào)整列寬”。,插入列,請(qǐng)按照以下過(guò)程在“數(shù)量”列和“供應(yīng)商”列之間添加列：,熟練掌握,熟練掌握,設(shè)置數(shù)據(jù)格式和編輯數(shù)據(jù),您可以設(shè)置數(shù)據(jù)格式和編輯數(shù)據(jù)，方法是使用“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的組中的命令。,例如，

13、如果列標(biāo)題采用粗體，則會(huì)更加醒目。 為此，請(qǐng)選擇帶有標(biāo)題的行，然后 在 “開(kāi)始” 選項(xiàng)卡的 “字體” 組中單擊 “粗體”。,熟練掌握,熟練掌握,設(shè)置數(shù)據(jù)格式和編輯數(shù)據(jù),在標(biāo)題仍然處于選定狀態(tài)時(shí)，您決定更改其顏色和大小，以使其更加醒目。,在“字體”組中，單擊 “字體顏色”上的箭頭。您將會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在可供選擇的顏色比以前多很多。 您還可以查看不同顏色的標(biāo)題外觀，方法是指向任一顏色，然后稍等片刻。,熟練掌握,熟練掌握,若要增大字號(hào)，請(qǐng)單擊“增大字號(hào)” 。,設(shè)置數(shù)據(jù)格式和編輯數(shù)據(jù),您也可以使用“字體”組處理其他格式設(shè)置和編輯選項(xiàng)。,當(dāng)標(biāo)題仍然處于選定狀態(tài)時(shí)，您決定使標(biāo)題在單元格中居中。請(qǐng)?jiān)凇皩?duì)齊”組中，單

14、擊“居中” 。,最后，您發(fā)現(xiàn)需要為路易斯安那州火熱調(diào)味辣椒醬輸入一個(gè)或多個(gè)訂單。請(qǐng)選擇該產(chǎn)品名稱，并在“剪貼板”組中，單擊“復(fù)制” 。然后單擊底部行，再在“剪貼板”組中，單擊“粘貼” 。,熟練掌握,熟練掌握,輸入公式,在遞交報(bào)表之前，您想合計(jì)“數(shù)量”列中的數(shù)字。,請(qǐng)將光標(biāo)放在“數(shù)量”列內(nèi)的最后一個(gè)單元格中，然后單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“求和”按鈕。此按鈕 在 “編輯”組中。） 按 Enter 查看公式結(jié)果。,這非常簡(jiǎn)單：使用“求和”按鈕 。,熟練掌握,熟練掌握,添加頁(yè)眉和頁(yè)腳,您決定向工作表添加頁(yè)眉和頁(yè)腳以進(jìn)行最后的潤(rùn)色。 這有助于使每個(gè)人都清楚數(shù)據(jù)是關(guān)于哪方面的數(shù)據(jù)。,切換到“頁(yè)面布局”視圖。

15、您可以單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后單擊“工作簿視圖”組中的“頁(yè)面布局視圖”?；蛘邌螕舸翱诘撞俊耙晥D”工具欄中間的按鈕 。,下面是具體的操作步驟：,熟練掌握,熟練掌握,添加頁(yè)眉和頁(yè)腳,您決定向工作表添加頁(yè)眉和頁(yè)腳以進(jìn)行最后的潤(rùn)色。 這有助于使每個(gè)人都清楚數(shù)據(jù)是關(guān)于哪方面的數(shù)據(jù)。,單擊頁(yè)面頂部標(biāo)有“單擊此處可添加頁(yè)眉”字樣的區(qū)域。,下面是具體的操作步驟：,一執(zhí)行此操作，頁(yè)眉和頁(yè)腳工具以及“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡將出現(xiàn)在功能區(qū)頂部。,熟練掌握,熟練掌握,打印,現(xiàn)在該打印報(bào)表了。 在“頁(yè)面布局”視圖中，您可以在打印之前進(jìn)行調(diào)整并在屏幕上查看所做的更改。,單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡。 在“頁(yè)面設(shè)置”組中，單擊“方向”然后

16、選擇“縱向”或“橫向”。在“頁(yè)面布局”視圖中，您將看到方向發(fā)生了怎樣的更改，以及在每個(gè)方向上數(shù)據(jù)將有怎樣的外觀。,以下是如何使用“頁(yè)面布局”視圖的具體步驟：,熟練掌握,熟練掌握,打印,現(xiàn)在該打印報(bào)表了。 在“頁(yè)面布局”視圖中，您可以在打印之前進(jìn)行調(diào)整并在屏幕上查看所做的更改。,仍然在“頁(yè)面設(shè)置”組中，單擊“大小”以選擇紙張大小。在進(jìn)行選擇時(shí)，您將看到選擇的結(jié)果。（所見(jiàn)即所得。）,以下是如何使用“頁(yè)面布局”視圖的具體步驟：,熟練掌握,熟練掌握,“新工作簿”窗口,該“新工作簿” 窗口為開(kāi)始在Excel 中工作提供了一個(gè)絕佳的位置。,當(dāng)單擊 Office 按鈕 ，然后單擊 “新建”時(shí)，“新工作簿”

17、窗口將會(huì)打開(kāi)。,在窗口頂部，您可以選擇新的空白工作簿或模板。,熟練掌握,熟練掌握,練習(xí)建議,插入列。 使用自動(dòng)求和。 添加頁(yè)眉和頁(yè)腳。 進(jìn)行一些潤(rùn)色。 深入了解打印選項(xiàng)。,聯(lián)機(jī)練習(xí)（需要 Excel 2007）,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 1,為了插入新列，您可以使用“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上“單元格”組中的命令。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）,對(duì)。 錯(cuò)。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 1：答案,對(duì)。,然后單擊“插入”旁邊的箭頭，接著再單擊“插入工作表列”。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 2,通過(guò)單擊可以找到用于打開(kāi)或關(guān)閉文件的按鈕在哪里？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）,在第一個(gè)選項(xiàng)卡上。 在窗口的左上

18、角。 在功能區(qū)下面。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 2：答案,在窗口的左上角。,單擊左上角的大圓 Office 按鈕。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 3,在“頁(yè)面布局”視圖中，您想將頁(yè)眉添加到工作表中，但未看到所需的命令。為了獲得命令，您需要單擊標(biāo)有“單擊此處可添加頁(yè)眉”字樣的區(qū)域。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）,對(duì)。 錯(cuò)。,熟練掌握,熟練掌握,測(cè)試 2，問(wèn)題 3：答案,對(duì)。,一執(zhí)行此操作，頁(yè)眉和頁(yè)腳工具以及“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡就會(huì)出現(xiàn)在功能區(qū)上。它們包含用于處理頁(yè)眉和頁(yè)腳的所有命令。,熟練掌握,第 3 課,新文件格式,熟練掌握,熟練掌握,新文件格式,Excel 具有新文件格式。 但是，您仍然可以

19、打開(kāi)和編輯較舊的工作簿并與不具有 Excel 2007 的人員共享文件。,新文件格式增加了文件的安全性，降低了文件損壞的風(fēng)險(xiǎn)，減小了文件大小，并具有新功能。,熟練掌握,熟練掌握,處理早期版本的文件,在 Excel 2007 中，您可以打開(kāi)在 Excel 95 至 Excel 2003 中創(chuàng)建的文件。,但如果您是辦公室中第一個(gè)具有 Excel 2007 的人，您該怎么辦呢？如果需要與尚不具有 Excel 2007 的部門共享文件，您該怎么辦呢？ 不要驚慌。你們都可以相互共享工作簿。,熟練掌握,熟練掌握,除非您選擇了其他格式，否則舊文件將仍然保持舊格式。 Excel 將以其最初的格式保存較舊的文件

20、，除非您另外進(jìn)行了指定。例如，如果文件最初采用 Excel 2003 格式，則默認(rèn)情況下 Excel 2007 將 以 2003 格式保存該文件。 如果將文件保存為較舊的版本，則較新的功能將向您發(fā)出警告。 如果采用以前版本的格式保存文件，并且所使用的 2007 功能與以前的版本不兼容，則兼容性檢查器將向您匯報(bào)此情況。,處理早期版本的文件,以下是工作原理：,熟練掌握,熟練掌握,您始終可以首先以較新的格式復(fù)制較新的文件。,處理早期版本的文件,您可以使用轉(zhuǎn)換器在各版本之間共享文檔。 具有 Excel 2000 到 2003 的同事可以通過(guò)下載和使用轉(zhuǎn)換器來(lái)打開(kāi) 2007 版本的文件。,只需告訴 Ex

21、cel 您需要 Excel 工作簿 (*.xlsx)。該文件副本將包含所有的 Excel 2007 功能。,以下是工作原理：,熟練掌握,熟練掌握,新格式的好處,新文件格式意味著對(duì) Excel 進(jìn)行了改進(jìn)。,新功能 文件更加安全 文件損壞的風(fēng)險(xiǎn)較小,下面是它的主要好處：,熟練掌握,熟練掌握,新格式的好處,新文件格式意味著對(duì) Excel 進(jìn)行了改進(jìn)。,減小了文件大小,下面是它的主要好處：,數(shù)據(jù)更有用,熟練掌握,熟練掌握,保存時(shí)可采用新的文件格式，選擇新的選項(xiàng),在 Excel 2007 中保存文件時(shí)，您可以從多種文件類型中進(jìn)行選擇。,Excel 工作簿 (*.xlsx)。在沒(méi)有宏或 VBA 代碼時(shí)使用。 Excel 啟用宏的工作簿 (*.xlsm)。在有宏或 VBA 代碼時(shí)使用。 Excel 模板 (*.xltx)。在需要模板時(shí)使用。,熟練掌握,熟練掌握,保存時(shí)可采用新的文件格式，選擇新的選項(xiàng),在 Excel 2007 中保存文件時(shí)，您可以從多種文件類型中進(jìn)行選擇。,Excel 啟用宏的模板 (*.xltm)。在需要模板并且工作簿包含宏或 VBA 時(shí)使用。,Excel 二進(jìn)制工作簿 (*.xlsb)。與特別大的工作簿一起使用。,熟練掌握,熟練掌握,保存時(shí)可采用新的文件格式，選擇新的選項(xiàng),在 Excel 2007 中保存文件時(shí)，您可以從多