秘書3 工作環(huán)境.ppt

1、第三章 秘書工作環(huán)境,學(xué)習(xí)目的與要求 通過本章學(xué)習(xí)，了解影響秘書工作的環(huán)境有哪些種類，它們是如何影響秘書工作的效率以及如何適應(yīng)與改善這些環(huán)境。,問題：,1、請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？ （提示：工作場所、工作設(shè)施、辦公用品) 2、你認(rèn)為在秘書的工作環(huán)境中最重要的是什么?,第三章 秘書工作環(huán)境,秘書工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個(gè)環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。 秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。 環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護(hù)，使秘書工作適應(yīng)這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應(yīng)

2、秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。,第三章 秘書工作環(huán)境,影響秘書工作的環(huán)境有: 宏觀環(huán)境 中觀環(huán)境 微觀環(huán)境,第一節(jié) 秘書工作的宏觀環(huán)境,一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn) 二 、秘書工作的宏觀環(huán)境,一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn),環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。,一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn),秘書工作環(huán)境特點(diǎn)有： 1.復(fù)雜和多樣性：社會與自然環(huán)境，物質(zhì)與精神環(huán)境，宏觀、中觀與微觀環(huán)境。 2.差異性：各國、各地區(qū)、各單位工作環(huán)境。 3.變異性：社會變遷，環(huán)境的變化。,一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn),環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的

3、影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程： 1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作； 2.秘書工作必須適應(yīng)環(huán)境； 3.環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書工作發(fā)展變化； 4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。,二、秘書工作的宏觀環(huán)境,宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并對組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。,二、秘書工作的宏觀環(huán)境,秘書工作的宏觀環(huán)境主要有： 政治法律環(huán)境 經(jīng)濟(jì)環(huán)境 科技環(huán)境 文化環(huán)境等,二、秘書工作的宏觀環(huán)境,1.政治法律環(huán)境與秘書工作 2.經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書工作 3.科技環(huán)境與秘書工作 4.文化環(huán)境與秘書工作 （見教材32頁）,

4、第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境,秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要 的影響。,第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu) : 現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責(zé)任公司，國營獨(dú)資公司，股份有限公司。,第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境,任何一個(gè)公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為: 高級管理人員 中級管理人員 操作執(zhí)行人員,第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境,在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實(shí)施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)

5、行。由于中層不可能擔(dān)負(fù)起一個(gè)企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料43頁）。 公司的各個(gè)部門的職能及形成的相關(guān)文件表格（略）,第三節(jié) 秘書工作的微觀環(huán)境,微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。 一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響 二、辦公室環(huán)境的管理原則 三、辦公室的空間設(shè)計(jì) 四、辦公室的視覺環(huán)境管理 五、辦公室的聽覺環(huán)境管理 六、辦公室的空氣環(huán)境管理 七、辦公室的保健與安全環(huán)境,一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響,辦公室環(huán)境包括： 第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公 空間的大小，家具的布置；

6、第二、辦公室的視覺環(huán)境，它包括色彩，光線； 第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音； 第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個(gè)氣氛； 第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。,一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響,作業(yè)方面 生理方面 心理方面,一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書 工作效率的影響,1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。 2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體

7、力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。 3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應(yīng)。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。,二、辦公室環(huán)境的管理原則,辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計(jì)，組織和控制，使其達(dá)到最符合秘書工作的需要，進(jìn)而提高工作效率，完成組織欲達(dá)到的使命。在對辦公環(huán)境進(jìn)行管理的過程中，要堅(jiān)持以下的原則：,二、辦公室環(huán)境的管理原則,1.方便，即辦公室的布局應(yīng)該力求方便省時(shí)，如相關(guān)的部門及設(shè)備應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作

8、的協(xié)調(diào)和同步進(jìn)行； 2.舒適整潔，即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序。 3.和諧統(tǒng)一，即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設(shè)備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強(qiáng)化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。 4.安全，即布置辦公室時(shí)要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財(cái)物的安全條件；信息如紙質(zhì)文件存儲在計(jì)算機(jī)里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源.電線.器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等。,三、辦公室的空間設(shè)計(jì),所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工

9、作環(huán)境，并促進(jìn)秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。,三、辦公室的空間設(shè)計(jì),辦公室空間管理的內(nèi)容包括： 1.各職能部門的場地設(shè)計(jì) 2.工作中心的設(shè)計(jì) 特殊工作中心，指特殊用途或?qū)ｉT業(yè)務(wù)的工作中心，它包括： 接待中心，該中心是公司機(jī)關(guān)和外界接觸的媒介，故布置應(yīng)井然有序。其設(shè)計(jì)要點(diǎn)是：遠(yuǎn)離公司機(jī)關(guān)主要部門，以免訪客的干擾；放置公司簡報(bào)或其它閱讀資料的地方，應(yīng)光線充足以利閱讀。 計(jì)算機(jī)中心，其布置要點(diǎn)：注意適當(dāng)?shù)臐穸群蜏囟?，相對濕度?4060%之間，溫度在1820之間。,3.開放式辦公場地的布局,開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦公室。其特點(diǎn)有： 沒有個(gè)人辦公室，工作空間的位置通過安排

10、可活動的物件來確定； 每次進(jìn)行工作間布局規(guī)劃時(shí)，并不考慮窗戶或其它常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的； 工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務(wù)，而不是由他們的位置來確定的，如高級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同形狀的辦公桌，除此以外，幾乎沒有可以看得見的等級標(biāo)志。,4.辦公房間的空間設(shè)計(jì),開放式辦公室有以下優(yōu)點(diǎn)： 降低能源成本和建筑成本； 減少占地面積； 降低了重新布局的成本； 由于拆除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往障礙減少了這有利于排除心理障礙,四、辦公室的視覺環(huán)境管理,辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。 1.覆蓋物

11、，它包括墻壁，天花板，地面，門窗，支柱等上面的覆蓋物。 有效的使用顏色。 地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的，和諧的環(huán)境。,2.照明，指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。 光線的量。光線的量一般用w(瓦)代表。 光線的質(zhì)。 光的設(shè)計(jì)。,五、辦公室的聽覺環(huán)境管理,1.消除噪音的來源。 2.用吸音的材料以減少噪音的影響。 3.適量音樂的播放。,六、辦公室的空氣環(huán)境管理,溫度 濕度 空氣流通 空氣的凈化,七、辦公室的保健與安全環(huán)境,保健，又叫健康保護(hù)。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有不可忽視的意義和重要性。秘書人員保持良好的健康的身體，足以促進(jìn)工作效率的提高?？芍^“健全的精神寓于健全的身體中”。,七、辦公室的保健與安全環(huán)境