辦公自動化系統(tǒng)設計方案

1、辦公自動化系統(tǒng)設計方案一. 創(chuàng)業(yè)園及各部門工作內容簡介留學生創(chuàng)業(yè)園是廣州市政府于1999年成立的，創(chuàng)業(yè)因為留學人員回國創(chuàng)業(yè)的高科技產業(yè)的孵化器，為留學人員提供研發(fā)用地、稅收返還等優(yōu)惠政策，以及創(chuàng)業(yè)咨詢、投資、融資、市場開發(fā)、人才、信息、咨詢、后勤等各方面的扶持服務。共同辦公的部門有：招商部、拓展部、物業(yè)部、財務部和辦公室五個部門。招商部作為創(chuàng)業(yè)園的主要業(yè)務部門肩負著雙重的責任：經常需要向公司領導部門提供各種不同的報表、以及項目管理工作；拓展部主要負責企業(yè)入園以后的作為一個重要的商務部門；物業(yè)部主要負責公司的物業(yè)管理：入住、返園手續(xù)辦理、房租、水電、押金、履約金、工程裝修管理等工作；財務部主要是

2、負責款項的收取，財務狀況說明，以及提供資金流向說明：辦公室主要是對公司整體情況的掌握。目前沒有一套完善的系統(tǒng)可以對創(chuàng)業(yè)園的所有工作進行管理，并能提供靈活的接口，協(xié)同辦公，這樣給各個部門帶來大量的不必要的重復性文字錄入工作，工作進展的不協(xié)調，各部門溝通不及時等等問題，這些問題制約了創(chuàng)業(yè)園的發(fā)展和工作效率的提高。由于創(chuàng)業(yè)園的以上問題原因，以及多個部門之間存在著的業(yè)務往來接口較多，紙張文檔的傳遞使工作效率底下，不能及時、有效、安全的傳遞商務信息，以及數據資料的重復錄入占用了大量的人力物力，沒有將目前創(chuàng)業(yè)園已經完善的計算機網絡利用上，閑置、浪費了現有資源。二. 創(chuàng)業(yè)園信息化建設目標信息化建設目標：用現

3、代化的手段將所有項目資料管理起來，實現項目資料電子化管理，任意生成各種報表，為領導及時提供戰(zhàn)略決策依據；重組和優(yōu)化業(yè)務流程，用計算機網絡來 對部門之間的業(yè)務往來進行電子化傳遞和管理。運用信息技術對企業(yè)的物流、資金流、信息 流進行有效的控制與管理，降低企業(yè)營運（人力）成本，優(yōu)化管理，提升形象。具體內容是：1、Intranet技術組建招商部、拓展部、物業(yè)部和辦公室的內部通訊網絡平臺；2、建立創(chuàng)業(yè)園內部業(yè)務流程管理系統(tǒng)，實現對入園企業(yè)（項目）在立項、入園、日常管理和畢業(yè)出園的企業(yè)信息流管理；3、建立拓展部的數據資料管理系統(tǒng)：國家級項目資金、財政資金、除財政之外的資金等分開記錄處理，以及企業(yè)設備、人員

4、進場、納稅記錄等；4、建立物業(yè)管理數據庫，對企業(yè)入園手續(xù)（資料及流程）進行管理：押金、 約金支付、水電表初試抄錄、鑰匙管理、房租、水電費收取、裝修方案、裝修押金管理，繳費通知單打印，滯納金管理，以及退園管理等；5、建立財務部流水帳管理系統(tǒng)，以及進園押金收取，押金管理，滯納金管理，建立退園管理資金處理、往來處理；6、建立辦公室流程管理系統(tǒng)，對辦公室日常工作進行管理；7、建立符合創(chuàng)業(yè)園物業(yè)部、招商部、拓展部和辦公室內部工作流程的管理系統(tǒng)，實現對商務資料統(tǒng)計、核算，財務核收，物業(yè)管理、信息收集，拓展部資料管理等數據的自動轉接信息化管理，并通過項目管理實現創(chuàng)業(yè)圓項目報表匯總；8、實現企業(yè)郵件通訊、信息

5、共享、信息交流、內部審核工作流管理和業(yè)務報表查詢，實現電子商務無紙辦公。三. 創(chuàng)業(yè)園信息化建設規(guī)劃針對創(chuàng)業(yè)園的管理特點，從入園企業(yè)（項目）管理和部門閱業(yè)務流考慮，提出企業(yè)信息 化先以商務信息化為基礎，通過商務信息化的成功實施，逐步向企業(yè)信息化推進。我們建議 以商業(yè)管理為核心，財務管理、物業(yè)管理系統(tǒng)為主，拓展部，辦公室為輔助的業(yè)務流為基礎平舍的信息化管理系統(tǒng)。根據市場多年的企業(yè)信息化經驗，企業(yè)信息化系統(tǒng)的建立按照“整體規(guī)劃、分布實施”的指導思想開展。創(chuàng)業(yè)園可以以招商部管理信息化為先鋒，分階段實現企業(yè)信息化。創(chuàng)業(yè)園信息化整體規(guī)劃如圖1所示：四. 創(chuàng)業(yè)園信息化實施步驟及費用1、項目分析及軟件規(guī)劃對創(chuàng)

6、業(yè)園各個部門的工作流程，工作內容以及需求收集階段，我方提供免費信息咨詢及信息化方案規(guī)劃；對創(chuàng)業(yè)園各個部門需要的軟件結構、功能進行按需分析規(guī)劃階段，提供免費服務，并提供軟件規(guī)劃方案，時間：5個工作日；2、軟件編寫雙方簽約后立即進入軟件編寫階段，時間：45個工作日3、安裝調試將軟件安裝在各個相關部門，并進行調試，進入試用階段，時間25個工作日；4、軟件應用及修改意見收集軟件安裝后的正式使用過程，需要相關部門協(xié)同指出軟件系統(tǒng)中的不足之處問題找出，并提出改進的需求，時間：5個工作日到15個工作日；5、軟件二次開發(fā)根據軟件改進需求修改，完善軟件，時間：5個工作日到10個工作日7、售后服務接收二次開發(fā)后的

7、軟件，免費提供第一年的系統(tǒng)維護與技術支持（以后每年的維護費將按合同額的20%收費）。8 、全部費用以上全部周期3個月，費用合計30000 元。五. 創(chuàng)業(yè)園招商部信息化建設效益分析從創(chuàng)業(yè)園的需求看，信息化建設必須從創(chuàng)業(yè)園業(yè)務體系的基礎出發(fā)，進行總體設計和規(guī) 劃，分階段有計劃有步驟地進行實施，使制擱經營管理存在的工作流、資金流、物流和信息流得到全面有效地管理。銳鋒科技工作室將以招商部的內部業(yè)務流程管理系統(tǒng)為先鋒，在將來做好創(chuàng)業(yè)園的全面信息化解決方案，組成創(chuàng)業(yè)園整體信息化應用體系。創(chuàng)業(yè)園通過實施信息化管理系統(tǒng)，下面對招商部的內部業(yè)務流程管理系統(tǒng)效益進行分析： 招商部的入園企業(yè)（項目）管理系統(tǒng)將全面管

8、理目前創(chuàng)業(yè)園的所有入園企業(yè)（項目）資料，并能隨時提供各種領導需要的報表，使招商部從日常繁瑣的低價值工作中解脫出來； 拓展部對不同性質資金項目的管理，資料統(tǒng)計； 財務管理，以此來對招商部的項目款項數據，進行核實和作為收款，催收，罰款依據，為作好基礎； 利用物業(yè)管理系統(tǒng)作為招商部的信息收集平臺，進行管理費、租金催收，水電核查的工作部門的基礎數據收集以及進出口業(yè)務管理； 將整個項目各個相關管理部門組建成一個整體，各部門協(xié)同辦公，建立企業(yè)級Intranet /Internet 通訊平臺 , 實現無紙化、信息化辦公；結束語創(chuàng)業(yè)園目前正處于飛速發(fā)展期，信息化運作已是迫在眉睫，創(chuàng)業(yè)園在此關鍵時刻，適時提出以信息化促進發(fā)展。但目前公司信息化建設中，創(chuàng)業(yè)園更重要的是針對公司的具體情況， 制定出適合公司運用的管理系統(tǒng)。選擇一套好的信息化管理系統(tǒng)，不但增強基礎管理的規(guī)