IT成本管理的實施過程

1、IT 成本治理的實施過程成本治理在實際實施過程中一般分三個環(huán)節(jié)，一是打算時期， 要緊是為實施IT 會計做預(yù)備，制定IT 會計系統(tǒng)及核算體系打算，并對實施 IT 會計進(jìn)行可行性研究。這一時期一般耗時36 個月，IT 組織的規(guī)模越大，組織結(jié)構(gòu)越復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的獲得越容易，所耗時刻越短。二是 IT 會計系統(tǒng)實施時期。這一時期要緊是預(yù)備數(shù)據(jù)；選擇、安裝、測試軟件；調(diào)試系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)運行等工作。一般耗時 6 個月或更多時刻， 這要緊決定于實施所需的數(shù)據(jù)及工具，假如信息容易取得、實施工具先進(jìn)、適當(dāng)，則需要時刻就會短。三是 IT 會計系統(tǒng)的實際運行使用時期。這一時期要緊是核算提供 IT 服務(wù)的成本及相應(yīng)的收

2、費，檢查這些數(shù)據(jù)的正確性，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行差異分析，修正IT 會計系統(tǒng)。打算時期團(tuán)隊組建及組織關(guān)系在打算時期要首先組建好 IT 會計系統(tǒng)團(tuán)隊。整個團(tuán)隊?wèi)?yīng)該由以下人員組成： 組織的信息系統(tǒng)總經(jīng)理 財務(wù)部門高級經(jīng)理 IT 服務(wù)的收費客戶 IT 服務(wù)治理人員IT 財務(wù)治理部門，是IT 服務(wù)治理層不可缺少的組成部分，是一個常設(shè)部門，負(fù)責(zé)建設(shè)、運行及維護(hù) IT 會計系統(tǒng)（包括預(yù)算、會計核算、收費） ，與 IT 服務(wù)的其他流程的治理層有同等的地位。 IT 財務(wù)經(jīng)理直接向 IT 服務(wù)治理層匯報。假如組織規(guī)模較小時，不單設(shè) IT 財務(wù)部門， IT 成本治理工作一般由組織的財務(wù)部門與 IT 服務(wù)部門共同負(fù)擔(dān)。不

3、管如何樣， IT 會計核算工作由 IT 部門負(fù)責(zé)，因為這是保證 IT 部門實現(xiàn)組織目標(biāo)的工具?？尚行匝芯靠尚行砸泊_實是對項目的“必要性”、“可能性” 和“合理性”等問題進(jìn)行分析論證。對IT 服務(wù)實行成本治理是否必要、有無實現(xiàn)的可能性， 實行成本治理是否符合成本與效益原則，是打算時期應(yīng)該回答的問題?？尚行匝芯康囊o工作包括： 確定實行成本治理所需的人、財、物等資源； 界定與組織其他部門的財務(wù)界限； 定量分析實行IT 成本治理的成本與效益，評價其合理性； 提出收費政策建議方案； 提出初步的實施打算，打算應(yīng)該包括：成本分析、IT 會計核算收費系統(tǒng)設(shè)計、實施與實施后評價； 評價實行 IT 會計的工具（

4、包括各種賬冊、計算、存儲設(shè)備）； 風(fēng)險分析，對可能阻礙成功實行IT 會計的因素進(jìn)行分析，找出敏感因素，加以操縱防范。實施成本治理的實施能夠在一個會計年度的任意時刻進(jìn)行。 然而這不意味著建立 IT 會計系統(tǒng)使用的成本數(shù)據(jù)也能夠是任意時段的，一般均要求用一年的成本數(shù)據(jù)來估算每個成本單位的成本價值。當(dāng)無法得到一年的數(shù)據(jù)時，一般我們要通過預(yù)測補(bǔ)全數(shù)據(jù)，但要注意對預(yù)測數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗， 通過檢驗的數(shù)據(jù)才能夠利用， 否則風(fēng)險會比較大。這一時期的要緊工作有：系統(tǒng)實施預(yù)備工作：這些工作要緊包括： 文件預(yù)備工作， 要緊有 IT 會計制度文件預(yù)備、 編制用戶手冊、工作記錄手冊及 IT 財務(wù)治理人職員作指南等。本文轉(zhuǎn)自

5、項目治理者聯(lián)盟 職員培訓(xùn)工作： 對 IT 會計系統(tǒng)的每位職員都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對原 IT 人員要加強(qiáng)會計知識技能的培訓(xùn)，理解會計原理及本質(zhì)；關(guān)于原財務(wù)人員則要加強(qiáng) IT 知識技能的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使所有 IT 財務(wù)治理人員都能理解會計原理以及IT 服務(wù)治理各流程的差不多原則。 建立成本中心或利潤中心：依照設(shè)立責(zé)任中心的政策需要，設(shè)立相應(yīng)的責(zé)任中心形式。假如著重考核IT 服務(wù)部門的成本和費用支出， IT 服務(wù)部門不形成收入或者不考核其收入的情況下，能夠設(shè)立成本中心。假如IT 服務(wù)部門被看作一個單獨的組織單位來衡量其一定時期的經(jīng)營業(yè)績利潤，則能夠?qū)T 服務(wù)部門設(shè)立為利潤中心。3 / 7 建立數(shù)據(jù)

6、搜集機(jī)制：實施時期需要的信息包括：工作量、服務(wù)種類、客戶、成本、資源存量等， 要建立起這些數(shù)據(jù)的采集點。工作量及服務(wù)種類數(shù)據(jù)能夠從容量治理數(shù)據(jù)庫取得， 成本、資源存量數(shù)據(jù)能夠從會計及配置治理部門獲得。 選擇、安裝、調(diào)試軟件：選擇通過可行性研究證明是可行的軟件，購買安裝，以各種可能的數(shù)據(jù)和操作條件對程序進(jìn)行試驗，找出問題加以修改，使之完全符合設(shè)計要求。 試運行：在正式運營前要先試運行 IT 會計系統(tǒng)，如此，一方面能夠在服務(wù)收費之前提醒 IT 資源使用大戶， 調(diào)整其 IT 資源用量及態(tài)度；另一方面成本核算及收費系統(tǒng)設(shè)計可能存在一些缺陷，通過試運行發(fā)覺以后，進(jìn)行糾正，保證 IT 科技核算及收費系統(tǒng)公

7、平、可信。同時能夠積存一定的經(jīng)驗。正式運營正式運營時期的工作要緊是搜集系統(tǒng)每天產(chǎn)生的成本及收費數(shù)據(jù)，發(fā)覺差異，分析調(diào)查差異，處理差異。發(fā)覺差異IT 會計人員將每月、每年的實際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、打算數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)覺例外情況。這些比較數(shù)據(jù)包括成本、收益、工作量、服務(wù)水平等。分析調(diào)查差異差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體緣故并提出分析報告。 只有通過調(diào)查研究，找到緣故，分清責(zé)任，才能采取糾正行動，收到降低成本的實效。發(fā)生差異的緣故專門多，能夠分為三類： 執(zhí)行人的緣故，包括過錯、沒經(jīng)驗、技術(shù)水平低、責(zé)任心差、不協(xié)作等； 目標(biāo)不合理，包括原來

8、制定的目標(biāo)過高或過低，或情況變化使目標(biāo)不再適用等； 實際成本核算有問題，包括數(shù)據(jù)記錄、加工和匯總有錯誤，有意的造假等。只有通過調(diào)查研究， 才能找到具體緣故， 并針對緣故采取糾正行動。處理差異針對不同的差異處理方法不同。 成本差異處理：當(dāng)實際成本高于預(yù)算成本時，一般情況下， IT 部門會將高出的成本轉(zhuǎn)移到客戶身上，特不是成本的差異是由于向客戶提供的專項服務(wù)造成的。但這種差異是 IT 會計人員的治理重點， 不能因此而無限制地提高成本轉(zhuǎn)移到客戶身上， 因為客戶有可能因此選擇其他供應(yīng)商。 收益差異處理：收益下降是不利差異，IT 會計人員分析其緣故，假如是工作量預(yù)算太高造成的可適當(dāng)調(diào)整工作量，假如是由5

9、 / 7于服務(wù)成本過高造成的收益降低， IT 會計人員要努力尋求降低成本，提高效益的途徑。 假如是服務(wù)定價太低， 則能夠調(diào)整定價。 服務(wù)水平差異處理： 一般由服務(wù)水平治理部門處理差異問題。 工作量差異處理：工作量的變化會帶來兩個問題：一是誰為增加的工作量付費？二是如何付費？假如由于偶然緣故， 客戶的服務(wù)工作量增加了， IT 會計人員要考慮 IT 部門的工作能力是否能夠滿足，假如能夠，與客戶商談收費，但也要考慮到其他客戶是否同意，因為某一客戶的服務(wù)工作量的增加可能損害到其他客戶的服務(wù)。因此一般也由服務(wù)水平治理部門介入。操縱和報告為保證 IT 服務(wù)會計核算的有效性，財務(wù)治理人員要監(jiān)測、操縱 IT

10、會計系統(tǒng)的運行，對每天的會計核算、收費情況進(jìn)行監(jiān)測治理，并向 IT 服務(wù)治理部門提交治理報告。治理報告治理報告一般每月或每季向 IT 服務(wù)治理部門或高級 IT 治理委員會提交，內(nèi)容要緊包括 IT 服務(wù)成本與收入總結(jié)以及資產(chǎn)負(fù)債表等。治理報告的格式治理報告沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，但一般都以下兩類：1. 向客戶提供的IT 服務(wù)治理報告。這類報告一般內(nèi)容相對簡單，要緊包括： 在會計年度內(nèi)客戶發(fā)生在IT 方面的費用； 成本支付與預(yù)期可能是否相符？ 目前的收費政策及IT 會計核算方法； IT 部門如何服務(wù)增加投資； 實際與預(yù)算之間的任何差異， 引起這些差異的緣故以及 IT 部門采取的相應(yīng)措施。2. 向 IT 服務(wù)治理層提交的報告包括： IT 服務(wù)的總成本與收益；項目治理者聯(lián)盟文章，深