如何管理你的時間(PPT 86頁).ppt

1、如何管理你的時間,時間是最公平的一種資源。,時間隨時可以失去，永遠不能再生。,每一個人成功的關鍵：有效地使用時間。,時 間,時間會把你帶向何方？,時間的價值是什么？,要知道一年的價值？ 請問一問那位婦女她剛被確診患了癌癥？,要知道一個月的價值？ 請問一問早產兒的雙親,要知道一天的價值？ 請問一問拿日工資的工人他有一個家庭要負擔,要知道一個小時的價值？ 請問一問一對戀人他們正急切地等待重逢,要知道一分鐘的價值？ 請問一問那個人他沒能趕上末班車,要知道一秒的價值？ 請問一問剛從一場車禍中死里逃生的人,要知道千分之一秒的價值？ 請問一問在比賽中屈居第二或奪得金牌的選手,時間的價值就是生命的價值,我們

2、無法使時光倒流，也不能使時光變慢，但我們可以控制它的“流向”。通過時間管理，讓時光流向更有意義的地方。,一、管理時間的必要性,一份美國進入中國市場前的分析報告中有這樣一段話：“中國人非常聰明，有著非常深厚的理論和文化知識，同時也非常勤勞。但是請你千萬注意，你到中國投資之前，必須給中國的員工上兩門課：一是溝通技巧，二是時間管理”。,社會競爭越來越激烈，競爭的焦點也發(fā)生著變化： 七十年代以前：價格 八十年代：質量 九十年代：創(chuàng)新 二十一世紀：速度 大吃小小吃大快吃慢 誰學習的速度越快，誰就能取得競爭優(yōu)勢。,今后的成功者不僅是由于他擁有多少知識、而更是因為他學習技能的速度比別人快。,速度競爭力最核心

3、的問題時間管理。 競爭的實質，就是在最快的時間內做最好的東西。 一流的質量可以有很多，而最快的冠軍只有一個。任何的領先，都是時間的領先。,二、你浪費時間了嗎？,沒有人認為自己在浪費時間。,人們不僅容易虛度光陰，而且常常對浪費時間渾然不知。,浪費時間的現(xiàn)象處處可見：,由于不能集中精神，需要重新研讀同一材料。 不懂得言簡意確地表述自己的觀點。 將最好的時間和精力用在鎖碎事情上。 由于隨手亂放，當需要時，無法找到重要的東西，不得不耗費時間四處尋找。 計劃工作時缺乏運籌學的概念，不能充分有效地利用時間。 有些事情你根本不需要做，但你卻花了很多時間去做。 事必躬親，做了許多應該、而且可以由別人去做的事情

4、。,歸納起來，兩種表現(xiàn)：,一是因為對生命沒有緊迫感，對時間不夠重視，沒有養(yǎng)成遇事馬上做，日清日新的好習慣，總把今天的事情推到明天。,二是沒有科學管理時間的方法和技巧、低效率重復勞動，最終成效淺薄，甚至一事無成。,可以用填寫目前時間使用情況記錄表分析時間使用情況，從中找出有可能浪費的時間在什么地方。,浪費時間的主要原因：,主觀原因： 、缺乏明確的目標 、拖延 、缺乏優(yōu)先順序 、想做的事情太多 、做事有頭無尾 、缺乏條理與整潔 、不懂授權 、不會拒絕 、倉促決策 、行動緩慢 、懶惰 、心態(tài)消極,客觀原因： 、上級浪費時間 、工作系統(tǒng)浪費時間 、生活條件浪費時間,三、時間管理管什么？,時間管理的實質

5、，就是有效利用對于大家來說都平等的時間。,1、不是管理時間，而是管理事情,組成時間的基本元素是事件 管理時間的關鍵是控制事件，管理事業(yè)。 不要浪費時間，它的含義是說不要因為睡覺、玩耍、閑聊等沒有價值的事，過多地使用時間。但還有更重要的一點是說不要做沒有結果的事情。沒有結果的事就是不值得做的事情。,2、管理時間不只是提高效率，更重要的是提高效能,20/80法則一分耕耘就一分收獲嗎？ 80%的價值來源于20%的原因；20%的價值來源于80%的原因。,日常工作中，我們都會受到時間、空間的限制，不可能將應做的事全部完成。如果不先從重要的事開始，結果會演變成什么正事也沒做。打算全部盡善盡美完成的人，往往

6、到最后什么也沒做好。而對著一系列的工作，常常不可能一一完成。 不要事事追求完美，20%最有價值的事情，要盡力做好，其它的事情一般做好。,或者先做最容易的，把最困難的留到最后，結果永遠辦不到最難辦但又最重要的事。,因此，把重要的事情放在前面，集中精力做好，就可獲得最大的幫助。如果你所決定的優(yōu)先次序是正確的，那么最大的好處，已經由你所選擇的最重要的幾件事中獲得。,3、管理時間不是管理別人，而是管理好自己,有人作過統(tǒng)計，假設一個人壽命是72歲。 睡覺：20年 工作：14年 文體活動：8年 旅行：5年 吃飯：6年 聊天：4年 等人：3年 生?。?年 等人+聊天=7年,可以自問：聊天聊些什么？通過聊天有

7、沒有對自己的目標有所促進？ 等人的時候又在做什么？ 時間管理是每個人都可以做到的，因為它是自我的行為管理。,4、養(yǎng)成良好的習慣,良好的時間管理來自良好的習慣。 我們養(yǎng)成習慣；然后習慣塑造我們。行動的重復造就自我。卓越源于良好的習慣而非偶然行動。,（1）、改變不良的習慣 不會拒絕 注意：要讓對方了解你拒絕的是他的事，而不是他的人。 習慣性拖延 明日復明日，明日何其多 不速之客打擾 電話干擾 文件滿桌 有規(guī)律地擺放文件，一旦需要，即能找到。 任何文件在面前只流通一次。,（2）、養(yǎng)成立即行動的習慣 不要把“三思而后行”“三思而不行”,（3）不要事必躬親，要充分授權,不善于管人的一個很好的證明就是不善

8、于授權。授權實際上可以充分調動大家的積極性，千斤重擔眾人挑。,授權實際就是分派事情，把事情分派給能勝任的人，使自己的時間和精力集中在最重要的事情上。這是成功的前提。 注意：授權把自己難以勝任的工作轉給別人，要重視授權后的督促。,四、時間管理的發(fā)展,時間管理經歷過四個發(fā)展階段，越來越走向成熟。,第一階段：備忘錄型,優(yōu)點：不會忘掉要做的事情 缺點：沒有計劃（沒有準確追求什么時間做什么事）,第二階段：安排型,妥善地安排時間 創(chuàng)造時間的奧秘往往在于妥善地安排時間。妥善安排時間的最好方法之一，是排好時間清單。,要求：,a、給每件事情規(guī)定完成的最后時限。 b、把近期要完成的事情分成： A、B、C A類：兩

9、個小時內完成 B類：當天完成 C類：三天內完成 注意：追蹤監(jiān)督,優(yōu)點：有了時間規(guī)劃 結果：從容做事，甚至可以做過去認為沒有空去做的事。 不是讓事情控制你自己，而是由你控制事情的進展。 缺點：沒有優(yōu)先順序，做事越多越忙越好。,第三階段：講求優(yōu)先順序,依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂立實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間和精力加以分配，做最重要的事情，爭取最高的效能。,這個階段，時間管理發(fā)展了另一個要點，就是必須確定哪些事情是最重要的，必須先做，從而掌握關鍵。,要明確自己的目標，以事情對實現(xiàn)目標的重要程度確定先后順序。 根據你的人生目標，把要做的事情制訂一個順序。有助你實現(xiàn)目標的，把它放在前面，

10、依次為之，把所有的事情都排一個順序。養(yǎng)成這樣一個良好習慣，使每做一件事，就向目標靠近一步。,四象限法則是先辦要事？還是急事？,重要,緊急,a、又重要又緊急的：趕快做 b、重要但不緊急的：必須做 c、不重要但非常緊急的：授權做 d、不重要不緊急的：盡量不做,如何判斷重要？重要性與目標息息相關，凡有利于實現(xiàn)目標的事務均屬重要，越有利于實現(xiàn)核心目標就越重要。,先做ab，少做c，不做d。始終抓住“重要”的事，才是最大的時間管理、最好的節(jié)約時間的方法。ab類事務做多了，cd類自然就少，你就會越來越有遠見、有理想、有效能，少有危機。 優(yōu)點：以目標為價值，有先后順序 缺點：忽視人的全面發(fā)展，缺乏綜合平衡。,

11、第四階段：現(xiàn)代管理型,在前三階段理論的基礎上，兼收并蓄，推陳出新，以目標為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，注意人的均衡發(fā)展，不僅做好事情，還要安排好個人的學習、生活。始終把個人精力的焦點放在“重要”的事務上。,五、時間管理的原則,1、明確目標,有了目標，才能判斷時間怎么用才最有價值。人生的道路，存在著時間與價值的對應關系，有目標，一分一秒就是成功的記錄；沒有目標，一分一秒都是生命的流逝。,有了目標，才能明確在什么地方有權使用自己一生的時間，在什么地方無權濫用。有一個使用時間的首先限度，才能正確對待時間，把握時間，利用時間，成功地運籌時間。,目標要具備下列四個要求：,（1）目標要

12、有可信性：,首先是自己相信。,（2）清楚地界定目標,（3）需要有強烈達到目標的欲望：,不只是想要，而是“熱切”的欲望，非要不可。做這件事情，能夠讓你激動不已。,（4）生動地想象目標達到后的情形：,含有希望和進步的“未來藍圖”能給你激勵，并且提供途徑讓人表達充滿積極力量的情感。,總會有其它事情干擾你，使你不能專心致志地做你真正需要做的事情。你要有較好的判斷力和意志力去排除干擾，把精力集中到目標上來。,2、分清輕重緩急,根據事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu)先程度來安排先后順序，這樣的做法是很被動的。 時間管理的精髓在于分清輕重緩急，設定優(yōu)先順序。始終做最重要的事情。 以分清主次的辦法來統(tǒng)籌時間，把時間

13、用在最有“生產力”的地方。,面對每天大大小小、紛繁復雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方，有三個判斷標準：,（1）我必須做什么？ 這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。,（2）什么能給我最高回報？ 所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人干得更高效的事情。,必須辨證地看待“勤奮”。過去，將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節(jié)奏效率的信息時代，勤要勤在點子上 勤奮已經不是時間長的代名詞，勤奮是用最少的時間完成最多的目標。,成績 時間,勤奮=效率=,（3）什么能給你最大的滿足感？ 堅持按這個原則去做，你將會發(fā)現(xiàn)，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有

14、效利用時間了。,3、制訂計劃，寫成清單 相信筆記，不相信記憶。養(yǎng)成“凡事預則立”的習慣。 不要訂“進度表”，要列“工作表”；事務要明確具體，比較大或長期的工作要拆散開來，分成幾個小事項。 做計劃時，要設定完成期限。有期限才有緊迫感，也才能珍惜時間。設定時限，是時間管理的重要標志。,4、遇事馬上做，現(xiàn)在就做 “有空再做、明天做、以后做”、“拖”、“等”、“研究、商量”等等，這是一種最浪費時間的壞習慣。 “時間的最大損失是拖延、期待和依賴將來?！?養(yǎng)成遇事馬上做，現(xiàn)在就做的習慣，不僅克服拖延，而且能占“笨鳥先飛”的先機。 珍惜今天，當日事當日畢 “今天事，今天做。太陽決不會為你而再升?！?5、第一

15、次做好，次次做好 要100%認真地工作，要全身心地投入。第一次沒做好，同時也就浪費了沒做好事的時間。,6、專心致志，不要有頭無尾 浪費時間最多的是時斷時續(xù)的干活方式。不只是停頓下來本身費時，而且重新工作時，還需花時間調整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。而有頭無尾，更是明顯的浪費。,7、養(yǎng)成整潔和條理習慣 一般辦公室人員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無條理的習慣，就要損失近20%的時間！ 養(yǎng)成條理的習慣，還有另一層意思，就是尋找自己的“生理節(jié)奏”。 要用精力最好的時間來做最重要的事，而用精力不好的時間來做較不重要的事情。,8、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 克

16、服做事緩慢的習慣，調整你的步伐和行動。養(yǎng)成快速的節(jié)奏，不僅提高效率，節(jié)約時間，給人以良好的作風印象。日本人把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快說”的“六快”之人，稱為人中之杰。,六、提高效率的一些方法：,在有限的時間內完成盡可能多的事情，這是我們一直追求的目標。為此，可以借鑒如下的辦法：,4、“寧斷一指，不傷十指” 人的大腦一般不能同時用心完成幾項事情，“一心不能二用”。因此，盡量避免好幾個重要事項同時起步，一般一段時間只盯住一、二個關鍵的任務，順帶做些日常小事，把精力更多的用在完成事項的質量和效果上，而不是樣樣都做，樣樣都做不好。,5、“一箭雙雕”“順手牽羊” 做一件事時

17、留意是否可以帶出其它相關的收獲，主要是解決一些重要而不緊急的事情。,6、外出辦事前周密安排，避免重復和無效行為。 如考慮最佳行走路線、帶全所需材料和物品、想好要談的各項內容等。,7、每日攻克幾個十分明確的小目標 許多重大的事情不是一天可以完成的，可以將這種事情化成具體的，簡單而明確的小目標，完成這些每天自己能控制的目標有如下好處： 推進工作力度大，落到實處 心理學研究結果表明，簡單而明確的目標，一旦完成就自己表揚自己，可以充分調動內心動力 每日“收集”成功，積累信心“帳戶”克服焦慮,8、隨時記錄靈感，隨手整理歸類信息 一般的事可以趕速度，唯有好的思想火花、靈感是人為趕不出來的，需要去捕捉。有時一個好點子可以成倍提高效率，解決長期困惑的問題。因此，一旦有這種寶貴的靈感跳出，可隨時記