如何管理你的時(shí)間(PPT 86頁(yè)).ppt

1、如何管理你的時(shí)間,時(shí)間是最公平的一種資源。,時(shí)間隨時(shí)可以失去，永遠(yuǎn)不能再生。,每一個(gè)人成功的關(guān)鍵：有效地使用時(shí)間。,時(shí) 間,時(shí)間會(huì)把你帶向何方？,時(shí)間的價(jià)值是什么？,要知道一年的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)那位婦女她剛被確診患了癌癥？,要知道一個(gè)月的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)早產(chǎn)兒的雙親,要知道一天的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)拿日工資的工人他有一個(gè)家庭要負(fù)擔(dān),要知道一個(gè)小時(shí)的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)一對(duì)戀人他們正急切地等待重逢,要知道一分鐘的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)那個(gè)人他沒(méi)能趕上末班車,要知道一秒的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)剛從一場(chǎng)車禍中死里逃生的人,要知道千分之一秒的價(jià)值？ 請(qǐng)問(wèn)一問(wèn)在比賽中屈居第二或奪得金牌的選手,時(shí)間的價(jià)值就是生命的價(jià)值,我們

2、無(wú)法使時(shí)光倒流，也不能使時(shí)光變慢，但我們可以控制它的“流向”。通過(guò)時(shí)間管理，讓時(shí)光流向更有意義的地方。,一、管理時(shí)間的必要性,一份美國(guó)進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)前的分析報(bào)告中有這樣一段話：“中國(guó)人非常聰明，有著非常深厚的理論和文化知識(shí)，同時(shí)也非常勤勞。但是請(qǐng)你千萬(wàn)注意，你到中國(guó)投資之前，必須給中國(guó)的員工上兩門(mén)課：一是溝通技巧，二是時(shí)間管理”。,社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)也發(fā)生著變化： 七十年代以前：價(jià)格 八十年代：質(zhì)量 九十年代：創(chuàng)新 二十一世紀(jì)：速度 大吃小小吃大快吃慢 誰(shuí)學(xué)習(xí)的速度越快，誰(shuí)就能取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。,今后的成功者不僅是由于他擁有多少知識(shí)、而更是因?yàn)樗麑W(xué)習(xí)技能的速度比別人快。,速度競(jìng)爭(zhēng)力最核心

3、的問(wèn)題時(shí)間管理。 競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)，就是在最快的時(shí)間內(nèi)做最好的東西。 一流的質(zhì)量可以有很多，而最快的冠軍只有一個(gè)。任何的領(lǐng)先，都是時(shí)間的領(lǐng)先。,二、你浪費(fèi)時(shí)間了嗎？,沒(méi)有人認(rèn)為自己在浪費(fèi)時(shí)間。,人們不僅容易虛度光陰，而且常常對(duì)浪費(fèi)時(shí)間渾然不知。,浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象處處可見(jiàn)：,由于不能集中精神，需要重新研讀同一材料。 不懂得言簡(jiǎn)意確地表述自己的觀點(diǎn)。 將最好的時(shí)間和精力用在鎖碎事情上。 由于隨手亂放，當(dāng)需要時(shí)，無(wú)法找到重要的東西，不得不耗費(fèi)時(shí)間四處尋找。 計(jì)劃工作時(shí)缺乏運(yùn)籌學(xué)的概念，不能充分有效地利用時(shí)間。 有些事情你根本不需要做，但你卻花了很多時(shí)間去做。 事必躬親，做了許多應(yīng)該、而且可以由別人去做的事情

4、。,歸納起來(lái)，兩種表現(xiàn)：,一是因?yàn)閷?duì)生命沒(méi)有緊迫感，對(duì)時(shí)間不夠重視，沒(méi)有養(yǎng)成遇事馬上做，日清日新的好習(xí)慣，總把今天的事情推到明天。,二是沒(méi)有科學(xué)管理時(shí)間的方法和技巧、低效率重復(fù)勞動(dòng)，最終成效淺薄，甚至一事無(wú)成。,可以用填寫(xiě)目前時(shí)間使用情況記錄表分析時(shí)間使用情況，從中找出有可能浪費(fèi)的時(shí)間在什么地方。,浪費(fèi)時(shí)間的主要原因：,主觀原因： 、缺乏明確的目標(biāo) 、拖延 、缺乏優(yōu)先順序 、想做的事情太多 、做事有頭無(wú)尾 、缺乏條理與整潔 、不懂授權(quán) 、不會(huì)拒絕 、倉(cāng)促?zèng)Q策 、行動(dòng)緩慢 、懶惰 、心態(tài)消極,客觀原因： 、上級(jí)浪費(fèi)時(shí)間 、工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間 、生活條件浪費(fèi)時(shí)間,三、時(shí)間管理管什么？,時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)

5、，就是有效利用對(duì)于大家來(lái)說(shuō)都平等的時(shí)間。,1、不是管理時(shí)間，而是管理事情,組成時(shí)間的基本元素是事件 管理時(shí)間的關(guān)鍵是控制事件，管理事業(yè)。 不要浪費(fèi)時(shí)間，它的含義是說(shuō)不要因?yàn)樗X(jué)、玩耍、閑聊等沒(méi)有價(jià)值的事，過(guò)多地使用時(shí)間。但還有更重要的一點(diǎn)是說(shuō)不要做沒(méi)有結(jié)果的事情。沒(méi)有結(jié)果的事就是不值得做的事情。,2、管理時(shí)間不只是提高效率，更重要的是提高效能,20/80法則一分耕耘就一分收獲嗎？ 80%的價(jià)值來(lái)源于20%的原因；20%的價(jià)值來(lái)源于80%的原因。,日常工作中，我們都會(huì)受到時(shí)間、空間的限制，不可能將應(yīng)做的事全部完成。如果不先從重要的事開(kāi)始，結(jié)果會(huì)演變成什么正事也沒(méi)做。打算全部盡善盡美完成的人，往往

6、到最后什么也沒(méi)做好。而對(duì)著一系列的工作，常常不可能一一完成。 不要事事追求完美，20%最有價(jià)值的事情，要盡力做好，其它的事情一般做好。,或者先做最容易的，把最困難的留到最后，結(jié)果永遠(yuǎn)辦不到最難辦但又最重要的事。,因此，把重要的事情放在前面，集中精力做好，就可獲得最大的幫助。如果你所決定的優(yōu)先次序是正確的，那么最大的好處，已經(jīng)由你所選擇的最重要的幾件事中獲得。,3、管理時(shí)間不是管理別人，而是管理好自己,有人作過(guò)統(tǒng)計(jì)，假設(shè)一個(gè)人壽命是72歲。 睡覺(jué)：20年 工作：14年 文體活動(dòng)：8年 旅行：5年 吃飯：6年 聊天：4年 等人：3年 生?。?年 等人+聊天=7年,可以自問(wèn)：聊天聊些什么？通過(guò)聊天有

7、沒(méi)有對(duì)自己的目標(biāo)有所促進(jìn)？ 等人的時(shí)候又在做什么？ 時(shí)間管理是每個(gè)人都可以做到的，因?yàn)樗亲晕业男袨楣芾怼?4、養(yǎng)成良好的習(xí)慣,良好的時(shí)間管理來(lái)自良好的習(xí)慣。 我們養(yǎng)成習(xí)慣；然后習(xí)慣塑造我們。行動(dòng)的重復(fù)造就自我。卓越源于良好的習(xí)慣而非偶然行動(dòng)。,（1）、改變不良的習(xí)慣 不會(huì)拒絕 注意：要讓對(duì)方了解你拒絕的是他的事，而不是他的人。 習(xí)慣性拖延 明日復(fù)明日，明日何其多 不速之客打擾 電話干擾 文件滿桌 有規(guī)律地?cái)[放文件，一旦需要，即能找到。 任何文件在面前只流通一次。,（2）、養(yǎng)成立即行動(dòng)的習(xí)慣 不要把“三思而后行”“三思而不行”,（3）不要事必躬親，要充分授權(quán),不善于管人的一個(gè)很好的證明就是不善

8、于授權(quán)。授權(quán)實(shí)際上可以充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，千斤重?fù)?dān)眾人挑。,授權(quán)實(shí)際就是分派事情，把事情分派給能勝任的人，使自己的時(shí)間和精力集中在最重要的事情上。這是成功的前提。 注意：授權(quán)把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)給別人，要重視授權(quán)后的督促。,四、時(shí)間管理的發(fā)展,時(shí)間管理經(jīng)歷過(guò)四個(gè)發(fā)展階段，越來(lái)越走向成熟。,第一階段：備忘錄型,優(yōu)點(diǎn)：不會(huì)忘掉要做的事情 缺點(diǎn)：沒(méi)有計(jì)劃（沒(méi)有準(zhǔn)確追求什么時(shí)間做什么事）,第二階段：安排型,妥善地安排時(shí)間 創(chuàng)造時(shí)間的奧秘往往在于妥善地安排時(shí)間。妥善安排時(shí)間的最好方法之一，是排好時(shí)間清單。,要求：,a、給每件事情規(guī)定完成的最后時(shí)限。 b、把近期要完成的事情分成： A、B、C A類：兩

9、個(gè)小時(shí)內(nèi)完成 B類：當(dāng)天完成 C類：三天內(nèi)完成 注意：追蹤監(jiān)督,優(yōu)點(diǎn)：有了時(shí)間規(guī)劃 結(jié)果：從容做事，甚至可以做過(guò)去認(rèn)為沒(méi)有空去做的事。 不是讓事情控制你自己，而是由你控制事情的進(jìn)展。 缺點(diǎn)：沒(méi)有優(yōu)先順序，做事越多越忙越好。,第三階段：講求優(yōu)先順序,依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，再逐日訂立實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間和精力加以分配，做最重要的事情，爭(zhēng)取最高的效能。,這個(gè)階段，時(shí)間管理發(fā)展了另一個(gè)要點(diǎn)，就是必須確定哪些事情是最重要的，必須先做，從而掌握關(guān)鍵。,要明確自己的目標(biāo)，以事情對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要程度確定先后順序。 根據(jù)你的人生目標(biāo)，把要做的事情制訂一個(gè)順序。有助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，把它放在前面，

10、依次為之，把所有的事情都排一個(gè)順序。養(yǎng)成這樣一個(gè)良好習(xí)慣，使每做一件事，就向目標(biāo)靠近一步。,四象限法則是先辦要事？還是急事？,重要,緊急,a、又重要又緊急的：趕快做 b、重要但不緊急的：必須做 c、不重要但非常緊急的：授權(quán)做 d、不重要不緊急的：盡量不做,如何判斷重要？重要性與目標(biāo)息息相關(guān)，凡有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事務(wù)均屬重要，越有利于實(shí)現(xiàn)核心目標(biāo)就越重要。,先做ab，少做c，不做d。始終抓住“重要”的事，才是最大的時(shí)間管理、最好的節(jié)約時(shí)間的方法。ab類事務(wù)做多了，cd類自然就少，你就會(huì)越來(lái)越有遠(yuǎn)見(jiàn)、有理想、有效能，少有危機(jī)。 優(yōu)點(diǎn)：以目標(biāo)為價(jià)值，有先后順序 缺點(diǎn)：忽視人的全面發(fā)展，缺乏綜合平衡。,

11、第四階段：現(xiàn)代管理型,在前三階段理論的基礎(chǔ)上，兼收并蓄，推陳出新，以目標(biāo)為重心，配合個(gè)人對(duì)使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，注意人的均衡發(fā)展，不僅做好事情，還要安排好個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活。始終把個(gè)人精力的焦點(diǎn)放在“重要”的事務(wù)上。,五、時(shí)間管理的原則,1、明確目標(biāo),有了目標(biāo)，才能判斷時(shí)間怎么用才最有價(jià)值。人生的道路，存在著時(shí)間與價(jià)值的對(duì)應(yīng)關(guān)系，有目標(biāo)，一分一秒就是成功的記錄；沒(méi)有目標(biāo)，一分一秒都是生命的流逝。,有了目標(biāo)，才能明確在什么地方有權(quán)使用自己一生的時(shí)間，在什么地方無(wú)權(quán)濫用。有一個(gè)使用時(shí)間的首先限度，才能正確對(duì)待時(shí)間，把握時(shí)間，利用時(shí)間，成功地運(yùn)籌時(shí)間。,目標(biāo)要具備下列四個(gè)要求：,（1）目標(biāo)要

12、有可信性：,首先是自己相信。,（2）清楚地界定目標(biāo),（3）需要有強(qiáng)烈達(dá)到目標(biāo)的欲望：,不只是想要，而是“熱切”的欲望，非要不可。做這件事情，能夠讓你激動(dòng)不已。,（4）生動(dòng)地想象目標(biāo)達(dá)到后的情形：,含有希望和進(jìn)步的“未來(lái)藍(lán)圖”能給你激勵(lì)，并且提供途徑讓人表達(dá)充滿積極力量的情感。,總會(huì)有其它事情干擾你，使你不能專心致志地做你真正需要做的事情。你要有較好的判斷力和意志力去排除干擾，把精力集中到目標(biāo)上來(lái)。,2、分清輕重緩急,根據(jù)事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu)先程度來(lái)安排先后順序，這樣的做法是很被動(dòng)的。 時(shí)間管理的精髓在于分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。始終做最重要的事情。 以分清主次的辦法來(lái)統(tǒng)籌時(shí)間，把時(shí)間

13、用在最有“生產(chǎn)力”的地方。,面對(duì)每天大大小小、紛繁復(fù)雜的事情，如何分清主次，把時(shí)間用在最有生產(chǎn)力的地方，有三個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)：,（1）我必須做什么？ 這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。,（2）什么能給我最高回報(bào)？ 所謂“最高回報(bào)”的事情，即是符合“目標(biāo)要求”或自己會(huì)比別人干得更高效的事情。,必須辨證地看待“勤奮”。過(guò)去，將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標(biāo)準(zhǔn)，但在快節(jié)奏效率的信息時(shí)代，勤要勤在點(diǎn)子上 勤奮已經(jīng)不是時(shí)間長(zhǎng)的代名詞，勤奮是用最少的時(shí)間完成最多的目標(biāo)。,成績(jī) 時(shí)間,勤奮=效率=,（3）什么能給你最大的滿足感？ 堅(jiān)持按這個(gè)原則去做，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，再?zèng)]有其他辦法比按重要性辦事更能有

14、效利用時(shí)間了。,3、制訂計(jì)劃，寫(xiě)成清單 相信筆記，不相信記憶。養(yǎng)成“凡事預(yù)則立”的習(xí)慣。 不要訂“進(jìn)度表”，要列“工作表”；事務(wù)要明確具體，比較大或長(zhǎng)期的工作要拆散開(kāi)來(lái)，分成幾個(gè)小事項(xiàng)。 做計(jì)劃時(shí)，要設(shè)定完成期限。有期限才有緊迫感，也才能珍惜時(shí)間。設(shè)定時(shí)限，是時(shí)間管理的重要標(biāo)志。,4、遇事馬上做，現(xiàn)在就做 “有空再做、明天做、以后做”、“拖”、“等”、“研究、商量”等等，這是一種最浪費(fèi)時(shí)間的壞習(xí)慣。 “時(shí)間的最大損失是拖延、期待和依賴將來(lái)?！?養(yǎng)成遇事馬上做，現(xiàn)在就做的習(xí)慣，不僅克服拖延，而且能占“笨鳥(niǎo)先飛”的先機(jī)。 珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 “今天事，今天做。太陽(yáng)決不會(huì)為你而再升。”,5、第一

15、次做好，次次做好 要100%認(rèn)真地工作，要全身心地投入。第一次沒(méi)做好，同時(shí)也就浪費(fèi)了沒(méi)做好事的時(shí)間。,6、專心致志，不要有頭無(wú)尾 浪費(fèi)時(shí)間最多的是時(shí)斷時(shí)續(xù)的干活方式。不只是停頓下來(lái)本身費(fèi)時(shí)，而且重新工作時(shí)，還需花時(shí)間調(diào)整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。而有頭無(wú)尾，更是明顯的浪費(fèi)。,7、養(yǎng)成整潔和條理習(xí)慣 一般辦公室人員每年要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂堆放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無(wú)條理的習(xí)慣，就要損失近20%的時(shí)間！ 養(yǎng)成條理的習(xí)慣，還有另一層意思，就是尋找自己的“生理節(jié)奏”。 要用精力最好的時(shí)間來(lái)做最重要的事，而用精力不好的時(shí)間來(lái)做較不重要的事情。,8、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 克

16、服做事緩慢的習(xí)慣，調(diào)整你的步伐和行動(dòng)。養(yǎng)成快速的節(jié)奏，不僅提高效率，節(jié)約時(shí)間，給人以良好的作風(fēng)印象。日本人把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快說(shuō)”的“六快”之人，稱為人中之杰。,六、提高效率的一些方法：,在有限的時(shí)間內(nèi)完成盡可能多的事情，這是我們一直追求的目標(biāo)。為此，可以借鑒如下的辦法：,4、“寧斷一指，不傷十指” 人的大腦一般不能同時(shí)用心完成幾項(xiàng)事情，“一心不能二用”。因此，盡量避免好幾個(gè)重要事項(xiàng)同時(shí)起步，一般一段時(shí)間只盯住一、二個(gè)關(guān)鍵的任務(wù)，順帶做些日常小事，把精力更多的用在完成事項(xiàng)的質(zhì)量和效果上，而不是樣樣都做，樣樣都做不好。,5、“一箭雙雕”“順手牽羊” 做一件事時(shí)

17、留意是否可以帶出其它相關(guān)的收獲，主要是解決一些重要而不緊急的事情。,6、外出辦事前周密安排，避免重復(fù)和無(wú)效行為。 如考慮最佳行走路線、帶全所需材料和物品、想好要談的各項(xiàng)內(nèi)容等。,7、每日攻克幾個(gè)十分明確的小目標(biāo) 許多重大的事情不是一天可以完成的，可以將這種事情化成具體的，簡(jiǎn)單而明確的小目標(biāo)，完成這些每天自己能控制的目標(biāo)有如下好處： 推進(jìn)工作力度大，落到實(shí)處 心理學(xué)研究結(jié)果表明，簡(jiǎn)單而明確的目標(biāo)，一旦完成就自己表?yè)P(yáng)自己，可以充分調(diào)動(dòng)內(nèi)心動(dòng)力 每日“收集”成功，積累信心“帳戶”克服焦慮,8、隨時(shí)記錄靈感，隨手整理歸類信息 一般的事可以趕速度，唯有好的思想火花、靈感是人為趕不出來(lái)的，需要去捕捉。有時(shí)一個(gè)好點(diǎn)子可以成倍提高效率，解決長(zhǎng)期困惑的問(wèn)題。因此，一旦有這種寶貴的靈感跳出，可隨時(shí)記