辦公軟件操作及實用01-實操

1、第一部分辦公軟件操作與應用一、高效應用辦公軟件1.正確認識辦公軟件；2.注意掌握貼近實踐的辦公軟件技能；3.了解新功能，提高工作效率。（一）Office辦公軟件組件熟練掌握辦公軟件，有利于提高各種文檔、報表和報告處理能力。尤其是幾種常用辦公軟件的綜合應用，更加能夠大大提高財會人員的工作效率。比如工資單的處理和發(fā)放、財務報告的編制與分析、大數(shù)據(jù)的動態(tài)分析等等。（二）Office的學習方法在學習Office辦公軟件過程中，一定要注意以軟件應用過程為導向的學習方法。一味地死記硬背，不僅僅學習非常辛苦，而且容易遺忘；更主要的是：一旦軟件版本升級，又需要從頭學習。二、高效辦公必須懂的Office十八般武

2、藝Office的功能很多，不同的組件又有許多特有的功能。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有的功能說起。下面和大家介紹十八個知識和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設置，幫助大家快速提高日常工作效率。（一）Office文件管理在Office中，對于文件的管理，比如文檔的新建、打開、保存、另存為以及打印、發(fā)布等相關(guān)操作，通過軟件界面左上角帶Office圖標的圓形按鈕可以輕松實現(xiàn)。常見快捷方式案例演示1：文件的加密在文檔管理工作中，有一些重要的、私密的數(shù)據(jù)，需要通過文件的加密，來防止信息的泄露和無關(guān)人員的修改。Office 2007 可以通過文件加密，限制文件的閱讀和修改。步驟：

3、Office 另存為工具常規(guī)選項案例演示2：文件的打印在打印窗口，不僅僅能夠設置打印機、打印范圍和打印內(nèi)容等等；還可以通過打印機屬性，設置打印方式和打印質(zhì)量；通過打印預覽查看打印效果。步驟：Office 打?。ǘ㎡ffice選項通過點擊Office按鈕可以選擇設置系統(tǒng)選項。包括軟件的界面顯示、作者標注、內(nèi)容校對、保存方式、信任中心以及高級設置。案例演示：將報表中零值顯示為空（三）最近使用的文檔點擊Office按鈕，可以通過右側(cè)“最近使用的文檔”，輕松打開最近打開過的文檔。更重要的是，可以通過文檔名稱右側(cè)的“圖釘”按鈕，設置文檔的固定。從而實現(xiàn)常用文檔的快捷訪問。（四）工具命令輕松訪問在學習一

4、個陌生的軟件，或者遇到一個新的版本的軟件時，初學者很頭疼的一件事，就是找不到相應的命令或者菜單。在Office 2007以后的版本中，通過自定義快速訪問工具欄可以幫我們解決這個問題。通過自定義快速訪問工具欄，將Office辦公軟件中的任意命令，添加到最顯眼的位置，方便用戶進行功能操作。案例演示：添加功能命令到快速訪問工具欄步驟：三角形按鈕 其他命令所有命令（五）快速掌握某項功能在新手使用辦公軟件的過程中，對于一個陌生的命令或者按鈕，我們很難知道這個命令究竟是用來做什么的。但是在Office 2007中，通過移動鼠標至該按鈕上方，停留片刻，系統(tǒng)就會通過浮動窗口，自動顯示該按鈕的功能說明。案例演示

5、：快速掌握流程圖的繪制（六）文字處理無論Word、Excel還是PowerPoint，都涉及文字的處理。主要包括字體、字號、顏色、上下標等等。通過“開始”功能區(qū)或點擊鼠標右鍵可以實現(xiàn)文字設置。點擊字體欄目下方箭頭，可以彈出“字體”設置窗口。需要注意的是中西文的不同字體設置和上下標、著重號。（七）段落設置段落設置主要需要注意的是行距和縮進。通過“開始”功能區(qū)或點擊鼠標右鍵可以實現(xiàn)文字設置。縮進包括首行縮進和懸掛縮進；行距可以通過下拉菜單和設置值自由設定。（八）同步查看文檔，審校核對很方便對于不同版本的文檔要比較異同，或者財務工作中的表表比對，審校核查不同數(shù)據(jù)，Office 2007在“視圖”功能

6、區(qū)中提供了“并排查看”功能，方便文檔的對比、校對、核查。案例演示：并排查看與同步滾動步驟：視圖并排查看（同比一個文檔，新建窗口）（九）狀態(tài)欄統(tǒng)計信息更方便在Office 2007中，狀態(tài)欄的作用更加明顯。不僅僅頁碼、字數(shù)等文檔狀態(tài)信息，更可以統(tǒng)計選中區(qū)域的頁碼、字數(shù)或者數(shù)據(jù)匯總信息。例如在Excel 2007中，利用狀態(tài)欄顯示單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的匯總?cè)绻赪ord 2007中，統(tǒng)計的是頁數(shù)和字數(shù)。（十）公式和運算符號輸入更加方便在整理報告、方案或者論文的過程中，常常需要我們輸入一些特殊的數(shù)學符號，例如根式、冪函數(shù)或者微積分的式子。在Office 2007中，我們可以利用“Microsoft 公式

7、3.0”的模板功能，實現(xiàn)特殊公式和符號的輸入。Microsoft 公式 3.0 囊括了高等數(shù)學中各種常見的符號。步驟：插入 對象Microsoft 公式3.0案例演示：如何輸入復雜的公式（十一）輕松設計文檔插圖在文檔和報表設計過程中，有時候我們需要通過插入圖片來對內(nèi)容進行展示和說明。通過“插入”功能選項卡中的“圖片”按鈕，用戶可以插入JPG、PNG、BMP等各種常見類型的圖片。步驟：插入 圖片圖片工具選中圖片后，功能區(qū)顯示圖片工具。用戶可以根據(jù)需要調(diào)整大小、亮度、對比度、壓縮圖片和藝術(shù)效果。案例演示：如何設置圖像，并進行圖文的排版（十二）巧用圖形讓內(nèi)容更直觀在Office 2007中，軟件新增

8、加了很多圖形和符號，使用這些圖形和符號，用戶可以像專業(yè)的制圖軟件一樣，設計示意圖和流程圖變得異常簡單。Office 圖形分類案例演示：如何快速繪制流程圖和公司行政構(gòu)架圖（十三）藝術(shù)字讓文字不再枯燥在Office 2007和以后的版本中，通過繪圖工具中的“快速樣式”和“形狀樣式”，藝術(shù)字設計更加簡單、自然，用戶可以自由配置顏色和設計三維立體效果。步驟：插入 藝術(shù)字繪圖工具案例演示：設置藝術(shù)字（十四）靈活的數(shù)據(jù)分析借助Office的圖表工具，可以靈活地將文字和數(shù)據(jù)形象化，幫助閱讀者快速掌握內(nèi)容信息。圖表類型常見圖表總共有11大類，而每個大類又分為若干小的類別。繪制圖表在Word、Excel、Pow

9、erPoint中都可以插入圖表。但是由于在Word、PowerPoint中插入圖表后，最終還是在Excel調(diào)用數(shù)據(jù)設計報表。因此，建議大家通常情況下，還是在Excel中設計好數(shù)據(jù)報表后，再繪制圖表，最后將繪制好的圖表拷貝到文檔中即可。步驟：插入 圖表選擇相應類型圖表繪制圖表各種圖表的設計，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)分析目的，操作步驟也有所不同。由于相關(guān)過程比較復雜，我們在后面講解Excel的內(nèi)容，再和大家詳細講解。（十五）使用超鏈接為不同內(nèi)容建立關(guān)聯(lián)關(guān)系超鏈接，也就是內(nèi)容鏈接，在本質(zhì)上屬于一個內(nèi)容的一部分，通過點擊鏈接內(nèi)容，允許我們同其他文件、網(wǎng)頁、電子郵箱之間進行連接。超鏈接既可以建立在文字中，也可以建

10、立在形狀或者圖像之上。步驟：選中對象 點擊鼠標右鍵超鏈接鏈接指向需要注意的是：如果指向原有文件或網(wǎng)頁，可以通過“書簽”指向文檔的具體位置；如果鏈接指向本文檔中的位置，用戶可以自由設置鏈接指向的標題、單元格或者幻燈片頁面。案例演示：為文字設置超鏈接（十六）文檔的自動保存為了避免日常工作中非正常原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失（比如死機或者斷電 ），通過文檔的自動保存功能可以幫助用戶找回丟失的數(shù)據(jù)。步驟：Office按鈕選項保存注意保存選項設置（十七）文檔的自動修復當文件因為各種原因遭受破壞的時候（例如感染病毒或者硬盤老化），通過Office的自動修復功能，可以進行文件的修復，將其重要數(shù)據(jù)信息挽救回來。步驟：Office按鈕打開三角形按鈕打開并修復以Excel為例注意修復和提取數(shù)據(jù)的區(qū)別前者是將文件盡可能的修好；后者是在文件不能修復時，將重要數(shù)據(jù)恢復出來。（十八）文檔的定稿在完成的文件的編寫整理工作之后，如果我們需要定稿，表明文檔整理工作已經(jīng)完成