專業(yè)會務服務公司會務手冊

1、xxxxxx服務有限公司會務手冊文 件 號：AB/YXSC-HW-2016 頒布日期：編制： 審核： 批準： 目錄目 錄1序 言21 范圍32 規(guī)范性引用文件33 術語和定義34 基本原則45 資源管理46 制度建設57 會務服務提供58 服務質量的評價與改進7附錄A （資料性附錄） 會務服務人員儀表、儀態(tài)、服務要求8附錄B （資料性附錄） 會務服務流程、需求確認12附錄C （資料性附錄） 會場布置相關要求17附錄D （資料性附錄） 大型會議主席臺座次的安排19附錄E （資料性附錄） 座談會座位安排21附錄F （資料性附錄） 設備調試23附錄G （資料性附錄） 茶具準備、續(xù)茶規(guī)范24附錄H （

2、資料性附錄） 突發(fā)事件處理程序26附錄I （資料性附錄） 用品管理規(guī)范要求27序 言 “會務服務”一直以來都是長春市鑫安陽光物業(yè)服務有限公司的重要服務工作之一，為了方便客戶的會務安排，給客戶提供專業(yè)的會務清單, 長春市鑫安陽光物業(yè)服務有限公司針對目前會務服務狀況及三年以來的會務服務經驗總結，制定了會務服務運行手冊，供所有會務服務人員參考，并定期對會務服務運行手冊進行更改、完善。XXXX服務有限公司 二一六年三月一日會務服務1 范圍本運行手冊給出了客服部，在物業(yè)服務范圍內利用物業(yè)本身所提供的軟硬件資源，為物業(yè)使用人提供會務服務，包括會務服務的基本原則、資源管理、制度建設、服務提供、服務質量的評價

3、與改進等。本運行手冊適用于長春市鑫安陽光物業(yè)服務有限公司向業(yè)主和物業(yè)使用人提供的會務服務。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 20647.92006 社區(qū)服務指南 第9部分：物業(yè)服務3 術語和定義GB/T 20647.9中所確立的以及下列術語和定義適用于本標準。3.1 物業(yè)使用人 Property Users物業(yè)使用人指不具有物業(yè)的所有權，但是對物業(yè)享有使用權，并且按照合同、法律規(guī)定能夠行使業(yè)主的部分權利的人。3.2會務服務 Conference

4、 Service客服部在物業(yè)服務范圍內利用物業(yè)本身硬件資源為業(yè)主和物業(yè)使用人提供保證會議順利有序開展的配套服務。3.3會務服務人員 Conference Service Staff客服部在提供會務服務的整個過程中所投入的人員，包括專職于會務服務的人員以及根據會務服務需求臨時調配的人員。3.4會務服務需求 Conference Service Demands主辦方要求客服部根據會議屬性提供相應的會務服務內容的行為。3.5會中服務 Instant-on Service in Conference會務服務人員與參會人員發(fā)生直接接觸的過程中，以自身的言行舉止為載體向參會人員傳遞的能夠感官感知的會務服務

5、的提供。4 基本原則4.1 專業(yè)化客服部應向專業(yè)化方向發(fā)展，所提供的管理和服務應充分體現專業(yè)化素養(yǎng)。5 資源管理5.1 概述客服部應當采取合理的方式對可用于會務服務的軟硬件資源進行有效管理。5.2 基礎設施管理客服部應當制定明確的用于會務服務的硬件資源的保管、領用、清潔、消毒、維護等管理規(guī)定。5.3 人力資源管理5.3.1 選聘客服部應當根據各管理和服務崗位的需要配置相應的專職人員，客服部在選聘會務服務人員時，宜考慮下述事項：受教育程度；實際工作經驗、技能；身高、形象；溝通表達、應變能力；其他行為素質等。5.3.2 培訓5.3.2.1 概述客服部應當對會務服務人員進行系統(tǒng)性的培訓，以幫助員工獲

6、得提供優(yōu)質會務服務所應具有的職業(yè)道德、職業(yè)素質和職業(yè)形象。5.3.2.2 培訓內容物業(yè)組織應將清晰的組織文化和服務技能作為培訓的重要內容之一。通過培訓，使員工的行為規(guī)范符合組織理念，以促進實現組織目標。培訓內容宜包括但不限于以下方面:組織的服務理念、組織文化；會務管理和會務服務的理論知識；保密制度；會務服務人員儀容儀表、儀態(tài)；會務服務人員操作技能；會務服務人員心理；會務服務禮儀；應對常見會務突發(fā)事件；其他行為素質等。會務服務人員的儀表、儀態(tài)要求可參見附錄A。5.3.2.3 培訓方式應合理運用理論和實踐相結合的培訓方式，采取定期和不定期的多種學習方法，如課堂教育、模擬角色、自我教育等。培訓宜采用

7、但不限于以下方式：利用組織制定的服務手冊，聘請有職業(yè)資格的教師授課；聘請專業(yè)培訓機構；組織內部指導；定期進行演練、考試；經驗傳授等。6 制度建設6.1 崗位職責根據提供的服務信息，及時、周到地為業(yè)主提供會議服務。配合公司各類大型培訓、接待會議的后勤準備工作及現場服務，保障會議順利進行。負責業(yè)主領導辦公室的即時清潔、清掃工作。負責上午茶服務節(jié)假日，協助保潔部做相關區(qū)域清潔工作。負責會務用品管理及會議室、茶點制作間的清潔工作。配合維修人員，提供C級會議投影設備的相關操作。根據服務需求合理申報采購各類會務用品。負責領導安排的其它工作。6.2 工作規(guī)程客服部應當制定會務服務工作規(guī)程，且形成文件納入到客

8、服部質量體系中予以控制。制定工作規(guī)程時宜考慮但不限于以下要素：物業(yè)使用人對服務的不同需求；確立可以衡量的服務項目；確定員工需要具備的能力；確立員工崗位行為、禮儀規(guī)范。7 會務服務提供7.1 會議等級會議服務分為A級、B級、C級。A級會議服務詮釋：指國家、省、市級領導指導、重要性較高的外部接待會議、大型培訓會議。B級會議服務詮釋：內部會議、內部大型培訓、遠程會議C級會議服務詮釋：一般外部接待會議、一般研討會議7.2 會議流程會務流程參見附錄B。7.3 需求確認客服部在進行會務需求了解時，應當針對公司可以提供的會務服務內容設計標準問題向主辦方進行提示，以引導主辦方更準確的提出會務需求?？头繎敻?/p>

9、據不斷積累的會務服務需求更新標準問題，并不定期舉行培訓以確保會務服務人員同主辦方的溝通順利并能準確收集會務服務需求信息?？头繎攲招枨筮M行書面登記并與主辦方確認。會務需求確認參見附錄B。7.4 策劃客服部應當根據確認的服務需求對會務服務的提供進行全面的策劃，策劃內容宜包含但不限于以下方面：職責分工；時間安排；場地安排；會務用品及硬件設施配備；突發(fā)事件應對措施；會議秩序及安全。7.5 會前準備客服部應將會務服務過程中可能涉及的服務內容進行細分，并制定相應的標準以保證每項服務內容都能在合理范圍內滿足需求，會務服務當中可能涉及的各項服務內容可包含但不限于以下方面： 布置導引牌布置簽到臺；布置橫

10、幅與大背景；布置主席臺，座位格局和座次安排；布置臺布；制作并擺放姓名牌；不同類型麥克風擺放布置；擺花；胸花的制作與佩戴；提供紙筆；提供毛巾、紙巾；放置煙灰缸；燈光調試；音箱調試；投影調試；空調調試；茶具（水）準備；果盤服務（茶歇服務）。會議主席臺或會議臺座次安排、會議主題橫幅由會議主辦方提供，客服部協助會場布置。會場布置相關要求參見附錄C。大型會議主席臺座次的安排可參見附錄D；座談會和小型會議的會議臺座次的安排可參見附錄E。設備調試可參見附錄F。7.6 會中服務客服部應當將會中服務時會務服務人員可能涉及的服務內容及相應的言行舉止進行細分，并制定相應的標準以保證會務服務人員按照標準要求提供會中服

11、務。會中服務時會務服務人員可能涉及的服務內容及相應的言行舉止宜包含但不限于以下方面： 導引； 續(xù)茶； 會場巡視； 突發(fā)事件處理； 咨詢受理。茶具的準備、續(xù)茶要求可參見附錄G。突發(fā)事件處理程序可參見附錄H。7.7 會后整理客服部應當將會后整理內容進行細分，并制定相應的標準。會后整理內容包含但不限于以下方面。7.7.1 會務用品清潔、消毒、歸位回收可重復使用的會議用品，清點數量并記錄，清潔桌椅、地面等，將座牌、桌椅等歸位。用品的清洗、存放和消毒要求可參見附錄I。7.7.2 設施設備歸位清理租借、調用的物品，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸還，做好相應記錄。7.7.3 清場檢查會議廳（室）是否有客人遺失

12、的物品，如有遺失應立即還送給客人，如未能及時送還，應上繳給會場辦公室妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦單位。檢查會議室及相關的物品是否有缺失或損壞，及時報告會場管理員，協助追補損失，做好記錄。關閉會議廳（室）：包括音響、空調、燈光、門。8 服務質量的評價與改進8.1 征詢服務意見征詢意見時可考慮如下途徑：訪談會議主辦方；抽樣調查參與會議人員意見；將服務過程中參會人員語言或非語言表達的相關信息詳細進行記錄。8.2 服務質量的改進客服部應對收集的服務反聵信息進行分析處理，找出產生不合格服務項的根本原因并有針對性的采取糾正預防措施。附錄A （資料性附錄）會務服務人員儀表、儀態(tài)、服務要求A.1

13、儀表要求A.1.1 服裝要求A.1.1.1 根據實際情況選擇與制作會務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會務人員的服裝、配飾的顏色與樣式統(tǒng)一。A.1.1.2 工裝外不應顯露個人物品；衣、褲口袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。A.1.1.3 著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3厘米；著褲裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。A.1.2 工作牌佩戴要求工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫15厘米，距中線5厘米，不應斜戴,參見圖A.1所示。5cm 圖A.1 工作牌佩戴位置示意圖A.1.3 工鞋穿黑色皮鞋；鞋上飾品不宜過多；皮鞋表面保持光亮。A.1.4 絲襪著

14、西裙時宜穿長筒肉色絲襪，不宜穿短襪或光腿。A.1.5 飾品不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、黃金、白金項鏈等飾品。A.2 儀態(tài)要求A.2.1 站姿上身正直頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開，一只腳略前，一只腳略后，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏，會務服務人員站姿可參見圖A.2。 圖A.2 會務服務人員站姿示意圖A.2.2 行姿身體重心應稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身正直不動，兩肩相平不搖，兩臂擺動自然，步幅適中均勻。會務服務人員站姿可參見圖A.3。圖A.3 會務服務人員行姿示意圖A.2.3 坐姿背對座椅輕坐，后腿能夠碰到椅子；兩個膝

15、蓋合并，腿可放中間或兩邊。會務服務人員坐姿可參見圖A.4。圖A.4 會務服務人員坐姿示意圖A.2.4 指引A.2.4.1 為賓客引路時，應走在賓客左前方，距離保持23步。A.2.4.2 遇拐彎或臺階處，應回頭向賓客示意說“請當心”。A.2.4.3 引領客人時，宜用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。A.2.4.4 為賓客送行時，應在賓客的后方，距離約半步。會務服務人員指引見可參見圖A.5。圖A.5 會務服務人員指引示意圖A.2.5 笑容面部保持自然親切的微笑；使用規(guī)范用語“您好、請、謝謝、對不起、再見”。A.3 服務要求A.3.1 茶水服務A.3.1.1 應從服務對象右側進行A.3.1.2 左手

16、托托盤，身體稍微前傾，伸直右手掌，五指并攏示意，并小聲對顧客說：“請問您需要喝茶還是喝咖啡”征得顧客確認后，方可從托盤中取茶（咖啡）擺放于顧客座位相應桌面上A.3.1.3 加茶水時，應小聲對顧客說：“請問需要加茶（咖啡）嗎？”征得顧客同意后，方可進行加茶（咖啡）服務A.3.1.4 會議服務人員無法靠近會議桌服務時，可對顧客說：“對不起，請幫忙遞一下您的杯子好嗎？”并在得到顧客回應時說：“謝謝。”A.3.1.5 注意避免和顧客身體發(fā)生接觸。A.3.2 煙灰缸服務A.3.2.1 煙灰缸內煙頭超過三個小時以上，應及時進行更換A.3.2.2 更換時將干凈的煙灰缸放在托盤內，右手用疊好（四方形）的紙巾蓋

17、住桌面已使用過的煙灰缸的表面，收回放在托盤內，再將干凈的煙灰缸輕放在原位。A.3.3 果盤服務A.3.3.1 水果于會議中途食用完需更換時，先對該桌前客人小聲說：“給您更換一個果盤，好嗎？”征得顧客同意后撤走舊果盤，再補上事先準備好的果盤。A.3.3.2 如客人不需要更換果盤，則撤走已使用完的果盤。A.3.4 茶水、煙灰缸、果盤服務順序A.3.4.1 正式會議（特指設置主席臺的會議）：按照先主席臺后會議席，由前排至后排的總體原則服務。A.3.4.2 內部會議，如領導集中坐一起，先給領導上茶，然后按照順時針或逆時針方向上茶；如果沒有明顯的界限，從級別最高的領導開始，按照順時針或逆時針方向上茶。具

18、體方向由領導的座位來決定A.3.4.3 與來訪單位會議，如果主賓分開，先客人再主人；如果主賓混坐，從級別最高的客人開始，按照順時針或逆時針方向上茶。具體方向由領導座位來決定。A.3.4.4 與甲方分承包方會議，如果甲乙方分開，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，從甲方級別最高領導開始按照順時針或逆時針方向上茶，具體方向由領導的座位來決定。A.3.5 其他服務要求A.3.5.1 保密性較高的重要會議時，會議服務人員進完現場巡視服務一圈后，應自動輕聲退出會場，有設備間的則可退到設備間內，觀察服務提供需求情況。A.3.5.2 如發(fā)現會議室外有大聲喧嘩者及影響會議的人員需立即予以上前制止：“對不起，先生/小

19、姐，這里正在會議進行中，請您小聲一些，謝謝?！盇.3.5.3 當會議結束時，會議服務人員應先將會場門完全開啟，站于門外雙手自然重疊于小腹前，輕微點頭對外出顧客說：“請慢走”。附錄B （資料性附錄）會務服務流程、需求確認B.1 會務服務流程接培訓/會務部門會議接待通知會務人員將會務信息要求對接清楚并進行登記、記錄及上報部門負責人錄影音、視頻設備需求設備白板、紙張、鉛筆及會場布置停車場安排及安全跟蹤插花、水果、糕點、標識牌通知工程主管進行安排通知客服經理安排布置會場通知秩序維護經理通知客服經理技術人員提前一小時設備準備會務人員按要求會前各項準備現場值勤人員安排、準備客服經理安排采購物資準備完成情況

20、反饋客服經理，并全程 跟進會議現場完成現場布置，反饋客服經理準備情況，反饋客服經理采購物品到位后，通知會務人員準備到位提前完成會前各項準備工作，反饋會議部門進行會前檢查、確認?？头浝頃战Y束當天必須與會務/培訓聯系人進行回訪，了解會議服務情況，以便改進。會議服務關閉。培訓/會務接待服務進行時，服務需求技術管理會務管理技術人員全程跟進整個會議安排一名會務人員全程跟進A級會議，另一名會務人員負責樓內所有非A級會議。 會務人員必須二十分鐘于會議現場巡視一遍，補充茶水及更換茶杯、果盤及清潔現場等非停電、停水等緊急情況，服務中心不能任意調動重要會議當值技術人員。停水、停電等緊急情況，中心可調動技術人員

21、，但必須知會技術經理。技術與當值會務人員相互督促，技術人員離開現場時，會務要頂崗，如顧客有技術性需求，立即通知技術人員。技術與當值會務人員相互督促，會務人員離開現場時，技術人員發(fā)現新加入與會人員，應及時通知會務人員。如會務人員有特殊情況離開，技術員發(fā)現有新到與會人員，可暫送農夫山泉，待會務到場后再補送杯裝水。非服務中心客服主管同意的情況下，中心不能任意調動重要會議當值會務。會議結束，各崗位人員將本次會議完成情況反饋至內業(yè)，由內業(yè)人員在總部會議室使用完成情況登記表中完成情況欄中填寫。培訓/會務接待服務結束后會務人員及時清理現場，清點剩余物品，并將剩余物品及時清點列單送回顧客辦公位，并請顧客簽字確

22、認。技術人員及時清理會議相關設備，將設備歸還原來存放位置。B.2 會務服務內容需求確認參見表B.2的規(guī)定表B.2 會務服務需求確認表類 別項 目內 容備 注會議名稱會議類型 座談會 報告會 授課 培訓 活動 其他（ ）會議級別 A級 B級 C級會議日期 年 月 日會議時間上 午：（ : ）（ : ）下 午：（ : ）（ : ）晚 上：（ : ）（ : ）會議地點參會領導參會人數安全管理類1、預留貴賓車位；貴賓專車路線（重大接待）是 貴賓車位（ ）位否（A級會議選填）2、參觀路線路線：出發(fā)點：（ ） 途 經：（ ）終 點：（ ）3、是否需要特別安保是 需要人數：（ ）工作事項：（ ）否設施設備類

23、1、是否需要大功率電源電壓負荷 （ ）伏電源連接線（ ）條自帶設備的會議或演出適用2、是否需要使用電梯是 通往樓層（ ）否3、會議期間是否需要音樂是 國歌 頒獎進行曲 其他（ ）否開/閉幕式4、是否需要使用投影是 使用時間：（ ）否與燈光相匹配會務服務類1、是否需要合影是 合 影 時 間：（ ）合影座椅數量：（ ）否（A、B級會議選填）2、是否需要攝像是 攝 像 時 間：全程 其他：否B.2 會務服務需求確認表（續(xù)）類 別項 目內 容備 注會務服務類2、是否需要預留宣傳牌是 數 量：（ ）擺放時間：（ ）否（A、B級會議選填）3、是否需要協助制作與懸掛橫幅是 橫幅內容：（ ）否4、是否需要協助

24、制作與懸掛大背景是 背景主題：（ ） 背景尺寸：（ ） 懸掛位置：（ ）否5、是否需要簽到臺是 擺放位置：（ ）擺放數量：（ ）擺放物品：（ ）否6、是否需要打印與擺放座席牌、胸牌、胸花是 座席牌：（ ） 胸牌 ：（ ） 胸花 ：（ ）否7、麥克風種類有線話筒 數 量：（ ） 擺放位置：（ ）無線話筒 數 量：（ ）頭戴麥克風 數 量：（ ）8、是否需要提供紙筆是 數量：（ ）否9、是否需要提供果盤/茶歇糕 點：曲奇 小蛋糕 法式薄餅 蛋黃派 其它：茶 水：綠茶 紅茶 茉莉花茶 咖啡 其它： 飲 料：加多寶 依云礦泉水 匯源果汁 農夫山泉 其它：水 果： 青提 紅提 香梨 香蕉 圣女果 西瓜

25、哈密瓜進口橙 菠蘿 其它：干 果：美國杏仁 腰果 開心果 其它：其它：（為講師準備）：金嗓子 胖大海 江中亮嗓 其它：（此欄A級會議選填）糕 點：小蛋糕 法式薄餅 蛋黃派其它：茶 水：綠茶 紅茶 茉莉花茶 咖啡 其它： 飲 料：農夫山泉 匯源果汁 其它：水 果： 青提 紅提 香梨 香蕉 西瓜 進口橙 其它：干 果：開心果 瓜子 其它：其它：（為講師準備）：金嗓子 胖大海 江中亮嗓 其它：（此欄B級會議選填）茶 水： 紅茶 綠茶 茉莉花茶 農夫山泉糕 點：蛋黃派其它：（為講師準備）：金嗓子 胖大海 江中亮嗓 其它：（此欄C級會議選填） 否環(huán)境類1、是否擺放會議臺花會議桌花數量 ：（ ）特別需求：

26、是（ ）否2、是否擺放會議盆花或綠色植物會議盆花數量： （ ）綠色植物：種類：（ ）數量：（ ）位置：（ ）附錄C （資料性附錄）會場布置相關要求C.1 座席牌C.1.1 宜選擇三角臺牌，一般長1520厘米，寬7.510厘米，雙面放入。C.1.2 座席牌紙張宜選擇粉色紙張打?。挥盟囆g字格式編輯“姓名”，字體選擇楷體、藝術字格式調整高度為4厘米、寬度為12厘米。C.1.3 座位牌根據座次要求安排擺放。不同場合的擺放要求見表C.1。表C.1 座位牌擺放要求場合擺放要求貴賓廳擺放距離沙發(fā)扶手56厘米處擺放圓桌會議室擺放靠近麥克風右側34厘米、距離客人座位桌邊5060厘米處擺放報告廳/禮堂擺放靠近麥克

27、風右側34厘米、距離客人座位桌邊5060厘米處擺放，參見圖C.150厘米60厘米 圖C.1 報告廳/禮堂座席牌擺放示意圖C.2 麥克風C.2.1 擺放要求C.2.1.1 對于有線麥克風，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標有線麥距離桌邊20厘米擺放。C.2.1.2 對于無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。C.2.1.3 多人使用麥克風時，主持人、主講人或最高領導位置應固定擺放一個麥克風。C.2.2 電池管理C.2.2.1 對于無線麥克風，每次充電時間在1012小時之間（具體可根據電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算），電池一般使用期限為一年。C.2.2.2

28、電池應存放在干燥涼爽的地方。C.2.3 其他C.2.3.1 音響關閉后，方可卸除有線麥克風。C.2.3.2 無線麥克風使用完畢及時卸除內部電池。C.3 記錄紙、筆C.3.1 記錄紙宜選用80gA4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。C.3.2 記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。C.3.3 會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩只記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求可參見圖C.2。 圖C.2 記錄筆擺放示意圖C.4 飲用水C.4.1 宜選擇350毫升或550毫升裝的礦泉水。C.4.2 礦泉水擺放時應統(tǒng)一標識朝向、成直線、靠近茶杯的

29、左側擺放（無茶杯的，距離客人右側1215厘米處擺放）。C.4.3 貴賓廳擺放礦泉水時宜配放玻璃杯。附錄D （資料性附錄）大型會議主席臺座次的安排D.1 主席臺應排好座次、放好座席牌，以便對號入座。D.2 領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置,見圖D.1。D.3 領導為偶數時，1、2 號領導同時居中，2 號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置，見圖D.2。 D.4 幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，

30、對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，不一定完全按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。主 席 臺7 5 3 1 2 4 6 觀眾席 圖D.1 主席臺人數為奇數時座次的安排主 席 臺7 5 3 1 2 4 6 8觀眾席 圖D.2 主席臺人數為偶數時座次的安排D.5 合影座次安排可參照主席臺座次安排。 附錄E （資料性附錄）座談會座位安排E.1 長條桌E.1.1 長條桌與正門正對時，會議座位安排分別見圖E.1。E.1.2 長條桌與正門側對時，會議座位安排分別見圖E.2。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5

31、B7正門注： A為客方（或上級領導），B為主方。圖E.1 長條桌與正門正對時會議座位安排客方主方正 門 注：進門右為客方，左為主方。圖E.2 長條桌與正門側對時會議座位安排E.2 沙發(fā)席 E.2.1 與外賓會談時，會議座位安排分別見圖E.3。E.2.2 與上級領導座談時，會議座位安排分別見圖E.4。 B2B1A1A2B3B4A3A4客方譯員主方譯員注： A為主方，B為客方。圖E.3 與外賓會談時座位安排示意圖B2B1A1A2B3B4A3A4注： A為上級領導，B為主方領導。圖E.4 與上級領導座談時會議座位安排示意圖附錄F （資料性附錄）設備調試F.1 燈光調試逐個開關檢查燈光照明。對主席臺燈

32、光要單獨檢查開放投影時的燈光效果，及燈光對主席臺人員的照射。確保燈盞無損，亮度與顏色一致。F.2 音響調試F.2.1 音響提前30分鐘打開，將所有有關的音響設備全部連接。抖動連接線與移動底座，搖動麥克風接口，測試音箱與麥克風接口處，測試聲音是否正常；逐個調試麥克風音量，以不同位置、最遠的距離可以清楚的聽到，并感覺音量適中為準，檢查麥克風電池電量及備用電池情況。F.2.2 把音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應避免雜音、電流聲、音頻干擾等。F.2.3 對于無線麥克風，應在會議室每個音箱試音，確保其工作正常。F.3 投影調試F.3.1 電腦切換的方法一般用Fn+F1F8(有

33、電腦標志）鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容；不兼容電腦及時通知更換。F.3.2 確保投影無花屏、抖動等影響投影效果的異?，F象。F.4 空調調試F.4.1 會議室內溫度高于26 時，宜開啟空調；溫度低于26 時，可根據現場情況及視要求開啟空調。F.4.2 會議開始前30分鐘打開空調，將溫度調控在26 。F.4.3 未開啟空調時，應打開新風機。附錄G （資料性附錄）茶具準備、續(xù)茶規(guī)范G.1 茶具的準備G.1.1 茶具選擇各種茶具的選擇參見表G.1。表G.1 茶具準備要求茶具適用場合一次性紙杯普通會務時使用瓷杯貴賓廳選用；圓桌會務一、二級會務選用；報告廳、禮堂一、二級會務主席臺選用瓶裝礦泉水非正式場合使用或者與茶杯搭配使用G.1.2 茶具使用使用前應對瓷杯應進行檢查，確保茶具清潔、無破損、且經過消毒。G.1.3 茶具擺放茶具統(tǒng)一擺放客人右側，整體保持整齊一致（參見圖G.1、圖G.2所示）；水杯距離客人1215厘米的距離；瓷杯杯耳朝向