第八章 參謀與信息調(diào)研工作

1、.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,電子教案模版配色（1）,通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠： 1.掌握秘書參謀的工作方法 2.通過適當(dāng)?shù)耐緩将@得信息 3.選擇合適的調(diào)查方式 4.熟悉調(diào)查報(bào)告的格式,學(xué)習(xí)目標(biāo),第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,善于參謀的秘書科長 內(nèi)容（略，請見教材第220頁） 問題： 1.秘書科長在整個(gè)參謀活動(dòng)中，主要運(yùn)用了哪些參謀方法? 2.你認(rèn)為這個(gè)秘書科長的參謀藝術(shù)有哪些？,引入案例,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,第一節(jié)秘書的參謀工作 第二節(jié)信息工作 第三節(jié)調(diào)研工作,主要內(nèi)容,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,抄抄寫寫是基本，出謀劃策更重要 內(nèi)容（略，請見教材第221頁） 結(jié)論：現(xiàn)

2、代秘書的參謀作用很重要,微型案例,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第一節(jié)秘書的參謀工作,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,一、秘書參謀工作概述 （一）秘書參謀作用 1對領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用 2對領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用 3對領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒的作用,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,小張是一個(gè)剛剛走上工作崗位的大學(xué)畢業(yè)生，在一家大型食品企業(yè)任產(chǎn)品開發(fā)部門秘書。他所學(xué)的專業(yè)是信息管理，對信息有著天然的敏感。從上班第一天起，他就開始注意學(xué)習(xí)和收集與本企業(yè)產(chǎn)品相關(guān)的國內(nèi)外最新、最快的信息。他從公文、網(wǎng)絡(luò)、書籍刊物等多種媒體上抄錄信息，與同行交流時(shí)一有機(jī)會就會

3、索取信息。在此基礎(chǔ)上，他還對收集到的大量信息進(jìn)行加工處理，將重要的信息做成簡略的信息簡報(bào)，每天一份，送到部門經(jīng)理的辦公桌上，為經(jīng)理的工作提供了很大的方便。,案例分析,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,他的這一工作特色逐漸為公司總經(jīng)理所知，于是他被調(diào)任總經(jīng)理秘書。小張此時(shí)已對本行業(yè)的市場情況有了相當(dāng)?shù)牧私?。他再接再厲，除了保持原來通過各種途徑積極廣泛收集信息外，開始嘗試選擇若干題目進(jìn)行深入研究，寫成調(diào)查報(bào)告呈交總經(jīng)理，贏得公司高層的一致贊賞。 分析：秘書人員做為決策者的助手，在一個(gè)單位的信息和調(diào)研工作中扮演著重要角色。信息不僅是秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，也是處理日常事務(wù)的基

4、礎(chǔ)，更是起草文件的基礎(chǔ)。因此，做為公司高管秘書，一定要學(xué)會收集、篩選、分類、加工、傳遞和合理利用商業(yè)信息。,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,一、秘書參謀工作概述 （二）秘書參謀在具體工作中的體現(xiàn) 1起草與審核文稿中的參謀。 2調(diào)查研究和信息工作中的參謀。 3會務(wù)工作中的參謀 4公務(wù)活動(dòng)中的參謀 5查辦、督辦、催辦中的參謀 6協(xié)調(diào)工作中的參謀 7領(lǐng)導(dǎo)思想方面的參謀 8領(lǐng)導(dǎo)日常生活中的參謀,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,主持人為何打斷秘書的發(fā)言 內(nèi)容（略，請見教材223頁） 問題：（1）主持人為什么打斷秘書科長的發(fā)言？ （2）秘書科長參謀的時(shí)機(jī)對不對？,二、秘書參謀工作的要領(lǐng) 微型案例,第八章 參謀與

5、信息調(diào)研工作,第一節(jié)秘書的參謀工作,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,二、秘書參謀工作的要領(lǐng) 1深入調(diào)查研究 2善于分析形勢 3加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo) 4學(xué)會謀略比較 5掌握參謀時(shí)機(jī),第八章 參謀與信息調(diào)研工作,小知識,.,第二節(jié)信息工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,一、信息概述 （一）信息的主要內(nèi)容,公司內(nèi)部信息,公司外部信息,.,一、信息概述,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,信息的特點(diǎn),客觀性、無限性、時(shí)效性、共享性、可傳輸性、可加工性、可擴(kuò)散性；,信息工作,特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動(dòng)。秘書部門既是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。,.,一、信息

6、概述 （二）信息的形式 1文字形態(tài)信息。 2聲像形態(tài)信息。 3記憶形態(tài)信息。,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,信息工作的特點(diǎn),最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；,服務(wù)性,秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性而非專業(yè)性,綜合性,同一信息對于不同的對象，其有用性即價(jià)值各不相同 ；,針對性,秘書部門提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)以取得最高的吸收率。,適時(shí)性,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,按對象分類,按主題分類,按形式分類,一、信息概述,信息的分類,按來源分類,按信息內(nèi)容分類,按通用分類表分類,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作

7、,第二節(jié)信息工作,適用性原則,綜合性原則,漸進(jìn)性原則,一、信息概述,信息的分類原則,相斥性原則,并置性原則,.,第一節(jié)秘書的參謀工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導(dǎo)小石整理公司來客登記簿。因?yàn)槭占畔⑹敲貢囊豁?xiàng)重要工作?！靶∈?，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順序排列。”孟姐讓小石將已經(jīng)排好的客人名單順序重排?！盀槭裁?”“是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能在將來的某一天，會離開他們現(xiàn)在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司，

8、因此，在整理來客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個(gè)來訪的客人是，北京通達(dá)科貿(mào)公司的副總經(jīng)理劉允。將來只要一看到劉允的姓名，首先應(yīng)該想到是北京通達(dá)公司。通達(dá)是一九九五年注冊成立的，注冊資金萬元人民幣，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們東巖公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫李明，是我們姜總在北大荒下鄉(xiāng)時(shí)的戰(zhàn)友”,案例分析,.,二、信息工作的基本程序,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,準(zhǔn) 確,二、信息工作的基本程序,信息收集要求,及 時(shí),所收集到的原始信息要可靠、真實(shí)，處理信息要堅(jiān)持主觀傾向性與客

9、觀真實(shí)性相統(tǒng)一。如實(shí)反映情況，才能保證決策者依據(jù)真實(shí)的、準(zhǔn)確的信息作以恰當(dāng)?shù)呐袛嗪涂茖W(xué)依據(jù)。如果信息不準(zhǔn)，必然會給領(lǐng)導(dǎo)工作造成失誤。,即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)迅速，講究實(shí)效，如果信息處理不及時(shí)，就會失去信息的價(jià)值，甚至造成嚴(yán)重?fù)p失。,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,全 面,信息收集要求,適 用,即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實(shí)的反映各方面的情況，具有全面的反映情況，才能使領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。,要服務(wù)于中心工作；一條有價(jià)值的信息對于不同層次、不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者，其參考價(jià)值并不同；要特別注意，突發(fā)性的問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)。,.,

10、第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,二、信息工作的基本程序,信息收集途徑,網(wǎng)絡(luò)查詢法；文字閱讀法；收看收聽法；會議記錄法；相互交流 法；專題調(diào)查法；觀察體驗(yàn)法；索取求購法。,指秘書將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。,整理信息,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,二、信息工作的基本程序,利用信息,信息工作的核心階段，有關(guān)部門利用秘書提供的信息，輔助決策， 或者參考制定計(jì)劃、方針等。,存儲的信息必須是已認(rèn)真篩選、加工、整理過的信息，一般具有準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性，能對利用者起到參謀、咨詢、顧問作用。,存儲信息,.,第八

11、章 參謀與信息調(diào)研工作,第二節(jié)信息工作,二、信息工作的基本程序,存儲信息要求,認(rèn)真篩選、科學(xué)分類、系統(tǒng)完整、堅(jiān)持不懈、便于檢索,計(jì)算機(jī)存儲；信息簡報(bào)存儲；多媒體存儲（a.用多媒體計(jì)算機(jī)存儲 b.用多種媒體存儲）；以紙為載體的信息資料存儲。,存儲信息方式,課外作業(yè)：整理自己的電腦，將電子信息重新分類、儲存。,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要秘書小王趕緊送給孫總，說孫總催著要。也許是時(shí)間太急，投資部送來的材料中不僅有錯(cuò)別字，還有一些語法上的錯(cuò)誤，如“非要不可”的句子，像口語那樣把后面的“不可”兩個(gè)字漏掉了；于是，小王把材料的文字稍為潤色

12、了一遍，重新打印送給孫總。 孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小王，這份材料你加工處理過，是吧？” “是的，”小王不清楚孫總問這話的意思，“我只是對其中的文字潤色了一下?！?“小王，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進(jìn)行的控股投資的態(tài)度如何我要的是他們目前實(shí)實(shí)在在的真實(shí)情況，而不是這么幾個(gè)干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語口號，你知道嗎？”,課堂討論,第二節(jié)信息工作,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,孫總的臉越拉越長。“小王，我是經(jīng)理，你是秘

13、書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷?把我的大腦留給我，好嗎?” 看小王手足無措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時(shí)候，就是這個(gè)樣子?可能主要責(zé)任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報(bào)?！毙⊥醺杏X很委屈。 討論： 1. 小王到底有沒有做錯(cuò)？ 2. 如果有錯(cuò)，小王哪里錯(cuò)了呢？ 3. 從案例中，你得到了哪些啟發(fā)？,案例分析,第二節(jié)信息工作,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,案例分析,喜訊后面的悲劇 分析： 1. 案例中到底是誰的錯(cuò)？ 2. 從案例中可以得到哪些啟

14、發(fā)？,第二節(jié)信息工作,.,一、調(diào)查的方法 （一）普查。普查是普遍調(diào)查的簡稱，是指一個(gè)國家或一個(gè)地區(qū)為詳細(xì)地了解某項(xiàng)重要的國情、國力而專門組織的一次性、大規(guī)模的全面調(diào)查。 （二）重點(diǎn)調(diào)查。重點(diǎn)調(diào)查是一種非全面調(diào)查，它是在調(diào)查對象中，選擇一部分重點(diǎn)單位作為樣本進(jìn)行調(diào)查。 （三）典型調(diào)查。典型調(diào)查是從眾多的調(diào)查研究對象中，有意識地選擇若干個(gè)具有代表性的典型單位進(jìn)行深入、周密、系統(tǒng)地調(diào)查研究。 （四）抽樣調(diào)查。抽樣調(diào)查是從全部調(diào)查研究對象中，抽選一部分單位進(jìn)行調(diào)查，并據(jù)以對全部調(diào)查研究對象做出估計(jì)和推斷的一種調(diào)查方法。,第三節(jié)調(diào)研工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,第三節(jié)調(diào)研工作,第八章 參謀與信息

15、調(diào)研工作,微型案例,.,二、調(diào)查的形式 1發(fā)表調(diào)查 2問卷調(diào)查 3訪問調(diào)查 4電話調(diào)查 5新聞媒介調(diào)查 6留置調(diào)查 7日記調(diào)查 8文案調(diào)查,第三節(jié)調(diào)研工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,三、調(diào)查報(bào)告的格式 1導(dǎo)語 即對調(diào)查目的、意義、性質(zhì)做簡要交代。 2調(diào)查結(jié)果及分析研究結(jié)論 這一部分是調(diào)查報(bào)告的主體，具體反映調(diào)查的結(jié)果及分析研究的結(jié)論。 3對策建議 就是根據(jù)調(diào)查結(jié)果及分析研究的結(jié)論，提出可行的咨詢決策建議。,第三節(jié)調(diào)研工作,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,綜合實(shí)訓(xùn)1,引例：李總：“小王，你到市場部去把公司在國內(nèi)外的地接公司的所有資料找來，作個(gè)整理，第一，這些公司

16、的性質(zhì)；第二，各個(gè)公司接團(tuán)的分成比；第三，服務(wù)質(zhì)量。”王俐抱回一大堆資料，仔細(xì)研究起來。風(fēng)光公司可是個(gè)大公司，國內(nèi)外都有業(yè)務(wù)，資料很多，如何整理？她自有辦法：先把資料歸類，分為國內(nèi)和國外；接著按項(xiàng)找，公司的性質(zhì)就是國有、集體、私營、三資等。再一一翻看這些公司的具體資料，主要是看與風(fēng)光公司的分成比和有無投訴等質(zhì)量問題。王俐找了半天資料，得出以下一些基本數(shù)字：,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,風(fēng)光公司在國內(nèi)合作的地接公司有30家其中國營的10家，集體的有5家，私營的有10家，三資的有5家；國外合作的地接公司有15家，都是私營性質(zhì)的； 分成比參差不齊。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。 服務(wù)質(zhì)量。45家中，沒有被投訴過的只有5家，投訴過5次以上的有10家，投訴過3次以上的有20家，投訴過1次以上的10家。 王俐初步得出這些數(shù)字，但目前還是凌亂不清的，請代她用表格的形式反映出來，以便她能及時(shí)交給李總。,綜合實(shí)訓(xùn)1,.,第八章 參謀與信息調(diào)研工作,根據(jù)附件中的材料，寫一份調(diào)查報(bào)告，分析合肥地區(qū)旅游市場消費(fèi)潛力,并提出自己對在合肥設(shè)公司分公司的意見。,綜合實(shí)訓(xùn)2,.,本章小結(jié),第八章 參謀與信息調(diào)研工作,.,案例：調(diào)研與調(diào)研報(bào)告 內(nèi)容略，請見教材第2