興安置業(yè)集團(tuán)行政管理制度匯編

1、 行政制度匯編陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司二零一三年九月目錄目錄1公文管理辦法4一、總則4二、 公文種類4三、公文格式5四、行文規(guī)則7五、公文形成7六、公文處理9七、文件管理10八、文檔立卷歸檔和銷毀10九、附件11印章管理規(guī)定14一、總則14二、刻制與啟用14三、管理15四、附件16檔案管理辦法20一、總則20二、檔案的收集管理20三、檔案的范圍、內(nèi)容20四、文件資料的立卷歸檔21五、檔案資料的查閱、借閱23六、文件檔案的保存及銷毀24七、附件25資產(chǎn)管理辦法30一、總則30二、管理原則30三、資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)30四、管理流程31五、補(bǔ)充細(xì)則34六、附件34會(huì)議制度36一、董事（股東）會(huì)會(huì)議36二、

2、公司年度生產(chǎn)經(jīng)營工作會(huì)議36三、全年生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃工作會(huì)議37四、集團(tuán)公司全年預(yù)算計(jì)劃工作會(huì)議37五、集團(tuán)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)大會(huì)38六、總經(jīng)理辦公會(huì)38七、會(huì)議室的使用管理規(guī)定39物料管理辦法40一、物料領(lǐng)用及采購申請(qǐng)40二、 物料采購40車輛管理規(guī)定45一、調(diào)度管理45二、駕駛員管理46三、駕駛員服務(wù)準(zhǔn)則49出差及外派假管理辦法50一、出差審批流程50二、交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用報(bào)銷要求50三、出差補(bǔ)助、住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及報(bào)銷要求51四、差旅費(fèi)的核銷52五、外派假管理規(guī)定53六、市內(nèi)因公外出交通費(fèi)用規(guī)定54七、附件54電話及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定57一、固定電話使用管理57二、手機(jī)費(fèi)用管理57三、計(jì)算機(jī)及

3、耗材的采購58四、計(jì)算機(jī)使用與管理58五、計(jì)算機(jī)安全措施及計(jì)算機(jī)文件備份59六、計(jì)算機(jī)清潔及保養(yǎng)59七、網(wǎng)絡(luò)管理員職責(zé)60工裝管理規(guī)定61一、工裝的穿著61二、工裝的領(lǐng)用61三、工裝費(fèi)用支付方式61四、工裝管理流程63五、工裝申請(qǐng)單64辦公秩序、環(huán)境衛(wèi)生及后勤管理規(guī)定65一、辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)65二、檢查評(píng)比66三、員工餐廳管理規(guī)定66四、員工宿舍管理規(guī)定67（一）員工入住相關(guān)規(guī)定67（二）宿舍規(guī)定及要求68（三）宿舍物品的管理68（四）人員的管理69員工行為規(guī)范70一、基本原則70二、工作環(huán)境維護(hù)70三、保持良好的職業(yè)狀態(tài)與工作狀態(tài)71四、培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣73公文管理辦法一、 總則(一

4、) 為了公司公文處理工作更加規(guī)范化、高效化、制度化，結(jié)合公司目前實(shí)際情況，特制定本辦法。(二) 公司公文，是發(fā)布公司內(nèi)部必須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文件；是請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具；是具有法律效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書。(三) 行政人力資源部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的公文處理工作，正式文件原件及修改稿由行政人力資源部負(fù)責(zé)保存歸檔。(四) 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全；集團(tuán)公司及下屬各部門的公文處理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度以確保公司機(jī)密。二、 公文種類(一) 決定、決議對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)

5、，用“決議”。(二) 通知發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。(三) 公告、通告、通報(bào)向公司內(nèi)外宣布重要、重大事項(xiàng)，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)（包括授權(quán)事宜），用“通告”。表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況，以及需要所屬各部門知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。(四) 報(bào)告向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。(五) 請(qǐng)示向上級(jí)部門或主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)，用“請(qǐng)示”。(六) 批復(fù)答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。(七) 意見對(duì)某一重要問題提出設(shè)想、建議和安排，

6、用“意見”。(八) 會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，用“會(huì)議紀(jì)要”。(九) 函與平行的或不相隸屬的部門相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。三、 公文格式公司各部門間行文，如需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字，須行政人力資源部存檔備查的，都需要加注文號(hào)；如臨時(shí)性協(xié)調(diào)溝通不需要分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字的，不需要加注文號(hào)，但公文格式不取消。公司公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成(一) 眉首:公文的眉首“陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司”。1. 秘級(jí)和保存期限：五號(hào)宋體字，版心右上角第1行，如“秘密*一年”。2. 眉首：紅色（根據(jù)需要），方正姚體變形美術(shù)字，尺寸為20mm*8

7、mm。3. 發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文部門簡稱、年份、序號(hào)組成。五號(hào)宋體，眉首下一行居中，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。 例如：陜興安發(fā)（企管-行人）字 2013 第51號(hào) 4. 為保證公文編號(hào)規(guī)范、合理，便于登記、存檔、查閱和管理，公司統(tǒng)一規(guī)定各部門發(fā)文字號(hào)格式如下：陜 興安 （企管-行人）發(fā)201*第* 號(hào) 公司所在地 公司簡稱 發(fā)文部門簡稱 年 文號(hào)公司關(guān)系公司名稱部門公文字號(hào)備注直屬部門陜西恒天置業(yè)集團(tuán)有限公司集團(tuán)公司發(fā)文陜興安發(fā)201*第* 號(hào)1. 各部門必須按文號(hào)順序發(fā)文，不能跳號(hào)或無號(hào)發(fā)文。2. 各中心下的分級(jí)部門發(fā)文可用其中心-部門簡稱做為公文字號(hào)，例如：企業(yè)管理中心下屬部門“行政人力資源部”

8、發(fā)文，文號(hào)為：陜興安（企管-行人）字201*第* 號(hào)。3. 各部門做好公文的存檔工作。企業(yè)發(fā)展中心發(fā)文陜興安（企發(fā)）發(fā)201*第* 號(hào)綜合管理中心發(fā)文陜興安（管理）發(fā)201*第* 號(hào)營銷管理中心發(fā)文陜興安（營銷）發(fā)201*第* 號(hào)恒和公司發(fā)文陜恒和發(fā)201*第* 號(hào)恒隆公司發(fā)文陜恒隆發(fā)201*第* 號(hào)工會(huì)發(fā)文陜興安（工會(huì)）發(fā)201*第* 號(hào)(二) 正文:正文部分一般包括標(biāo)題、發(fā)送部門、內(nèi)容、附件、落款等。公文標(biāo)題用加粗小二號(hào)黑體，小標(biāo)題用加粗三號(hào)黑體，內(nèi)容用四號(hào)宋體。公文用紙一般為A4紙。1. 標(biāo)題:發(fā)文字號(hào)下空2行居中排列。標(biāo)題一般包括公文種類和發(fā)文事由，要求準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。除

9、發(fā)布規(guī)章和批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其它標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的原文件標(biāo)題過長，可重新確定標(biāo)題。標(biāo)題右下行可用“”號(hào)加上小標(biāo)題。2. 主送部門：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格。3. 內(nèi)容：主送部門下1行，自然段左空2字；回行時(shí)頂格，數(shù)字、年份不能回行；文件內(nèi)容的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“1”，第三層用“1）”，第四層用“a)”；內(nèi)容中行間距為25磅。4. 附件名稱標(biāo)于文件內(nèi)容之后，空2行，且在落款之前。附件一般與主件合訂發(fā)送，如不能合訂，應(yīng)在附件首頁右上角注明文件的發(fā)文字號(hào)，與主件同時(shí)發(fā)送。5. 落款指正文末尾的發(fā)文部門名稱、印章和發(fā)文日期。發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文

10、，以最后簽發(fā)部門簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文中落款，主辦部門應(yīng)排列在前。(三) 文尾：包括主題詞、抄報(bào)、抄送和份數(shù)等項(xiàng)。其中字體為四號(hào)宋體加粗。1. 主題詞：置于橫線之上左端，詞目之間間隔一個(gè)漢字距離。2. 抄報(bào)、抄送：在主題詞下橫線兩端。上級(jí)部門為抄報(bào)，平級(jí)部門為抄送。3. 公文校對(duì)以原文為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。發(fā)文后發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)由校對(duì)人員負(fù)責(zé)。右下角標(biāo)出共打印份數(shù)。四、 行文規(guī)則(一) 公司對(duì)政府及上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬的部門協(xié)商相關(guān)工作，需要用公司名義（公司紅色文頭、不需文號(hào)）發(fā)文。(二) 公司的決定、決議類公文，用公司名義（公司文號(hào)）發(fā)文。(三) 公司各部門內(nèi)部發(fā)文可按公文的

11、種類和性質(zhì)（通知、公告、通告、通報(bào)），用部門名義（公司文頭，需加部門文號(hào)）發(fā)文。(四) 公司各部門對(duì)上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，都須用部門的名義起草公文上報(bào)至上級(jí)單位。(五) 部門之間如非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質(zhì)的問題。(六) 請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只明確一個(gè)主送單位，不要多頭主送。如果需要同時(shí)上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。不要同時(shí)抄送下級(jí)單位。請(qǐng)示除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，一般不以個(gè)人名義上報(bào)。(七) 除檢舉、控告類逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)、遭致?lián)p失之外，公文一般不得越級(jí)上報(bào)。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，要同時(shí)抄送被越級(jí)的上級(jí)單位。對(duì)不符合規(guī)定和要求的越級(jí)行文，收文機(jī)關(guān)可不予辦理，并予以退

12、回。五、 公文形成公文形成一般，包括擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、用印、印制、發(fā)送等。(一) 擬稿1. 公文起草必須使用統(tǒng)一格式，由行文單位熟悉該項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的專人負(fù)責(zé)。重要公文應(yīng)由行文單位負(fù)責(zé)人主持起草，在適當(dāng)范圍內(nèi)征求意見。2. 草擬公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn)：（1） 用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，人名、地名、專業(yè)術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文等準(zhǔn)確無誤。使用簡稱應(yīng)先用全稱，在括號(hào)內(nèi)注明“以下簡稱XX”。簡稱應(yīng)規(guī)范化。時(shí)間應(yīng)具體到年月日，不要將“200X年”簡寫成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等詞語表達(dá)。（2） 公文中的數(shù)字，除發(fā)文時(shí)間等內(nèi)容必須使用漢字外，其它均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中應(yīng)使用國家法定的計(jì)

13、量單位。（3） 引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。（4） 起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在文稿之后。(二) 審核文稿各部門自行復(fù)核文稿。(三) 會(huì)簽1. 需要會(huì)簽的文稿，行文單位按照公文所涉及的部門，主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商，部門負(fù)責(zé)人須在公文上批復(fù)簽字。2. 在會(huì)簽過程中如有分歧意見，應(yīng)由行文單位請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)處理，要如實(shí)反映各方面意見。(四) 審批簽發(fā) 1. 審批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和時(shí)間。2. 所屬部門的通知、公告、通告、通報(bào)類的公文，用公司文頭、部門文號(hào)，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3. 公司政策性文件（決定、決議）用公司文頭、文號(hào)，由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4. 所屬部門的請(qǐng)

14、示、報(bào)告及內(nèi)部通知類公文，需用部門文頭，由部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)送主管（相關(guān)）領(lǐng)導(dǎo)審批。5. 簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必需重新審批。(五) 文檔編號(hào)1. 公文簽發(fā)審批后，行政人力資源部檔案管理員應(yīng)根據(jù)內(nèi)容登記、編號(hào)，注明發(fā)送范圍、份數(shù)等。2. 未按規(guī)定會(huì)簽的文稿，行政人力資源部可以退回重辦。(六) 用印1. 公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓在發(fā)文日期上，并盡量使年月日露出。如正文無空檔，可另起一空白頁注上發(fā)文日期并蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明“此頁無正文”字樣。2. 不符合行文規(guī)則、原稿未經(jīng)簽發(fā)、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。3. 除正式公文蓋印外，原稿也應(yīng)蓋印，以

15、示辦結(jié)。(七) 復(fù)印發(fā)文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后的公文，印制前必須對(duì)照原稿再次認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)更正。六、 公文處理公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)、歸檔等程序。(一) 簽收1. 外來文件由行政人力資源部統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記并派送。2. 公司工作人員外出參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交給行政人力資源部或相關(guān)資料管理人員登記并歸檔。3. 公司下屬各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的統(tǒng)一簽收、拆封、簽發(fā)、編號(hào)、登記等公文管理工作。(二) 批辦1. 各部門領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，由本部門批轉(zhuǎn)分送相關(guān)人員。2. 傳閱文件應(yīng)迅速快捷，以確保信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞。3. 領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失

16、。(三) 承辦由領(lǐng)導(dǎo)批示、指定承辦單位的公文，承辦單位應(yīng)抓緊時(shí)間辦理（承辦部門收到急件時(shí)，應(yīng)在二日內(nèi)答復(fù)并返回文件。一般文件，五日內(nèi)應(yīng)辦理完畢，最遲不超過一周），不得延誤，推諉。(四) 催辦各部門均有權(quán)對(duì)本部門發(fā)出的文件進(jìn)行監(jiān)督、催促，以防止積壓或漏辦。(五) 辦結(jié)1. 凡應(yīng)閱知的人員都已簽名或簽署意見的視為辦結(jié)。2. 凡按有關(guān)程序，符合下列情況之一的為辦結(jié)：（1） 已按領(lǐng)導(dǎo)人批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果的。（2） 函件已作明確答復(fù)的。（3） 請(qǐng)示已作答復(fù)的。(六) 歸檔各部門公文辦結(jié)后，應(yīng)及時(shí)整理立卷歸檔。個(gè)人不得私自保存。七、 文件管理(一) 公司由行政人力資源部專人負(fù)責(zé)文書處理管

17、理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育。嚴(yán)禁將“機(jī)密”或“絕密”文件帶往公共場(chǎng)所或家中。(二) 文件傳遞過程中，必須辦理簽收、登記、注銷等手續(xù)，并按收文登記本檢查歸檔，以防遺漏。(三) 公司工作中收發(fā)的各類文書及其附件，都必須由承辦責(zé)任人收集齊全、分類整理后定期歸檔。公司相關(guān)承辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。(四) 文件歸檔后妥善保存。沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)相關(guān)審批手續(xù)由行政人力資源部檔案管理鑒別、登記后銷毀。八、 文檔立卷歸檔和銷毀(一) 承辦部門（人）收到或制發(fā)的辦理完畢告一段落的文件資料，須妥善保管，并定期整理分類向行政人力資源部檔案管理員遞交文件銷毀申請(qǐng)

18、，批準(zhǔn)后辦理移交、清退事宜。(二) 各部門根據(jù)公司工作范圍和活動(dòng)規(guī)律，按文檔資料歸檔范圍歸檔。文檔依據(jù)其重要性和時(shí)效性分為三檔。檔一保存2年，檔二保存5年，檔三永久保存。依據(jù)文件的重要性、時(shí)效性在存檔文件上注明檔級(jí)。文件歸檔以年度為單位，在次年上半年內(nèi)完成對(duì)上年度文書檔案的全部歸檔工作。(三) 凡需歸檔保管的文件、資料，承辦人需用時(shí)，可到檔案管理人員處借閱。借閱文件、材料要辦理借閱、審批手續(xù)。借出的文件材料，借閱人應(yīng)妥善保管，用畢及時(shí)歸還，檔案管理員應(yīng)當(dāng)面予以檢查并注銷借閱手續(xù)。(四) 一切無保存價(jià)值的文件、材料，在收發(fā)文登記簿上注明銷毀字樣，會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行鑒定。確定銷毀時(shí)由行政人力資源部批

19、示，然后分年代捆扎，存放三年后銷毀。(五) 公司檔案資料保管期(如下表)保存年數(shù)文檔資料歸檔范圍編號(hào)備注2年請(qǐng)假單、出勤單、工作考核表、各類申請(qǐng)書、出差申請(qǐng)、帳單、薪資、獎(jiǎng)勵(lì)單、年度計(jì)劃、一般文書、重要的一般文書員工離職后相關(guān)個(gè)人資料5年調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、會(huì)議資料、會(huì)計(jì)傳票、帳薄、收據(jù)15年銀行現(xiàn)金賬、會(huì)計(jì)傳票、原始單據(jù)、賬簿永久1) 基礎(chǔ)書類（專業(yè)書冊(cè)、工作手冊(cè)）2) 股東會(huì)議、董事會(huì)議等所決定事項(xiàng)的資料3) 政府機(jī)構(gòu)所發(fā)布的公文4) 歷史性重要文書5) 法院裁決文件6) 公司的企劃方案、企劃書等資料7) 公司財(cái)產(chǎn)的契約書、文件8) 會(huì)計(jì)決算文件、年報(bào)9) 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表10) 其他

20、的核準(zhǔn)函件修訂后不必要的文件銷毀九、 附件(一) 關(guān)于下發(fā)通知模版(二) 請(qǐng)示、報(bào)告等陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司陜興安發(fā)（2013） 5 號(hào) 黃 欣 關(guān)于下發(fā)*的通知*：*。本制度從即日起正式生效， 望各部門嚴(yán)格按照公司的規(guī)定予以執(zhí)行。特此通知！附件：*此頁無正文陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司二0一三年五月*日主題詞：下發(fā) * * 通知 陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司制 2013年5月*日發(fā)（共印*份）*報(bào)告（請(qǐng)示）（公文標(biāo)題用加粗小二號(hào)黑體） 如有副標(biāo)題加粗三號(hào)黑體空一行正文內(nèi)容：（宋體四號(hào)）。一、。1、1) a) 。 部門年月日（漢字?jǐn)?shù)字）印章管理規(guī)定一、 總則企業(yè)印章是企業(yè)的標(biāo)志和象征，因此印章管理是

21、公司行政管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為規(guī)范公司印章的管理，特制定印章管理規(guī)定。公司各部門和個(gè)人都必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。(一) 本規(guī)定旨在對(duì)公司各類印章的刻制、發(fā)放、使用、繳銷、廢止等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，以有效地規(guī)避有關(guān)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。(二) 本規(guī)定所指的印章包括公司公章、法人代表章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、銷售專用章、票據(jù)專用章（如現(xiàn)金收訖等）、銀行印鑒章、材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)章以及其他所有代表公司并承擔(dān)民事責(zé)任的各類印章。(三) 公司各類印章的刻制應(yīng)符合公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、名稱變更及工作職能變化等需要。二、 刻制與啟用(一) 印章的刻制依照以下程序：1. 各部門根據(jù)實(shí)際需求提出申請(qǐng)，填寫“印章刻制申請(qǐng)表”。2. 提交公司總

22、經(jīng)理審批。3. 行政人力資源部根據(jù)“印章刻制申請(qǐng)表”的具體要求及審批意見統(tǒng)一刻制，任何其它部門和個(gè)人均不得私自刻制公司各類印章，一旦發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。(二) 印章的啟用依照以下程序：1. 印章刻制完畢后，行政人力資源部應(yīng)立即將印章登入臺(tái)帳內(nèi)，同時(shí)蓋印留底，此臺(tái)帳永久保存。2. 在新印章領(lǐng)用之日，各部門同時(shí)上交舊印章，舊印章自上交之日起廢止。3. 新印章啟用，應(yīng)以通知形式正式公布啟用，通知中要注明印章啟用的日期和印模。啟用通知的印模應(yīng)用藍(lán)印油，以示第一次使用。4. 行政人力資源部應(yīng)建立廢止印章登記臺(tái)帳，并將廢止印章封存保管，直至保存年限期滿，最終銷毀（除特別需要，保存三年）。5. 銷毀時(shí)也將按照

23、有關(guān)審批程序?qū)嵤?。三?管理(一) 自領(lǐng)取所需印章之時(shí)起，各領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人將無條件承擔(dān)該印章使用的一切責(zé)任。行政人力資源部建立相應(yīng)的蓋章登記帳冊(cè)以備查對(duì)，尤其是公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等若使用不慎易損害公司權(quán)益的印章，各使用部門須落實(shí)專人使用和保管，責(zé)任到人，嚴(yán)格按規(guī)定使用。(二) 印章的分類和使用范圍：1. 公司印章：公司的法定名稱；使用范圍 ：公司下發(fā)的文件；以公司名義發(fā)出的對(duì)外函件及報(bào)表；以公司名義出具的證明、擔(dān)保、授權(quán)等法律文書；其他須加蓋公章的文件材料。2. 法人代表印章：代替法人手寫簽名的印章；使用范圍：公司開具的支票；其他須加蓋法人代表印章的憑證與法律文書。3. 專用印章

24、：（1） 財(cái)務(wù)專用章：往來對(duì)帳需財(cái)務(wù)確認(rèn)的核對(duì)函件；結(jié)算、結(jié)帳證明；涉稅報(bào)表、資料及相關(guān)退稅資料；其他需加蓋財(cái)務(wù)章的文件材料。（2） 合同專用章：以公司名義簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同。（3） 業(yè)務(wù)專用章：業(yè)務(wù)往來出具的相關(guān)報(bào)表及需加蓋業(yè)務(wù)章的相關(guān)文件。4. 戳記：代替手寫的印章。如：發(fā)票已開、已兌獎(jiǎng)等。(三) 印章的管理：1. 法人代表印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由公司專人保管；2. 公司印章由行政人力資源部設(shè)專人進(jìn)行管理；3. 其它印章由使用部門專人管理；4. 與印章保管人員應(yīng)簽定印章保管協(xié)議。(四) 印章的使用：1. 各部門使用印章時(shí)由用章人先填寫印章使用登記表，詳細(xì)注明印章使用用途、印章數(shù)、蓋章

25、人、使用印章名稱等相關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交公司負(fù)責(zé)人審批。（1） 加蓋公司印章，各部門行文、資料等普通級(jí)別的文件由分管副總簽批，公司重要文件尤其是對(duì)外報(bào)送的各類文件（涉及到公司主體經(jīng)營、財(cái)務(wù)、商業(yè)機(jī)密、協(xié)議合同等）必須由總經(jīng)理簽批。（2） 加蓋財(cái)務(wù)專用章及法人代表印章,由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字同意。（3） 加蓋合同專用章。合同專用章加蓋前，公司法務(wù)專員要對(duì)合同進(jìn)行審核，若合同簽約部門在2個(gè)工作日內(nèi)沒有對(duì)法律專員的相關(guān)處理意見提出異議，經(jīng)合同簽約部門辦理印章使用登記表簽字確認(rèn)后可加蓋合同公章。由此帶來的相關(guān)損失由合同簽約部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。所有的合同或是協(xié)議由總經(jīng)理簽批。2. 任何人不得開具空白介紹

26、信或在空白紙上加蓋公章。(五) 公司名稱變更，新啟用公司公章時(shí)，由行政人力資源部起草文件函告上級(jí)主管部門和相關(guān)的單位及業(yè)務(wù)單位，文件中應(yīng)告知新舊印章的印模、啟用日期等具體內(nèi)容。其它新啟用印章，各職能部門可視需要，函告相關(guān)部門和個(gè)人。(六) 原則上印章不允許帶出公司使用，確因工作需要帶出使用的，需填寫帶出使用理由，經(jīng)本部門所屬中心負(fù)責(zé)人簽字，公司總經(jīng)理審批后方可外借。1. 公司印章的外借批準(zhǔn)同意后，行政人力資源部須嚴(yán)格依據(jù)用章部門的用章申請(qǐng)內(nèi)容監(jiān)督加蓋公章內(nèi)容。對(duì)外出用章時(shí)間給予登記在案。2. 借出的印章，用完后應(yīng)立即歸還。借用人必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還所借印章，如超出歸還時(shí)限或使用與登記內(nèi)容不符的

27、，所引發(fā)的所有法律問題均由借用人承擔(dān)，公司保有追究其主要責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臋?quán)利。3. 各部門、各單位應(yīng)妥善保管各自范圍內(nèi)使用的各類印章。若不慎遺失，應(yīng)立即采取措施登報(bào)公告注銷，所發(fā)生費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。(七) 凡因工作需要而本制度未涵蓋列明的使用情況出現(xiàn)，須報(bào)請(qǐng)部門、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可使用并作好記錄。四、 附件(一) 印章使用保管協(xié)議(二) 印章刻制申請(qǐng)表(三) 印章使用登記表印章使用保管協(xié)議甲方：乙方：一、 本協(xié)議適用于所有印章的保管。二、 甲方委托乙方負(fù)責(zé)對(duì)公司 共 枚，進(jìn)行保管、使用。乙方負(fù)責(zé)對(duì)各枚印章使用是否符合簽批手續(xù)進(jìn)行審核，同時(shí)登記使用記錄，每月報(bào)行政人力資源部備案。三、 各類印章須

28、在范圍內(nèi)使用，不得超過范圍使用、混用，具體使用范圍參見印章管理制度相關(guān)條款。四、 印章保管人嚴(yán)格按照印章使用程序和使用方法操作。五、 乙方保管印章期間內(nèi)若違反印章管理辦法，甲方將按照印章管理制度及公司相關(guān)制度條例予以處罰。六、 本協(xié)議一式貳份，甲、乙雙方各執(zhí)壹份。七、 本協(xié)議有效期至保管人變更時(shí)為止。八、 乙方在離職或是工作崗位調(diào)整時(shí)應(yīng)著中做好交接工作。九、 印章保管人變更后，若發(fā)現(xiàn)由于前任印章管理人對(duì)印章管理不善給公司造成損失，公司保留對(duì)前任印章保管人員的相關(guān)追訴權(quán)利。甲方簽字（蓋章） 乙方簽字（蓋章）年 月 日 年 月 日印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)部門： 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)日期：印章刻制名稱印章形式印

29、章用途印章大小備注 形部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)部門： 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)日期：印章刻制名稱印章形式印章用途印章大小備注 形部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理印章使用登記表使用日期蓋章內(nèi)容（文件摘要）使用人使用印章名稱份數(shù)分管副總總經(jīng)理檔案管理辦法一、 總則(一) 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本辦法。(二) 公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖片、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等電子記錄媒質(zhì)、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。(三) 公司及各部門

30、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。(四) 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。二、 檔案的收集管理(一) 行政人力資源部是公司檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查。 (二) 行政人力資源部下設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案管理工作，并配備專人負(fù)責(zé)。(三) 各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人監(jiān)管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。 (四) 檔案的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。(五) 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交檔案室備案。會(huì)議文件由行政人力資源部收集。三、 檔案的范圍、內(nèi)容(一) 計(jì)劃性文件資

31、料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。(二) 批示性文件材料：包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；(三) 法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部的各類規(guī)章制度。 (四) 公司的重大決議：包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。(五) 總結(jié)性文件：包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；各部門的工作總結(jié)。 (六) 憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。(七) 匯報(bào)性材料：包括公司向各上級(jí)主管單

32、位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。(八) 人事資料：包括公司的人事基礎(chǔ)檔案、人事任命、人事調(diào)整、人事考勤、人員招聘、培訓(xùn)考核和工資核定記錄等相關(guān)資料。 (九) 調(diào)研性資料：包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部策劃方案等。 (十) 聲像制品資料：包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料以及協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。(十一) 證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類榮

33、譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文。 (十二) 饋贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。四、 文件資料的立卷歸檔(一) 立卷歸檔的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：1. 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2. 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。3. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)

34、依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的左上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。5. 按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。6. 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、

35、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。7. 光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等電子類存儲(chǔ)媒質(zhì)，必須在其顯著位置標(biāo)注所存儲(chǔ)的內(nèi)容簡介、存儲(chǔ)容量、時(shí)間地點(diǎn)等，以便于分類、保管、檢索和使用。(二) 檔案的收集1. 凡屬本檔案管理制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每兩年歸檔一次。 2. 銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。3. 業(yè)務(wù)文件、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由各部門立卷留存。4. 各類外來文件、資料由行政人力資源部負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件由

36、行政人力資源部公示后，回收立卷留存。5. 公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到行政人力資源部，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交行政人力資源部。(三) 立卷歸檔的時(shí)間 1. 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交部門檔案管理員或行政人力資源部立卷。2. 對(duì)于某些專門文件為方便日常工作，立卷時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。(四) 文件裝訂歸檔文件時(shí)，應(yīng)依下列方式整理：1. 以左方裝訂為原則。2. 左方裝訂文件及其附件均應(yīng)靠準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。3. 封面用牛皮紙，上面寫明檔號(hào)及歸檔年份。封面首頁為“目次表”。4. 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔

37、夾內(nèi)所含案件的分類檔號(hào)，以便查檔。5. 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。(五) 檔案分類1. 檔案分類應(yīng)視部門組織、文件內(nèi)容等因素，按部門、文件類別二級(jí)分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序編號(hào)。2. 同類別的文件以裝訂于一檔夾為原則，每檔夾厚度約4cm,如文件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂。并于類別之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查檔。3. 文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，編號(hào)標(biāo)與文件右上角，并以每一類別一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。4. 檔號(hào)的表示方式如下:A1B1C1其中A1為經(jīng)辦部門，B1為文件類別，C1為檔案卷

38、次。(六) 檔案名稱及編號(hào)1. 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示。五、 檔案資料的查閱、借閱(一) 檔案資料的借閱、查閱權(quán)限：1. 檔案資料主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。2. 各部門工作人員經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。3. 如需查閱非本部門的檔案和有密級(jí)檔案，須經(jīng)分管副總批準(zhǔn)，方可借閱。 4. 除以上情況外，其他任何人未經(jīng)批準(zhǔn)均無權(quán)借閱和查閱檔案資料。(二) 檔案資料

39、的借閱和歸還程序及相關(guān)要求:1. 借檔個(gè)人填寫檔案資料借閱申請(qǐng)單。2. 借檔部門經(jīng)理或分管副總審批。3. 行政人力資源部經(jīng)理審核。4. 檔案員交付相關(guān)檔案資料并登記在案，保存好檔案資料借閱申請(qǐng)單。(三) 文件檔案借閱時(shí)間1. 檔案資料借閱時(shí)間原則不得超過7天。2. 到期未還者檔案管理員應(yīng)及時(shí)催還。3. 對(duì)超期時(shí)間超過10天不還者停發(fā)借閱者本人工資直至歸還資料，并給予扣款50元處罰。4. 損壞、丟失者除追究責(zé)任外，視資料重要程度給予扣款100-3000元處罰。(四) 查、借閱文件檔案注意事項(xiàng)：1. 保持資料的整潔和完整，嚴(yán)禁丟失、涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞、分拆、轉(zhuǎn)借檔案材料。2. 不得擅自復(fù)

40、制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)分管副總（總監(jiān)）同意。3. 僅有一份的重要文件（證書、批文）資料原件一般不得外借，特殊情況需要持原件辦理業(yè)務(wù)時(shí)需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4. 查、借閱者不得擅自泄露文件內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以處罰。六、 文件檔案的保存及銷毀(一) 保管期限1. 永久保存：公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、規(guī)章制度、其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2. 十年保存：預(yù)算、決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、重要的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、招（投）標(biāo)方案、工程技術(shù)資料、政府行業(yè)主管部門頒布的

41、政策法規(guī)文件資料、其他經(jīng)核定須保存十年的文書。3. 五年保存：公司一般事務(wù)性的文件材料、期滿或解除的合同、其他經(jīng)核定保存5年的文書。4. 一年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(二) 文件檔案銷毀1. 對(duì)到銷毀期限的檔案資料于每年12月下旬由公司行政人力資源部或各部門負(fù)責(zé)編制擬檔案銷毀清單由總經(jīng)理審批后，進(jìn)行集中統(tǒng)一銷毀。2. 對(duì)已確定銷毀的檔案資料，應(yīng)按文件清單逐份核對(duì)點(diǎn)清，并加蓋“銷毀”章。3. 已確定銷毀的檔案資料，必須認(rèn)真填寫檔案銷毀清單，未經(jīng)登記不得銷毀。4. 檔案銷毀時(shí)要有二人以上，由行政人力資源部派人監(jiān)銷。5. 檔案資料銷毀后，監(jiān)銷人必須在檔案銷毀清單上簽字，并注明銷毀時(shí)間。銷毀登記

42、需長期保存。(三) 檔案資料銷毀暫留：到銷毀期限的檔案資料，由于特殊原因作保留的，檔案管理員編制檔案資料銷毀暫留清單，確認(rèn)需繼續(xù)保留的期限，按審批權(quán)限審批后，繼續(xù)列入保存。七、 附件(一) 檔案目錄(二) 檔案資料借閱申請(qǐng)單(三) 檔案銷毀清單(四) 檔案銷毀暫留清單陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司檔案目錄檔號(hào)：文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)行文單位行文日期備注陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司檔案資料借閱申請(qǐng)單 部 門借閱人姓名借出時(shí)間歸還時(shí)間申請(qǐng)借出檔案名稱/編號(hào)： 申請(qǐng)借出檔案理由：是否復(fù)制/復(fù)制份數(shù)： 是（ ） 否（ ）部門領(lǐng)導(dǎo)意見：行政人力資源部經(jīng)理意見：分管副總意見：總經(jīng)理意見：歸還人簽收人檔案完好程度陜西興安置業(yè)集團(tuán)有限公司檔案資料借閱申請(qǐng)單 部 門借閱人姓名借出時(shí)間歸還時(shí)間申請(qǐng)借出檔案名稱/編號(hào)： 申請(qǐng)借出檔案理由：是否復(fù)制/復(fù)制份數(shù)： 是（ ） 否（ ）部門領(lǐng)導(dǎo)意見：