檔案及檔案管理.ppt

1、檔案及檔案管理,一、什么是檔案 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,我們可以從四個(gè)方面來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行理解： 1、檔案是有相對(duì)固定來(lái)源的。它來(lái)源于一定的形成單位，產(chǎn)生于形成單位的自身活動(dòng)。所以必須尊重檔案的來(lái)源原則，以歷史唯物主義和系統(tǒng)論為指導(dǎo)，開展檔案的收集、積累、保管和系統(tǒng)整理工作。 2、檔案是有保存價(jià)值的。一個(gè)單位在自身活動(dòng)中會(huì)形成許許多多的材料，但并非所有的材料都會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案。一部分隨著記事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，便失去了它存在的社會(huì)價(jià)值而被淘汰，另一部分由于

2、對(duì)今后活動(dòng)仍有查考價(jià)值而被保存下來(lái)，就轉(zhuǎn)化為檔案。,3、檔案的物質(zhì)形態(tài)是多種多樣的。不僅有文字的，還有聲像的，還有磁盤、光盤等。 4、檔案是原始的記錄。檔案是在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的，不是事后編寫或另外收集的材料，所以不同于一般文獻(xiàn)，具有很強(qiáng)的原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。,二、檔案的作用 1、憑證作用。檔案的憑證作用體現(xiàn)了檔案不同于其他各種文獻(xiàn)資料的最基本的特點(diǎn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性決定的。首先，從檔案的形成來(lái)看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用和產(chǎn)生的文件材料轉(zhuǎn)化來(lái)的，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案本身的物體形態(tài)來(lái)看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記。 2、參考作用

3、。檔案能以知識(shí)原載體的形式，給人以相互聯(lián)系的、系列性的、廣泛的情報(bào)信息，對(duì)于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律，具有廣泛的情報(bào)價(jià)值。,三、歸檔范圍,凡在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料； 根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法規(guī)定應(yīng)該歸檔的有十大類文件材料：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備類、出版類、外事類、財(cái)會(huì)類；,反映學(xué)院工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料； 征集國(guó)內(nèi)外與學(xué)院有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料； 院內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。,黨群類應(yīng)

4、歸檔材料： 1、上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件 2、院黨代會(huì)文件材料 3、院黨委會(huì)、書記院長(zhǎng)碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要 4、院黨委工作計(jì)劃、總結(jié) 5、院黨委發(fā)布的決定、辦法 6、院黨委負(fù)責(zé)人在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)召開會(huì)議發(fā)言稿 7、院黨委大事記,8、院黨群系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)材料 9、院內(nèi)各支部年度工作計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示及黨委批復(fù) 10、院內(nèi)支部設(shè)置變動(dòng)、改選報(bào)告、審批材料 11、院黨員名冊(cè) 12、反映本院全貌、重大活動(dòng)的各種宣傳材料 13、學(xué)院教職工政治思想動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料 14、學(xué)院統(tǒng)戰(zhàn)工作材料 15、學(xué)院工會(huì)工作材料 16、學(xué)院團(tuán)委工作材料,行政類應(yīng)歸檔范圍： 1、上級(jí)有關(guān)行政管理的文件 2、全院性的規(guī)章制度

5、 3、學(xué)院年度工作計(jì)劃、總結(jié) 4、院長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄 5、院領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加院外會(huì)議的發(fā)言稿 6、教職工代表大會(huì)文件 7、本院向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù) 8、教研室的請(qǐng)示及學(xué)院的批復(fù),9、學(xué)院年度報(bào)表、統(tǒng)計(jì)材料 10、院內(nèi)啟用印章的文件及印模 11、本院的歷史沿革、情況介紹、大事記 12、學(xué)院教研室負(fù)責(zé)人任免的請(qǐng)示批復(fù) 13、學(xué)院教職工名冊(cè) 14、學(xué)院教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料,教學(xué)類應(yīng)歸檔范圍： 1、上級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的文件材料 2、本院有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度 3、學(xué)院學(xué)科建設(shè)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)有關(guān)材料 4、學(xué)院各教研室教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱 5、學(xué)院各科期考試題 6、學(xué)院典型教案 7、自編、主編教

6、材，教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集和其他有保存價(jià)值的參考資料 8、學(xué)院教師進(jìn)修計(jì)劃、安排 9、學(xué)院教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 10、學(xué)院教師業(yè)務(wù)考核情況,科研類應(yīng)歸檔范圍： 科研準(zhǔn)備階段 1、開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料 2、任務(wù)書、合同、協(xié)議書 3、課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì) 4、計(jì)劃執(zhí)行情況 5、課題投資和預(yù)決算材料,研究實(shí)驗(yàn)階段 1、實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考查的各種原始記錄 2、數(shù)據(jù)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、計(jì)算結(jié)果等） 3、研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告 4、配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片等 5、樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄,總結(jié)鑒定階段 1、論文、專著 2、工藝技術(shù)報(bào)告 3、專家評(píng)審意見 4、鑒定材料（

7、鑒定代表名單、記錄、鑒定意見、鑒定證書） 5、推廣應(yīng)用意見 6、課題工作總結(jié),申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段 1、科研成果登記表 2、科研成果報(bào)告表 3、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料 4、科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書）原件 或復(fù)印件 5、專利申請(qǐng)書或證書原件或復(fù)印件,推廣應(yīng)用階段 1、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 2、生產(chǎn)定型鑒定材料 3、成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 4、推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況 5、擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件 6、成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料 7、對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料,設(shè)備類應(yīng)歸檔范圍： 1、申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等） 2、上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示 3、定購(gòu)合同 4、開箱記錄及裝箱單 5、安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 6、索賠來(lái)往函件及結(jié)果文件 7、設(shè)備說(shuō)明書及全套隨機(jī)文件材料 8、使用、檢修、故障事故記錄 9、重大事故的調(diào)查分析及處理結(jié)果,四、檔案管理的現(xiàn)代化 1、利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理 目錄級(jí) 文件級(jí) 聯(lián)機(jī)檢索 2、改革立卷方法 指導(dǎo)思想：簡(jiǎn)化整理 深化檢索 主要做法：破除“卷”的概念，直接以單份文件為單位進(jìn)行歸檔整理。 目 的：