臨沂電腦辦公Office軟件Word專題.ppt

1、辦公軟件Office-Word專題,1,同時(shí)查看一個(gè)文件中的兩個(gè)地方,如果在實(shí)際操作中想同時(shí)查看一個(gè)文件中的兩個(gè)地方, 以便于對比編輯,找到右側(cè)滾動條的上面那個(gè)小粗條,按住鼠標(biāo)左鍵拖下來,會出現(xiàn)兩個(gè)滾動條了,你就可以看一篇文章的兩個(gè)地方了。,2,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,快速復(fù)制和粘貼,先選中一處文本，然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在其它文本上拖拉，可以選中多處不連續(xù)的文本，并可以一次性完成被選中文本的復(fù)制（剪切）與粘貼操作。 按下“Ctrl+C+C”鍵（即在按住Ctrl鍵的同時(shí)連按兩下字母C），可以快捷打開“剪貼板”任務(wù)窗格。,3,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,快速輸入大

2、寫數(shù)字或大寫金額,當(dāng)文檔中有多個(gè)大寫數(shù)字或大寫金額要輸入時(shí)，一個(gè)個(gè)地輸入非常麻煩。其實(shí)，在Word中可以很容易地實(shí)現(xiàn)大小寫之間的轉(zhuǎn)換，只要點(diǎn)擊菜單“插入數(shù)字”，在“數(shù)字”文本框中輸入需要的數(shù)字，再在“數(shù)字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。 另外一種方法是:直接輸入阿拉伯?dāng)?shù)字（如763210），選中它們后，使用“插入數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框中，選中“數(shù)字類型”下面的“壹、貳”項(xiàng)后確定，則阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字。反之亦然，可以把大寫數(shù)字變成小寫數(shù)字。,4,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,統(tǒng)一設(shè)置相同內(nèi)容的格式,如果在一篇文檔中多次使用了相同的單詞，我們想一次全部選中它，然后

3、對它的格式進(jìn)行調(diào)整，那么可以采用下面的操作方法: 在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的單詞或詞組，然后選中“突出顯示所有在該范圍找到的項(xiàng)目”復(fù)選框，并從列表中選擇要進(jìn)行搜索的文檔部分。單擊“查找全部”按鈕，程序就會自動選中所有相同的單詞，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以對選中的文本格式進(jìn)行修改了。,5,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,F2功能鍵,在用Word編輯一篇長文檔時(shí)，若想快速定位到某頁，只要按下F5鍵，在彈出的對話框中輸人頁碼即可。 在Word文檔中選中需要“剪切”移動的內(nèi)容，按下F2功能鍵（不需要按“剪切”和“粘貼”按鈕），然后將光標(biāo)移至需要插入“剪切”內(nèi)容的地方，按下“Enter”鍵，即

4、可快速實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的準(zhǔn)確“剪切”移動。,6,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,F4功能鍵,在Word中當(dāng)輸完一些內(nèi)容后，按下“Alt+Enter”鍵則剛才輸入的內(nèi)容會被自動拷貝一遍，并且適用于拷貝粘貼后的重復(fù)粘貼。 對于重復(fù)性的工作，請使用鍵盤上的F4鍵。當(dāng)你按下該鍵時(shí)，最后一次操作將重復(fù)一次。例如，你可以重復(fù)添加邊框的操作，重復(fù)向所選文字添加加粗格式的操作，重復(fù)插入文件或圖片的操作。 注意:格式刷適合于添加復(fù)雜的格式，但如果你只需重復(fù)簡單的操作，還是使用F4鍵吧。該技巧同樣適用于以下程序:Excel、PowerPoint。,7,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,F8功能鍵,按下F8功能鍵（或

5、者雙擊狀態(tài)欄中的“擴(kuò)展”文字），激活“擴(kuò)展”狀態(tài)（狀態(tài)欄中的“擴(kuò)展”按鈕成激活狀），此時(shí)可以實(shí)現(xiàn)以下操作： 第二次按F8鍵選定光標(biāo)所在詞，第三次按F8鍵選定光標(biāo)所在句子（兩個(gè)句號之間），第四次按F8鍵，選定光標(biāo)所在段，第五次按F8鍵，選定整個(gè)文檔。,8,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,帶“屬性”的替換操作,在平時(shí)的替換操作中，我們一般都是進(jìn)行不同內(nèi)容的簡單文字替換，對文字的格式?jīng)]有特殊的要求。如果要將全文中的某個(gè)詞或者字替換為統(tǒng)一的格式，比如將“電腦報(bào)”改為紅色、斜體、下劃線，一個(gè)一個(gè)地改當(dāng)然費(fèi)時(shí)費(fèi)力。用下面的方法可以輕松實(shí)現(xiàn)批量替換:打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“電腦報(bào)”，在

6、“替換為”中同樣輸入“電腦報(bào)”，然后打擊“高級”選項(xiàng)，打開“格式”菜單，將字體設(shè)置為紅色、斜體、下劃線，單擊“全部替換”即可。,9,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,關(guān)于“段落標(biāo)記”的替換,將網(wǎng)頁保存為文本文件后再用Word打開后發(fā)現(xiàn)有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個(gè)空行，用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。利用Word的“替換”功能，可以快速刪除換行符。方法是:單擊“編輯替換”命令，在彈出的替換窗口中單擊“高級”按鈕，在“查找內(nèi)容”和“替換為”中使用“特殊字符”在查找內(nèi)容中輸入兩次“段落標(biāo)記”，在替換為中輸入一個(gè)“段落標(biāo)記”，然后單擊“全部替換”按鈕，數(shù)千個(gè)沒用的空行瞬間清理完

7、畢。,10,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,替換過程中通配符的使用,通配符可以進(jìn)行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量應(yīng)用，例如要將全文引號中的內(nèi)容設(shè)置為統(tǒng)一的格式，而引號中的內(nèi)容又不一致，這就需要我們使用通配符。通配符有兩個(gè):“*”號和“？”號，“*”表示多個(gè)字符，“？”表示一個(gè)字符。 操作方法如下:單擊“編輯替換”命令，打開替換對話框，單擊“高級”按鈕，在“使用通配符”前打鉤，在“查找內(nèi)容”中輸入通配符，在“替換為”中用鼠標(biāo)點(diǎn)一下，什么也不輸入，直接打開“高級”選項(xiàng)，設(shè)置好格式后全部替換。,11,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,關(guān)于“首頁不同”的設(shè)置,對于大型文檔，我們常常希望

8、取消第一頁的頁眉和頁腳。你可以用以下方法來實(shí)現(xiàn):在“頁眉和頁腳”工具條上點(diǎn)擊“頁面設(shè)置”按鈕，選擇“版式”選項(xiàng)卡，選中“首頁不同”，然后單擊“確定”按鈕即可。,12,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,如何快速設(shè)置字體？,我們在打印文件時(shí)正文往往使用仿宋字體，有時(shí)文件中會包含有很多數(shù)字和英文，用仿宋體便感覺不好看。英文和數(shù)字一般用英文字體比較好，例如“Arial字體”，這樣文檔就顯得美觀大方了。但是如何快速讓文章中的數(shù)字及英文都變成英文字體而漢字采用中文字體呢？ 其實(shí)很簡單，先按“Ctrl+A”全選整篇文章，選擇自己想要的中文字體，然后再選擇相應(yīng)的英文字體，如“Arial字體”，你就會發(fā)現(xiàn)所有

9、的數(shù)字和英文都變成了“Arial字體”，而漢字卻保留了原來的字體。此技巧對于其它的英文字體也適用，但對于在英文中替換想要的漢字字體卻不可以。,13,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,調(diào)整表格的列寬,在Word中，表格的列寬可自動調(diào)整尺寸以適應(yīng)文本或圖形。如果鍵入的文字長度超過了列寬，Word將調(diào)整列寬以包含文字。如果不需要在鍵入時(shí)調(diào)整列寬，請選中表格，然后單擊“表格表格屬性”命令，選擇“表格”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”按鈕，清除“自動重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框，最后依次單擊“確定”按鈕。,14,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,快速調(diào)整頁眉橫線長度,在Word插人頁眉后, 會自動在此位置添加一條

10、長橫線。如果需要調(diào)整此線的長度及其水平位置，可以首先激活頁眉，選擇格式下的段落命令，調(diào)整一下左右縮進(jìn)的字符值，確定就可以看到最終效果。,15,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,去掉頁眉那條橫線,在頁眉中, 在“格式” “ 邊框和底紋” 中設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o” , 應(yīng)用于“ 段落” 同上, 只是把邊框的顏色設(shè)置為白色(其實(shí)并沒有刪除 只是看起來沒有了.),16,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,選擇性刪除文件菜單下的最近使用的文件快捷方式,工具選項(xiàng)常規(guī)把“列出最近使用文件數(shù)改為0”可以全部刪除, 若要選擇性刪除, 可以按Ctrl+Alt+-三個(gè)鍵, 光標(biāo)變?yōu)橐粋€(gè)粗減號后, 單擊文件, 再單

11、擊要?jiǎng)h除的快捷方式就行了。,17,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,讓W(xué)ord表格快速一分為二,將光標(biāo)定位在分開的表格某個(gè)位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵，或選中表格，“表格”|“拆分表格”即可。這時(shí)你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插人一個(gè)空行,這樣就達(dá)到了將一個(gè)表格一分為二的目的。,18,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,加密文檔,如果用戶文檔有重要的信息，不希望被人查閱，此時(shí)可以為文檔添加一個(gè)密碼，對文檔進(jìn)行保護(hù)。選擇工具-選項(xiàng)命令。,19,臨沂邦文教育，臨沂電腦設(shè)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校,加密文檔,我們可以對Word文檔設(shè)置打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼，這樣，在打開或修改文檔時(shí)，將分別彈出一個(gè)對話框要求提供密碼，如果打開密碼錯(cuò)誤，將無法打開文檔；如果修改密碼錯(cuò)誤，則只能瀏覽文檔而無法修改。 一、設(shè)置打開權(quán)限密碼 執(zhí)行“文件”“另存為”，打開“另存為”對話框，單擊“工具”按鈕，在菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”，在“安全性”對話框中，輸入打開文檔時(shí)的密碼(還可以單擊“高級”按鈕，選擇一種加密類型)，單擊“確定”按鈕，在彈出的“確認(rèn)密碼”對話框中再次輸入以上密碼。單擊“確定”按鈕返回“另存為”對話框，最后單擊“保存”按鈕。,20,臨沂