檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的三個(gè)關(guān)鍵因素.doc

檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的三個(gè)關(guān)鍵因素溫州市青少年活動(dòng)中心 陳冬青2008年10月28日內(nèi)容摘要：檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。本文結(jié)合檔案管理工作中所遇的實(shí)際，對(duì)檔案管理意識(shí)、檔案管理技能和檔案管理制度這三個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行了分析，認(rèn)為抓好這三個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵因素。關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著改革的不斷深化，各項(xiàng)事業(yè)和工作對(duì)檔案管理工作提出的要求會(huì)越來(lái)越高，任務(wù)也越來(lái)越重。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，本人結(jié)合工作實(shí)際，談?wù)剬?duì)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的一些認(rèn)識(shí)和看法。一、增強(qiáng)全體人員檔案意識(shí)，是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提（一）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)。過(guò)去，我中心檔案管理工作存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，檔案工作開展并未形成完整的制度。二是，各部室沒(méi)有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。三是，在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況比較嚴(yán)重。四是，檔案室硬件設(shè)施配置不全，使中心檔案資料存放、保管的安全得不到保證。如我們中心在參加浙江省宮協(xié)（省青少年宮協(xié)會(huì)）等級(jí)評(píng)估時(shí)材料整理工作的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，材料質(zhì)量的不確保性，其實(shí)已對(duì)我們敲了一次警鐘。實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)強(qiáng)與弱，思想認(rèn)識(shí)深與淺，直接關(guān)系到單位檔案工作是否到位,領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)欠到位，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性及作用。還沒(méi)有把檔案工作列入工作計(jì)劃和工作目標(biāo)考核內(nèi)容，擺上議事日程，檔案法制觀念也不夠強(qiáng)。在一定程度上影響中心檔案工作。1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案工作。檔案工作是一項(xiàng)既對(duì)歷史負(fù)責(zé)又對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)的實(shí)質(zhì)性工作。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作越來(lái)越顯示著它獨(dú)特的價(jià)值。檔案工作是我中心工作的一個(gè)重要組成部分。校外教育部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，做到兩個(gè)到位：一是思想認(rèn)識(shí)到位。首先，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹檔案法，提高法制觀念和法制意識(shí)，走依法治檔的路子，真正從思想上提高認(rèn)識(shí)；二是措施落實(shí)到位。分管領(lǐng)導(dǎo)分工要明確，中心各部室要把在本中心各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的書面材料及時(shí)交給檔案室歸檔，統(tǒng)一管理，切不能把它作為私人財(cái)產(chǎn)只為已用，尤其是分管組織人事的領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)把檔案資料交給檔案室統(tǒng)一歸檔，防止工作調(diào)動(dòng)時(shí)發(fā)生檔案資料丟失的事故。同時(shí)注意及時(shí)解決檔案工作所出現(xiàn)的各類實(shí)際問(wèn)題。搞好檔案工作，使檔案更好地為中心領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為我市校外教育文化事業(yè)發(fā)展服務(wù)。2要加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。增強(qiáng)檔案意識(shí)，就是要提高中心教職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，大家形成共識(shí)，主動(dòng)配合，加強(qiáng)管理。首先要運(yùn)用各種形式組織中心全體教職工學(xué)習(xí)檔案法，進(jìn)一步利用各種載體，開展檔案效率事例宣傳，以促進(jìn)中心檔案的長(zhǎng)效管理，進(jìn)一步增強(qiáng)廣大教職工對(duì)檔案是重要?dú)v史憑證和法律依據(jù)的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)校外教育事業(yè)發(fā)展的巨大促進(jìn)作用。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，形成大家共同關(guān)心、支持、參與檔案工作的氛圍。其次是中心領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作列入中心工作計(jì)劃和議事日程，及時(shí)解決檔案工作中存在的困難和問(wèn)題，把檔案工作作為促進(jìn)規(guī)范管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓。再次是建立責(zé)任制，把檔案材料的收集整理工作列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為年終考核評(píng)優(yōu)的依據(jù)。3穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，創(chuàng)造條件使其能安心檔案管理工作。要提高中心檔案管理工作的規(guī)范化、制度化 、現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心檔案管理工作。中心檔案工作一般都是由教職工兼任的，由于檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，如果檔案人員經(jīng)常變動(dòng)，隨便應(yīng)付，沒(méi)有責(zé)任心，要做好檔案工作是不可能的。因此，保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定是至關(guān)重要的。中心或校外教育主管部門要組織檔案人員進(jìn)行不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。中心要適當(dāng)提高檔案人員的待遇，使檔案人員能安心檔案工作，同時(shí)也要適當(dāng)調(diào)整檔案人員工作，不能兼職過(guò)多，保證其有一定的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，做檔案工作。兼職檔案人員要敬業(yè)愛(ài)崗，要從思想上牢固樹立做好檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。二、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)（一）加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高認(rèn)識(shí)水平。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多，首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。可以說(shuō)，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理，這樣，便可以激勵(lì)檔案工作者增強(qiáng)參加繼續(xù)教育的主動(dòng)性和積極性。（三）明確繼續(xù)教育的原則，選好課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識(shí)。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。三、完善和落實(shí)管理制度，是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保障檔案管理工作連續(xù)性較強(qiáng)，人員素質(zhì)的提高、工作人員的相對(duì)穩(wěn)定、管理方案、管理制度的相對(duì)完善，是文書檔案規(guī)范化管理的保障。（一）完善檔案制度。建章立制，規(guī)范行為，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。檔案工作規(guī)范化必須有完善的檔案制度作為保障。檔案工作由于工作要求高，涉及部門廣，很多人員都是兼職，要想把檔案完全管理起來(lái)，必須制訂嚴(yán)格可行的相關(guān)制度，讓各項(xiàng)工作具體化、程序化。應(yīng)根據(jù)檔案法及檔案法實(shí)施辦法和工作實(shí)際，制定文書檔案管理歸檔制度、文書資料分類制度、文書檔案利用制度、檔案材料的移交制度，以便于檔案的收集整理和移交；同時(shí)針對(duì)檔案入庫(kù)后的管理，制定檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案庫(kù)房管理制度等；針對(duì)檔案人員的本職工作要求，要制定檔案室工作職責(zé)、檔案人員崗位責(zé)任制，找到了文書檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也就約束和規(guī)范了文書工作人員的管理行為，同時(shí)也為各項(xiàng)工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)，從制度上保證了文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。（二）執(zhí)行檔案制度。檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有堅(jiān)持長(zhǎng)效管理，執(zhí)行檔案制度，才能使活動(dòng)中心檔案管理真正規(guī)范起來(lái)。1從源頭抓起，杜絕隨意性。在立卷前，在選材、檢查、整理等一些環(huán)節(jié)中，工作人員處理時(shí)存在著很大的隨意性，這是導(dǎo)致卷宗不規(guī)范的主要原因，如在制作文書時(shí)對(duì)多一字或少一字現(xiàn)象滿不在乎，文書錯(cuò)了就在上面任意刮擦、涂改；裝訂的卷宗不是無(wú)目錄，就是無(wú)頁(yè)碼為此，立卷時(shí)必須認(rèn)真把形成卷宗的各個(gè)環(huán)節(jié)抓好，從檔案形成的源頭抓起，杜絕各種隨意性的事件發(fā)生，扼制檔案不規(guī)范因素的出現(xiàn)。2加強(qiáng)對(duì)檔案的日常管理。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。（三）加大檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)。中心成立以來(lái)，對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入相對(duì)不足，基礎(chǔ)設(shè)施比較簡(jiǎn)陋。按中華人民共和國(guó)檔案法第十三條規(guī)定“配置必要的設(shè)施；確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！币虼?，中心要加大檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)。一是完善安全硬件設(shè)施。配置鐵制密集架、全宗目錄柜、防磁柜等，并安裝了防盜門、滅火機(jī)、溫濕度控制儀、空調(diào)、防爆燈、除濕器，使檔案管理達(dá)到八防要求。二是實(shí)現(xiàn)檔案電腦化管理。配備電腦，安裝多媒體圖文檔案管理系統(tǒng)軟件，將檔案資料輸入電腦，提高檔案工作的管理水平。三是為了便于查閱，檔案室應(yīng)配有檔案檢索指南，使檔案工作逐漸走向正規(guī)化、信息化、規(guī)范化的要求。 總之，不斷深化的檔案工作實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案意識(shí)強(qiáng)弱、專