公文筐測(cè)試(修改稿).ppt

1,文件筐測(cè)試亦稱公文筐測(cè)試，或公文處理測(cè)驗(yàn)。在這種測(cè)試中，被測(cè)試者將在設(shè)定的情景條件下，擔(dān)任某管理者的角色，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)自己的獨(dú)立判斷，對(duì)一定數(shù)量的文件，采用文字的形式，提出具體的處理意見。 該測(cè)試方法是考察被測(cè)試者的分析、判斷、計(jì)劃、決策、組織、領(lǐng)導(dǎo)等項(xiàng)能力以及相關(guān)專業(yè)素質(zhì)水平的較為有效的一種測(cè)評(píng)方法。,1,一、公文框測(cè)試的基本內(nèi)容,2,2,公文筐測(cè)試即綜合評(píng)審試題主要由以下五個(gè)部分組成： 1.【情境】主要包括題目所涉及企業(yè)的背景信息、目前現(xiàn)狀、面臨的主要問(wèn)題、考生的角色、考生的工作關(guān)系。 2.【任務(wù)】交代考生的答題時(shí)間、答題要求。這部分信息非常重要，因?yàn)樗苯痈嬖V了考生答題的要求和原則，一是要求考生說(shuō)明處理這些公文的思路、措施和意圖；二是要注意10件公文之間是否相互關(guān)聯(lián)；三是提示考生要充分考慮到某一問(wèn)題的信息來(lái)源、溝通的重要性、權(quán)責(zé)利對(duì)應(yīng)原則、管理的權(quán)變?cè)瓌t等因素。 3.【公文處理表:示例】給考生展示答題的格式和行文風(fēng)格。 4.【公文110】即考生需要處理的10件公文，包括來(lái)自上級(jí)、下級(jí)、同事或外部機(jī)構(gòu)的電話留言、電子郵件、通知、信件等等。 5.【公文處理表110】考生在此表內(nèi)作答，以簡(jiǎn)練的文字，闡明自己對(duì)該文件所涉及到具體問(wèn)題的處理意見。,3,1.應(yīng)當(dāng)逐字逐句審讀卷首的情景介紹 公文筐測(cè)試題目的背景資料一般只涉及一家企業(yè)，以及該企業(yè)內(nèi)多個(gè)職能、業(yè)務(wù)部門或下屬單位，要求考生在處理10個(gè)文件之前，必須弄清涉及該企業(yè)背景及其相關(guān)的各種信息。 一般而言，在審題過(guò)程中要掌握以下關(guān)鍵信息： 1）企業(yè)所在的行業(yè)； 2）企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模； 3）企業(yè)的主要產(chǎn)品和經(jīng)營(yíng)模式； 4）企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況； 5）企業(yè)所面臨的問(wèn)題或機(jī)遇； 6）企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)與計(jì)劃； 7）考生自己承擔(dān)的職位角色； 8）所處的上下級(jí)間的工作關(guān)系。,二、公文框測(cè)試中應(yīng)掌握的要點(diǎn),3,4,考生自己 所擔(dān)任的職位 HRM 經(jīng)理或副經(jīng)理,公司總經(jīng)理,其他部門經(jīng)理,企業(yè)外部機(jī)構(gòu),本部門 正或副經(jīng)理,外部關(guān)聯(lián) 企業(yè)單位,文件 1,文件 2,文件10,文件 3,文件 4,文件 5,文件6,文件7,文件 9,文件 8,人力資源規(guī)劃,招聘與配置,培訓(xùn)與開發(fā),績(jī)效管理,薪酬管理,勞動(dòng)關(guān)系管理,4,5,2.應(yīng)當(dāng)認(rèn)真仔細(xì)審讀卷首的答題要求 即在測(cè)試題中【任務(wù)】一欄中提出的答題時(shí)間與答題的具體要求。 請(qǐng)準(zhǔn)確詳盡地寫出您所要采取的措施及步驟：1）如何回復(fù)對(duì)方；2）需要采集哪些資料；3）需要與何部門、何人進(jìn)行溝通？4）是否與處理其他問(wèn)題相關(guān)？5）將采取何種措施。請(qǐng)注意處理問(wèn)題的步驟。 3.在處理每份公文時(shí),應(yīng)當(dāng)把握的五個(gè)原則： 3.1.是否全面掌握了與事件相關(guān)的各種信息； 3.2.是否弄清事件所發(fā)生的時(shí)間和地點(diǎn),以及人與人、人與事、人與物之間的相互關(guān)系； 3.3.是否對(duì)存在的問(wèn)題做出正確判斷,抓住事件的主線； 3.4.是否能提出解決問(wèn)題的基本思路,分清輕重緩急,做出正確決策； 3.5.是否能恰當(dāng)授權(quán),提出解決問(wèn)題的方式和方法。,5,6,5W1H法：何時(shí)？何地？何人？何事? 何物？何種情況？如何做？怎樣做？,列表分析法：以表格形式分析文件內(nèi)容。,6,三、應(yīng)答公文框測(cè)試題的具體步驟,7,重要提示：閱讀完【情境信息】和【任務(wù)】要求后，考生開始進(jìn)入正式的審題階段，在這個(gè)階段，考生應(yīng)仔細(xì)閱讀試卷所提供的10個(gè)文件。 一開始考生不要急于答題，應(yīng)當(dāng)將10個(gè)文件從頭到尾都仔細(xì)閱讀一遍，因?yàn)楣目鸬母鱾€(gè)文件之間可能相互獨(dú)立，亦可能存在某種聯(lián)系，在處理一個(gè)某一文件時(shí)，可能會(huì)涉及其他文案的處理。如在某文件中有企業(yè)內(nèi)部的人員提出了一個(gè)重要崗位的內(nèi)部職位申請(qǐng)，而在后面的文件中，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)建議人力資源部與獵頭公司接洽，在企業(yè)外部為該崗位尋覓更為合適的候選人。如果不考慮兩個(gè)文件之間的聯(lián)系，分別處理兩個(gè)文件，就可能出現(xiàn)矛盾。因10個(gè)文件所包含的信息量很大，單靠大腦記憶很容易出現(xiàn)遺漏的情況，所以考生在審題階段采用上述的列表法或做一些簡(jiǎn)單的記錄，對(duì)提高答題的速度和質(zhì)量將大有裨益。,7,8,三、應(yīng)答公文框測(cè)試題的具體步驟,在答題時(shí)應(yīng)當(dāng)涵蓋的五個(gè)方面： 1 )為了妥善處理本案,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好哪些數(shù)據(jù)資料？ 2 )確認(rèn)要與哪些相關(guān)的部門或個(gè)人進(jìn)行溝通？ 3 )要求您的下屬完成哪些工作？具體步驟、方法是什么？即做什么?如何做？怎樣去做？（要關(guān)注是否抓住全局還是拘泥細(xì)節(jié)） 4 )明確您和下屬的權(quán)限和責(zé)任(善用/妙用/用足/用好)； 5 )處理本案相關(guān)問(wèn)題時(shí)，與其他文案有無(wú)關(guān)聯(lián)？可能會(huì)遇到哪些情況？遇到不同的情況時(shí)，應(yīng)采取何種辦法（對(duì)策/措施/途徑）處理？（要關(guān)注這些該方法是否得當(dāng)？是否合理？）,8,9,考生答題完成后，應(yīng)對(duì)已完成文案進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查時(shí)，考生先將所有文案重新閱讀一遍，并重點(diǎn)關(guān)注如下問(wèn)題： 1）對(duì)各文件的理解是否全面深入，有無(wú)信息遺漏； 2）每個(gè)文案的作答思路是否清晰、正確、完整； 3）文件之間的相互關(guān)系是否被忽略； 4）文字表述是否清楚、是否存在筆誤等其他問(wèn)題； 5）尚有哪些段落需要做出補(bǔ)充、訂正或修改。 最后應(yīng)留出幾分鐘時(shí)間檢查是否正確填寫了自己的姓名、考號(hào)等個(gè)人信息，以避免不必要的失誤。,9,10,【紙筆公文筐測(cè)驗(yàn)題】示例,背景信息：今天是 2012年5月20日，恭喜您有機(jī)會(huì)在約定的時(shí)間里擔(dān)任豪杰貿(mào)易公司人力資源部副經(jīng)理的職務(wù)，由于該部的劉經(jīng)理正在外地分公司視察，因此，您將在他回來(lái)之前，全權(quán)代理他的職務(wù)。豪杰貿(mào)易公司是一家大型國(guó)有股份制企業(yè)，其人力資源部下設(shè)三個(gè)處，人事處、勞資處和福利處，分別處理人力資源調(diào)配、工資獎(jiǎng)金和員工福利等各項(xiàng)工作。 問(wèn)題情境：現(xiàn)在是下午2點(diǎn)，在聽取了下屬的工作匯報(bào)，做好今天的工作安排之后，您來(lái)到辦公室，秘書已經(jīng)將您需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內(nèi)。您必須在3個(gè)小時(shí)內(nèi)處理好這些文件，并做出批示。下午5點(diǎn)鐘在會(huì)議室還有一個(gè)重要的會(huì)議需要由您來(lái)主持。在這3個(gè)小時(shí)里，您的秘書會(huì)為您推掉所有的雜事，將沒(méi)有任何人來(lái)打擾您。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，您在處理文件的過(guò)程中，沒(méi)有辦法與外界通話，所以，需要您以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法等，做書面表述，最后由您的秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。,11,李總監(jiān)，您好！ 我是軟件開發(fā)公司技術(shù)主管李文，我們?yōu)橘F公司設(shè)計(jì)的人力資源管理軟件系統(tǒng)正在試運(yùn)行。按照雙方協(xié)議的規(guī)定，在10月20日之前完成試運(yùn)行，并且應(yīng)在11月20日之前完成對(duì)于貴公司使用者的培訓(xùn)。由于貴公司一直無(wú)法安排時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，貴公司主管人員也以此為由，拒絕支付剩余款項(xiàng)。我們希望，能否與您見面協(xié)商一下費(fèi)用的支付問(wèn)題及其他事宜？ 謝謝您!,示例：文件1,12,公文處理的幾種可能性,回信中道歉并承諾立即解決 。,暫時(shí) 不予處理。,回信指責(zé)對(duì)方,堅(jiān)持 培訓(xùn)完成后再款。,1.授權(quán)下屬進(jìn)行詳細(xì)情況的調(diào)查,1.1了解軟件的實(shí)際運(yùn)行情況,1.2了解培訓(xùn)未能進(jìn)行的原因,2.要求下屬提供詳細(xì)的書面調(diào)查報(bào)告,圍繞合同內(nèi)容,提出具體的解決問(wèn)題方案,3.聽取財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的意見，修改預(yù)案，采取必要措施，保證該項(xiàng)目的順利完成,5.如果本公司遇到特殊困難不能履行合同時(shí)，應(yīng)按合同提出對(duì)策并做好談判的準(zhǔn)備,6.注意公司形象,考慮到與該公司長(zhǎng)期合作的可能性,與對(duì)方保持良好的合作關(guān)系,4.要求下屬完成項(xiàng)目合同中未盡事宜,如做好人員培訓(xùn)的準(zhǔn)備、修補(bǔ)完善軟件系統(tǒng)等,先做如下處理， 再考慮約見乙方 ：,13,李總：您好！ 最近我在工作遇到了一個(gè)麻煩：上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項(xiàng)您交給的重大項(xiàng)目后，您在對(duì)我們的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，僅僅肯定了我的貢獻(xiàn)，并給予我一個(gè)出國(guó)進(jìn)行培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在我出國(guó)回來(lái)以后的最近一段時(shí)間里，這兩位助手和我關(guān)系就變得微妙起來(lái)，工作的開展也明顯受到影響。這樣拖下去，肯定不是一個(gè)辦法。您看我該如何處理這個(gè)問(wèn)題？,示例：文件2,14,開始,回信希望下屬謹(jǐn)慎處理 ，并且：,回信中不談看法回避或拖延問(wèn)題 1,不予處理 0,回信，或建議面談 1,1.肯定下屬的工作，說(shuō)明獎(jiǎng)勵(lì)的必要性和重要性；,2.深入調(diào)查弄清事件產(chǎn)生的原因，授權(quán)下屬認(rèn)真處理該事件,3.提示下屬采取必要措施，不要因此影響當(dāng)前工作任務(wù)完成,4.建議下屬在適當(dāng)時(shí)機(jī)采取合適的溝通方法，使問(wèn)題明朗化 ，并逐步解決,5.承認(rèn)自己的失誤，承諾會(huì)在適當(dāng)時(shí)機(jī)肯定兩位員工的成績(jī),6.建議下屬在其團(tuán)隊(duì)內(nèi)分享自己的培訓(xùn)成果,持續(xù)地進(jìn)行溝通,8.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，建議改進(jìn)團(tuán)隊(duì)任務(wù)分配和激勵(lì)計(jì)劃，避免此類事件再次發(fā)生。,7.采取必要措施,避免對(duì)組織中其他成員產(chǎn)生不利的影響,自己親自和有情緒的員工談話，消除其誤解,15,四、公文筐測(cè)試所涉及的內(nèi)容,1.人力資源管理制度設(shè)計(jì)與運(yùn)行中存在的問(wèn)題與對(duì)策； 2.在日常管理活動(dòng)中遇到的各種問(wèn)題及其解決的辦法； 3.在企業(yè)人力資源規(guī)劃中可能出現(xiàn)的問(wèn)題及解決辦法； 4.在員工招聘與配置中可能出現(xiàn)的問(wèn)題及解決的辦法； 5.在員工培訓(xùn)與職業(yè)技能開發(fā)中遇到的各種問(wèn)題處理； 6.員工績(jī)效管理體系設(shè)計(jì)與實(shí)際運(yùn)行中的問(wèn)題與對(duì)策； 7.員工薪酬管理體系設(shè)計(jì)與實(shí)際運(yùn)行中的問(wèn)題與對(duì)策； 8.員工勞動(dòng)關(guān)系的確立、解除、終止中的問(wèn)題與對(duì)策。,16,問(wèn)題：人工成本核算問(wèn)題；績(jī)效系統(tǒng)存在的問(wèn)題；高管離職現(xiàn)象分析； 公司產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題；不守紀(jì)律與考勤制度；空缺崗位如何補(bǔ)充； 參加各種各類會(huì)議；專業(yè)隊(duì)伍組建與培訓(xùn)；產(chǎn)品外包利弊得失； 薪酬制度存在缺失；績(jī)效考評(píng)與之不配套；人員招聘水土不服； 環(huán)境不佳亟待改進(jìn)；上級(jí)檢查應(yīng)如何應(yīng)對(duì)；流程再造制度調(diào)整； 勞動(dòng)合同違規(guī)違法；員工滿意度明顯下