辦公文秘_秘書學基礎知識

小孟子的復習資料 絕密（秘書）秘書實務柴世民老師公共管理學院聯(lián)系方式： 教學目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。通過本章學習，你會對秘書有一個初步的了解，為學習后續(xù)內容，奠定一個良好的基礎。教學重點與難點一、教學重點1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點3、秘書工作的原則與作用4、技能訓練二、教學難點1、秘書的來由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析1.1 秘書的定義、分類及層次1.1.1 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質或神秘色彩的圖書。職務之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產業(yè)（服務性行業(yè)）。認識秘書毛澤東的秘書胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。 田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達格哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特瓦爾德海姆、第五任秘書長佩雷斯德奎利亞爾聯(lián)合國第六任秘書長加利、聯(lián)合國第七任秘書長安南和新當選的聯(lián)合國秘書長潘基文。1.1.2 秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內，提供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管制定的行政性任務的人員。1.1.3 秘書的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書工作的內容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領導請示、匯報的;三是秘書做工作是直接對領導負責的，其結果的成敗與領導有直接的關系。2.穩(wěn)定性 秘書與其服務對象之間的關系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達幾年甚至幾十年。3.知識化 秘書的工作性質要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。4.年輕化 發(fā)達國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達到了90%。1.1.4 秘書的分類按單位性質不同：機關秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內容不同：行政秘書、機要秘書，文字秘書，教學秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學秘書，法律秘書等。按服務對象不同：公務秘書、私人秘書。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁1.1.5 秘書的層次1、以職務劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員2、依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。3、秘書培訓教材及教授內容：（1）以秘書國家職業(yè)標準和秘書國家職業(yè)資格培訓教程為依據(jù)。（2）秘書職業(yè)考核的內容包括：職業(yè)道德、基礎業(yè)務素質、案例分析、工作實務四方面。（3）涉外秘書增加外語考試部分。全美秘書協(xié)會標準：1、像心理學家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3、像外交家一樣有瀟灑的風度； 4、有調查各種棘手問題的豐富經驗； 5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、熟讀各種商業(yè)往來中的法律關系； 7、能熟練地使用各種辦公自動化機器； 8、具備相當?shù)慕鹑诤投悇辗矫娴闹R； 9、能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。 1.2 秘書部門1.2.1 秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機構，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協(xié)調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）狹義的秘書機構，指承擔以辦文辦會為主，專門輔助領導機關及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機構圖（缺圖）1.2.2 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機關還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領導層服務的。它處于承上啟下、協(xié)調左右、溝通內外的樞紐地位。如圖：1.2.3 秘書部門的基本特征從屬性秘書機構在整個機構體系中屬于綜合性的輔助部門。中介性在黨政機關、企事業(yè)單位內，領導層是決策機構，職能部門是執(zhí)行機構。綜合性秘書機構的主要活動是圍繞領導層的活動而展開的，活動內容涉及面廣。1.3 秘書工作1.3.1秘書工作內容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。辦會：包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。辦事：主要分信息工作、技術工作和日常行政事務工作。1.3.2 秘書工作的特點從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。 被動性秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。 事務性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務工作。 綜合性秘書機構是綜合辦事機構，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機要性指秘書工作的機密性和重要性。1.3.4 秘書工作的作用樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領導工作的整個過程中。 形象作用秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風格，都代表本單位的形象。1.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務秘書為主導、社會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學化的道路1.4 港臺及國外的秘書工作1.4.1 香港秘書工作1、香港秘書分類（1）高層次秘書，他們是上司的直接重要助手，其職責是全面輔佐上司。其中層次最高、職權最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要5年以上工作經歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。（2）一般事務性秘書。2、香港秘書具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠公司（3）處理好人際關系（4）以處理事為主務1.2臺灣秘書工作1.2.1 臺灣秘書的必備條件1、傳統(tǒng)標準外形利落出色學識涵養(yǎng)豐富個性成熟穩(wěn)重2、新增標準有問題時，能自己找答案有情緒時，能自行排解不斷給自己找機會隨時站立在旁（主管隨叫隨到）話不多但很中聽做事很有分寸凡事能察言觀色能設身處地地考慮問題能扮黑白臉有公關能力1.2.2 臺灣的秘書職銜傳統(tǒng)秘書職銜：行政助理 助理秘書秘書 資深秘書 執(zhí)行秘書 主任秘書外商對秘書職業(yè)的分類打字員 接待員 速記員操作員新世紀秘書的普遍頭銜行政助理協(xié)調員行政專員資訊 專員行政處長行政經理行政總監(jiān)1.4.3 英國秘書職責1、市政府秘書的職責：上午九點開始，與上司對照各自的日程表剪報 充好咖啡，送給上司及來賓飲用速記上司口述指示復信接聽電話使用辦公設備接待來訪處理郵件分發(fā)文件2、英國公司秘書職責速記上司的口述指示打字接待來客文件歸檔記賬燒煮咖啡或者茶拆閱文件寄發(fā)郵件記錄來電安排工作日程秘書標準表達能力要求急事慢慢地說，大事想清楚再說，小事幽默的說，沒把握的事情小心的說，做不到的事不亂說，傷害人的事堅決不說，沒有發(fā)生的事不胡說，別人的事謹慎的說，自己的事怎么想就怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來說。 1.4.3國外秘書工作的發(fā)展趨勢由事務型轉為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學歷、秘書工作的永業(yè)化1.5 技能訓練【訓練目標】通過訓練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書分析思考：1、 通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季不過是個比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人市長的秘書老許”2、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領導人及市長起了哪些積極作用？3、若你擔任市長秘書，要產生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準備？【案例分析2】 交印分析思考：1、案例中老陳這個人物給你怎樣的啟示？2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 3、小劉是一位合格的機要秘書嗎?問題討論1.你對秘書這一職業(yè)是怎么看的? 2.秘書工作的原則有哪些? 3.秘書工作有什么作用? 4.秘書工作的發(fā)展趨勢是什么? 祝學習進步！會務工作1 會議概述2 會務工作流程3 會務工作具體內容4 常用會議的組織程序5 會見與會談6 技能訓練教學目的：通過本模塊的學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學重點與難點：1、教學重點會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。2、教學難點會議方案的制作；會場的布置；會議組織 案例分析；技能訓練。案例分析：請柬發(fā)出之后 某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？1 會議概述1.1 會議的涵義（一）是指有組織有領導地商議事情而集會的一種工作形式。（二）是指一種經常商議事情并處理重大事務的常設機構或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。1.2 會議的要素1.3 會議的種類1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性 、專題性、綜合性。3.按時間分：定期和非定期。4.按出席對象分：聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會。5.按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。1.3會議的作用 1、實施領導的重要工具 。2、領導貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化，科學化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。3、各級領導貫徹政策、布置任務、溝通信息、協(xié)調行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達思想感情作用等。1.4會議地點選擇的要求交通便利，選擇距領導和與會者工作地點都比較近的地方。會場大小應與會議規(guī)模相符。每人2m平方3m平方活動空間。場地要有良好的設備配置。場地應不受外界干擾。選擇會議地點應考慮有無停車場。場地租借的成本必須合理。1.5 公司常見會議類型經理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。 1.6 行政機構常見的會議類型小型會議室的布置（圖）不同的會場（圖）大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？ 1.4 會議的申報與審批 1.申報與審批的形式口頭申報、書面申報、會議申報。2.會議申批的原則精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。1.5 會議成本意識會議成本= 2ABT 式中 A 與會者平均工資的3倍（以小時計）; B 參加會議的人數(shù); T 會議的時間（以小時為單位）。 1.6 會議秘書工作的基本任務1.組織的工作(1)協(xié)助領導確定會議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調； (9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。 (11)會議的結束收尾工作。2.文書工作(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫； (3)會議文書印發(fā)及管理。3.生活管理工作(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。4.安全保衛(wèi)工作 (1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作； (3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。12.2 會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場 準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構 確定與會者名單12.2 會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作12.2 會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道 12.3 會務工作的具體內容12.3.1 指導會務工作的原則 1.準備充分； 2.組織嚴密；3.服務周到； 4.確保安全。12.3.2 會前準備工作 1、 確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 4、確定會議時間、會期會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設備 （1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。6、建立會議組織機構會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。8、確定會議地點要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環(huán)境等因素。9、安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。 某公司銷售會議議程表1、推選銷售部經理的人選。2、年度銷售活動的總結。3、有關銷售問題的發(fā)言。4、下年度銷售目標。5、銷售人員的招聘和重組。某股份有限責任公司股東大會日程安排日期 時間 內容安排 地點 主持參加人備 注 3月9上午9：00報 到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始 ，張董致開幕詞 大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民 11：30大會結束10、制發(fā)會議通知會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。11、制作會議證件 代表證 出席證 會議正式證件 列席證 來賓證會議證件 旁聽證 工作證 會議工作證件 記者證 出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、準備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。13、安排食住行會議飲食管理本著衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。14、制定會議預算方案文件資料費 、郵電通訊費、會議設備和用品費、 會議場所租用費 、會議辦公費 、宣傳交際費 、 食宿費、 交通費、其他費用。 15、布置會場 （1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。（2）會場的類型及布局小型會議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長方形。 中型會議室。“而”字型、半圓型、課堂型。 大型會議室。禮堂型、眾星拱月型。（3）會場的布置主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。場內其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺坐次（圖）禮堂型（圖）教室型會場（圖）會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。 16、檢查會場（1）方式 一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內容 A.文件的材料準備情況。 B.會場布置情況。 C.會議保衛(wèi)工作情況。 D.其他內容。17.與領導溝通會議的有關事宜案例：某公司的張秘書剛由分公司調入總部，擔任總經理秘書，公司要在圣誕節(jié)搞一個新年聯(lián)歡晚會，與一些重要客戶進行聯(lián)誼。張秘書自持在分公司搞過多次這樣的活動，便自作主張決定了會議舉行的地點、邀請嘉賓的名單、活動的內容和獎品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會搞的很熱鬧，張秘書卻被總經理狠狠批了一頓。點評：張秘書沒有意識到召開會議最重要的是要使領導意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領導做好會前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會主要要加強公司與哪些客戶的關系，搞什么樣的活動能夠密切公司領導與客戶、員工的關系，聯(lián)誼會上獎品怎樣發(fā)放才能使公司領導滿意？不解決這些問題就達不到預期目的。與領導溝通有關事宜的程序：明確會議的目標。2.明確溝通會議有關事宜的方法與途徑3.明確溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。4.向領導匯報會議的籌備情況及進展，講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題或難題。5.聽取領導指示，或與領導進行雙向討論，并完成會議記錄。6.將記錄通過某種方式送給領導。擬定會議應急方案案例：某單位在政府禮堂召開大型表彰會，因事先未制定會議應急方案，有未加強防火布置，結果因電線老化出現(xiàn)火災的時候，會議組織人員措手不及，會場一片混亂，最終導致部分與會人員和儀仗隊的小學生喪生。問題討論1會議議程與日程的區(qū)別。2簡述擬訂會議議程與日程表的方法。3選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?4、應如何做好會場的布置工作？5、怎樣制定會議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會議通知？7、怎樣才能做好會議的食宿工作？8、會前檢查工作包括哪些內容？12.2.3 會中服務工作 1、報到及接待工作（1）與會人員的接送; （2）會議交通工具的安排; （3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買; （4）會議文娛活動的安排和組織; （5）其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。3、做好會議記錄（1）會議記錄的格式 ：記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 1)記錄頭: 會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。2）記錄主體與會者的發(fā)言。議定事項。3）記錄尾部散會。主持人、記錄人簽字。（2）會議記錄的要求準確、完整、簡潔、明確。（3）、會議記錄的重點 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產生較大影響的其他言論或活動。（4）會議記錄方法1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來， 其他的可簡要記錄.2）漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改1）定稿打印前，請主席簽字批準。2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。3）會議記錄一經簽名，不能再改動。4）確保會議期間信息的溝通1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。2）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關系。（2）注意內外有別，嚴守單位秘密。（3）選擇宣傳內容應堅持對象、效果、 時效、費用的原則。（4）收集媒體對會議的報道提供給領導. （5）為領導召開記者招待會提供資料。5、編發(fā)會議簡報（1）類型 綜合型、專題型、實錄型。（2）格式 報頭、報核、報尾。（3）要求 簡練、快捷、準確。6、 值班保衛(wèi)工作（1）值班工作 秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作重要與會者人身安全保衛(wèi)重要文件的保衛(wèi)會場和駐地的保衛(wèi)會議設備的保衛(wèi)與會者貴重物品的保衛(wèi)7、會議保密工作1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。（2）召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 （3）根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。（4）選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。2)會中保密工作(1)加強保密教育。(2)加強文件管理。(3)加強重要涉密會議管理。3)會后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機要通信部門遞送。(3)對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。 8、會議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會議車輛管理工作。(4)做好財務管理工作。(5)安排好會議的文化生活。(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。9、提示會議按計劃進行雅兔廣告公司召開的部門經理會議陷入了僵局狀態(tài)，設計部總監(jiān)認為一周內無法設計出一個優(yōu)秀的汽車三維動畫廣告，客戶部經理認為不應以人手不夠而丟掉目前的大客戶。兩人爭論的不可開交。這是，總經理助理高峰提出建議：為這個項目能否臨時招聘幾個兼職設計師或外包部分設計。他的建議立即得到設計部總監(jiān)的響應。討論很快進入到外包的預算上來?？蛻舨拷浝淼哪樕查_始陰轉晴。點評：一個能準確把握會議主題，時刻關注公司發(fā)展的秘書，應有廣闊的管理思路和優(yōu)秀的協(xié)調溝通能力，這樣他就可以在會議的推進上發(fā)揮應有作用。10、處理會中突發(fā)事件晚八點了，會議還在熱烈進行中，王副總準備進行總結，他用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開水全潑到旁邊鐘苗的手上，鐘苗被燙得跳了起來，就在大家驚呆的一瞬，總經理助理高峰迅速打開一瓶礦泉水澆在鐘苗的手上，又馬上把她拉到洗手間，用冷水沖，自己則回到辦公室拿來一管燙傷膏給鐘苗敷上。然后安排車把鐘苗送到醫(yī)院。王副總欣慰的松了一口氣，大家又回到了會議桌旁。點評：高峰對突發(fā)事件的果斷處理來自于他平時對業(yè)務工作要求的透徹了解和豐富的生活常識。在辦公室留一些應急和急用的物品，是一個秘書應該想到的，辦得到的。問題討論1、會議記錄的內容有哪些？2、如何做好會議記錄？3、如何做好會議期間的信息溝通？4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內容？12.3.3 會后整理工作1、安排與會人員離會 2、撰寫會議紀要3、會議的宣傳報道 4、會議文書的立卷歸檔5、會議總結工作 6、會后催辦和反饋工作 相關知識發(fā)通知應注意的事項 一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準備工作，如：準備發(fā)言材料或方案的會議; 對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務人員安排接站和訂購車、機票; 發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。12.4 常用會議的組織程序12.4.1行政辦公會議是各級領導為研究和處理日常工作、協(xié)調矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領導（廠長）辦公會。議題安排發(fā)送會議通知做好會議記錄撰寫辦公會議紀要議定事項的貫徹執(zhí)行 搜集信息，進行反饋 12.4.2 職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)職工代表大會條例召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下: 1.籌備會議確定大會議題 做好宣傳發(fā)動工作 征集和處理提案 準備會議文件 準備會議文件 2.預備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。 （3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向 全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單. （5）聽取代表資格審查小組關于代表資格的審查報告。3.召開會議 （1）聽取主要行政領導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領導。 （4）選舉通過各專門小組人員名單。 （5）討論職工代表大會自身建議的有關規(guī)定和制度。 （6）通過大會決議。 4.會后整理及大會決議事項的落實 （1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。12.5 會見與會談12.5.1 會見與會談準備1、收集對方的相關資料對方求見的目的對方的求見對象對方相關社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等特征對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務等。主要求見人的詳細資料2、 通知主方參加會見和會談的人員通知主方接見人通知主方陪同人員通知主談人通知其他會談人員3、了解會見與會談的地點和時間（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。會見的時間根據(jù)會見的性質來定。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應先征求對方的意見。4、通知對方會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應及時通知對方。 了解客人抵達方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會見、會談的具體日程。5、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應準備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判，應擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。（2）會見與會談的座次安排會見的座次安排 會見時應遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應有譯員。如下圖所示：（缺圖）會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側如圖(一)，或進門后的左側如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。（缺圖）多邊會談的座位可擺成圓形或方形。課堂討論 一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術合作事項達成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關質量監(jiān)督管理方面的資料沒有準備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結果。會談開始后，雙方就事先準備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質量監(jiān)督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。為什么會談沒有取得結果？秘書能否采取一些應急措施？相關知識會見會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。相關知識會見、會談的區(qū)別 1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強。2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。 12.5.2 會見與會談的基本程序迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結束合影圖5444554444455444213444561-主人 2-主賓 3-第二主賓 4-客方人員（或主客插排）5-主方人員 6-攝影師12.6 技能訓練【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。一、案例分析案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?案例2：一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結果在這一重要國際會議的“全家福中，競找不到這兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。從此案例中說明會議組織應注意哪些問題？案例3：某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進集體，數(shù)十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉頭向領導更換和相互交換，一時間領獎臺上競亂糟槽。以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節(jié)安排應注意哪些問題。二、觀察并制作觀察你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。三、參考會議組織籌備的預案要求為某企業(yè)的一次年終總結暨表彰大會擬出會議籌備方案。問題討論1怎樣做好會見的準備工作?2會見與會談準備工作的基本要求是什么?3什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?祝學習進步！秘書禮儀3.1 秘書禮儀概述3.2 日常公務禮儀3.3 差旅禮儀3.4 技能訓練教學目的通過學習，了解和掌握秘書禮儀、秘書涉外禮儀、日常公務禮儀、差旅禮儀方面的知識。 教學重點與難點1、教學重點秘書禮儀的知識；正確掌握各種禮儀的方法與技巧；熟練運用各種社交禮儀。2、教學難點自我形象設計能力；各種禮儀的方法與技巧；技能訓練。3.1 秘書禮儀概述3.1.1 秘書禮儀 1.含義：指秘書在與人交往時所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止。禮儀是禮節(jié)和儀式的統(tǒng)稱。禮節(jié)是表示尊敬、祝頌、哀悼之類的各種慣用形式。儀式是使用在正式場合的具有固定程序的一整套禮節(jié)。2.特點（1）規(guī)范性。秘書禮儀是對人的行為舉止的規(guī)范。 （2）差異性。任何國家和民族都有自己特別的禮儀。（3）變化性。禮儀是社會發(fā)展的產物，它是隨著時代 和人們生活的不斷變化而變化。 3.作用 （1）有助于人際交往 現(xiàn)代社會，人際交往非常重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對他人的尊敬以及對交往雙方平等地位的強調。 （2）有助于事業(yè)發(fā)展 不論是個人還是組織，要想使事業(yè)得到發(fā)展，都離不開他人的幫助。適度的禮儀，能營造出良好的合作范圍。3.1.2 秘書涉外禮儀 1.涉外禮儀的含義 涉外禮儀也可稱為國際禮儀。是指對外交往時所使用的國際通行的禮節(jié)和儀式。 2.涉外禮儀的特點 （1）強調對個人隱私的尊重 （2）強調女士優(yōu)先 3.涉外禮儀的原則（1）不卑不亢，互相尊重 （2）入鄉(xiāng)隨俗，求同存異 （3）女士優(yōu)先，注重次序3.2 日常公務禮儀3.2.1 儀容儀表 儀容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身體的部位.儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物。基本要求如下：發(fā)型要整齊美觀。面容要保持干凈。著裝要得體協(xié)調。3.2.2 正確的著裝與服飾搭配1.著裝的基本原則著裝的基本原則是國際通行的TPO原則:T（Time） 時間;P（Place） 地點; O（Object） 目的。在為自己挑選服裝時，不可忽視TPO原則。 2.公務場合的著裝公務場合的著裝，要簡潔、明快，適宜工作。 3、 男士的著裝深色西服套裝是標準的公務場合著裝。*白襯衣，黑領結，黑皮鞋。全身上下服裝的顏色不宜超過三種。 *單排扣西服可以不系扣;如果系扣，兩?？凼降闹幌瞪峡郏？凼降闹幌抵虚g的那粒。*雙排扣的西服不宜敞開穿。*深色西服一定要配深色襪子及皮鞋.白色襪子不可與西服相配。相關知識領帶的下端應長及皮帶上下緣之間，或不短于皮帶的上緣。領帶與西服的顏色要互相襯托，而不要完全相同。暗紅色、紅色和青色可以用作底色，主要的顏色和圖案要精致，不搶眼。最好選擇真絲，優(yōu)雅且四季皆宜。與西裝和襯衫搭配時，應選擇一種單色或有兩種圖案或兩種單色和一種圖案的領帶。領帶與手帕要相配，但圖案不要相同。4、女士的著裝西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。顏色可以是深藍、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。這些顏色傳遞給人的感覺是:成熟、能干、自信、沉著。絲襪的顏色應接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。裙擺一定要遮住襪口。夏季的衣服切忌過薄、過露、過透。 5.休閑場合的著裝 休閑場合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購物、旅游、居家等，都可以穿休閑裝。6.社交場合的著裝 高雅、漂亮、時尚。男性可以著深色西裝、中山裝或近年流行的 “唐裝”。女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會、音樂會等活動，可穿單色的晚服或旗袍。7、服飾搭配基本原則服飾的選擇要與穿戴者 所處的環(huán)境相協(xié)調服飾的選擇要與穿戴者的社會角色相協(xié)調服飾的選擇要與穿戴者的自身條件相協(xié)調服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調3.2.3 得體的化妝 1.化妝的目的 為了突出優(yōu)點、掩飾缺點。是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn);是對主人的一種尊敬。 2、 皮膚的類型與化妝品的選擇 （1）中性皮膚 : 油質和水質的化妝品都適合。 （2）干性皮膚:專為干性皮膚配制的化妝品。（3）油性皮膚:專為油性皮膚配制的化妝品。（4）混合性皮膚:對皮膚的不同部位進行護理。（5）過敏性皮膚: 要慎重選擇護膚品。3、男式化妝步驟 刮臉 潔面 收斂 打底 雙頰 修眉 唇 胡茬4、女士化妝步驟 潔面 收斂 修眉 畫眉 眼影 潤膚 打底 畫唇 雙頰 定妝 3.2.4 日常交際禮儀 1.稱呼、致意、握手和介紹（1）稱呼在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性,稱“小姐”、 “女士”、“夫人”。（2）致意職位低者、年輕者、男性先向職位高者、年長者、女性致意。（3）握手職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應及時伸手相握。 相關知識有時涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。握手的時候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應摘下手套。 日本人習慣鞠躬，一些阿拉伯人習慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應該尊重他們的習慣。（4）介紹自我介紹:姓名、職務或與主人之間的關系。為他人介紹，先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。2、名片使用禮儀初次見面時，一般都要贈送一張名片。交換名片時，要雙手拿住名片兩角，以文字正向對對方。雙手接名片，看幾秒種，并把對方的名片放在桌上，不能在名片上壓東西。用餐時不要出示名片，應等到用餐結束。3.拜訪禮儀 （1）預約好時間、地點 （2）做好有關的準備工作（3）準時赴約 （4）及時告辭（5）不要議論對方4.談話的禮儀（1）話題要選擇交談者喜聞樂見的話題。避開以下的問題:政治話題。 個人隱私問題。 非議他人。庸俗下流的話題。宗教信仰話題（2）態(tài)度誠懇坦率；明確直率；堅持原則。（3）聲音與語氣以說話聲音適度為有修養(yǎng) 語氣要體現(xiàn)禮貌。（4）傾聽者的禮貌 要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。3.2.5 姿態(tài)舉止的禮節(jié) 1.站姿頭整，頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平并保持放松，收腹挺胸，兩臂自然下垂，手指并擾自然微屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰腳跟并擾，兩腳尖張開夾角成45度或60度，身體重心落在兩腳正中。1.站姿頭正、肩平、兩肩放松，雙臂自然下垂，雙手放于兩側或相握放于身前，挺胸收腹。男性雙腿可分開，雙腳間的距離最多與肩平。2、坐姿腰背挺直，雙肩放松，女士兩膝并攏，男士膝不可分開不超過肩寬。3、走姿步履自然、輕盈、 穩(wěn)健、胸要挺、頭要抬，肩放松，兩眼平視，面帶微笑。4.手勢的運用 指示的手勢：應該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點遠處的事物或人。表示勝利時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字母“V”字，用以表示勝利。運用這一手勢時，一定要使掌心向外