工作手冊_某物業(yè)公司辦公室工作手冊

編制： 日期： 審核： 日期： 批準(zhǔn)： 日期： 說明： 紅色印章為受控文件括號內(nèi)數(shù)字為文件分發(fā)號 文件受控章 責(zé)任部門：辦公室目 錄編號 版號/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWY/QMS/QW/XZ-01-A/0 組織機構(gòu)圖 05HTWY/QMS/QW/XZ-02-A/0 部門質(zhì)量目標(biāo) 06HTWY/QMS/QW/XZ-03-A/0 辦公室職責(zé) 07HTWY/QMS/QW/XZ-04-A/0 辦公室行政助理權(quán)限與職責(zé) 08HTWY/QMS/QW/XZ-05-A/0 辦公室環(huán)境管理規(guī)程 09HTWY/QMS/QW/XZ-06-A/0 保密管理規(guī)程 10HTWY/QMS/QW/XZ-07-A/0 會議制度 13HTWY/QMS/QW/XZ-08-A/0 公文管理程序 15HTWY/QMS/QW/XZ-09-A/0 文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書 17HTWY/QMS/QW/XZ-10-A/0 通（告）管理規(guī)程 18HTWY/QMS/QW/XZ-11-A/0 檔案管理程序 19HTWY/QMS/QW/XZ-12-A/0 辦公設(shè)備管理規(guī)定 23HTWY/QMS/QW/XZ-13-A/0 復(fù)印機使用管理辦法 24HTWY/QMS/QW/XZ-14-A/0 廢用品管理辦法 25HTWY/QMS/QW/XZ-15-A/0 電話/傳真機使用管理規(guī)定 26HTWY/QMS/QW/XZ-16-A/0 印章管理制度. 27HTWY/QMS/QW/XZ-17-A/0 辦公用品管理規(guī)定. 28HTWY/QMS/QW/XZ-18-A/0 辦公用品申請及領(lǐng)用管理規(guī)定. 29HTWY/QMS/QW/XZ-19-A/0 倉庫管理規(guī)程. 30HTWY/QMS/QW/XZ-20-A/0 物品驗規(guī)程. 31HTWY/QMS/QW/XZ-21-A/0 固定資產(chǎn)控制程序. 34HTWY/QMS/QW/XZ-22-A/0 員工守則. 35HTWY/QMS/QW/XZ-23-A/0 員工安全守則. 39HTWY/QMS/QW/XZ-24-A/0 管理人員行為管理規(guī)程. 40HTWY/QMS/QW/XZ-25-A/0 員工聘用管理規(guī)程. 42HTWY/QMS/QW/XZ-26-A/0 考勤制度. 46HTWY/QMS/QW/XZ-27-A/0 培訓(xùn)規(guī)程. 47HTWY/QMS/QW/XZ-28-A/0 考核標(biāo)準(zhǔn)及實施. 51HTWY/QMS/QW/XZ-29-A/0 獎懲制度. 52HTWY/QMS/QW/XZ-30-A/0 員工工牌、工服管理制度. 55HTWY/QMS/QW/XZ-31-A/0 品質(zhì)管理工作規(guī)程. 56HTWY/QMS/QW/XZ-32-A/0 品質(zhì)管理與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn). 58HTWY/QMS/QR/XZ-01-A/0 出席會議簽到表. 69目 錄編號 版號/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWY/QMS/QR/XZ-02-A/0 辦公室環(huán)境檢查表 70HTWY/QMS/QR/XZ-03-A/0 文件發(fā)放范圍清單 71HTWY/QMS/QR/XZ-04-A/0 質(zhì)量體系文件清單 72HTWY/QMS/QR/XZ-05-A/0 文件領(lǐng)用登記表 73HTWY/QMS/QR/XZ-06-A/0 文件更改申請表 74HTWY/QMS/QR/XZ-07-A/0 文件更改記錄表 75HTWY/QMS/QR/XZ-08-A/0 外來文件登記表 76HTWY/QMS/QR/XZ-09-A/0 記錄一覽表 77HTWY/QMS/QR/XZ-10-A/0 文件資料借閱登記表 78HTWY/QMS/QR/XZ-11-A/0 文件資料借閱申請表 79HTWY/QMS/QR/XZ-12-A/0 發(fā)文登記表 80HTWY/QMS/QR/XZ-13-A/0 收文登記表 81HTWY/QMS/QR/XZ-14-A/0 檔案資料移交清單 82HTWY/QMS/QR/XZ-15-A/0 檔案分類編號、歸檔時間登記冊 83HTWY/QMS/QR/XZ-16-A/0 檔案銷登記表 84HTWY/QMS/QR/XZ-17-A/0 檔案借閱申請審批表 85HTWY/QMS/QR/XZ-18-A/0 檔案統(tǒng)計季報表 86HTWY/QMS/QR/XZ-19-A/0 電腦使用人記錄 87HTWY/QMS/QR/XZ-20-A/0 復(fù)印機使用人記錄 88HTWY/QMS/QR/XZ-21-A/0 收發(fā)傳真記錄 89HTWY/QMS/QR/XZ-22-A/0 物品報報廢單 90HTWY/QMS/QR/XZ-23-A/0 送修登記 91HTWY/QMS/QR/XZ-24-A/0 印章使用審批表 92HTWY/QMS/QR/XZ-25-A/0 印章使用登記表 93HTWY/QMS/QR/XZ-26-A/0 辦公用品領(lǐng)用登記表 94HTWY/QMS/QR/XZ-27-A/0 采購申請單 95HTWY/QMS/QR/XZ-28-A/0 入庫單 96HTWY/QMS/QR/XZ-29-A/0 領(lǐng)料單 97HTWY/QMS/QR/XZ-30-A/0 庫存檢查記錄 98HTWY/QMS/QR/XZ-31-A/0 倉庫物料盤存表 99HTWY/QMS/QR/XZ-32-A/0 物品驗證記錄. 100HTWY/QMS/QR/XZ-33-A/0 不合格品處理單. 101HTWY/QMS/QR/XZ-34-A/0 固定資產(chǎn)登記表. 102HTWY/QMS/QR/XZ-35-A/0 消耗材料盤點報告. 103目 錄編號 版號/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWY/QMS/QR/XZ-36-A/0 年度人力資源需求計劃表 104HTWY/QMS/QR/XZ-37-A/0 招聘登記表 105HTWY/QMS/QR/XZ-38-A/0 面試記錄表 106HTWY/QMS/QR/XZ-39-A/0 員工資料表 107HTWY/QMS/QR/XZ-40-A/0 擔(dān)保書 108HTWY/QMS/QR/XZ-41-A/0 聘用人員試用通知書 109HTWY/QMS/QR/XZ-42-A/0 入職手續(xù)辦理單 110HTWY/QMS/QR/XZ-43-A/0 員工轉(zhuǎn)正申請表 111HTWY/QMS/QR/XZ-44-A/0 轉(zhuǎn)正申請書 112HTWY/QMS/QR/XZ-45-A/0 員工聘用/轉(zhuǎn)正定級/調(diào)崗調(diào)資通知書 113HTWY/QMS/QR/XZ-46-A/0 考勤表 114HTWY/QMS/QR/XZ-47-A/0 年度員工培訓(xùn)計劃 115HTWY/QMS/QR/XZ-48-A/0 培訓(xùn)檔案 116HTWY/QMS/QR/XZ-49-A/0 培訓(xùn)簽到表 117HTWY/QMS/QR/XZ-50-A/0 培訓(xùn)記錄 118HTWY/QMS/QR/XZ-51-A/0 人員狀況表 119HTWY/QMS/QR/XZ-52-A/0 員工崗前培訓(xùn)考核表 120HTWY/QMS/QR/XZ-53-A/0 員工月考評表 121HTWY/QMS/QR/XZ-54-A/0 員工月考核評估表 122HTWY/QMS/QR/XZ-55-A/0 服飾領(lǐng)用登記表 123辦公室組織架構(gòu)圖物業(yè)公司經(jīng)理辦公室辦公室行政助理部門質(zhì)量目標(biāo)1.0 2006年建立并試運行ISO9000：2000質(zhì)量管理體系2.0 2007年主要管理指標(biāo)和管理標(biāo)準(zhǔn)均達到或超過深圳市物業(yè)管理區(qū)級（羅湖）標(biāo)準(zhǔn)3.0 自2008年起按深圳市物業(yè)管理市級標(biāo)準(zhǔn)提供管理和服務(wù)4.0主要指標(biāo)有1服務(wù)質(zhì)量知識普及率為100%2員工持證上崗率為100%3有效投訴率低于千分之八4顧客滿意率95%以上5管理人員專業(yè)培訓(xùn)合格率100%6無重大安全生產(chǎn)事故發(fā)生7文檔保管完好率100%8每月一次質(zhì)量簡報辦公室職責(zé)1、負責(zé)安排公司的季度、年度工作會議及經(jīng)理辦公會議，做好記錄，編寫會議紀(jì)要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關(guān)信息。2、負責(zé)公司相關(guān)文件的起草、印制和分發(fā)，做好公司各類文件的審核、編號、立卷、存檔工作，管理好公司的文書檔案。3、負責(zé)上級和外部來文來電的簽收、登記和領(lǐng)導(dǎo)批示后的傳閱、催辦、回復(fù)。4、搞好調(diào)查研究工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、總結(jié)新經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為基層工作提供借鑒。5、注意收集合理化建議情況，會同有關(guān)部門提出推廣和獎勵意見。6、管理公司印信。7、負責(zé)保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對失泄密事件的調(diào)查處理。8、完善公司行政管理制度，匯總各部門月采購計劃編上報；安排落實節(jié)假日值班。9、負責(zé)服務(wù)、督促、檢查、協(xié)調(diào)公司工作，保證各項工作的正常運行。10、負責(zé)公司日常行政事務(wù)、對外聯(lián)系、各單位來訪接待的管理和安排。11、負責(zé)公司文件及各種書面文件材料的撰寫、審核、發(fā)放。12、負責(zé)辦公室環(huán)境管理。13、負責(zé)公司辦公用品用具的領(lǐng)用、發(fā)放、登記和管理工作。14、負責(zé)公司報刊訂閱工作。15、負責(zé)公事的質(zhì)量管理工作。16、負責(zé)公司的培訓(xùn)與工作考核工作。17、上級交辦的其它工作。辦公室行政助理權(quán)限與職責(zé)崗位名稱：行政助理所屬部門：辦公室定員標(biāo)準(zhǔn)：1名職務(wù)等級：工作地點：辦公室直接上級崗位：總經(jīng)理崗位分析者：總經(jīng)理審核者：公司負責(zé)人：總經(jīng)理簽發(fā)日期：2006年 月 日工作權(quán)限：1、 在工作職責(zé)范圍內(nèi)，按工作流程開展辦公室工作。2、 按工作流程，有權(quán)和相關(guān)部門或崗位協(xié)調(diào)工作。3、 出于工作的必要性，有權(quán)向主管上級申訴或越級申訴。4、 有權(quán)提出合理化意見與建議。5、 在授權(quán)范圍內(nèi),有權(quán)代表公司對外聯(lián)絡(luò),開展活動或洽談。崗位職責(zé)一、崗位職責(zé)開展辦公室工作。二、管理職責(zé)1、負責(zé)大廈圖紙資料、工作文件（含公司系統(tǒng)文件與外來文件）、人事檔案的收錄、建立與存檔。2、負責(zé)工作文件的打印、登記與傳遞。3、負責(zé)公務(wù)接待與對外聯(lián)絡(luò)。 4、負責(zé)勞動紀(jì)律與工作環(huán)境的管理工作。5、負責(zé)會議的組織與記錄工作。6、負責(zé)辦公用品用具采購計劃的編制與發(fā)放登記。7、負責(zé)計劃外辦公用品的采購與發(fā)放登記。8、負責(zé)辦公用具與設(shè)備的管理工作，建立相應(yīng)臺帳與領(lǐng)用記錄。制定相關(guān)制度，明解各設(shè)備用具的保管責(zé)任人。 9、負責(zé)合理化建議的收集與總經(jīng)理信箱的管理。 10、負責(zé)培訓(xùn)工作的策劃、組織與考核。 11、負責(zé)員工績效考評工作。 12、協(xié)助物業(yè)公司的品質(zhì)管理工作。13、完成上級安排的其它工作。三、任職資格1、中專以上學(xué)歷。2、二年以上同等工作經(jīng)驗，持有全國物業(yè)管理從業(yè)人員上崗證。3、年齡25-35歲,有規(guī)范物業(yè)管理公司一年以上從業(yè)經(jīng)歷。4、富于親和力，溝通能力強。5、能熟練使用電腦、傳真、打印、復(fù)印等辦公用具。辦公室環(huán)境管理規(guī)程1、辦公室環(huán)境是企業(yè)管理的一面鏡子，辦公室環(huán)境布置與精神文明關(guān)系密切，優(yōu)雅整潔的環(huán)境，不僅令人心情舒暢，提高辦事效率。同時，良好的環(huán)境同整潔的儀容一樣，是對來客尊重和禮貌的表示。2、保持辦公環(huán)境光線充足、明亮而不刺眼；空氣流通、清新。3、保持辦公桌整潔，除水杯及當(dāng)前工作所需資料外，其他物品一律放入抽屜中。4、長時間離開辦公桌時（1小時以上）應(yīng)將桌面物品理齊后置于桌面一角，或放入抽屜中，并將座椅推入桌下放正。5、除按規(guī)定須上墻的制度、條例及牌匾獎旗外，辦公室墻壁、門、窗上不得懸掛張貼其他物品。6、每天下班前抽出3至5分鐘整理辦公室、抽屜，不得雜亂無序。7、辦公室內(nèi)不得堆放雜物、報紙應(yīng)用報夾夾好，放在規(guī)定地點。上班時間，不得翻閱報紙（特殊崗位除外）。廢紙簍應(yīng)置于不易看見的地方。8、不得串崗閑聊，工作量不足時，應(yīng)積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不可無所事事。相關(guān)記錄辦公室環(huán)境檢查表保密管理規(guī)程1.0保密工作要貫徹突出重點、積極防范的方針，堅持既便利工作又確保秘密的原則，更好地企業(yè)的生存發(fā)展服務(wù)。2.0公司保密工作的職責(zé)是：2.1貫徹執(zhí)行黨和國家保密工作的方針、法令、條例和制度，結(jié)合實際制定本公司的具體規(guī)定和實施細則。2.2開展經(jīng)常性的群眾性的保密宣傳教育，加強對公司內(nèi)保密和涉密人員的教育。2.3定期研究分析總結(jié)保密工作和組織保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.4認真追查失泄密事件，嚴(yán)肅處理。2.5指導(dǎo)保密工作不斷深入。3.0根據(jù)國家和上級的有關(guān)規(guī)定，公司內(nèi)的保密事項劃定如下：3.1上級下發(fā)和本級形成的具有秘密內(nèi)容的各類文書、內(nèi)部刊物、音像制品。3.1相關(guān)部門對員工的考核材料、獎懲意見、發(fā)展或任免安排。3.3具有專利性質(zhì)的技術(shù)訣竅、科研項目及成果。3.4不宜公開的公司經(jīng)營活動的具體的取向、策略和實施計劃及尚未公開的公司經(jīng)濟活動的重要的信息、數(shù)據(jù)。3.5文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟檔案、科技檔案。3.6銀行和電信密碼，電子計算機存儲、處理秘密信息的程序設(shè)計、應(yīng)用程序和檢索查詢口令。3.7公司重要的活動計劃及不允許公開的活動情況；3.8其他需要保守秘密的事項。保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隱患，杜絕一切失密泄密事件的發(fā)生。根據(jù)目前的現(xiàn)實情況，其中重點是抓好公文保密、會議保密、經(jīng)濟信息保密、電子計算機信息保密。4.0公文是秘密的一種主要存在形式，公文保密應(yīng)注意以下幾個環(huán)節(jié)：4.1印制。秘密文件印制前要規(guī)定發(fā)放范圍。印制時形成的廢頁要及時銷毀。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清樣視同正式文件妥為保管。4.2收發(fā)。秘密文件的收發(fā)必須指定專人負責(zé)，在收發(fā)、分送、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)都應(yīng)履行登記手續(xù)。傳閱不得隨意擴大閱讀范圍，并只能在辦公室進行且不得摘抄。遞送要有安 全保障措施，不準(zhǔn)通過普通郵政郵寄。4.3保管。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內(nèi)，經(jīng)常檢查保管情況。平時工作使用的文件，用后隨手入柜加鎖。文件管理人員工作變動要將文件清點、造冊，簽字移交。4.4處理。秘密文件每季度末進行清點，節(jié)假日進行清查，年底進行清理，該清退的造冊清保密管理規(guī)程退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。5.0會議保密是保密工作的一個重要環(huán)節(jié)，會議保密中要做到以下幾點：5.1依據(jù)會議的保密程度，確定出席會議人數(shù)，嚴(yán)格控制列席人員，并對與會人員進行保密教育，規(guī)定會議內(nèi)容不得向外透露。5.2領(lǐng)導(dǎo)辦公會議指定專人做好記錄，會議記錄要妥善保管，查閱會議記錄必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只可查閱有關(guān)部分。5.3具有秘密內(nèi)容的會議不準(zhǔn)使用無線電話筒，與會人員也不得擅自攜帶無線電設(shè)備擴音、錄音。5.4會議傳達秘密文件、內(nèi)部講話允許記錄的，要用保密手冊記錄，按保密管理辦法處理。6.0經(jīng)濟信息保密對維護企業(yè)的利益至關(guān)重要，保守經(jīng)濟信息秘密要突出注意以下幾點：6.1建立經(jīng)濟信息統(tǒng)一口徑披露制度，注意企業(yè)內(nèi)外有別，向外界公布或提供尚未公開的能夠反映企業(yè)經(jīng)濟實力、能夠反映企業(yè)經(jīng)營狀況變化的工作計劃、經(jīng)濟措施、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，必須事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.2嚴(yán)格控制重要經(jīng)濟信息的擴散，對進行中的物業(yè)管理信息追蹤活動、編制中的投標(biāo)標(biāo)書和報價單的核心部分，以及其它一旦泄漏就會給企業(yè)造成不可彌補的損失的經(jīng)濟信息，應(yīng)當(dāng)采取特別保密措施，盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。6.3加強接觸經(jīng)濟信息秘密人員的管理。不允許其向包括本企業(yè)員工在內(nèi)的所有無關(guān)人員透露企業(yè)的經(jīng)濟秘密；不允許其借助本企業(yè)的經(jīng)濟活動網(wǎng)絡(luò)從事為自己、為他人謀利的活動；不允許其在工作變動時將自己掌握的經(jīng)濟活動資料據(jù)為已有。7.0電子計算機信息保密是隨著科技進步給保密工作提出的一個新課題，電子計算機信息保密要著力抓好以下幾點：7.1向計算機輸入或計算機處理有保密內(nèi)容的文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等，必須在程序設(shè)計、應(yīng)用程序及檢索、查詢上采取保密措施，并經(jīng)檢查確認其正確可靠后方可實施。7.2聯(lián)網(wǎng)的計算機在傳輸秘密信息時，必須在信道上采取加密措施。7.3凡需送外檢修或請外人檢修計算機，要先將各種信息載體清理干凈，確認無信息殘跡后才能允許檢修，檢修后經(jīng)保密檢查方可使用。7.4嚴(yán)禁將不需要計算機處理的秘密文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等輸入計算機及其存儲介質(zhì)。7.5在試機和調(diào)試時打印出的有秘密內(nèi)容的紙頁等，要妥善保管，集中統(tǒng)一銷毀 ，嚴(yán)禁隨意丟棄。7.6經(jīng)常開展保密檢查，有助于保密工作的落實。檢查的方式有全面檢查、專項檢查和綜合性檢查。7.7發(fā)生失密泄密事件要立即報告，公司迅速組織力量認真進行追查，盡量挽回或彌補損失。問題查清后，要寫出專題報告，并視情節(jié)依法嚴(yán)肅處理有關(guān)責(zé)任者。8.0公司員工尤其是保密涉密人員都要自覺遵守下列保密守則：保密管理規(guī)程8.1不該說的秘密，絕對不說。8.2不該問的秘密，絕對不問。8.3不該看的秘密，絕對不看。8.4不該記錄的秘密，絕對不記錄。 8.5不在私人通信中涉及秘密。8.6不在非保密本上記載秘密。8.7不在公共場所和議論公司秘密。8.8不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料等。8.9不用普通電話、普通郵件傳達秘密事項。 8.10不攜帶秘密文件、資料游覽、探親、訪友和出入公共場所。8.11不委托非指定人員帶轉(zhuǎn)秘密文件、資料。8.12不擅自翻印、復(fù)制秘密文件、資料。8.13不隱瞞失泄密過失，發(fā)現(xiàn)失泄密情況及時報告并積極采取補救措施。會議制度1.0周一例會周一例會由公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人參加，負責(zé)研究公司的重大問題，并進行決策。2.0會議主要任務(wù)2.1落實上級公司下達的計劃任務(wù)。2.2研究制定公司的經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略，確定戰(zhàn)略實施方案和采取的相應(yīng)措施。2.3討論決定公司內(nèi)的人事安排及獎懲事宜。2.4研究公司年度管理、財務(wù)等重大問題。3.0會議的組織3.1會議由總經(jīng)理主持，參加人員包括各部門負責(zé)人或其他需列席人員。3.2會議議題由總經(jīng)理及與會者提出，總經(jīng)理確認。3.3辦公室負責(zé)準(zhǔn)備會議有關(guān)資料，做會議記錄，由總經(jīng)理簽發(fā)。4.0辦公例會辦公例會是公司內(nèi)部運作的經(jīng)營決策性的常務(wù)會議，定期召開。4.1會議的主要任務(wù)a) 傳達貫徹上級公司的有關(guān)指示并提出落實意見。b) 決定公司企業(yè)管理和發(fā)展規(guī)劃，安排重要工作。c) 研究分析公司經(jīng)營狀況，提出問題并制定相應(yīng)的整改措施。d) 聽取各部門工作匯報，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。e) 決定對各部門人事安排、表彰及處罰等事宜。f) 決定近期工作計劃，處理有關(guān)行政事務(wù)。g) 就重點或難點熱點問題進行論，決策。5.0會議的組織5.1會議由總經(jīng)理主持或委托他人主持。5.2公司各部門負責(zé)人參加，其他人員由主持人確定。5.3辦公室負責(zé)會議資料和會議記錄，編寫會議紀(jì)要，由主持人簽發(fā)，在第二個工作日下發(fā)。6.0公司各類業(yè)務(wù)會議6.1業(yè)務(wù)會議是各專業(yè)、各部門布置本專業(yè)、本部門對口工作的工作會議。6.2會議的主要內(nèi)容是落實公司布置的本專業(yè)、本部門的工作任務(wù)，并安排近期工作計劃，協(xié)調(diào)解決與專題業(yè)務(wù)有關(guān)的問題。6.3由公司領(lǐng)導(dǎo)或委托部門負責(zé)人主持，各部門員工參加，并做好會議記錄。7.0會議規(guī)定7.1各種會議均應(yīng)本著“精簡、高效”的原則，會議緊扣中心，做到“中心明確、內(nèi)容扼要、言簡意賅、討論集中”。會議制度7.2與會者守時守紀(jì)，不遲到、早退，不得無故缺席。會議參加者因故不能出席時必須提前直接向會議主持者請假。7.3會前應(yīng)安排好本職工作，會議期間要關(guān)閉手機或處于靜音狀態(tài)。7.4會議所決定事項不能隨意更改，按會議要求貫徹傳達，不擴大傳達范圍。嚴(yán)格遵守會議決定，對違反公司保密規(guī)定的行為予以批評教育，造成后果者將追究責(zé)任，愛護會議室的一切物品。8.0相關(guān)記錄8.1出席會議簽到表公文管理工作規(guī)程1.0文件處理1.1文件處理主要包括：公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀；1.2文件處理的基本原則是：及時、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密；2.0文件種類：2.1決議：凡經(jīng)過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。2.2決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理，用“決定”。2.3通知：是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級公司或不相隸屬部門間使用的公文形式。2.4備忘錄：是指與其它分公司之間（含總公司職能部門）工作聯(lián)系的公文形式。2.5通報：通報工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓(xùn)，表揚進、批評后進等用“通報”。2.6報告：向上級公司匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上極公司的詢問等用“報告”。2.7請示：請求上級公司對某項重要工作作出指示，答復(fù)和批準(zhǔn)事項時用“請示“。2.8批復(fù)：批準(zhǔn)或答復(fù)下屬單位請示的事項，用“批復(fù)”。2.9函：與本公司系統(tǒng)之外的單位互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題等用“函”。2.10會議紀(jì)要：記載或傳達會議主要精神和決定事項，用“會議紀(jì)要”。3.0公文的起草和審批簽發(fā)3.1公文起草的基本要求是：a) 重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準(zhǔn)確，自由篇幅要簡短，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹，層次要分明；b) 擬稿人必須用方格稿紙擬寫，要按公文的文種格式行文，不得用圓珠筆或紅筆書寫；c) 文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負責(zé)擬稿的人員要對公文進行認真核對。3.2公文的審批簽發(fā)程序為： 先由行文部門起草、負責(zé)人審核簽名，送辦公室核稿，然后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 4.0公文辦理4.1公文辦理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。4.2登記公文，應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、來文單位、發(fā)往單位、份數(shù)、收發(fā)時間辦理情況等逐項記載清楚，以便今后核查收回和銷毀。5.0分發(fā)公文5.1一切外來公函，統(tǒng)一由辦公室簽收、登記并及時分送；5.2根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或根據(jù)需要交有關(guān)部門辦理；5.3凡需出職能部門經(jīng)辦的公文，由辦公室負責(zé)催辦，并將落實結(jié)果報告公司領(lǐng)導(dǎo)。6.0檔案的管理規(guī)定6.1記述和反映本公司經(jīng)營管理活動，具有查考價值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價值的文件，均由辦公室專人統(tǒng)一管理，于第二年上半年完成上一年度的文書立卷歸檔工作；公文管理工作規(guī)程6.2各部門代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向辦公室移交，實行統(tǒng)一管理；6.3辦公室對歸檔文件按事理分類、編號，確定保管期限；6.4對無保存價值的文件，要逐一填寫清單，由總經(jīng)理審批，并在收、發(fā)文本上注明，一年后予以銷毀；6.5借閱文件，應(yīng)經(jīng)辦公室辦理相關(guān)手續(xù)后方可，未經(jīng)同意，不得抄摘和復(fù)印。7.0相關(guān)記錄7.1文件發(fā)放范圍清單7.2文件領(lǐng)用登記表7.3質(zhì)量體系文件清單7.4文件更改申請表7.5外來文件登記表7.6文件借閱登記表文件收發(fā)工作規(guī)程1.0目的：規(guī)范文件收發(fā)要求，提高工作效率。2.0適用范圍公司各部門。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負責(zé)文件的審批；3.2辦公室負責(zé)提出文件的處理意見；3.3辦公室負責(zé)文件的接收、登記、送文、取文、分發(fā)等；3.4各部門負責(zé)人負責(zé)本部門文件的提交和接收。4.0內(nèi)容：4.1定義：a) 文件指決定、決議、通報、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、備忘錄、工作計劃、函、呈批單等。b) 內(nèi)部文件指公司各部門送往總經(jīng)理需閱示的文件。c) 外部文件指內(nèi)部文件以外的文件，包括政府部門、社會團體、上級公司、外部企業(yè)等發(fā)來的文件。4.2接收與登記：a) 辦公室接收公司外部和內(nèi)部所有來文。b) 辦公室將所有接收的外來文件登記在外來文件登記表，作為查證依據(jù)4.3文件分發(fā)方式：a) 總經(jīng)理批閱后的內(nèi)部文件，由辦公室電話通知相關(guān)部門或文件提交人取回已批閱文件。若通知上述文件接收人未果，文件又屬急件，辦公室應(yīng)將文件及時送達相關(guān)部門。b) 總經(jīng)理批閱后的外部文件，由辦公室存檔和發(fā)送。c) 辦公室把公司發(fā)出的文件登記在發(fā)出文件登記表。d) 各部門以公司名義向外界發(fā)出的文件，須在總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可印發(fā)。5.0相關(guān)記錄5.1外來文件登記表5.3發(fā)文登記表5.4發(fā)文登記表通告（知）管理規(guī)程1.0目的規(guī)范通告（知）的管理。2.0適用范圍適用于本轄區(qū)內(nèi)物業(yè)管理全過程中通告（知）的起草、審定、登記、發(fā)布、回收、存檔等。3.0職責(zé)3.1責(zé)任部門負責(zé)通告（知）的起草。3.2總經(jīng)理負責(zé)審批。3.3辦公室負責(zé)登記、發(fā)布、回收與存檔。4.0內(nèi)容4.1內(nèi)部通告（知），包括通知、公告、啟事、告示、通報、備忘錄等4.2辦公室制定通告（知）的標(biāo)準(zhǔn)格式。4.3責(zé)任部門按格式起草，明確時間、地點、涉及的人或部門、主要內(nèi)容、發(fā)放范圍 、有效期等。送辦公室報批。4.4涉及到顧客或其它部門的通告(知)要提前二到三天發(fā)出。4.5總經(jīng)理對通告(知)進行審定和批準(zhǔn)。4.6辦公室對審定后的通告（知）進行格式確認，做好登記和蓋章，填寫用章登記表和發(fā)文登記表后進行發(fā)放。要求收件人或部門進行簽收。4.7對于發(fā)布在信息欄的通告（知），辦公室要注意時間要求，對到期的，要及時收回。5.0外來通告（知）5.1對于外來的通告（政府或上級公司、顧客、外部其他單位），發(fā)布前亦須填寫發(fā)文登記表交總經(jīng)理確定是否給予發(fā)布,并由其確定張貼期限。5.2外來的通告應(yīng)張貼在公司指定位置(一般情況下是指宣傳欄、單元門、大堂和其它指定位置)。5.33 外來通告(知)必須在加蓋公司或物業(yè)公司印章后，同樣要填寫,才能發(fā)放張貼。5.4橫（條）幅的管理參照4.2.1和4.2.2執(zhí)行。5.5對過有效期的通告(知)、橫（條）幅應(yīng)及時清除。6.0相關(guān)記錄6.1發(fā)文登記表6.2印章登記表檔案管理規(guī)程1.0目的加強檔案管理工作，落實檔案管理各項目標(biāo)。0適用范圍適用于在管理服務(wù)活動中形成的各種檔案的管理。3.0職責(zé)3.1公司總經(jīng)理負責(zé)外單位（個人）查閱檔案的審批。3.2辦公室負責(zé)公司員工借出檔案的審批。3.3辦公室負責(zé)檔案的管理a) 負責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；b) 檔案資料的移交；c) 檔案的借閱、登記、統(tǒng)計；d) 保密；e) 檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護等。3.4各部門負責(zé)人做好本部門檔案資料的收集、整理及交接等工作。4.0程序4.1檔案資料的確定凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：a) 公司基本情況資料，包括規(guī)劃、建設(shè)與發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖紙等；b) 公司客戶基本資料情況，包括客戶房屋租賃合同、供水、供電合同以及治安、消防等資料c) 本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、管理制度、承包合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料；d) 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀(jì)要、報告、備忘錄、請示等；e) 各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料；f) 外來資料，包括省、市、區(qū)、物業(yè)協(xié)會來文、上級公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文等；g) 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；h) 其它。 i) 檔案編號j) 檔案分類4.2.檔案編號為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案劃分對檔案進行編號。4.3檔案地址確定a) 檔案存放位置利用分類編號來確定。檔案管理規(guī)程b) 確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。c) 各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。d) 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。e) 同一個檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。f) 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 4.4歸檔管理7.4.1歸檔前資料管理a) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門負責(zé)管理。b) 各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。c) 各部門負責(zé)人對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負責(zé)。4.5歸檔時間各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。a) 公司批文、供水、供電增容計劃指標(biāo)下達執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔；b) 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；c) 客戶資料在客戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔；d) 各項工程資料在驗收后一個星期內(nèi)歸檔；e) 各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔；其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時間歸檔。4.6歸檔要求a) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全；b) 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆；c) 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出來。4.7檔案資料移交a) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。b) 移交時，辦公室須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。c) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。4.8資料編號歸檔a) 辦公室把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。b) 辦公室須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在登記冊上。檔案管理規(guī)程c) 編號后的檔案，按4.3條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。 4.9檔案管理a) 檔案由辦公室負責(zé)管理。4.10檔案管理人員崗位職責(zé)a) 必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。b) 負責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。c) 負責(zé)督促各部門檔案資料的移交工作。d) 負責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計等工作。e) 各部門做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。f) 必須按要求做好保密工作。g) 必須做好檔案管理設(shè)備、設(shè)施的保管維護工作。h) 必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。4.11檔案保管檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作。4.12檔案鑒定與銷毀a) 檔案資料保存期限分別為長期、中期、短期三類。五年以下的為短期，五至十五年的為中期，十五年以上的為長期。b) 公司抽調(diào)各部門有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。d) 鑒定小組于每年的最后一個季度內(nèi)召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。4.13銷毀檔案編號的處理a) 經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號)標(biāo)識記號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。b) 檔案銷毀情況均須登記在檔案銷毀登記表上。4.14檔案借閱a) 檔案資料一般只限于公司需要查閱的人員查閱。b) 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。c) 檔案一般只限于在現(xiàn)場查閱，因工作需要借出時，必須填寫檔案借閱申請審批表。d) 審批表經(jīng)部門負責(zé)批準(zhǔn)簽字后，交辦公室辦理手冊，方可借出檔案。e) 借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。f) 檔案借還情況須在登記本上登記。 檔案管理規(guī)程4.15檔案統(tǒng)計a) 檔案資料定期進行清理、統(tǒng)計。b) 辦公室必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況。4.16檔案管理意外事件處理程序a) 發(fā)生意外事件時，首先應(yīng)立即將事件情況通報公司領(lǐng)導(dǎo)。b) 當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案；c) 當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應(yīng)立即對損毀檔案設(shè)法進行修補、復(fù)原；若無法追回、修補損失的檔案，則應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。d) 在進行補救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。e) 根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對有關(guān)責(zé)任人進行行政和經(jīng)濟處罰。f) 對發(fā)生的意外事件及處理情況須進行登記。5.0相關(guān)記錄6.1檔案資料移交清單6.2檔案分類編號、歸檔時間登記冊6.2檔案銷銷毀登記表6.3檔案借閱申請審批表6.4檔案統(tǒng)計季報表辦公設(shè)備管理規(guī)定1.0為了加強公司辦公設(shè)備的管理，保持設(shè)備良好的技術(shù)狀態(tài)，延長使用壽命，提高使用效率，特制定本辦法：2.0規(guī)定內(nèi)的辦公設(shè)備是指辦公用的電腦、打印機、復(fù)印機、電話、傳真機、空調(diào)機等用于辦公用途的設(shè)備。3.0公司辦公設(shè)備的管理實行責(zé)任人制度，建立責(zé)任人的資料，責(zé)任人負責(zé)所管理設(shè)備的使用、維護工作，管理好設(shè)備的附件及有關(guān)資料，工作調(diào)動或更換操作設(shè)備時，要將完整的設(shè)備和附件辦理移交手續(xù)。4.0設(shè)備責(zé)任人必須堅持對設(shè)備進行日常維護，及時清理灰塵，保潔外表，要定期對設(shè)備狀態(tài)進行檢查，必須親自參加所操作設(shè)備的修理和驗收工作。5.0工作人員使用辦公設(shè)備必須嚴(yán)格執(zhí)行操作維護規(guī)程，新到崗人員必須經(jīng)過操作培訓(xùn)后，方能使用設(shè)備。6.0工作人員在操作設(shè)備時不得攜食品、飲料上機，不得利用設(shè)備干私活，不得使用外來軟盤，以防病毒感染。7.0在使用設(shè)備時如發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象，應(yīng)立即停機檢查故障，自己不能解決的故障，要及時通知責(zé)任人、維修人員進行修理。8.0對于不按操作規(guī)程使用設(shè)備而造成損壞的，將全額賠償由此造成的一切費用。9.0相關(guān)記錄電腦使用人記錄復(fù)印機使用人記錄收發(fā)傳真文件記錄物品報廢單送修登記復(fù)印機使用管理辦法1.0為了保證復(fù)印機的正常使用，特制定本辦法。2.0公司指派專人負責(zé)復(fù)印，辦公室為使用人提供專用密碼，以防未經(jīng)培訓(xùn)人員使用，減少意外損壞；3.0復(fù)印者要將復(fù)印用紙放入機器的1、2號兩個紙盒內(nèi)使用，盡量少使用右側(cè)的手送紙臺；4.0禁止使用非標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印紙、禁止復(fù)印原件上有訂書釘?shù)犬愇铩?.0辦公室負責(zé)復(fù)印機的日常管理,定期進行維護。6.0如復(fù)印機發(fā)生故障，辦公室應(yīng)及時通知專業(yè)公司進行修復(fù)。7.0相關(guān)記錄復(fù)印機使用人登記送修登記廢用品管理辦法1.0復(fù)印機、傳真機、電腦等大件辦公用品使用年限過長，無法維修或經(jīng)維修仍無法使用者，須填寫物品報廢申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后進行報廢處理。報廢后的大件辦公用品出售給廢品回收公司，所得收入上交公司財務(wù)。2.0 電池容易對環(huán)境造成污染。公司廢電池須集中起來送專門回收點。3.0 廢筆、廢剪刀、廢尺子、廢筆記本等普通廢辦公文具遵照國家有關(guān)垃圾分類回收管理辦法進行處理。4.0 計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損辦公用品破損后，需經(jīng)維修后繼續(xù)使用，若鑒定維 修后仍無法使用者，視同普通廢辦公文具進行處理。5.0相關(guān)表格5.1物品報廢單電話傳真機使用管理規(guī)定1.0辦公室負責(zé)電話、傳真機，并做好日常養(yǎng)護及維修聯(lián)系工作。2.0公司電話一般不開通國內(nèi)、國際長途。因業(yè)務(wù)需要開通國內(nèi)、國際長途電話，必須嚴(yán)格履行申請、審批手續(xù)。使用人必須提出申請，填寫“開通國際、國內(nèi)長途電話申請表”部門負責(zé)人批準(zhǔn)，報總公司審批后，方可開通。3.0擅自開通國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負責(zé)。4.0因公使用長途電話，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。5.0任何員工均不得使用傳真機撥打長途電話和本市電話。6.0建立傳真件發(fā)送登記、審批制度。凡發(fā)出、收到的傳真件，必須按“傳真文件登記表”進行登記。7.0不得使用傳真機辦理私人事項。8.0辦公室負責(zé)不定期對電話、傳真機的使用情況進行檢查。9.0相關(guān)記錄9.1收發(fā)傳真文件記錄表印章管理制度1.0辦公室負責(zé)公司印章的使用管理。2.0辦公室負責(zé)公章、財務(wù)專用章的刻制、更換及日常使用管理工作。3.0凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接與辦公室聯(lián)系辦理。4.0遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記簽收。如未使用，須退回辦公室。5.0非簽約等特殊情況，不得攜帶公司印章外出。必須攜帶公司印章外出時，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并由經(jīng)辦人在辦公室辦理借用手續(xù)，按時歸還。公司印章外借時間，責(zé)任由借用人承擔(dān)。6.0辦公室負責(zé)填寫印章使用登記表，包括時間、用途、份數(shù)、批準(zhǔn)人、承辦人。7.0凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章