企業(yè)員工必備-郵件書寫.ppt

電子郵件書寫 Email,一封郵件的必然要素,收件人, 抄送, 暗送 稱呼和問候 標題，正文，簽名 附件,收件人, 抄送, 暗送 to,cc,bcc,To, 收件人，凡是需要回應或進一步動作的收件人，都放在to 中 Cc, 抄送，顧名思義，這信不是給你寫的，抄一份給你過目下，也就是知會的意思. Bcc, 暗送,收信人，能夠看到這封信to誰cc誰，但看不到bcc的對象。 Reply, 回復，僅回復給from發(fā)件人 Reply to all, 回復全部，回信給from, to, cc的所有人。 Forward, 把郵件轉發(fā)給其他人。但需考慮發(fā)信人是否愿意該郵件被你轉發(fā)給第三方。,在供應商面前，我們是一個團隊，作為一個整體出現(xiàn)，使用我們 發(fā)送會議記錄時，所有參會人員都是收件人，未能參會的相關人員都是抄送人 轉發(fā)時可否多說兩句，把自己消化的東西給對方，體現(xiàn)自己價值的同時，方便對方,稱呼和問候,恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 All 職務 先生小姐的應用 英文名 Email開頭結尾最好要有問候語 禮多人不怪 如果有任何問題，請隨時和我聯(lián)系 Best Regards 此致敬禮,多說兩句話， 請查收，如果有任何事情請隨時聯(lián)系我，表示出對收件人的重視和關心 確認對方的名字書寫正確 收件人稱呼和郵件正文之間要留空行 給各稱呼，即使是內部，即使是你的下屬，禮貌些。,標題，正文，簽名,標題很重要，是郵件的第一印象，而且是日后搜索或歸類的依據(jù)。 正文要求三點，語言得體，內容清晰，保持冷靜。 商務郵件比較正式，全文不要超過兩種字體，不要超過兩種顏色，段落分明，條理清楚。 簽名，寫明你的姓名，單位，頭銜和聯(lián)系方式。準確告訴對方你是誰。,千萬不要忘記寫郵件主體，一封郵件一個主體，避免對方理解錯誤 確保內容沒有錯別字和拼寫錯誤 正確使用標點符號 大串數(shù)字要加千分號，便于一目了然 發(fā)出修改的郵件，請在郵件中簡述修改過的地方，以便對方很快了解 即使內部郵件，也至少需要有 商業(yè)往來郵件，全部齊頭就好了，不用按中文書面的要求，開頭空兩格 即便從別的地方復制粘貼，請統(tǒng)一大小和字號,附件,如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用,不要忘記粘貼附件 附件粘貼后，要打開附件查看，避免粘錯附件,那些事情需要發(fā)送郵件,正式工作報告 難以簡單用口頭表達清楚的事項 知識推薦和信息傳遞 沒有見面交流條件的其他交流內容 注意：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件。,郵件發(fā)送對象,尋求跨門支持的郵件，一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級；同時抄送本部門的直接上級；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持。 項目通報類的郵件，主送給項目小組成員，抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領導 工作計劃的發(fā)送對象，經理人的工作計劃主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級、間接上級、部門內部相關經理人。 避免以下現(xiàn)象 在對外溝通中，非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經理 避免將同一個主題的討論內容多次反復發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替。 避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務細節(jié)。,郵件溝通支持,如果遇到在郵件發(fā)送時對內容、措辭、發(fā)送人有任何疑問，可以向直接上級尋求溝通支持 如果在溝通中發(fā)生意見分歧，溝通雙方首先應換位思考，盡量用見面溝通或電話溝通解決分歧； 充分發(fā)揮個人的主動性，避免將一般性的溝通工作交給上級去做（這樣降低了溝通效率）；,郵件內容,如果帶有附件，盡量在郵件正文對附件內容進行總結，避免收件人一一打開附件才能知悉溝通事項； 控制郵件正文字數(shù)，確保郵件正文層次清晰、內容明確，避免長篇大論。,溝通確認和反饋,對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關注； 重要會議通知再回前向與會人員提醒開會時間； 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒；,要求對方給予確認，或反饋的，請將需要確認和反饋的時間寫清楚 對于供應商提出的意見要給予反饋和解決，不僅僅是表示感謝 要給供應商一個時間概念，什么時候，我們需要您的報價,總結電子郵件的基本禮儀規(guī)范,一定不要空白標題，這是最失禮的。 標題要簡短，不宜冗長 最好寫上來自*的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理 可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件