DB35T161-2002文書檔目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則.doc

DB35福 建 省 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB35/T 161-2002文書檔目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則2002-01-25發(fā)布 2002-03-01實施福建省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 發(fā)布前 言本標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)我省檔案信息資源庫的基礎(chǔ)之一。為了規(guī)范我省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)對文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫分為案卷和文件兩個層次，但案卷級有所省略，并要求案卷級和文件級一體化著錄，這既考慮到傳統(tǒng)檔案，又兼顧到今后立卷改革的方向。本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)GBT 379211983文獻(xiàn)著錄總則、DAT181999檔案著錄規(guī)則的原則，結(jié)合我省建國后文書檔案的特點制定的。本標(biāo)準(zhǔn)基本上遵循了DAT181999規(guī)定的檔案著錄項目和著錄格式。本標(biāo)準(zhǔn)具有以下特點：規(guī)定了文書檔案案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)、著錄項目與交換格式；對著錄規(guī)則和著錄格式進(jìn)行必要的細(xì)化；規(guī)定了檔案著錄與計算機檔案目錄數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系；規(guī)定了文書檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫與文件級目錄數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系。本標(biāo)準(zhǔn)在編寫格式上采用GBT112000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則。本標(biāo)準(zhǔn)從2002年3月1日開始實施。本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局提出。本標(biāo)準(zhǔn)由福建省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由福建省檔案局負(fù)責(zé)起草。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：劉 虹 黃建峰。文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則的定義、數(shù)據(jù)交換格式、數(shù)據(jù)交換要求、著錄細(xì)則等內(nèi)容。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于建國后文書檔案案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建庫和傳遞，亦可作為編制相關(guān)檔案管理軟件、檔案的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的目錄管理系統(tǒng)以及建立其他專門檔案目錄數(shù)據(jù)庫的參考。2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 GB了19881989 信息處理 信息交換用7位編碼字符集 CB 23121980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集 GBT 34691983 文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼 GBT 71561987 文獻(xiàn)保密等級代碼 CBT 74081994 數(shù)據(jù)元和交換格式 信層、交換 日期和時間表示法 GBT154181994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則 DAT11992 檔案工作基本術(shù)語 DAT131994 檔號編制規(guī)則 DAT191999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則 DAT 222000 歸檔文件整理規(guī)則 檔案出版社 中國檔案分類法(1997年) 檔案出版社 中國檔案主題詞表 國家檔案局 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則(國檔發(fā)199120號) 國家檔案局 編制全國檔案館名稱代碼實施細(xì)則(國擋發(fā)198714號3 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用DAT1和下列定義。31 檔案著錄 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、記錄并錄入計算機的過程。32 文件級著錄 著錄對象為一件或多件文件的檔案著錄。33 案卷級著錄 著錄對象為記述同一事物或同一問題或同一工作的多份文件的檔案著錄。3. 4 件和多件341 件 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；書刊、大事記、會議記錄本、文件匯集、報表、名冊、畫冊、圖冊等裝訂成冊(本)的為一件；來文與復(fù)文可各為一件，重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。342 多件 未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，如活頁式會議記錄、會議記要、工作簡報、呈閱件、非訟訴案件等可作為多件文件。35 著錄項目和數(shù)據(jù)字段351 著錄項目 揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。如正題名、責(zé)任者、文件編號、文件時間、保管期限等等。352 數(shù)據(jù)字段 DBF數(shù)據(jù)庫文件中與著錄項目相對應(yīng)的描述檔案某一內(nèi)容或形式特征的數(shù)據(jù)集36 著錄條目和數(shù)據(jù)記錄361 著錄條目 檔案著錄的結(jié)果，由反映一個著錄對象的內(nèi)容和形式特征的若干著錄項目組成。3. 62 數(shù)據(jù)記錄 DBF數(shù)據(jù)庫文件中與著錄條目相對應(yīng)的描述一份文件或幾份文件著錄信息的數(shù)據(jù)集合，由若干數(shù)據(jù)字段組成。37 DBF數(shù)據(jù)庫文件 按一定次序排列、相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)記錄的集合。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定擴展名為DBF的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件作為檔案目錄數(shù)據(jù)交換的文件格式。38 字段類型 在DBF數(shù)據(jù)庫文件中p字段類型規(guī)定數(shù)據(jù)字段的基本屆性。本標(biāo)準(zhǔn)涉及兩種：字符型(C)和數(shù)字型(N)。39 文字類別 當(dāng)數(shù)據(jù)字段類型為字符型時，文字類別分為“字符”和“漢字”兩類。字符是指GBT1988所規(guī)定的西文字母、數(shù)字及符號的圖形字符，每個“字符”在內(nèi)存中占一個字節(jié)?！皾h字”是指CB 2312所規(guī)定的圖形字符。每個“漢字”在內(nèi)存中占二個字節(jié)。 310 字段長度 在.DBF數(shù)據(jù)庫文件中，字段長度規(guī)定字段所包容字符的最大個數(shù)。311 交換格式 用于檔案目錄數(shù)據(jù)交換的數(shù)據(jù)庫文件格式。312 數(shù)據(jù)交換 指.DBF數(shù)據(jù)庫文件在網(wǎng)絡(luò)上或以磁帶、磁盤、光盤作為載體所進(jìn)行的數(shù)據(jù)交換。4 數(shù)據(jù)交換格式41 文書檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行交換的文件格式是DBF數(shù)據(jù)庫文件，并分為文件級和案卷級兩種。42 文件級DBF數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表1。表1 文件級DBF數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序 號數(shù) 據(jù) 字 段 名字 段 類 型文 字 類 別字 段 長 度1全宗號C字符42案卷目錄號C字符33案卷號C字符44分卷號*C字符25頁號C字符46件號C字符47頁數(shù)C字符48歸檔號*C字符209縮微號*C字符1210文件題名C漢字16011責(zé)任者C漢字5012文件編號C漢字和字符3013文件時間C字符814時間附注C漢字和字符3015保管期限C漢字416解密劃控C漢字417分類號*C字符2418檢索詞*C漢字8019檔案館代碼C字符620密級*C漢字421載體類型*C漢字1222載體數(shù)量*C423載體單位*C漢字224載體規(guī)格*C漢字1225電子文檔號C字符12注：*為可選項 按本標(biāo)準(zhǔn)6.1.5.2.1選擇 檔案館為必選項43 案卷級.DBF數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表2。表2 案卷級.DBF數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)序 號數(shù) 據(jù) 字 段 名字 段 類 型文 字 類 別字 段 長 度1全宗號C字符42案卷目錄號C字符33案卷號C字符44分卷號*C字符25歸檔*C字符166案卷題名C漢字1607起止時間C字符178檔案館代碼C字符69保管期限C漢字410解密劃控C漢字411分類號C字符2412檢索詞C漢字80注：*為可選項 檔案館為必選項5 數(shù)據(jù)交換要求51 經(jīng)過加密處理的數(shù)據(jù)交換，移交的同時提供解密手段。52 經(jīng)過壓縮處理的數(shù)據(jù)交換，移交的同時提供解壓縮手段。53 用于數(shù)據(jù)交換的DBF數(shù)據(jù)庫文件以數(shù)據(jù)交換年度進(jìn)行劃分存貯介質(zhì)容量時，可分割為若干個子庫文件存貯，并按順序進(jìn)行編號。子庫文件從0199編號，如無子庫文件，不編號。54 DBF數(shù)據(jù)庫文件名組成541 文件名格式 子庫文件編號 數(shù)據(jù)庫交換年度 全宗號 檔案館代碼 數(shù)據(jù)級別542 著錄細(xì)則5421 文件名格式中，除以下幾種情況外所有項目都必須著錄。 a)建庫單位是檔案館，可以不著錄全宗號； b)建庫單位的全宗號如還未確定，可以不著錄全宗號，允許在文件名末尾加建庫單位的簡稱； c)不進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)庫可以不著錄檔案館代碼和全宗號，允許在文件名末尾加建庫單位的簡稱。5422 數(shù)據(jù)級別分為文件級和案卷級。文件級用漢語拼音字母“w”表示，案卷級用漢語拼音字母“A”表示。檔案館代碼著錄按6142執(zhí)行；全宗號著錄按6112執(zhí)行；交換年度按數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行交換時的年度著錄；子庫文件編號按53執(zhí)行。 例1：建庫單位是福建省委，數(shù)據(jù)級別是文件級數(shù)據(jù)庫，檔案館代碼是435001福建省委全宗號是0l01，數(shù)據(jù)庫交換年度是1993年，子庫文件編號為2號。 庫文件名著錄為：w4350010101199302DBf。 例2：建庫單位是福清市檔案館，數(shù)據(jù)級別是案卷級數(shù)據(jù)庫，檔案館代碼是435010，數(shù)據(jù)庫交換年度是1999年，子庫文件編號為1號。 庫文件名著錄為：A435010199901DBF。 例3：建庫單位是褐建省國土資源廳，數(shù)據(jù)級別是文件級數(shù)據(jù)庫，檔案館代碼是435001，全宗號還未確定，數(shù)據(jù)庫交換年度是2001年，子庫文件編號為1號。 庫文件名著錄為：w435001200101福建省國土資源廳DBF。 例4：建庫單位是福州大學(xué)、數(shù)據(jù)級別是案卷級數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫交換年度是2000年，子庫文件編號為1號。 庫文件名著錄為：A200001福州大學(xué).DBF。 6 著錄細(xì)則 61 檔號 檔號按DAT13執(zhí)行，檔號結(jié)構(gòu)如下： 全宗號案卷目錄號案卷號件、頁(張)號。 611 全宗號 6111 字段描述 檔案館給定每個全宗的代碼。 6112 著錄細(xì)則 全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。一個檔案館內(nèi)的全宗號不得重號。 著錄檔案所在全宗的全宗號。 全宗號的格式是： 全宗順序號 全宗屬類代碼 一般檔案視為全宗屬性單一，用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”作為全宗屬類代碼。保留地方特性的檔案可標(biāo)注全宗屬類代碼。除了漢語拼音字母“M”已用于標(biāo)識明朝檔案p漢語拼音字母“Q”已用于標(biāo)識清朝檔案，以及本標(biāo)準(zhǔn)賦于漢語拼音字母“G”標(biāo)識民國檔案、賦于漢語拼音字母“L”標(biāo)識革命歷史檔案不能用之外，其余均可采用。全宗屬類代碼由各檔案館統(tǒng)一編制、報送福建省檔案局批準(zhǔn)及備案。 61. 2 案卷目錄號 61. 21 字段描述 全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 61. 22 著錄細(xì)則 案卷目錄號可按不同年度，不同組織機構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。一個全宗內(nèi)的案卷目錄號不得重號。 著錄檔案所在案卷目錄的案卷目錄號。 案卷目錄號的格式是： 案卷目錄號 613 案卷號 6131 字段描述 案卷排列的順序號。 6132 著錄細(xì)則 一個案卷目錄內(nèi)的案卷號按排列次序流水編號，不得重號。 著錄檔案所在案卷的案卷號。 案卷號的格式是： 案卷號 614 分卷號 6141 字段描述 可選字段。歸檔插卷造成案卷號重號時，賦予重號部分案卷的排列順序號。 6142 著錄細(xì)則 61421 同一案卷號下除第一卷不編分卷號之外，其余的從數(shù)字2開始，按排列次序流水編分卷號，分卷號不得重號。 著錄檔案所在案卷的分卷號。 分卷號的格式是： 分卷號61422 在同一案卷號下，除了第一卷著錄案卷號之外，其余依照分卷號次序進(jìn)行著錄： 在61規(guī)定的檔號結(jié)構(gòu)中，案卷號的格式是： 分卷號 小數(shù)點字符“.” 案卷號615 頁號、件號和頁數(shù)6151 字段描述61511 頁號是案卷內(nèi)文件每頁的順序號。文件中有圖文的頁面為一頁。61512 件號是文件排列的順序號。61513 頁數(shù)是每一件文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。6152 著錄細(xì)則61521 有裝訂的案卷，著錄頁號。不裝訂的案卷以及按DAT22整理的檔案，著錄件號和頁數(shù)。61522 頁號著錄檔案所在案卷內(nèi)每一文件的首頁頁號。件號著錄每件文件的件號；頁數(shù)著錄該件文件的頁數(shù)。61523 頁號和件號不應(yīng)有空號、重號、分頁(件)號。62 歸檔號621 字段描述 檔案室賦予歸檔文件或案卷的排列順序號。622 著錄細(xì)則 檔案室編制的檔號的結(jié)構(gòu)與61不符的選擇本字段。歸檔號應(yīng)據(jù)實著錄。63 縮微號631 字段描述 文件級字段，可選字段。檔案館、室賦予的用于檢索檔案縮微制品的代碼。632 著錄細(xì)則 著錄文件首頁所在畫幅的縮微號。 縮微號用12位代碼標(biāo)識。其中第1位用英文字母標(biāo)識縮微制品的種類。技GBT 3469的規(guī)定，用“U”標(biāo)識卷片用“F”標(biāo)識平片。 縮微號的格式是：卷片： 畫幅號減號字符“”盤片號英文字母“U”平片： 畫幅號減號字符“”平片號英文字母“F” “盤片號”、“平片號”是建庫單位賦予本單位縮微卷片、平片的代碼，“盤片號”和“平片號”在本單位內(nèi)不得重號。 平片的畫幅號即文件首頁所在畫幅的座標(biāo)號，平片上各畫幅的座標(biāo)以行列表示，行從上到下依次為A行、B行，最后一行為G行；列從左到右依次為01列、02列、03列，最后一列為14列。 例：檔案縮微品是平片，該份文件首頁所在畫幅位于平片中的第D行、第5列，平片號是628號，著錄為： F0000628D05 64 文件題名 641 字段描述 文件級字段。表達(dá)文件中心內(nèi)容、形式特征的名稱。 642 著錄細(xì)則 6421 著錄文件原文標(biāo)題。必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加上“：”。 6422 文件題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“”表示。 6423 對題名中出現(xiàn)“你省”、“你廳”等字樣的一定要加上具體的名稱。 原文件沒有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“”和“”。原文件有題名的，附于原題名之后，如超過字段長度，可省略原題名。題名擬寫應(yīng)力求反映文件內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種，如超過字段長度，可以省略責(zé)任者和文種。 可以在字段長度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的人名兩端加上“”和“”。 如：關(guān)于x x xx x x、x x x等3位同志職務(wù)的任免通知。6424 正文與附件為一件時，用正文題名作為本件題名。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時，用轉(zhuǎn)發(fā)文題名作為本件題名。6425 著錄對象是多件文件時，在擬寫的文件題名中，應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“(共x件)“的說明字樣。 如：工作簡報(110期)(共10件)。65 案卷題名651 字段描述 案卷級字段。案卷題名是表達(dá)案卷內(nèi)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。 652 著錄細(xì)則 6521 一般著錄案卷封面上已擬定的題名。 6. 522 案卷題名過于冗長時，在不丟失重要信啟、和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“”，表示。 6523 對題名中出現(xiàn)“省”、“廳”等字樣的應(yīng)加上具體的名稱。案卷題名籠統(tǒng)、抽象、不規(guī)范時應(yīng)重新擬寫。題名擬寫應(yīng)力求反映案卷所表達(dá)的事件、問題或工作，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種，如超過字段長度，可以省略責(zé)任者和文種。 66 責(zé)任者 661 字段描述 對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。 662 著錄細(xì)則 6621 應(yīng)著錄列于首位的責(zé)任者、立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，被省略的責(zé)任者用“等”表示。聯(lián)合行文的責(zé)任者，在字段長度之內(nèi)，盡量多著錄。 66。22 機關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱。個人責(zé)任者一殷只著錄姓名，么、要時在姓名后著錄對檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“()”括起。 6623 無責(zé)任者，責(zé)任者不完整或有誤，經(jīng)考證后，在考證內(nèi)容兩端加上“”和“”。 考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時，在其后加“?”。無法考證的按原文著錄。 例：陳毅? 67 文件編號 67，1 字段描述 文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團(tuán)體或個入賦予文件的順序號、包括發(fā)文字號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號等。其中、發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份和序號組成。 672 著錄細(xì)則 按原文件編號據(jù)實著錄。 聯(lián)合發(fā)文或有多個文件編號時。只著錄主辦機關(guān)文件編號。 文件編號的文字類別，年份用“字符”，其余用“漢字”。年份用4位數(shù)表示，字符“”“”置于年份的兩端。 例：閩財計1999103號 6.8 文件時間和起止時間 6.8. 1 字段描述6811 文件時間 文件級字段。文件時間即文件形成時間。 6812 起止時間 案卷級字段。起止時間是案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間。682 著錄細(xì)則6821 依據(jù)CBT 7408的規(guī)定，采用完全表示法，由8位數(shù)字組成，第l4位數(shù)表示年，第56位數(shù)表示月，第78位數(shù)表示日。6822 文件級著錄對象是多件文件時，著錄最早文件形成時間。著錄最早和最遲形成的文件時間，中間用減號字符“”作為分隔符號。6823 按原文件形成時間和原起止時間據(jù)實著錄。無文件時間、原文件時間缺少或字跡不清部分以”0”補之，文件時間有誤或有疑義仍照原文著錄，以上情況要根據(jù)文件內(nèi)容、形式特征進(jìn)行考證，并在時間附注項中注明考證出的文件時間。如無注明，一律視為無法考證。當(dāng)文件時間中的年、月、日中的部分用“0”補之會造成歧義時，不論能否考證，都必須在時間附注項中注明。 例1：文件時間只有2月，沒有年和日。 應(yīng)著錄為：00000200 并在時間附注項中注明考證出的時間，見692例l。 例2：文件時間1956年有疑義，沒有月和日，經(jīng)考證但考證的根據(jù)不足。 應(yīng)著錄為：19560000 并在時間附注項中注明，見692例2。 例3：文件時間有三處字跡不清，用“O”補之會造成歧義，有一處無法考證。 應(yīng)著錄為：19500102 并在時間附注項中注明，見692例3。 69 時間附注 691 字段描述 記錄考證出的文件時間的數(shù)據(jù)字段。 692 著錄細(xì)則 著錄經(jīng)過考證之后的文件時間。 時間格式按6821執(zhí)行。 若考證出的時間根據(jù)不足時，在其后加“?”字符。 考證后仍考證不出的部分用圖形字符“”代之。 時間附注的文字類別，“ ”用“漢字”，其余用“字符”。 例1：19520226 例2：19570509? 例3：1950012610 保管期限6101 字段描述 保管期限是指根據(jù)檔案價值確定的檔案應(yīng)該保存的時間。6102 著錄細(xì)則61021 保管期限著錄分為永久、長期、短期三種。 保管期限一般技案卷組成時所定的保管期限著錄，對重新鑒定的文件，應(yīng)著錄新的保管期限。 新的保管期限的劃分?jǐn)M采用歸檔文件與檔案鑒定指南及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最后方案待定。61022 文件級“保管期限”數(shù)據(jù)字段必須逐件鑒定后著錄；案卷級“保管期限”數(shù)據(jù)字段應(yīng)當(dāng)著錄該案卷內(nèi)文件的保管期限最長的一種。611 解密劃控6111 字段描述 解密劃控是指遵照檔案法，根據(jù)檔案的文件形成時間及文件內(nèi)容確定檔案是向社會開放還是繼續(xù)保密控制使用。6112 著錄細(xì)則61121 解密劃控著錄分為控制、未定、開放三種。61122 文件級“解密劃控”數(shù)據(jù)字段必須逐件鑒定后著錄；案卷級“解密劃控”數(shù)據(jù)字段應(yīng)當(dāng)著錄該案卷內(nèi)文件的解密劃控最嚴(yán)的一種。612 分類號6121 字段描述 分類號是指檔案所居類目的代碼。6122 著錄細(xì)則 對檔案進(jìn)行主題分析后按GBT15418、中國檔案分類法及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。當(dāng)分類表中沒有恰當(dāng)?shù)念惸繒r，可標(biāo)引相近類目和上位類目。 企業(yè)可以按國家檔案局1991年7月印發(fā)的規(guī)范性文件工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進(jìn)行標(biāo)引。613 檢索詞6131 字段描述 記錄主題詞或關(guān)鍵詞或自由詞的數(shù)據(jù)字段。 主題詞是表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。 關(guān)鍵詞或自由詞是取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。6132 著錄細(xì)則 對檔案進(jìn)行主題分析后按DAT19、中國檔案主題詞表及本專業(yè)、本單位規(guī)范化詞表標(biāo)引主題詞。 一般著錄主題詞，視需要、著錄關(guān)鍵詞或自由詞也可。 按6423中所規(guī)定，在文件題名規(guī)定長度之內(nèi)如還錄不下原題名中未提及的其他人名，可作為自由詞標(biāo)引。 6. 14 檔案館代碼6141 字段描述 唯一識別全國各檔案館的名稱代碼。6142 著錄細(xì)則 按照編制全國檔案館名稱代碼實施細(xì)則(國檔發(fā)19874號)賦予的代碼著錄。非檔案館的建庫單位按檔案將要移交的綜合或部門檔案館代碼著錄。如檔案不進(jìn)館、則不著錄檔案館代碼。615 密級6151 字段描述 密級是指文件保密程度的等級。6152 著錄細(xì)則密級按GBT 7156劃分為六個級別，名稱與代碼見表3。密級一般按文件形成時所定的密級著錄，對己升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級。密級著錄采用漢字代碼。文件無密級時不著錄。表3 文獻(xiàn)保密等級代碼保密等級數(shù)字代碼漢語拼音代碼漢字代碼公開級0GK公開國內(nèi)級1GN國內(nèi)內(nèi)部級2NB內(nèi)部秘密級3MM秘密機密級4JM機密絕密級5UM絕密616 載體類型6161 字段描述 載體類型是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的種類。 6162 著錄細(xì)則 以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型分為照片、唱片、膠片、膠卷、印信、縮微制品、錄音磁帶、錄相磁帶、磁帶、磁盤、光盤等多種，應(yīng)據(jù)實著錄。 617 載體數(shù)量 6. 171 字段描述 載體數(shù)量是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的數(shù)量。 6172 著錄細(xì)則 載體數(shù)量著錄采用阿拉伯?dāng)?shù)字。 618 載體單位 6181 字段描述 載體單位是檔案載體物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位。 6182 著錄細(xì)則 載體單位著錄采用“頁”、“卷”、 “冊”、 “張”、 “片”、“盤”、“盒”、“米”等。6