美的電機(jī)公司零星采購管理制度

廣 東 美 的 集 團(tuán) 空調(diào)電機(jī)事業(yè)部零星采購管理制度一、目的為統(tǒng)一規(guī)范公司各部門的零星采購流程，有效控制采購成本，保證采購行為的公平、公正、公開，明確并規(guī)范各部門職責(zé)，特制定本制度。二、適用范圍1、辦公用品，包括：電話，臺扇（吊扇）、多用插座等，單價(jià)在500元以下與辦公相關(guān)的通用物品；這里的辦公用品不包含辦公文具、電腦低值耐用品、打印機(jī)耗材以及辦公家具；2、生產(chǎn)性低值易耗品，包括：備品配件，工裝夾具，五金工具，其他輔助工具；3、非生產(chǎn)性低值易耗品，包括：勞保福利用品，常備藥品，宣傳用品，與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的一些零星耗用品(不包含由事業(yè)部審批的檢測設(shè)備及備件)；4、小型基建項(xiàng)目，即同一個(gè)項(xiàng)目中采購多種非生產(chǎn)性易耗品，通常采購總額在2000元以上10000元以下，如科室小型裝修，車間水電安裝等。三、各部門職責(zé)1、各職能部門負(fù)責(zé)編制本部門零星采購月度需求和年度需求計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部備案。2、管理科負(fù)責(zé)審核辦公用品、非生產(chǎn)性低值易耗品、小型基建項(xiàng)目的采購申請，并負(fù)責(zé)組織其具體采購工作（與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的零星耗用品除外）；管理科在物品采購部門產(chǎn)生爭議時(shí)，有權(quán)進(jìn)行解釋；有權(quán)對各部門物品使用情況監(jiān)督管理，避免虛報(bào)、浪費(fèi)以及不合理采購情況的發(fā)生；3、設(shè)備組負(fù)責(zé)審核生產(chǎn)性低值易耗品中備品配件（包括各種生產(chǎn)設(shè)備上的零配件以及一些精密度較高、價(jià)值較高需要特別定制的零配件）、工裝夾具的采購申請，并負(fù)責(zé)組織具體的采購工作；如非生產(chǎn)性低值易耗品與生產(chǎn)性低值易耗品相同，適用生產(chǎn)性低值易耗品采購，不允許出現(xiàn)同一物品多個(gè)部門參與采購。4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會審單價(jià)500元以上，或總金額2000元以上的零星采購申請。并負(fù)責(zé)參與價(jià)格的招標(biāo)及商務(wù)會談，對采購價(jià)格和采購流程的合理性進(jìn)行監(jiān)督；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理、登記造冊及廢舊物資的處理等工作；5、供應(yīng)組負(fù)責(zé)除備品備件、工裝夾具以外的生產(chǎn)性低值易耗品的采購，主要指一些零星的價(jià)值較低的生產(chǎn)輔助材料；6、財(cái)務(wù)部物流組負(fù)責(zé)對采購物品入庫、發(fā)放、換發(fā)，并通知使用部門一同查驗(yàn)物品質(zhì)量；7、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購計(jì)劃或采購申請，并決定具體采購行為。8、各采購部門于每月底統(tǒng)計(jì)當(dāng)月采購的物品、數(shù)量等相關(guān)明細(xì)。四、采購申請審批程序公司內(nèi)部各職能部門、車間在實(shí)際需要時(shí)提出零星采購申請，所有采購計(jì)劃必須根據(jù)客觀需要，避免浪費(fèi)和虛報(bào)，各部門在年度或月度有固定項(xiàng)目需求采購時(shí)，需提供月度或年度采購計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部備案。1、生產(chǎn)性低值易耗品的申請：（1）備品備件、工裝夾具的申請流程：對蕪湖公司備品備件、工裝夾具的申請審批程序，作如下具體規(guī)定：A、備品備件、工裝夾具的申請一般由生產(chǎn)部門提出，每月月末車間根據(jù)下月計(jì)劃手工填寫；B、由設(shè)備組對車間提交的威靈（蕪湖）公司備品備件采購申請表進(jìn)行審核匯總,重新整理成威靈（蕪湖）公司備品備件月度采購計(jì)劃表報(bào)電機(jī)事業(yè)本部審批，在非特殊情況下，不需要編制相關(guān)文字報(bào)告；設(shè)備組在審核車間計(jì)劃時(shí)需注意安全庫存量的制定，根據(jù)備件每月的消耗量、結(jié)合采購周期及備用需求確定安全庫存量，并據(jù)其生成每月的采購計(jì)劃，庫存量（含在途）等于或大于安全庫存量的，禁止采購；另外一些臨時(shí)需要制作的工裝夾具，需車間手工填寫模具與工裝夾具申請表（見附三），并需經(jīng)車間主任、工藝部門以及制造部部長的簽字與審核。C、計(jì)劃表被批準(zhǔn)后設(shè)備組對備件、夾具進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并進(jìn)行商務(wù)會談或招標(biāo)，最終選定供應(yīng)商；D、完成合同或訂貨單的編制，并手工填寫備件合同審批表報(bào)空調(diào)事業(yè)部批準(zhǔn)；合同審批流程如下：a、小于5萬元，由制造部部長提交，蕪湖公司總經(jīng)理審核，綜合管理部審核，事業(yè)部總經(jīng)理審批；b、5萬元及以上，由蕪湖公司制造部部長與總經(jīng)理共同提交,空調(diào)電機(jī)事業(yè)部負(fù)責(zé)人審核，營運(yùn)部會審,事業(yè)本部總裁裁決；E、計(jì)劃外購置的,需手工填寫備件計(jì)劃外采購申請表，審批流程與正常采購合同審批流程相同；F、事業(yè)部對備件合同審批表或備件外采購申請表批準(zhǔn)后，設(shè)備組將合同送至財(cái)務(wù)蓋合同章，合同正式生效；G、對于1000元以下的合同文本需報(bào)蕪湖公司管理科備案，10000元以上的合同文本需報(bào)綜合管理部備案，并作為單據(jù)報(bào)銷的依據(jù)。（2）生產(chǎn)輔助材料的申請：A、生產(chǎn)輔助材料的申請一般由生產(chǎn)部門提出，申請人在每月月末按下月采購需求計(jì)劃在MIP中填寫生產(chǎn)性低值易耗品零星采購申請表；B、申請表填完后在MIP中的審批流程是：車間主任簽字確認(rèn) 部門領(lǐng)導(dǎo)審核 (對于總價(jià)500元以上的采購，需報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核) 總經(jīng)理審批 供應(yīng)組；C、供應(yīng)組收到審批過的申請后組織具體采購工作。車間每月月末根據(jù)下月需求提交計(jì)劃申請，在提交申請的時(shí)候需要嚴(yán)格根據(jù)客觀需要，避免浪費(fèi)和虛報(bào)。審核部門在對車間的申請進(jìn)行審核的時(shí)候需要對于一些非易損耗以及金額較大的輔助材料控制申請次數(shù)，對同一物品申請次數(shù)頻繁的，車間說明申請次數(shù)頻繁的原因，如若為非正常損壞，需追究責(zé)任人責(zé)任；如若為質(zhì)量問題，需車間出具說明，追究供應(yīng)商責(zé)任，并責(zé)令整改直至改正，否則予以更換供應(yīng)商。2、辦公用品、非生產(chǎn)性低值易耗品，小型基建項(xiàng)目的申請：根據(jù)各部門職責(zé)，辦公用品，非生產(chǎn)性低值易耗品中的勞保福利用品，常備藥品，宣傳用品以及小型基建項(xiàng)目的采購申請由管理科購買；與技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)技術(shù)、檢測直接相關(guān)的一些零星非生產(chǎn)性耗用品由計(jì)量室購買；A、申請時(shí)在MIP中填寫非生產(chǎn)性低值易耗品零星采購申請表；B、申請表填完后在MIP中的審批流程是：(車間主任)部門負(fù)責(zé)人管理科經(jīng)理(大于200元，需總經(jīng)理審核) 辦公室OR計(jì)量室；C、辦公室或計(jì)量室收到審批過的申請后組織具體的采購工作。3、緊急采購緊急采購一般用于不經(jīng)常使用、計(jì)劃外的臨時(shí)性的采購項(xiàng)目（這里的緊急采購不包括原材料的采購），采購時(shí)，使用部門在MIP系統(tǒng)中填寫緊急采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、制造部審核、財(cái)務(wù)審核，最后蕪湖公司總經(jīng)理審批后，業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購，因?yàn)榫o急采購為臨時(shí)性計(jì)劃外采購，車間需嚴(yán)格控制申請金額與數(shù)量，杜絕浪費(fèi)，原則上各部門每月最多允許提交3次申請。在提交以上申請時(shí)需要注意的是，申請人在申請表中務(wù)必注明所需采購物料的具體數(shù)量及型號規(guī)格，必要時(shí)需要提供品牌，避免不必要的拖遢，以提高工作效率，如果申請表中對采購物品表述不清的，采購部門有權(quán)拒絕購買，直至改正為止。五、商務(wù)談判及采購價(jià)格報(bào)批1、辦公用品，非生產(chǎn)性低值易耗品，小型基建項(xiàng)目采購流程1.1堅(jiān)持多方選點(diǎn)、多方洽淡、貨比三家的原則，對一次單件物品采購單價(jià)超過500元或長期零星采購的物品，原則上必須有三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行選擇，管理科把供應(yīng)商的詳細(xì)資料匯總后記錄下來，并存檔；若是緊急情況下采購，一時(shí)無法選擇三家以上單價(jià)進(jìn)行報(bào)價(jià)，則必須提交書面申請，經(jīng)管理科審核，蕪湖公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按特例進(jìn)行操作。1.2所有采購必須全面真實(shí)填寫商務(wù)會談情況匯總表，會談組織實(shí)施按分權(quán)手冊執(zhí)行，會談結(jié)果必須由會談小組全部成員確認(rèn)，管理科主任審核后，方可交公司總經(jīng)理審批。1.3經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的商務(wù)會談情況匯總表由實(shí)施部門復(fù)印，原件交管理科存檔。1.4對長期性采購的物品，如辦公用品、勞保用品、技術(shù)質(zhì)量系統(tǒng)所需的非生產(chǎn)性物資，以及一次性采購的單件物品超過500元，需首先經(jīng)過商務(wù)會談，填寫商務(wù)談判情況匯總表確定幾家供應(yīng)商，并在以后的采購過程中給予不同的比例進(jìn)行分配，以增強(qiáng)供應(yīng)商之間的競爭力，同時(shí)商務(wù)談判必須要有財(cái)務(wù)部人員參與。1.5每一年進(jìn)行一次供應(yīng)商重新確定的商務(wù)談判，若因市場及其它情況導(dǎo)致供貨的價(jià)格等因素的變化，應(yīng)及時(shí)就供應(yīng)商對供貨價(jià)格重新確定的商務(wù)會談，責(zé)任部門及時(shí)填寫商務(wù)會談表，并按新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購。1.6所有采購活動(dòng)，必須全面收集各方面的供貨信息，進(jìn)行綜合篩選，確定會談對象。1.7商務(wù)會談的內(nèi)容盡可能全面而具體，且必須有價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、結(jié)算方式、票據(jù)形式、供貨方式及保障能力、違約處罰等內(nèi)容的規(guī)定，必須堅(jiān)持公平、合理，對我方有利的原則。1.8對于突發(fā)性且必須立即采購，又找不到更多的洽談對象時(shí)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，可不進(jìn)行三家以上的供應(yīng)商談判，但必須由兩個(gè)部門以上共同執(zhí)行（其中必須有財(cái)務(wù)部參加）且按照2.7操作，事后必須補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。1.9所有供應(yīng)商資料由管理科匯總管理，并于年終就非生產(chǎn)性采購向總經(jīng)理總結(jié)報(bào)告。2、生產(chǎn)性低值易耗品采購流程2.1零星采購原則上要求招標(biāo)定價(jià)；未招標(biāo)項(xiàng)目采用商務(wù)談判方式定價(jià)。均需填報(bào)電機(jī)事業(yè)部外購（協(xié)）物料報(bào)價(jià)審批表（以下簡稱報(bào)價(jià)審批表）報(bào)事業(yè)部審批。2.2零星采購招標(biāo)價(jià)執(zhí)行期限為一年，定為每年的元月實(shí)施招標(biāo)。元月份招標(biāo)內(nèi)容以前一年招標(biāo)價(jià)格為基準(zhǔn)。出現(xiàn)向中標(biāo)供應(yīng)商采購未定價(jià)物料，采購當(dāng)月月底需統(tǒng)一匯總此部分價(jià)格對比資料，填報(bào)報(bào)價(jià)審批表，參照審批流程執(zhí)行，并作為報(bào)銷附件。臨時(shí)向其他供應(yīng)商采購物料，需在采購前及時(shí)辦理比價(jià)及價(jià)格申報(bào)審批程序，并作為報(bào)銷附件。2.3所有采購活動(dòng)，必須全面收集各方面的供貨信息，進(jìn)行整理和篩選，初步確定采購談判對象。在供應(yīng)商征詢價(jià)格時(shí)必須向所有供應(yīng)商提供明確一致的質(zhì)量要求、服務(wù)要求、品牌要求等，即保證對所有的供應(yīng)商提供信息的公開、公平、公正。2.4對于計(jì)劃外采購總額超過1000元、單項(xiàng)采購物品超過150元的，要求組織三家以上的供應(yīng)商實(shí)施商務(wù)談判定價(jià)，填報(bào)價(jià)格審批表報(bào)批；計(jì)劃外采購總額或單項(xiàng)采購不超過150元的，若供方不愿出示報(bào)價(jià)，采購部門可協(xié)同有關(guān)部門進(jìn)行口頭詢價(jià)方式定價(jià)，對詢價(jià)內(nèi)容出具書面說明作為報(bào)銷附件。2.5在采購業(yè)務(wù)發(fā)生前，組織同選定的各家供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。在商務(wù)談判中必須首先與供應(yīng)商確認(rèn)質(zhì)量、服務(wù)、品牌、供貨時(shí)間等系列非價(jià)格要求的一致性，在此基礎(chǔ)上要求供應(yīng)商進(jìn)一步降低價(jià)格。2.6招標(biāo)談判必須有采購申請部門、采購實(shí)施部門、財(cái)務(wù)部、管理科人員共同參與。零星采購招標(biāo)談判原則上必須有部門副職以上人員主持。談判中及談判前，參與會談人員不得損害公司利益，故意泄露價(jià)格。2.7部門計(jì)劃外專用品如備品備件、計(jì)量用品等，在采購過程中有的無法挑選出3家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，原則上要求采購實(shí)施部門出具書面報(bào)告，解釋原因，列示歷史采購價(jià)和實(shí)際執(zhí)行價(jià)等內(nèi)容。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)、管理科會簽后提交蕪湖公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。2.8招標(biāo)執(zhí)行期內(nèi)若因市場及實(shí)際情況的變化，導(dǎo)致供貨價(jià)格浮動(dòng)大的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行供應(yīng)商及供貨價(jià)格的重新確定，填報(bào)價(jià)格審批表上報(bào)審批。 2.9根據(jù)實(shí)際需要，可與供應(yīng)商簽定供貨合同和質(zhì)保協(xié)議，明確各項(xiàng)條款。合同價(jià)格即為執(zhí)行價(jià)格。六、入庫、發(fā)放及資產(chǎn)管理1、財(cái)務(wù)物流組備件管理員在簽收貨物時(shí)，必須核對實(shí)物、送貨單的一致性。2、物流組備件管理員對入庫的物品打印收料單作為財(cái)務(wù)入庫的帳務(wù)處理依據(jù)，其中備件、工裝夾具類在實(shí)物入庫后即根據(jù)設(shè)備組提供的合同價(jià)格與實(shí)際送貨數(shù)量打印收料單，生產(chǎn)輔助材料類在每月15日前根據(jù)供應(yīng)商開具的發(fā)票和送貨單打印收料單，勞保用品依據(jù)每月實(shí)際申請計(jì)劃上價(jià)格與送貨單月底前打印收料單，其余一些零星非生產(chǎn)性低值易耗品依據(jù)發(fā)票和送貨單也應(yīng)盡快打印收料單。3、每月各部門申請的行政、勞保、藥品及非生產(chǎn)性用品經(jīng)批準(zhǔn)購買后，由各部門自行派人去物流組領(lǐng)取，物流組應(yīng)嚴(yán)格按照審批的用品及數(shù)量進(jìn)行發(fā)放。4、各部門對領(lǐng)用的勞保用品，應(yīng)嚴(yán)格按照各崗位使用情況進(jìn)行合理發(fā)放，對車間的物品領(lǐng)用，應(yīng)由車間統(tǒng)一管理，并落實(shí)專人負(fù)責(zé)，物品的領(lǐng)用回收必須以明細(xì)表的方式體現(xiàn)出來，以便公司進(jìn)行檢查，對每月回收的勞保用品，公司將根據(jù)每月實(shí)際發(fā)放與回收的比例，對各部門進(jìn)行考核。5、原物品報(bào)廢的，需以舊換新統(tǒng)一交物流組回收保管，對此，倉管員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對于無舊物換新物的申領(lǐng)人員有權(quán)拒絕發(fā)放，對于舊物丟失的需追究相關(guān)人責(zé)任，另外，應(yīng)認(rèn)真核對品種、數(shù)量，并以表格的形式進(jìn)行存檔，以備公司進(jìn)行檢查核對，廢舊物品由物流組根據(jù)集團(tuán)、事業(yè)部及工廠的報(bào)廢管理制度提出申請，經(jīng)審批后，方可進(jìn)行變賣處理，同時(shí)接受管理科的監(jiān)督，其它任何部門、個(gè)人不得以任何理由丟棄、私用及變賣。七、零星采購報(bào)銷1、零星采購招標(biāo)資料必須交財(cái)務(wù)備案；招標(biāo)內(nèi)物料報(bào)銷需提供當(dāng)月月度計(jì)劃、倉庫收料單、發(fā)票、合同及驗(yàn)收報(bào)告等。2、招標(biāo)外物料采購報(bào)銷需打印出MIP系統(tǒng)中審批完后的采購申請表、電機(jī)事業(yè)部外購（協(xié)）物料報(bào)價(jià)審批表原件、倉庫收料單、發(fā)票及驗(yàn)收報(bào)告。3、采購部門需及時(shí)通知供應(yīng)商盡快開票結(jié)算，其中備件、工裝夾具需在實(shí)物入庫后一個(gè)月內(nèi)開具發(fā)票，如果特殊情況下驗(yàn)收期較長的按合同中規(guī)定執(zhí)行；生產(chǎn)性輔助材料需在實(shí)物入庫后下個(gè)月10號前開具發(fā)票，勞保用品等非生產(chǎn)性低值易耗品需在實(shí)物入庫后一個(gè)月內(nèi)開具發(fā)票。所有采購物品在驗(yàn)收合格入庫后一個(gè)月內(nèi)必須憑以上資料到財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷手續(xù)。4、未按要求定期執(zhí)行招標(biāo)、進(jìn)行價(jià)格對比采購的物資不予報(bào)銷。八、考核1、若發(fā)現(xiàn)未按采購程序操作的，對責(zé)任人處以200元以上的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的按公司相關(guān)制度處理。2、對不按規(guī)定超定額領(lǐng)用的，將對責(zé)任人（發(fā)放人和領(lǐng)用人）各予以50元以上的罰款，并退回超額部分。3、對必須回收后以舊換新的用品，回收率必須超過95以上，否則不予領(lǐng)取，違者將對責(zé)任人（發(fā)放人和領(lǐng)用人）各予以50元以上的罰款。4、對手套、口罩等勞保用品，應(yīng)以舊換新，對任意丟棄的，按其價(jià)值的雙倍扣罰責(zé)任人。5、