秘書辦公室注意事項.ppt

秘書辦公室注意事項,秘書：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員 。 秘書職業(yè)技能標準,辦公室秘書注意事項主要工作,1 完成公司、部門交辦的事項，追蹤結(jié)果及時匯報 2 完成日常的正常管轄范圍內(nèi)的工作 3 接聽電話做留言記錄、訊息處理 4 工作資料的保存、分類、歸檔、保管,辦公室秘書注意事項輔助工作,1 顧客服務，解答顧客咨詢直到問題解決。 2 節(jié)假日協(xié)助銷售服務。 3 協(xié)助庫存盤點工作。 4 與內(nèi)外聯(lián)絡部門維持友好聯(lián)系 。,辦公室秘書注意事項工作職責,工作職責： 1 打字處理工作 2 信息的上傳下達 3 文件歸檔、保管 4 工作記錄 5 來訪客人通報及接待 6 本工作區(qū)域清潔,秘書辦公室注意事項-秘書素質(zhì),一、基本素質(zhì) 1、 身體素質(zhì) 2、 心理素質(zhì)3、 思想素質(zhì) 二、業(yè)務素質(zhì) 1、 理論知識 2、 實踐經(jīng)驗3、 辦事能力 三、文化素質(zhì) 1 、專業(yè)知識 2、 社科知識3、 常用知識,秘書辦公室注意事項秘書素質(zhì)-基本素質(zhì),1、 身體素質(zhì)：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。 2、 心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。 3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。,秘書辦公室注意事項秘書素質(zhì)-業(yè)務素質(zhì),1、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。 2、 實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。 3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。,秘書辦公室注意事項秘書素質(zhì)-文化素質(zhì),1、專業(yè)知識：學好秘書學專業(yè)知識應是起碼的要求，具備很強的秘書文化素質(zhì)。 2、社科知識：秘書作為一個社會性工作，需要掌握文史哲、心理學、法學、政治學經(jīng)濟學、等社科知識。 3、常用知識：作為秘書還應該具備一些日常生活中常用的知識。,辦公室秘書注意事項工作職責,1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 負責辦公室的文秘、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會議紀要。 5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發(fā)工作。 7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。,辦公室文員的注意事項工作職責,9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。 10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 13 .社會保險的投保、申領。 14 .統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。 15 .管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時工作。,辦公室注意事項公務禮儀,一、當面接待禮儀 二、電話接待禮儀 三、引見時的禮儀 四、遞物接物禮儀,辦公室注意事項公務禮儀當面接待禮儀,上級來訪，接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記；領導了解情況，要如實回答；如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，互道“再見”。,下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節(jié)接待外，對反映的問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回復。來訪結(jié)束后，要起身相送。,辦公室注意事項公務禮儀電話接待禮儀,(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后，再詢問對方來電的意圖等。 (2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋。 (3)應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄。 (4)電話內(nèi)容講完，應等對方結(jié)束談話再以“再見”為結(jié)束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。,辦公室注意事項公務禮儀引見時的禮儀,到辦公室來的客人與領導見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導客人去領導辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見領導的這段時間內(nèi)，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。 在進領導辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進入，切不可冒然闖入，叩門時應用手指關節(jié)輕叩，不可用力拍打。進入房間后，應先向房里的領導點頭致意，再把客人介紹給領導，介紹時要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時來訪，就要按照職務的高低，按順序介紹。 介紹完畢走出房間時應自然、大方，保持較好的行姿，出門后應回身輕輕把門帶上。,辦公室注意事項公務禮儀遞物接物 禮儀,禮儀的基本要求就是尊重他人。因此，遞物時須用雙手，表示對對方的尊重。例如遞交名片時，雙方經(jīng)介紹相識后，常要互相交換各片。遞交名片時，應用雙手恭敬地遞上，且名片的正面應對著對方。在接受他人名片時也應恭敬地用雙手捧接。接過名片后要仔細看一遍或有意識地談一下名片的內(nèi)容，不可接過名片后看都不看就塞入口袋，或到處亂扔。,辦公室秘書與領導的相處之道,1、有些事要想到領導前邊 。雖然你要聽領導布置工作，但有些事情，秘書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好秘書。 2、領導布置的工作要提前交卷 。如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。 3、注意保密工作 。秘書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。 4、負責做領導與他人的溝通工作 。當領導與另外領導或其他人發(fā)生矛盾時，要做領導的思想工作，使其消氣，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的。 5、平時多給領導提供資料 。領導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。,6、善于聽取領導意見 。對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。 7、不要輕易在領導面前告別人的狀。 輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。 8、不向領導提過高的有利于自己的要求。 比如機關要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領導為難的。如果辦不成，以后領導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。 9、多到群眾中去。聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。 10、要關心領導的生活 。經(jīng)常在領導身旁工作，對領導的飲食、作息時間、身體健康多進行關懷照顧，既體現(xiàn)了關心領導，又反映了同事之情。,辦公室注意事項處理信件或郵件的方法,(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。 (2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。 (3)把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。,(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。 (5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復。 (6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要處理”的字樣。,辦公室注意事項“小” 事項“大” 學問（一）,1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會議紀要。 5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發(fā)工作。 7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。 9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。,10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 13 社會保險的投保、申領。 14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。 15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時工作.,辦公室注意事項“小” 事項“大” 學問 （二）,1 堅持在背后說別人的好話 2 每天向你周圍的人問聲“早上好” 3 連續(xù)加班后，更要精神飽滿 4 過去的事不要全讓人知道 5 說話時盡量常用“我們” 6 該問的與不該問的 7 有人在你面前說別人壞話時，你不要插嘴 8 人多的場合少說話 9 與人握手時，可多握一會兒 10 不是你的功勞，千萬不要占有它 11 盡量不要借朋友的錢 12 不要輕易承諾,13 老板錯了的時候，你要懂得應對 14 隨便打斷別人說話是一種陋習 15 不要比你的老板穿得更好 16 主動匯報自己的工作情況 17 要懂得感恩 18 不要把談論別人的缺點當做樂趣 19 遇事多考慮3分鐘 20 不想因應酬傷害自己，就要注意分寸 21 上班時與下班時 22 要想辦法讓老板知道你做了什么 23 別忘隨時為自己鼓掌 24 搜集信息還要消化信息,辦公室注意事項“小” 事項“大” 學問 （二）,25 多自我批評，少自我表揚 26 不要為自己的錯誤做任何辯解 27 自以為了解自己，其實不然 28 不要負面回應批評 29 對自己不知道的事情，坦率地說不知道 30 對事無情，對人要有情 31 和上司談話時，關掉手機 32 和客戶通電話時，不要先掛電話 33 找借口拒絕時，要盡可能模糊一點 34 遇到老板，主動迎上去談幾句 35 給老板的報告里預備一份概要 36 不要占用公司的一張紙或一支筆,37 在工作中使用“日常備忘錄” 38 不要在朋友面前炫耀自己 39 保持辦公桌的整潔、有序 40 只要還能堅持上班就不要請假 41 做事前，先想像一個好的結(jié)果 42 競爭中要學會欣賞對手 43 接到額外工作時，不要抱怨 44 昨晚多幾分鐘的準備，今天少幾個小時的麻煩 45 出現(xiàn)在公共場合時要保持整潔 46 向上司請教前，事先想好問題的解決方法 47 做錯事要馬上道歉 48 要學會說善意的謊言 49 約會時要提前幾分鐘到達,辦公室注意事項說話藝術,一、不要跟在別人身后人云亦云，要學會發(fā)出自己的聲音。老板賞識那些有自己頭腦和主見的職員。不管你在公司的職位如何，你都應該發(fā)出自己的聲音，應該敢于說出自己的想法。 二、辦公室里有話好好說，切忌把與人交談當成辯論比賽。在辦公室里與人相處要友善，說話態(tài)度要和氣，要讓覺得有親切感。說話時，更不能用手指著對方，這樣會讓人覺得