物控部“時間管理課程”培訓教材.ppt

物控部“時間管理課程”培訓教材,A.了解時間,1.用最高效率，最有成效的手段來支配時間。 2.時間拖久了常常人導致工作效率和效果的下降。 3.管理人總是打斷工作，只有很少時間來做本職工作。 *要使用計劃和授權(quán)委托的方法。 4.經(jīng)常會放下重要的，有成效的工作不做，而將過多的時間耗費在日常鎖事上，如Email.,共11頁 第1頁,*考慮一天的日程安排(重要事件)留點時間用于思考. *不值得自己去做的事派下屬代勞。 5.可將工作分三組： a.常規(guī)工作 日程安排： b.進行中工作 c.日后工作,A.了解時間,共11頁 第2頁,B.制定計劃,1.化長遠計劃為一周，一日的行動計劃。. 2.繪出工作流程圖，計劃下一步干什么. 3.屬下優(yōu)先處理的任務(wù)不要與你本人相同. 4.每天重新評估任務(wù)會否發(fā)生改變. 5.目標愈近，愈應(yīng)優(yōu)先考慮并集中力量完成手頭的要作. 6.(圖表1)-留意根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，不斷變更工作的優(yōu)先順序.,共11頁 第3頁,7.評定工作效率：畫一幅圖來表示你的精力水準在一天中的變化.(圖表2) 8.制定計劃工具：日志，記事簿，電子記事簿，電腦。 9.積極對待 -保證你每天長遠規(guī)劃為一周,一日的行動計劃. -每天開始，結(jié)束工作是特別重要健康. -多看四周同事，上司，下屬之長處.,B.制定計劃,共11頁 第4頁,任務(wù)是否緊迫而重要 否 是,你今天要完成嗎？ 否 是,立刻采取行動,A 類 任 務(wù),任務(wù)是否緊迫或重要？ 否 是,工作是否日常性的？ 否 是,不必去做,完成這項任務(wù)對提高你的工作效率有幫助嗎？ 否 是,是否在最后期限？ 否 是,留出時間來完成這項 任務(wù),設(shè)立一個切實可行的 最后期限,是否有必要完成這項任務(wù)？ 否 是,分配一定的時間來 完成這項任務(wù),把這項任務(wù)留給 空間時間,C 類 任 務(wù),B 類 任 務(wù),即時調(diào)整,區(qū)分任務(wù)的優(yōu)先次序,共11頁 第5頁,精力水準再次下降，直至工作日 束,下午晚些時候的精力高峰 B類工作最佳時間,上午晚些時候出現(xiàn)的精力高峰 A類工作最佳時間,午餐后的精低谷 C類工作最佳時間,9.5a.m,11a.m,1p.,m,5p.m,3p.m,一個工作日,5,4,3,2,1,0,-1,-2,-3,-4,-5,工作表現(xiàn)水準,共11頁 第6頁,1.整理辦公地方(如5S) -辦公地方?jīng)]用的東西清理走把現(xiàn)在的工作留在手邊. -每天都要清理干凈，不要把臟亂留到明天. -緊急文件，立即采取行動或派人具體處理. -每天要留天時間把你的文件盤翻一下. -文件里的特別關(guān)鍵處要做標記以加快重讀的速度.(highight) -每隔三個月，重新檢查檔案系統(tǒng)(個人),C.開始即做出改變,共11頁 第7頁,C.開始即做出改變,2.篩選信息 -獲取信息由書面、郵件、對話. -處理信息分為何類. -傳閱資料：*先經(jīng)自己同意或有補充. *閱后，分析過，再分發(fā)別人. *復(fù)印和分發(fā)下去. 3.與別人共事 -清楚自己的角色. -重新考慮你的態(tài)度：忙碌地工作和努力地工作混淆. -分析工作動機：其他的選擇行不通時，才考慮召開會議。,共11頁 第8頁,C.開始即做出改變,.打電話 -選擇打電話的時間：按重要性. .接電話 -告訴別人什么時候可以給你打電話. .閱讀和寫作 -學會快速閱讀：在必須閱讀之文件上畫出關(guān)鍵的句子. -整體了解材料：先要對這些內(nèi)容有個總的了解. -對付寫作障：a.千萬不要把寫的材料向后拖。 b.分小段寫. -削減文字工作：a.在原件上加上一行快速手寫. b.精要簡短.,共11頁 第9頁,D.支配別人的時間,1.良好的溝通 -傳訊信息： *口頭溝通方式是雙向性的，最為有效，但要將重要細節(jié)筆錄下來，減少日后的不確定性。 -改進方法： *勸說別人的時候要用事實，而不是用感情。 *關(guān)心別人想得到什么。 *電子通訊的便利會誘使人們?nèi)グl(fā)送一些不必要的信息。 *聽到和聆聽是不同的，要學