酒店采購供應(yīng)制度

酒店采購供應(yīng)制度一、 總則酒店批量物資（廚房每日采購的非儲備食品材料除外）和酒店零星物品的采購計劃（含分店）必須執(zhí)行分管副總會簽制度。相關(guān)人員在采購、收貨過程中，須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務(wù)水平，講究文明禮貌；以酒店利益為重，相互監(jiān)督，相互配合，共同把好進貨關(guān)，維護酒店的社會形象。中心倉庫、驗貨室負責(zé)物資的保管和收發(fā)，各使用部門指定專人憑本部門負責(zé)人簽字的領(lǐng)料單到中心倉庫辦理領(lǐng)用或通過驗貨室辦理直撥手續(xù)。二、部門物品領(lǐng)用和采購審批存放簽批負責(zé)人：1總經(jīng)理： 2副總經(jīng)理： 3人力資源部： 4財務(wù)部： 5保安部： 6工程部：7營銷部：8前臺部： 9客房部： 10采購部：11餐飲部前廳： 12餐飲部中餐廚房： 13餐飲部西餐廚房： 三、采購項目的申請審批凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據(jù)庫存及各部門使用情況填寫申購單，經(jīng)分管總經(jīng)理確認后，交采購部執(zhí)行。各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式二聯(lián)的“零星食品、物品采購申請單”，經(jīng)廚師長簽字確認，于20：00前提交采購部，特殊情況下可推遲至20：30分前，填寫清楚后提交采購部。各部門所需非倉儲之外的物品，由各部門填寫“采購申請單”一式二聯(lián)、附以申購說明，寫明用途，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字提交吳總簽批后轉(zhuǎn)采購部。本地采購的營業(yè)應(yīng)急用品和工程所需設(shè)備及零配件應(yīng)提前三天提交采購計劃；需異地購買的物品，至少需提前七天將采購計劃提交采購部。所有采購項目經(jīng)審批成為有效訂單后，方能實施購買。附：采購項目申請審批程序：申請部門填寫采購申請單部門負責(zé)人簽字確認分管副總簽字總經(jīng)理批準中心倉庫確認無庫存提交采購部四、采購擇商：1、傳統(tǒng)采購管理隊伍傾向于一種物料有多個供應(yīng)商，感覺上比較保險；而現(xiàn)代管理的趨勢是減少供應(yīng)商，并建立互信、互利、互助的長期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。好處是：簡化采購計劃及調(diào)配；可以形成經(jīng)濟采購批量，爭取優(yōu)惠；減少供方的專用工藝裝備費用；簡化運輸管理；減少庫存，從而有利于控制質(zhì)量，降低成本。簡化同供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系前后的業(yè)務(wù)的流程，由于環(huán)節(jié)減少降低了采購成本，增加了響應(yīng)過度。對于供應(yīng)商的選擇，可以獨家供應(yīng)，也可多家供應(yīng)。獨家供應(yīng)易于管理，也能以大批量的優(yōu)勢增加自己的談判能力，以獲得更優(yōu)惠的價格；但不容易把握市場動態(tài)，供應(yīng)商也會因為沒有競爭的壓力而形成惰性，不去提升產(chǎn)品質(zhì)量，提高自身管理。對供應(yīng)商事實動態(tài)的選擇，啟用淘汰機制，從本質(zhì)上提高整個供應(yīng)鏈的能力，提升供應(yīng)鏈的競爭優(yōu)勢。2、確定分供方后，采購員要協(xié)同有關(guān)部門和采購經(jīng)理進行實地考察，組織有關(guān)部門根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料對供方進行評價認定合格后，報總經(jīng)理批準，作為合格分供方。3、建立正常供貨關(guān)系后，采購員將所進物品/食品會同驗貨室，共同進行檢驗。對于專業(yè)性或首次入庫的物資，還必須會同相關(guān)部門人員參加驗收；如果連續(xù)兩次以上不合格，通知其停止供貨。對采購品種不穩(wěn)定，進貨批量小，市場變化頻繁的小供貨商的考核。1、采購員在接到相關(guān)采購計劃后，要充分了解市場，嚴格控制進貨價格，努力降低采購成本，科學(xué)使用采購資金，要求供方提供樣品，經(jīng)驗貨室及相關(guān)部門認可后，作為合格供應(yīng)商。2、建立日常供貨關(guān)系后，采購要協(xié)同驗貨室，相關(guān)部門對供方進行逐批檢驗，填制酒店食品/物品直撥驗收單，作為分供方的供貨檔案，每周檢查兩次，如果月內(nèi)有兩次抽檢不合格采購員須停止其供貨資格。3、進口食品、飲料必須有進口食品銷售證、防偽標簽、經(jīng)銷商商標簽、中文標簽等，認真聽取使用部門驗貨人員的意見，填寫合格供應(yīng)商記錄表。五、采購的確認、報價。1、各廚房每日所需蔬菜、水果價格須每星期報價一次，采購部組織人員對報價進行市場調(diào)查、比價和評議后，將最終確認的價格通知各廚房及驗貨室，以便存查、監(jiān)督，該項工作由采購部登記存檔，由采購部經(jīng)理具體組織實施。2、采購部在收到中心全年計劃單后，由部門經(jīng)理將采購計劃直接安排給采購業(yè)務(wù)員，采購員依據(jù)采購價格控制辦法的相關(guān)辦法考察確定采購價格，選擇合適的供應(yīng)商實施采購。3、倉庫及營業(yè)常備用品的加工和采購實施“綜合考核、對比擇商、定點供應(yīng)”的采購原則，在合格供方范圍內(nèi)組織進貨。4、各部門日常零星和應(yīng)急采購的比價和詢價，由采購部經(jīng)理根據(jù)規(guī)定和要求，交采購員實施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈送等須歸酒店所存，嚴禁私拿回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按雙倍罰款，并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。6、對于有特殊要求或需特殊辦理的采購項目，需方要作詳細圖解說明或提供實樣，采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合理的供應(yīng)商實施采購。7、采購部對內(nèi)要主動與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識、熟知酒店物品的標準和使用情況；經(jīng)常做好市場調(diào)查，掌握市場信息；主動向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的代用品，積極主動地向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與采購部門溝通配合，對掌握供方情況及購物意向須主動通報采購部，由其進行考核、評定、擇優(yōu)錄用。8、確屬偏難采購項目，采購部和使用部門雙方須及時聯(lián)系、溝通，研究對策；無力解決的須及時請示酒店領(lǐng)導(dǎo)，不得耽誤。六、采購項目的購買1、采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統(tǒng)一采購，其他部門有參與監(jiān)督，支持配合的權(quán)利和義務(wù)，但一般不準自行采購。2、所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實到采購員實施購買，所有購買活動必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限及其他要求進行，并在貨到后交驗貨室及相關(guān)部門。3、對于期貨的供需雙方認為必須簽約的經(jīng)濟活動，采購員應(yīng)在對分供方進行有效評定的基礎(chǔ)上，主動向采購經(jīng)理匯報有關(guān)業(yè)務(wù)細節(jié)，根據(jù)經(jīng)濟合同管理規(guī)定的要求由采購經(jīng)理共同與供應(yīng)廠、商就合同款進行洽談簽訂經(jīng)濟合同，報總經(jīng)理簽批。4、對于長期使用餐飲、工程物品，一次需5000元以上；對雖長期使用數(shù)量小，金額大于2000元以上的產(chǎn)品，需先期詢價后，方可實施采購。5、供方的優(yōu)惠、折扣、贈送等須歸酒店所有，嚴禁私拿回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按雙倍罰款，并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。6、對于有特殊要求或需特殊加工的采購項目，需方要作詳細的圖解說明或提供實樣，采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的供應(yīng)商實施采購。7、采購部對內(nèi)要主動與使用部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識，熟知酒店物品的標準與使用情況；經(jīng)常做好市場調(diào)查，掌握市場信息；主動向使用部門推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的代用品，積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與采購部門溝通配合，對掌握供方及購物意向須主動通報采購部，由其進行考核、評定、擇優(yōu)錄用。8、確屬疑難采購項目，采購部和使用部門雙方須及時聯(lián)系、溝通、研究對策，無力解決的須及時請求酒店領(lǐng)導(dǎo)，不得耽誤。七、采購項目的結(jié)算需預(yù)付貨款的采購項目，在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同，付款前采購員憑手續(xù)完備的供銷合同填寫付款申請單或“支票領(lǐng)用申請單”，經(jīng)分管副總審核簽字、總經(jīng)理批準確認，向財務(wù)部申請付款。實時付款的供應(yīng)項目，采購員必須憑有效采購申請?zhí)顚憽爸鳖I(lǐng)用單”或“付款申請單”報分管副總簽字、總經(jīng)理簽批，向財務(wù)部申請付款。以現(xiàn)金支付，金額較低的采購項目，先由采購員以核發(fā)的備用金支付，貨到各項手續(xù)辦理完結(jié)后向財務(wù)部申請作領(lǐng)備用金。延時付款的供應(yīng)項目，其付款單據(jù)統(tǒng)一由采購部管理，定時核發(fā)無誤后由財務(wù)部付款。對不能提供有效入庫，驗收單據(jù)的貨款結(jié)算，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。八、采購數(shù)據(jù)文件采購文件必須說明所訂購產(chǎn)品的資料，包含下列內(nèi)容：1采購計劃，包括酒店零星食品/物品材料訂購單、采購申請表。2酒店食品、物品直撥驗收單、酒店食品、物品入庫驗收單3采購資料在工作結(jié)束后由采購部辦公室妥善登記保存。九、物品的領(lǐng)用手續(xù)1廚房所需之非儲備食品材料驗貨室驗收后，開具食品驗收直撥單，通知各廚房領(lǐng)用并辦理簽字手續(xù)。2維修材料由工程部設(shè)專人負責(zé)驗收并建帳保管，每月憑維修工作單的部門聯(lián)出庫，財務(wù)聯(lián)辦理部門費用轉(zhuǎn)移手續(xù)。3、部門零星專用物品，由采購部采購后入中心庫，部門根據(jù)需要領(lǐng)用。4、計算機配件及消耗材料由采購部購買后中心庫保管員驗收直撥工程部電腦室負責(zé)建帳保管和發(fā)放，各部門領(lǐng)用辦法同中心倉庫。5、除以上四類物資外，所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。6、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品，提供本部門貴重原材料清單，建帳登記使用，財務(wù)部每周根據(jù)實際銷售數(shù)量進行核對。7、餐飲部、客房部應(yīng)建立二級倉庫保管帳，使用內(nèi)部調(diào)撥單辦理各餐廳、樓層的物品領(lǐng)用手續(xù)，周末將內(nèi)部