綜合文員崗前培訓.ppt

制作：人力資源部 日期：2012年11月,養(yǎng)殖小區(qū)綜合內(nèi)勤崗前培訓,ppp表,目的：快速轉(zhuǎn)變崗位角色認知，規(guī)范崗位操作技能，提高專業(yè)化服務水平 過程：約2小時 要領：交流工作經(jīng)驗、學習專業(yè)服務常識、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度 收獲：經(jīng)驗、方法、自信,高績效從哪里來？,崗位簡介,外來接待流程 會議室服務 檔案管理 臨時用工管理,一 外來接待流程,1、迎接禮儀 引導禮儀：迎接引導來賓要走在客人的左前方，同來賓的距離在半步至三步，身體微側(cè)向來賓； 出入房門：白天，位高者先入；晚暗室陪同先入開燈。,接待要訣,1、招待客人：來有迎聲、問有答聲、去有送聲； 2、禮節(jié)三到：眼到、口到、心到； 3、禮貌待客：問候語、請求語、感謝語、道歉語、道別語； 4、注意：表情、神態(tài)自然，與交往對象互動，舉止大方。,如果與同級、同輩者進入時，要互相謙讓一下。走在前邊的人打開門后要為后面的人拉著門。假如是不用拉的門，最后進來者,開、關(guān)門的禮儀,應主動關(guān)門。如果與尊長、客人進入，應當視門的具體情況隨機應變，這里介紹通常的幾種方法：,開、關(guān)門的禮儀,（） 朝里開的門。如果門是朝里開的，秘書應先入內(nèi)拉住門，側(cè)身再請尊長或客人進入。如下圖。,開、關(guān)門的禮儀,四、開、關(guān)門的禮儀,開、關(guān)門的禮儀,（） 朝外開的門。如果門是朝外開的，秘書應打開門，請尊長、客人先進。如下圖：,開、關(guān)門的禮儀,開、關(guān)門的禮儀,無論進出哪一類的門，秘書在接待引領時，一定要“口”、“手”并用且到位。即運用手勢要規(guī)范，同時要說諸如“您請”，“請走這邊”，“請各位小心”等揭示語。,開、關(guān)門的禮儀,二 會議室服務,1、集團高級別會議或涉外會議，必須提前站位迎賓； 2、 會議室空調(diào)啟用 操作指導： a.室內(nèi)空調(diào)電源，查驗空調(diào)運行狀態(tài)和效果； b.設定溫度，冬季設定溫度為30，夏季設定溫度為18。 3、衛(wèi)生確認：走廊、會議室內(nèi)無積水、無明顯垃圾；門窗玻璃完好；會議桌面、桌洞內(nèi)無水、無垃圾；椅子扶手、椅背、椅面無水、無塵、無垃圾；影布、屏幕無污跡；,二 會議室服務,會議服務 操作指導： a.茶水放置：a.將倒有茶水的杯子，整理后放于托盤之上； b.左手端托，輕步走到客人身邊，停于客人右后側(cè)； c.雙腳成“丁”字站立，右腳在前，左腳在后；左手托盤略向后張，以免操作時碰到客人 d.右手握水杯把手或中下部，輕聲放于客人身前； e.放杯位置：以客人座椅右邊線為準，水杯底部邊沿距會議桌上邊沿8-10cm；,二 會議室服務,b、配合會議進行 操作指導：a.參會人員有人抽煙時，及時送上煙灰缸； b.參會人員中途出去時，及時幫助打開會議室門，待客人出門后，輕輕將門關(guān)閉； c.參會的外部人員或外賓明確提出去洗手間時，應將其引領至洗手間第一道門口； d.根據(jù)會議進展需要或會議主持人要求，完成其他臨時性工作任務； c.送別與會人員 操作指導：a.會議結(jié)束，打開會議室門，站立于門外一側(cè)，送別參會人員離開； d.待全體人員離去后，第一時間檢查會議桌及桌椅上是否有私人遺忘物品； c.發(fā)現(xiàn)有遺忘物品時，及時保存于辦公室，并通知會議召集人來認領； d.關(guān)閉各類電源，將相關(guān)儀器設備收回辦公室保管存放； e.對會議室桌椅、水杯、煙缸等物品進行整理，通知保潔人員打掃會議室；,三、檔案管理,1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。 2、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所需檔案。,四、臨時用工管理,在有發(fā)生臨時用工需求時，及時填寫臨時用工審批單簽字完備到人力資源部備案。 在臨時人員到位后，首先考慮與之簽訂臨時用工協(xié)議，備案身份證號碼。合同中簽字處均須按手印。 過程中做好臨時用工人員的考勤記錄、核實工作。 如實制作臨時用工人員的工資，簽字完備后復印2份，一份人力備案，另一份審計二部備案。,成功格言,1、