現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)方案及實(shí)例.doc

。集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)方案及實(shí)例第一部分：構(gòu)建“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”的18項(xiàng)工具第一：會計(jì)核算系統(tǒng)： 大到ERP，小到核算軟件有很多成熟產(chǎn)品，如Oracle、SAP、金蝶、用友、QUICKBOOK（速達(dá)）、PEACHTREE等等。第二：網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)： 員工自助報(bào)銷，提供便利的電子審批流程，很多企業(yè)都在用，微軟、IBM、中興、華為、聯(lián)想等等都有。提供網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷產(chǎn)品的多是定制開發(fā)的，如中興通訊ICT產(chǎn)品線的FOL產(chǎn)品、ORACLE的報(bào)銷模塊、ACSOFT的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷產(chǎn)品等。第三：票據(jù)影像系統(tǒng)： 用于實(shí)現(xiàn)票據(jù)實(shí)物流管理以及票據(jù)影像處理，從而實(shí)現(xiàn)票據(jù)實(shí)物的跟蹤以及無紙化業(yè)務(wù)處理。這些系統(tǒng)的采集端一些掃描儀廠商會有產(chǎn)品。（編輯附注，如：富士施樂）第四：銀企互聯(lián)系統(tǒng)： 通過和銀行實(shí)現(xiàn)后臺接口方式，實(shí)現(xiàn)支付的電子化，能夠提升支付效率和安全性。此外通過和銀行系統(tǒng)的對接能夠?qū)崿F(xiàn)自動對帳，大大簡化對帳工作量。（編輯附注：當(dāng)前許多銀行都向企業(yè)提供這樣的電子銀行服務(wù)）第五：檔案管理系統(tǒng)： 實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案歸檔以及借閱等過程的管理，通常會采用條碼，跟蹤到每一個具體位置。第六：預(yù)算編制系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制的過程，包括預(yù)算申報(bào)、預(yù)算平衡、報(bào)表試算、KPI測算等系列功能。預(yù)算編制系統(tǒng)海波龍（被ORACLE合并）和用友等廠家均有產(chǎn)品，但成功案例較少，部分企業(yè)有自行開發(fā)的成功案例。第七：資金管理系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對資金的計(jì)劃分配，并結(jié)合報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行控制，此外，資金系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對銀行帳號的管理，以及票證業(yè)務(wù)的處理。（編輯附注：Treasury Management System / TMS系統(tǒng)，專業(yè)系統(tǒng)供應(yīng)商，如：九恒星、SunGard、拜特科技 等）第八：內(nèi)部控制系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)輔助內(nèi)部控制測試過程，實(shí)現(xiàn)控制任務(wù)的下發(fā)、反饋和評估等過程。第九：采購合同管理系統(tǒng)： 對采購及非采購類合同繼續(xù)管理，輔助財(cái)務(wù)進(jìn)行合同支付。第十：項(xiàng)目（銷售合同）管理系統(tǒng)： 進(jìn)行收入項(xiàng)目的管理，從而輔助支持收入確認(rèn)。第十一：營收稽核系統(tǒng)： 通訊行業(yè)運(yùn)營商通常會建設(shè)該系統(tǒng)，以支持其大量的營業(yè)收入的風(fēng)險(xiǎn)管理。中國移動、電信、聯(lián)通等均有類似系統(tǒng)。第十二：成本管理系統(tǒng)： 生產(chǎn)成本通常會通過ERP來進(jìn)行管理，這里的成本管理可理解為費(fèi)用管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過建立成本模型，來實(shí)現(xiàn)成本監(jiān)控、成本預(yù)警、成本分析等功能。此外，針對特定費(fèi)用還可以開發(fā)特定系統(tǒng)進(jìn)行管理，如針對通訊費(fèi)開發(fā)通訊費(fèi)管理系統(tǒng)等。第十三：績效管理系統(tǒng)： 用于輔助企業(yè)的績效管理，通過系統(tǒng)建立績效考核指標(biāo)模型，并從多系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)進(jìn)行考核指標(biāo)測算以及考核報(bào)表的編制。第十四：決策支持系統(tǒng)： 通過BI工具輔助進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。第十五：合并報(bào)表系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各子公司報(bào)表的收集，提供調(diào)整分錄的錄入功能并最終完成合并。第十六：員工對賬管理系統(tǒng)： 在某公司見到的一個系統(tǒng)，系統(tǒng)自動向員工發(fā)送對賬報(bào)表，員工核對后可以確認(rèn)自己的借款無誤，也可以在系統(tǒng)中反饋問題，對于存在問題的對賬單，財(cái)務(wù)可以進(jìn)行后續(xù)跟蹤，直到最終關(guān)閉。系統(tǒng)也可以根據(jù)對賬情況出具管理報(bào)表。第十七：應(yīng)收賬款核銷系統(tǒng)： 屬于AR的前端系統(tǒng)，在集中資金賬戶收款后，信息分發(fā)至各分支單位確認(rèn)合同信息，并反饋進(jìn)行應(yīng)收賬款核銷。同時，支持發(fā)票申請和開具以及發(fā)票實(shí)物跟蹤流程。第十八：會計(jì)核算質(zhì)量管理系統(tǒng)： 用于定義質(zhì)量控制點(diǎn)并進(jìn)行質(zhì)量檢測的任務(wù)分派和跟蹤。系統(tǒng)也針對一些質(zhì)量控制點(diǎn)進(jìn)行自動監(jiān)測。對于人工監(jiān)測和自動檢查的結(jié)果形成質(zhì)量看板動態(tài)展示。第二部分：共享服務(wù)變革的四個關(guān)鍵領(lǐng)域共享服務(wù)運(yùn)營模的轉(zhuǎn)型，通常會涉及到四個方面的變革，即組織（Organization）、人(People)、流程（Process）和技術(shù)（Technology）。1.組織變革：組織變革的目標(biāo)通過共享服務(wù)轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)組織的扁平化和透明化。主要內(nèi)容包括： 運(yùn)營模型 服務(wù)交付模型 共享服務(wù)中心組織架構(gòu) 選址 服務(wù)水平協(xié)議 管控模型 治理和合規(guī)2.人員變革：人員變革的目標(biāo)是利用規(guī)模經(jīng)濟(jì)和規(guī)模技能，優(yōu)化服務(wù)交付，提高運(yùn)營效率，降低成本。主要內(nèi)容包括： 變革管理 溝通管理 知識的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)移 角色和技能 業(yè)務(wù)仿真和培訓(xùn) 個體適應(yīng)性3.流程變革：流程變革的目標(biāo)是標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程，合并重復(fù)的流程和應(yīng)用系統(tǒng)。主要內(nèi)容包括： 制定流程目標(biāo)，識別影響因素 建立流程范圍和接口 調(diào)研流程現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)未來流程 簡化、標(biāo)準(zhǔn)化流程 設(shè)計(jì)藍(lán)圖和解決方案，建立流程手冊 識別當(dāng)前成本、服務(wù)質(zhì)量作為基線 服務(wù)定價 建立比較基準(zhǔn)體系4.技術(shù)變革：流程變革的目標(biāo)是最大化利用現(xiàn)有的IT應(yīng)用系統(tǒng)，為共享服務(wù)中心交付高質(zhì)量的服務(wù)提供技術(shù)保障。主要工作內(nèi)容包括： 規(guī)劃IT環(huán)境、技術(shù)架構(gòu)和應(yīng)用系統(tǒng) 建立員工/會計(jì)交互中心 利用掃描和字符識別技術(shù) 利用工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動化 建立知識庫 提供員工和業(yè)務(wù)伙伴自助服務(wù) 建立專業(yè)技能中心 (Center of Expertise)圖示：*延伸閱讀：財(cái)務(wù)共享服務(wù)的價值和解決方案部分一：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的價值陳述 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)集中管控，提高財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量和及時性。 通過專業(yè)化分工，提升財(cái)務(wù)運(yùn)營的效率。 運(yùn)用流程自動化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)流程簡化、標(biāo)準(zhǔn)化和透明。 有力地支持集團(tuán)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域和區(qū)域上的快速擴(kuò)張，運(yùn)用掃描、識別等自動化技術(shù)，突破地域的限制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)運(yùn)營。 高質(zhì)量的財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以提高業(yè)務(wù)合作伙伴和員工的滿意度。 通過服務(wù)流程的 KPI，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)運(yùn)營成本的可視化及有針對性的流程優(yōu)化。 統(tǒng)一的共享服務(wù)支撐平臺，可擴(kuò)展到其他管理職能，如人力資源、IT、采購等。部分二：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢在于提高和企業(yè)核心競爭力上升，提高財(cái)務(wù)管理水平及效率，降低運(yùn)營成本，具體表現(xiàn)為：第一，企業(yè)整合能力與核心競爭力提高。集團(tuán)企業(yè)在國外建立子公司或收購其它公司，“共享服務(wù)中心”能馬上為這些新建的子公司提供服務(wù)。同時，公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務(wù)，而將其它的輔助功能通過“共享服務(wù)中心”提供的服務(wù)完成。第二，財(cái)務(wù)管理水平與效率提高。比如，對所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程“財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”擁有相關(guān)子公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)匯總、分析不再費(fèi)時費(fèi)力，更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)；某一方面的專業(yè)人員相對集中，公司較易提供相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“共享服務(wù)中心”人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務(wù)更專業(yè)。此外“共享服務(wù)中心”的模式也使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標(biāo)準(zhǔn)化和更新變得更迅速、更易用。第三，運(yùn)作成本降低。這可進(jìn)行量化計(jì)算與比較，如分析一個“共享服務(wù)中心”人員每月平均處理憑證數(shù)、單位憑證的處理費(fèi)用等。這方面的效益主要通過減少人員數(shù)目和減少中間管理層級來實(shí)現(xiàn)。如果“共享服務(wù)中心”建立在一個新的地點(diǎn)，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點(diǎn)，當(dāng)?shù)氐男劫Y水平會較低；通過在“共享服務(wù)中心”建立新型的組織結(jié)構(gòu)和制定合理的激勵制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進(jìn)取的文化。作為一種新型的管理模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的本質(zhì)是由信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動的運(yùn)營管理模式的變革與創(chuàng)新。在財(cái)務(wù)領(lǐng)域，它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺、ERP系統(tǒng)、統(tǒng)一的、會計(jì)核算方法、操作流程等來實(shí)現(xiàn)的?；赟AP財(cái)務(wù)共享服務(wù)的平臺可以為帶來收益：1. 強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的集中控制功能。建立財(cái)務(wù)信息共享服務(wù)模式將是大型集團(tuán)性企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。財(cái)務(wù)集中運(yùn)營和監(jiān)管作為重新設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)運(yùn)營模式的一種手段，強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)集中控制的職能。集團(tuán)型企業(yè)總部通過會計(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)作、財(cái)務(wù)控制和服務(wù)、資金結(jié)算管理各個中心，能全方位地控制分公司、子公司的財(cái)務(wù)行為，獲得準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，容易調(diào)動內(nèi)部財(cái)務(wù)資源，便于實(shí)現(xiàn)資源合理配置和財(cái)務(wù)信息共享，提供及時的財(cái)務(wù)報(bào)告，保障資金利用效率，推動企業(yè)取得規(guī)模效益。建立和推行財(cái)務(wù)信息共享服務(wù)模式是提高企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)全面的真正的財(cái)會電算化的重要手段，是信息社會和網(wǎng)絡(luò)社會的要求。2. 規(guī)范和簡化財(cái)務(wù)核算流程。在SAP財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺統(tǒng)一支撐下，可以優(yōu)化財(cái)務(wù)運(yùn)營流程，將財(cái)務(wù)信息集中處理，能夠促進(jìn)財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)性工作的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范和簡化財(cái)務(wù)核算流程。3. 提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平，改善企業(yè)營運(yùn)效率。在SAP共享服務(wù)平臺下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中處理，集團(tuán)范圍財(cái)務(wù)報(bào)表即時形成變?yōu)榭赡埽偈关?cái)務(wù)管理可以更加聚集于提供信息服務(wù)，更加專注于核心分析，更有利于展開預(yù)算控制，更及時地監(jiān)控基層業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。SAP財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)共享中心平臺的核心功能1. 信用管理集團(tuán)企業(yè)通常有數(shù)量繁多的應(yīng)用系統(tǒng)支撐各個業(yè)務(wù)單元運(yùn)營。由于客戶、訂單和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分散存儲在不同的應(yīng)用系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)單元又相對獨(dú)立，實(shí)施集團(tuán)范圍、跨多個后臺系統(tǒng)的客戶信用管理是困難重重。SAP財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺的信用管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)統(tǒng)一的信用政策，集中管理信用，監(jiān)控客戶風(fēng)險(xiǎn)敞口，統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)評估程序和信息額度控制，真正實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)、跨多個后臺系統(tǒng)的信用管控。2. 應(yīng)收賬款的爭議管理由于產(chǎn)品質(zhì)量、延遲交付、數(shù)量差異或發(fā)票差錯等原因，客戶可能會拖欠甚至拒付貨款。傳統(tǒng)組織模式下，隸屬于業(yè)務(wù)單元的會計(jì)人員忙于處理日常會計(jì)事務(wù)，很少關(guān)注爭議管理流程，結(jié)果造成客戶滿意度低，收款周期長，壞賬比率高。SAP爭議管理系統(tǒng)為財(cái)務(wù)共享中心提供了一套標(biāo)準(zhǔn)的客戶爭議管理流程和統(tǒng)一的爭議事件處理平臺，它幫助財(cái)務(wù)共享中心會計(jì)人員記錄、派發(fā)、追蹤和處理應(yīng)收賬款相關(guān)的客戶爭議，直至爭議被解決。SAP爭議管理系統(tǒng)與應(yīng)收賬款系統(tǒng)緊密集成，例如會計(jì)人員可以直接對未清賬的應(yīng)收款項(xiàng)創(chuàng)建爭議事件；而一旦收款成功，爭議事件中的爭議金額將被自動更新，并被置為“完成”狀態(tài)。3. 應(yīng)收賬款催收管理SAP財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺-催款管理子系統(tǒng)為提供了一套應(yīng)收賬款催收的最佳實(shí)踐。依據(jù)收款主管制定的催收策略、規(guī)則和催收組，系統(tǒng)對所有應(yīng)收賬款未清項(xiàng)進(jìn)行匹配，自動生成任務(wù)列表并分派給相應(yīng)的催收專員。催收專員接到每日任務(wù)列表，可以查看客戶的歷史付款記錄和歷史聯(lián)系情況，聯(lián)系上客戶后，催款專員可以記錄/延長客戶承諾付款金額和日期，創(chuàng)建爭議事件或記錄本次聯(lián)系情況。4. 供應(yīng)商發(fā)票管理SAP 發(fā)票管理加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心員工的協(xié)作以解決問題、獲取發(fā)票狀態(tài)、檢查采購訂單編號、提交發(fā)票等。發(fā)票的處理工作能夠更加迅速高效地完成，同時問題發(fā)票也將自動傳送給相關(guān)人員，以便得到解決、審批和支付。SAP 發(fā)票管理的主要流程如下：(1) 發(fā)票掃描通過發(fā)票掃描，將發(fā)票影像文件保存至SAP文檔服務(wù)器，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一處理。為避免重復(fù)掃描，可以使用比如制作條碼的方式，為發(fā)票制定唯一識別碼，存儲到文檔數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在線掃描存儲時即可以對照檢查。(2) 發(fā)票識別原始發(fā)票或者掃描件匯總到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，集中進(jìn)行處理。SAP發(fā)票管理支持通用發(fā)票格式，同時提供工具可以自定義發(fā)票格式模板。根據(jù)配置，自主選擇抓取發(fā)票上的哪些字段，然后內(nèi)容自動傳遞到SAP發(fā)票處理界面上。(3) 發(fā)票自動校驗(yàn)自動發(fā)票檢查。SAP發(fā)票管理按照預(yù)定義規(guī)則對發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)，例如，核對采購訂單編號、供應(yīng)商編號、數(shù)量、單價等。如果出現(xiàn)異常情況，工作流將自動通知相關(guān)人員做進(jìn)一步檢查。(4) 發(fā)票審批發(fā)票校驗(yàn)完畢后，工作流會自動將發(fā)票自動發(fā)送到主管郵箱以供批準(zhǔn)，也可以與通過網(wǎng)上審批或E-MAIL的方式審批。5. SAP財(cái)務(wù)共享服務(wù)自助服務(wù)平臺為客戶，供應(yīng)商，員工提供各種自助服務(wù)，如各種財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、變更申請，員工網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷。6. 會計(jì)交互中心為外部業(yè)務(wù)伙伴和員工提供了一個與呼叫中心集成的服務(wù)平臺。支持同時連接多個不同版本的SAP后端系統(tǒng)（R/3 4.6C，4.7，ERP 5.0 ，ERP 6.0及各增強(qiáng)包版本）。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心員工在響應(yīng)客戶服務(wù)請求時，可以在會計(jì)交互中心界面里，訪問不同SAP后臺系統(tǒng)中存放