公路檔案管理工作信息化建設探索.doc

公路檔案管理工作信息化建設探索 文/江蘇省常熟市公路管理處顧玉華 【摘要】公路檔案的信息化建設能夠有效增強檔案管理工作的效率和水平，計算機技術的應用讓公路檔案管理工作更加便捷，所以對公路檔案管理人員來說，必須重視信息化建設工作，積極探索公路檔案信息化建設的有效對策。 關鍵詞公路檔案；信息化；建設管理 一、檔案管理信息化建設的意義 首先，檔案管理實現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案信息管理軟件也逐漸升級，檔案信息化建設已經(jīng)成為新時期檔案管理工作的必然要求。公路管理部門也必須要順應時代潮流，不管是檔案文件的歸檔保存還是傳輸借閱，不管是檔案管理還是專業(yè)人才的培養(yǎng)，都必須要符合檔案信息化發(fā)展的趨勢。 其次，檔案管理信息化建設能夠進一步擴展檔案工作服務范圍。檔案管理工作的本質(zhì)便是對各種信息資源的管理，相對來說，以信息化管理手段存儲的信息更加有利于開發(fā)與使用，也可以形成更多的社會效益。特別是從公路檔案管理工作來說，在實現(xiàn)信息化管理之后，不但便于使用者節(jié)約，提升了工作效率，同時還能夠有效減少公路工程工期，提升公路工程項目的經(jīng)濟效益與社會效益。 最后，檔案管理信息化建設能夠極大地提升資源存儲量?，F(xiàn)代微縮技術、電子掃描技術以及光盤技術的發(fā)展和普及，能夠極大地提高檔案信息資源的存儲量，其存儲密度相對于紙質(zhì)檔案來說，要高出數(shù)倍。如此一來，便能夠運用極小的空間存儲大量信息，同時調(diào)用起來也非常便捷，靈活性與操作性較強。而公路管理部門的檔案材料非常多，信息化建設的實現(xiàn)能夠在很大程度上增加檔案的存儲空間。 二、公路檔案管理信息化建設對策 （一）樹立檔案信息管理理念。在公路檔案管理信息化建設中，公路管理部門和檔案管理人員都必須盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立檔案信息化管理理念。公路檔案管理的信息化建設是檔案事業(yè)信息化發(fā)展的標志，相關管理人員必須引起重視，提高思想認識，增強緊迫感與責任感，認識到檔案管理信息化建設工作對公路檔案管理工作的重要意義，真正將公路管理信息化建設納入公路管理部門的工作日程上來。公路檔案管理部門工作人員和各級領導都必須要樹立現(xiàn)代檔案管理意識，實現(xiàn)公路檔案管理工作從傳統(tǒng)館藏模式向信息化管理過渡。公路管理單位檔案管理人員必須要認識到新時期下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，提升工作責任感，努力學習現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識，積極運用現(xiàn)代科學技術做好檔案管理工作，以符合檔案事業(yè)發(fā)展的要求。 （二）建立公路檔案信息庫。公路檔案信息化建設的基礎是必須要實現(xiàn)信息化改革和建設，不但要把過去的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換成為電子檔案，同時還應當建立公路檔案資源信息數(shù)據(jù)庫。如此才能夠有效地解決紙質(zhì)檔案占用空間大且存儲信息量少的問題，并且符合公路管理單位對相關檔案材料的使用需求，可以確保檔案利用的及時性，有效提升檔案資源的利用效率。同時，公路檔案資源信息數(shù)據(jù)庫必須要第一時間對新增檔案材料進行補充完善，定期對數(shù)據(jù)庫進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)庫中的檔案資源準確有效。另外，公路檔案管理工作人員還應當積極應用信息技術與互聯(lián)網(wǎng)技術，在保證檔案材料安全的前提下構(gòu)建信息共享平臺，實現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù)的共享。利用這樣的方式，公路檔案材料的獲得渠道會進一步擴寬，檔案管理部門也會得以發(fā)展，有助于公路管理工作水平和效率的提升。 （三）逐漸完善軟硬件設備。檔案管理信息化建設前期需要一定的人力、物力和財力投入，公路檔案管理部門應當努力爭取上級部門的資金技術支持，要認識到檔案管理的信息化建設工作并不是一個人或一個部門能夠做到的，必須要依靠多個部門形成合力，需要專業(yè)化的檔案管理隊伍來完成，同時要相互監(jiān)督避免出現(xiàn)檔案資料泄露。同時，公路檔案的信息化建設應當進一步完善相應的軟硬件設備，在對軟件系統(tǒng)進行選擇時要確保其合理性與兼容性，有條件的情況下應當邀請專門的軟件開發(fā)公司研發(fā)符合本單位實際的檔案管理軟件，而在硬件設備的購置過程中，掃描儀、計算機等設備應該具備經(jīng)濟性與實用性，盡可能地保證資金的合理運用，避免購置一些性能差而價格高的設備。電子檔案文件必然會越來越多，如果硬件設備配置不足，到最后必須重新更換設備，而造成更多的浪費。 （四）統(tǒng)一檔案信息管理標準。近年來，很多公路管理部門已經(jīng)開始了檔案信息化建設工作，但從整體上來看，其信息化程度依舊較低，加之缺乏全面統(tǒng)一的信息管理標準，為檔案信息資源的管理與共享造成了一定的難度和阻礙。所以，為了便于公路檔案信息資源的共享，應該進一步統(tǒng)一檔案管理標準。檔案信息化建設隊伍在前期階段應該結(jié)合公路檔案管理的實際情況以及公路管理部門的特殊性，根據(jù)公路檔案管理的相關規(guī)定要求，建立統(tǒng)一的檔案信