項目管理軟件(@task公司)使用手冊

2 版權所有 2008 AtTask公司 保留所有權利 本出版物的任何部分未經(jīng) AtTask公司的書面同意，不得以任何形式，任何方法進行復制、傳播或存儲在檢索系統(tǒng)中進行檢索，不論是電子、機械、影印、音像或其它形式，但法律允許除外。 在美國出版 第一版 2008年 5月（版本號 20081003） 3 目 錄 致初次參加 task訓練營人員： 我們很高興您能參加此次項目管理高級 訓練營 培訓 會議，通過此次訓練營您可以了解除了基本的應用外，在 task應用程 序中還可以做些什么。隨著視野的開闊，您最初的需求之外您也會使用 task軟件，并且看到您投資的真正回報。 您參加的訓練營會議主要關注高級項目管理特征 task。大多數(shù)主題都涵蓋了項目管理基礎訓練營的課程。 當您從本訓練營 歸來之后，您的用戶將會把你看做內部 task使用的老師。我們想送給您已經(jīng)準備好回去回答和陳述您的同事的答案，從而當您在培訓您自己的組織時，能夠輕松自如的使用本手冊。 祝您有一個非常愉快的訓練體驗 客戶服務部 AtTask公司7 8 第一章 系統(tǒng)設置 正如項目管理基礎訓練手冊中所述，系統(tǒng)設置時有好幾種與 IT（信息技術）相關的配置，在邁克爾斯科特在 task中開始進行項目管理前，這些設置是非常必要的。盡管這些配置中的大多數(shù)可以或應該由 IT技術人員處理，但是還有一少部分需要邁克爾好好地了解。在本章中，您將學習如何設置客戶信息、配置電子郵件、設置復雜的口令和修改 幫助地址鏈接（ Help URL） 的鏈接。 9 10 第一節(jié) 客戶信息 系統(tǒng)設置時，首先推薦的步驟是輸入與 task客戶有關的基本信息（在本例中， Dunder Mifflin），這個 設置會影響到 task基本 數(shù)據(jù)（例如時間、日期或語言）的顯示。 輸入公司的基本信息 1、在擴展應用菜單中，點擊“ Setup（設置） ” 2、 從上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Customer Info $ Edit Customer” $ Time Zone = Eastern Standard Time (US & Canada). $ Locale = English (United States). $ Currency = Dollars (United States of America). 3、如果您不想，您可以不設置公司的地址，但是您選擇的時區(qū)、場所和貨幣將會影響 task顯示時間、日期、語言以及貨幣單元符號。所以選擇一個最適合您的，這里邁克爾選擇了： $ Time Zone = 東部標準時間（美國和加拿大） $ Locale = 英語（美國） $ Currency = 美元 (美國 ) 4. 點擊“ Submit” 注意： 場所（ Locale）設置只會影響發(fā)送的電子郵件的語言設置。 圖 1 客戶信信頁面 還有一件事情就是你可能需要不時的檢查您正在使用的 task的版本以及激活許可證文件的數(shù)量。 檢查 task的版本 1、在擴展應用菜單中點擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點擊“ System Settings $ Current Version ” 檢查激活許可文件的數(shù)量 1、從擴展應用菜單中點擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點擊“ System Settings $ Licenses” 11 12 第二節(jié) 小組成員之間的通信 正如您在項目管理基礎學生指南中所學的哪樣，您可以在 task 中使用便條（ Note）與您小組中的其他成員進行通信。便條是一些內部記錄，這些記錄可以當作 task內部 消息 和電子郵件消息 進行發(fā)送 ，還可以將這些記錄簡單的存儲成便條嗯無需按照消息進行發(fā)送。 這里我們再簡單回顧一下與小組成員進行通信的一些方法： $為了給某個對象發(fā)送一個與變更有關的便條，簡單地對對象做一個更改，例如任務，然后在對話框中（這個對話框會自動出現(xiàn)在屏幕的底部）輸入一條便條。 $ 為了將便條當作消息發(fā)送，點擊 小組成員名稱附近的 復選框（ CheckBox），選擇您想發(fā)送的小組成員名稱。 $點擊電子郵件復選框 靠近電子郵件的圖標（） 使用電子郵件發(fā)送此消息 $ 為了回復便條，點擊主頁（ Home）上的新消息圖標（），然后點擊緊鄰您想要回復信息的回復（ reply)圖標 。 $ 為了創(chuàng)建一條新便條，不依賴于您對對象所做的任何更改，您可以在項目屏幕上點擊“ Attachments $ New Note ” $ 為了從項目屏幕上查看所有便條點擊“ Attachments $ All Notes ” 第三節(jié) 電子郵件 配置 電子郵件配置會影響 task如何將電子郵件發(fā)送給各個用戶。作為基礎電子郵件配置的一部分，您需要完成下列工作： 1、 指定 您電子郵件服務器的主機名稱 2、 為 由 task創(chuàng)建的發(fā)出的電子郵件指定一個默認的電子郵件地址 指定電子郵件服務器的主機名稱和默認的電子郵件地址 1、從擴展應用菜單中點擊“ Setup ” 2，從上下文菜單中點擊“ System Settings $ Preferences ” 3、從工作區(qū)點擊“ Email Preferences ” 4、在“ Mail Setup”區(qū)域下方，在 Mail Server Hostname域中 輸入電子郵件服務器的主機名稱 。如果您是即時用戶，那么電子郵件地址應該是 . 5、在 System Email Address域中為發(fā)出的 task電子郵件指定一個默認的電子郵件地址（例如， ） 圖 2 電子郵件設置頁面 13 14 第四節(jié) 復雜口令 task 允許您決定是否強迫用戶使用安全的（復雜的） 口令，如果確定使用復雜口令： $ 口令長度至少為六個字符長度 $ 口令應包含下列字符集中 的字符： o 大寫字母 o 小字字母 o 阿拉伯數(shù)字 o 特殊字符 (例如 ?、 &、 %等等 ) $ Users will be asked to change their password every 90 days. 開啟復雜口令 1、從擴展應用程序菜單中點擊“ Setup “ 2、從上下文菜單中點擊“ System Settings $ Preferences ” 3、從工作區(qū)點擊“ General Preferences ” 4、找到 Passwords區(qū)域，然后在 Require Complex Passwords 域中指定 Yes 。 第五節(jié) 修改 Help Icon的 URL鏈接地址 當您在您的公司中設法幫助普通 task用戶學習如何使用 task時，您可能會創(chuàng)建一個自定義的培訓站點，如果確實是這樣的話，您可以允許用戶通過從 Help icon ( ) 修改 URL鏈接的方法來訪問這個站點，而你仍然可以使用您培訓站點上的 task在線幫助站點地址 (/help) ，這樣您的用戶可以同時訪問這兩個站點。 修改 Help Icon的 URL鏈接地址 1、從擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點擊“ System Settings $ Preferences ” 3 從工作區(qū)點擊“ General Preferences ” 4、找到 URL Configuration區(qū)域，在 Help URL域中輸入您的站點的 URL地址 圖 3 通用參數(shù)屏幕， Help URL 15 16 第六節(jié) 導出 task數(shù) 據(jù) 在 task中，您可以從各種查找、列表和報告中導出數(shù)據(jù)。例如，您可以將 任務列表導出到某種格式。 task中所有的列表都可以使用這種功能。 task為您提供了集中可選擇的格式 T $ PDF格式 $ 微軟 Excel表格 (或 CSV格式 ) $ Tab Delimited格式 (或 TSV格式 ) $ HTML格式 (Zip壓縮格式 ) 導出列表 1. 使用 task的導航屏幕導航到您想要導出的列表。接著，從導航菜單中點擊“ Find Object”然后 填充查詢屏幕獲取對象報告。 2.在所 有列表中，點擊緊鄰您想要導出的對象的選擇圖標，使用鍵盤選擇多個列表 3. 點擊導出圖標 4.在導出菜單中選擇您想將數(shù)據(jù)導出的格式，如上述列出的四種格式。 5. 根據(jù)您使用的操作系統(tǒng)，您可以選擇打開或保存文件。及尅將文件保存到硬盤驅動器也可以使用相關的程序打開文件。 圖 4 導出菜單 第二章 組織設置 To make sense out of his data, 邁克爾有必要在 task中設置他的組織信息。這些信息包括他的公司、公司中的團體（例如部門等）、單個用戶（雇員或承包人），還包括組織圖 表。他還可以員工所從事的工作創(chuàng)建工作角色、工作進度表、以及重新編制時間表，以保持工作時間的跟蹤。在本章中邁克爾會完成這些所有的工作。 18 第一節(jié) 創(chuàng)建新用戶 項目管理就是管理那些分配了任務人。 task有很多先進的功能用于創(chuàng)建和管理用戶。用戶和任務是項目管理的核心。邁克爾需要為心痛添加一個新的用戶 Artemus Boswell ，這個用戶作為區(qū)域經(jīng)理助理，向 Dwight Schrute匯報工作。通過下面的步驟，您將會學會如何在 中添加一個新的用戶。 創(chuàng)建新用戶 1、從主頁屏幕上的導航菜單中選 擇“ Create $ User ”，然后您可以選擇“ Resource Management $ User Management $ New User ” 2、現(xiàn)在您可以看到 Contact Information屏幕，用下列信息填寫該屏幕上的各個域： a.名字 (必須 )： Artemus b.姓 (必須 )： Boswell c. 用戶名 (必須 )： arty d. 口令 (必須 )： user e. 口令 (確認 ) (必須 ): user f. 電子郵件地址 (必須 ): g. 職稱 : Assistant (to the) Assistant (to the) Regional Manager h. 電話號碼 : (123)456-7890 i. 地址 : 100 Paper Way j. 將 Address2留為空白 k. 城市 : Scranton l. 州 : PA m. 郵政編碼 : 18000 n. 國家 : USA 圖 5 聯(lián)系信息屏幕 3、現(xiàn)在點擊 Related Information選 項卡，輸入這些信息： a. 從 Access Level下拉菜單 中為 Artemus選擇一個訪問等級預置的訪問等級如下所示： Executive, Group Administrator, Help Desk Requestor, Individual Contributor, Multi-Group Administrator, Project Manager, System Administrator, and Timesheet User。為 Artemus選擇項目經(jīng)理（ Project Manger）訪 問等級，在這個等級上，他可以訪問和編輯他自己項目中的信息和功能。 b. 輸入主頁團體（ Home Group ） (必須 )。從下拉菜單中選擇“ Administration.” (這個團體已經(jīng)建立 ) 。一個用于可以從屬于多個團體，但是這對于 Artemus來說并不需要，所以無需檢查 Other Groups區(qū)域中的其它任何團體。與團體有關的更多信息，請參見下面的 “Groups”節(jié)。 c. 從 Portal Profile菜單上選擇“ Project Manger”。系統(tǒng)管理員管理著入口描述文件（ Portal Profile），這個文件決定著在應用程序主頁屏幕上顯示什么選項卡以及其它的信息。在本手冊中，您可以學到更多關于入口描述文件的知識。 d. 從 Schedule菜單中選擇“ Scranton Branch Schedule”，已經(jīng)為您設置好了這個日程進度表。 task中的日程進度表決定著用戶使用的正常工作時間和天數(shù)。這些工資時間和天數(shù)可能會隨著用戶的不同而有所不同，但是并不總是這樣。您將學會如何在“ Schedules”區(qū)域后創(chuàng)建日程進度表。 e. 接下來，您可以選擇一個默認的工作角色。工作角色指的是在公司中一個人 應該承擔的任務或作用，例如工程師或經(jīng)理。默認的工作角色是用戶的主工作角色。他或她可能還有其它的工作角色，但是默認的工作角色是主要工作角色。從 Default Job Role菜單中為 Artemus選擇 Project Manager工作角色。在接下來的章節(jié)中您可以了解更多關于工作角色的信息。 20 f. 在 Job Roles 菜單中，您可以為用戶選擇一個或多個可能從事的工作角色。這些工作角色對于默認工作角色來說都是次要的。使用 Control (Windows平臺 ), Command (Mac平臺 ) , 或 Shift鍵選擇多個工作角色。 g. 工作時間類型可以幫助您跟蹤用戶所從事的工作的種類或他或她缺勤的種類 (生病或度假 )。在時間表中會使用這些工作時間類型，在時間表中用戶可以記錄他們工作所耗費的時間。在本章后面的章節(jié)中您可以了解到更多關于“ Hour Types”的信息 l。在 Default Hour Type 中為 Arty選擇 Project Time 。這是主工作時間類型。 h. 從工作時間類型菜單中選擇一個或多個將要應用到用戶的工作時間類型。使用 Control (Windows平臺 ), Command (Mac平臺 ) , 或 Shift鍵來選擇一個或多個工作時間類型。 i.現(xiàn)在從 Recurring Timesheet菜單中選擇一個描述文件。從描述文件列表中選擇 Project Manager Timesheet 。系統(tǒng)管理員可以重新編制一個新的時間表。描述文件是一個時間表特征的集合，這些特征可以使時間表自動設置。與這些描述文件有關的更多信息，請參見本章后面的“ Recurring Timesheet” 章節(jié) j. 從 Time Zone菜單中選擇一個時區(qū)，邁克爾使用東部標準時間（美國和加拿大）， 因為 Scranton在那個時區(qū)。 k. 從描述文件的長長的列表中，邁克爾在場所（ Locale）下拉菜單中選擇了英語（美國） l. Resource Pools（資源池） 用于在資源預算中規(guī)劃項目?，F(xiàn)在跳過這個菜單 m. FTE 是“ Full Time Equivalent ”的所寫，它與 task Capacity Planner一同使用 (僅限于 task Enterprise)，我們也可以跳過這個菜單。 n. 在 Cost Per Hour域中輸入 25.00；在 Billing Per Hour域中數(shù)入 32.00. 這些數(shù)量在隨后的跟蹤項目和任務中的可記賬費用時可以用到。 o. 最后，確保選中了 Is Active ，這樣就可以像系統(tǒng)中的使用中用戶一樣顯示出來了。 圖 6 相關信息選項卡 4. 最后我們要做的就是向組織圖表中添加 Artemus，這是一個內置在 task中的功能。 a. 點擊 Org Chart 選項卡 b.在 Company下拉菜單中輸入公司名稱。您應該在下拉菜單中找到 Dunder Mifflin Paper Co.，如果在下拉菜單中沒有找到您所要查找的公司名稱，那么您可以點擊查找（雙眼望遠鏡圖標）圖標來進行查找。在本章后面的章節(jié)中您將會學到如何在 “Companies,”中創(chuàng)建一個公司。 c. 在 Reports To 菜單中，選擇 Michael Scott，如果您沒有找到，可以使用查找功能（是一個雙眼望遠鏡圖標） 21 22 d. 在 Direct Reports菜單中，您可以選擇其它需要向 Arty匯報的用戶。這里我們選擇 Dwight Schrute，他將向 Arty匯報，也許他還會喜歡這個工作。 e. 信不信由你，現(xiàn)在準備好點擊 Submit ！ 圖 7 Org Chart屏幕 即時創(chuàng)建對象 當您查看相關信息（ Related Information） 頁面時，您會看到幾個“ +”圖標。點擊其中人任何一個圖標就可以創(chuàng)建一個相應的對象，例如新的訪問等級、團體、日程進度表、工作時間類型和再生性時間表。這是一個向 task 添加任務的簡便方法，無需按照常規(guī)的步驟創(chuàng)建。這就是所謂的“ inline object creation”。 第二節(jié) 公司 邁克爾創(chuàng)建自己的分支部門作為一個公司是非常必要的。如果要將他的這個組織作為公司列出來，需要在 task中創(chuàng)建一個組織圖表，這很可能是邁克爾將來所想要的。 圖 8 公司主頁屏幕 創(chuàng)建公司 1在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ” 23 2、從上下文菜單中選擇 Organizational Setup $ Companies $ New Company. 3、輸入公司的名稱 -Dunder Mifflin Paper Co. 4、點擊“ Submit” 查找公司 1、在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ”，使用下列其中一種方法： a. 在上下文菜單中選擇 Organizational Setup $ Companies，將會在工作區(qū)顯示一個已經(jīng)存在的公司的列表 b. 您還可以在上下文菜單中點擊 Search Companies，來搜索已經(jīng)存在的公司。 i c. 最快捷的方法是點擊 Find 下拉菜單們飯后輸入公司名稱，點擊“ Submit” 在系統(tǒng)所有的公司中進行搜索。 24 編輯公司 1、在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup” 2、在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作區(qū)查找并點擊您想要編輯的公司的名稱 4、在上下文菜單中點擊“ Edit Company” 5、編輯您想要更改的信息 6、點擊“ Submit ” 刪除公司 1、在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ” 2、在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作區(qū)點擊緊鄰您想要刪除的公司 名稱附近的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標。使用 Control (Windows平臺 )或 Command(Mac平臺 )鍵選擇多個公司。 4、點擊刪除圖標，完成刪除。 第三節(jié) 團體 正如您在 Scranton Branch組織中所看到那樣，一共有六個不同的部門 (管理部門、銷售部門、統(tǒng)計部門、客戶服務部門、人力資源部門和倉儲部門 )。作為基礎系統(tǒng)設置的一部分，邁克爾需要在 task中創(chuàng)建這些部門或團體。 在 task中，團體和訪問等級綁定在一起，您屬于哪個團體會影響您所擁有的訪問等級 訪問等級決定了您在應用程序中所 能進行的操作。一般來說，您不想設置很多團體。例如，您的公司可能不要為每一個部門設置一個團體。實際上，對于某些組織來說，一個默認的團體就足夠了。 創(chuàng)建團體 1、您可以從導航菜單上選擇“ Create $ Group”來創(chuàng)建一個團體。您還可以從擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ”然后選擇“ Organizational Setup $ Groups $ New Group ”來創(chuàng)建團體。 2、輸入團體的名稱 3、為團體添加一個描述 4點擊“ Submit ” 查找團體 1、在擴展應用程序菜單中點擊 “ Setup ” 2、然后從上下完菜單中選擇“ Organizational Setup $ Groups ”，在這里您將會看到一個之前在 task中已經(jīng)創(chuàng)建的所有團體的列表。 3、您還可以點擊上下文菜單中的“ Search Groups ”來查找已存在的團體 26 編輯團體 1、在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ” 2、在上下文菜單中點擊是“ Organizational Setup $ Groups ” 3、在工作區(qū)查找并點擊您想要編輯的團體的名稱 4、在上下文菜單中 點擊“ Edit Group ” 5、編輯你所想要修改的信息 6點擊“ Submit ” 刪除團體 1、在擴展應用程序菜單中點擊“ Setup ”。然后在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Groups” 2、在工作區(qū)點擊緊鄰您想要刪除的團體名稱附近的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標。使用 Control (Windows平臺 )或 Command(Mac平臺 )鍵選擇多個團體。 4、點擊刪除圖標，完成刪除。 第四節(jié) 日程進度表 您可以為某個項目分配一個日程進度表， 也可以使用系統(tǒng)中已經(jīng)存的默認工作日程進度表（ Default Work Schedule）或者是使用“ +”圖標即時創(chuàng)建的日程進度表。日程進度表設置了您預期工作的天數(shù)和工作時間以及您的項目的時間框架。例如默認工作日程進度表設置的工作天數(shù)是從星期一到星期五，上午 9點到下午 5點，明天工作 8小時。 創(chuàng)建新的日程進度表 1. 在主頁（ Home）屏幕，點擊“ Setup ”。接著點擊“ Time and Expense Management”，然后點擊“ Schedules ”。從上下文菜單中點擊“ New Schedule ”。創(chuàng)建用戶時，您仍然可以在相關信息（ Related Information）選項卡上 點擊“ +”圖標。 2. 現(xiàn)在您應該看到了“ Schedule Details ”屏幕。在這里您可以輸入日程進度表的名稱，不論是這個日程進度表是否是其它項目默認的日程進度表、屬于哪一個團體和時區(qū)。再點擊“ Submit ”之前，必須點擊“ Schedule ”選項卡，設置該日程進度表。 圖 9 日程進度表詳細信息屏幕 27 28 3、在 Schedule選項卡中，使用鼠標指針點 擊和 /或拖拽您想在日程進度表中所想要的工作時間。然后釋放鼠標按鈕，該日程進度表會在右邊以文本框的形式出現(xiàn)。當點擊編輯日程進度表圖標時，您會在右邊看到一個小的對話框，在這個對話框上您可以使用下來菜單編輯日程進度表。點擊刪除圖標刪除日程進度表的一部分。您還必須使用向下滑動下拉滾動條點擊該選項卡上的“ Submit”。 圖 10 日程進度表選項卡 4、最后，如果對日程進度表還有一些異議，例如休假天數(shù)或當正常工作時間不同時，點擊“ Schedule Exceptions ”選項卡，然后編輯有異議的天數(shù)。日程進度表編輯和刪除圖標所起到的作用和他們在 Schedule選項卡上所起的作用相同。 圖 11 日程進度表異常 查找日程進度表 1、在主頁（ Home）屏幕上點擊“ Setup ” 2、然后點擊“ Time and Expense Management ”，接著點擊“ Schedules ” 3、在這里當您點擊“ Search Schedules ”時，您將會看到“ Search Schedules ”，輸入一個日程進度表名稱或部分名稱或選擇一個團體。您還可以直接點擊“ Submit ”，無需添加任何搜索條件，從返回的日程進度表中查找。 圖 12 搜索日程進度表屏幕 29 30 第五節(jié) 工作角色 正如您已經(jīng)學的那樣，工作角色是一個人在公司中扮演的角色或所從事的工作。例如工程師或經(jīng)理。邁克爾購買 task后，他決定雇傭一名學徒，但是他還不知道到底誰能夠勝任這個工作，但是他決定在 task中創(chuàng)建這個職位或角色。這一節(jié)我們將會學到邁克爾是如何做到這一 點的。 查看當前系統(tǒng)中的工作角色 1. 在 task的主頁（ Home）屏幕中選擇“ Resource Management $ Job Roles ” ，屏幕上會出現(xiàn)當前系統(tǒng)中的所有工作角色。 圖 13 工作角色主頁屏幕 創(chuàng)建工作角色 1. 從擴展應用程序菜單中點擊 Resource Management. 2. 從上下文菜單中選擇 Job Roles $ New Job Role. 3. 輸入工作角色名稱 Apprentice. 4. 輸入對工作角色的描述 5. 點擊 Submit. 注意 : 需要引起重視的是，默認情況下項目經(jīng)理不能在 task中創(chuàng)建用戶角色。只有系統(tǒng)管理員或具有同等權利的用戶才可以設置用戶角色。這里邁克爾充當系統(tǒng)管理員。 查找工作角色 1. 從擴展應用程序菜單中點擊“ Resource Management” 2. 從上下文菜單中點擊 Job Roles”，您將會看到一個包含所有工作角色的列表。 31 3. 在上下文菜單中點擊“ Search Job Roles”。 在域中輸入 查詢條件，點擊 “ Submit”。如果沒有任何查詢條 件，直接點擊“ Submit” 也會生成與 Resource Management $ Job Roles相同或非常相似的結果 . 編輯工作角色 1. 從擴展應用程序菜單中點擊“ Resource Management” 2. 在上下文菜單中點擊“ Job Roles”。在工作區(qū)查找并點擊您所想要編輯的工作角色。 3、在上下文菜單中點擊“ Edit Job Role ”。為了編輯多個工作角色，點擊緊鄰您所想要編輯的工作角色的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標。使用 Control (Windows平臺 ), Command (Mac平臺 ), 和 Shift 鍵來選擇多個工作角色。然后點擊編輯圖標。 4. 編輯您所想要修改的信息 5. 點擊 Submit. 32 刪除工作角色 1. 從擴展應用程序菜單中點擊“ Resource Management ” 2. 在上下文菜單中點擊“ Job Roles” 3. 在工作區(qū)，點擊緊鄰您所想要刪除的工作角色的高亮顯示區(qū)或選擇圖標。使用 Control (Windows平臺 ), Command(Mac平臺 ), 和 Shift 鍵選擇多個工作角色。 4. 點擊刪除圖標，完成刪除。 第六節(jié) 再現(xiàn)時間表 系統(tǒng)管理員再次創(chuàng)建了一個再現(xiàn)時間表。再現(xiàn)時間表是時間表特征的集合，這些特征可以使時間表的創(chuàng)建變得簡單或自動創(chuàng)建時間表，正如您在本節(jié)中所看到的那樣。邁克爾的新用戶 Artemus需要一個新的再現(xiàn)時間表，現(xiàn)在我們來看看邁克爾是如何為他創(chuàng)建的： 查看再現(xiàn)時間表列表 1. 從主頁（ Home） 上選擇 “ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets“ 2. 您將會在 task中 看到當前的列表 創(chuàng)建新的再現(xiàn)時間表 1. 在主頁（ Home） , 點擊“ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets” 2. 點擊 New Recurring Timesheet. 3. 在“ Recurring Timesheet Details”屏幕上的 Name 域中輸入描述文件的名稱： Scranton Timesheet，這是一個必要的域。 4. 如果您愿意，可以輸入描述信息 5. 從 Pay Period Type菜單中 選擇一個支付周期類型（這也是一個必要的域）您可以選擇每周、每兩周、每半月和自定義支付周期。接下來的域根據(jù)支付周期進行變化。支付周期選擇每兩周。 6. 周期起始時間（ Period Starts On）會根據(jù)支付周期的變化進行更改。 您必須輸入一個有效起始日期（ Effective Start Date）。下面您將會看到根據(jù)類型所產(chǎn)生的變化： a. 每月 (默認 )。從 1日到 31日之間選擇一個日期。 b. 每周。從星期日到星期六之間選擇一個日期。 c. 雙周 (每兩周 ). 也是從星期 日到星期六之間選擇一個日期。這里選擇星期日 。 d. 半月 (大約每十五天 ). 從 1日到 16日或 13日到 28日之間選擇一個日期 。 33 34 e. 自定義。 除了輸入一個有效起始日期 （ Effective Start Date），您還必須輸入一個有效終止日期（ Effective End Date）。這是唯一的一個不可再現(xiàn)選項，所以 Is Recurring 域也消失了。 7. 在適當?shù)挠蛑休斎胗行鹗既掌冢?Effective Start Date）或使用 通過點擊日歷圖片輸入日期。 這是一個必要的域。 8. 如果可適用 (Period Starts On是自定義的 )，通過在域中輸入一個日期您還可以輸入一個有效終止日期（ Effective End Date）或著點擊日歷圖標適用日歷小程序輸入日期。 9. 從“ Approver”下拉菜單中選擇一個核準人 。對于 Artemu來說，我們選擇邁克爾斯科特。當時間表提交之后核準人有權批準或拒絕該時間表。您可以點擊雙望遠鏡圖標來查找核準人。核準人不會再列表中出現(xiàn)，但是已經(jīng)存在域系統(tǒng)中。 10.在工作時間類型（ Hour Types）菜單中 ，您可以 選擇一個或多個您希望出現(xiàn)在列表中的工作時間類型。適用 Control (Windows平臺 ), Command(Mac平臺 ), 和 Shift 鍵來選擇多個工作時間類型。 11. 完成之后，點擊 Submit. 圖 14 新的再現(xiàn)時間表屏幕 第七節(jié) 個人休假 邁克爾可以再 task中設置他的個人休假時間。當進行任務安排時， task會將個人休假時間考慮進去。例如，如果邁克爾有一個任務，這個任務計劃兩周完成，但是在這兩周的時間內他還安排了三天休假時間，那么 task會任務時間再添加三天時間 ，解決休假的時間。下面我們來看看它是如何做到的 設置個人休假 6. 在應用程序主頁（ Home）屏幕上 點擊“ My Profile Information” 7. 在上下文菜單中點擊“ Personal Time.” 8.如果必要的話，點擊日歷頂端右邊的左右箭頭 () ，滾動到合適的年份。 9. 在日歷中點擊您想要作為個人休假時間的日期和天數(shù)。當您點擊時，工作日會變成紅色并且會在日歷右邊的休假日期行中列出休假日期。 10.為了取消部分工作日，點擊靠近休假日期（ Days Off） 的 “ e”圖 標，這時會出現(xiàn)一個小對話框。點擊對話框的全部休假日期，這樣他就不會被選中。點擊 OK，這個日期就會出現(xiàn)在 Partial Days的下方，并且還會變綠 11. 點擊日歷上的顏色為紅色或綠色的日期，刪除個人時間。 12. 完成之后，點擊 Submit，保存您的個人休假時間；或者點擊 Cancel，放棄您的更改。 注意： 您不能使用鍵盤控制操作，例如 Control/Command或 Shift鍵來選擇相鄰的日期。每一天都需要點擊。 35 36 圖 15 個人時間安排工具 第八 節(jié) 與用戶一起工作 通過這些創(chuàng)建用戶的過程以及其它相關的對象，邁克爾已經(jīng)準備與用戶一起做點工作。下面是他所采取的一些步驟： 查找用戶 1. 在導航菜單中選擇“ Find $ Users” 2. 進入搜素屏幕，首先點擊“ Submit ”，這時您會看到一個包含系統(tǒng)中所有用戶的列表或者您可以輸入一些查詢條件，例如 ID（編號）、 Name（名稱）、 Company Name（公司名稱）或 Project Name（項目名稱），然后繼續(xù)下一步 . 3. 點擊 Submit后 ,會產(chǎn)生一個用戶列表 圖 16 用 戶列表 37 38 編輯用戶 1. 在用戶列表中，點擊您想要編輯的用戶的名稱，您可以看到用戶詳細信息屏幕 2. 點擊 Edit User（編輯用戶）。 現(xiàn)在您可以編輯創(chuàng)建該用戶時所輸入的所有域。為了一次能夠編輯多個用戶，點擊緊鄰您所想要編輯的用戶名稱的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標。使用Control (Windows平臺 ), Command (Mac平臺 ), 和 Shift 鍵來選擇多個用戶。然后點擊編輯圖標批量編輯用戶；或者點擊工作簿圖標在工作簿中編輯用戶。 3. 點擊 Submit，保存您的更改。 圖 17 批量編輯用戶 圖 18 在工作簿中編輯用戶 從外部數(shù)據(jù)源中導入用戶 1. 在導航菜單中選擇 Create $ User. 2. 然后在上下文菜單中點擊 Import Users（導入用戶） . 3. 上傳包含用戶數(shù)據(jù)的 CSV文件或 TSV文件。文件必須包含必要的值：名字、姓、用戶名、口令和電子郵件地址。其他的域可能也有用處，但是并不必要。 4. 點擊 Next（下一步）后 ，您有機會將 CSV或 TSV文件 的所有域與 task的中的域名稱進行匹配。您必須至少保持前面幾步提到的域與文件中的域相互匹配。選擇其它您想要包含的通用選項，例如主團體、公司、訪問等級和默認工作角色等。另外，您還可以指示 task導入文件的第一行是否是標題行。 5. 點擊 Next（下一步）， 再次驗證各列將會正確導入，不論您是否想將這些設置保存為模板以便用于將來的導入。 6. 點擊 Finish（完成）， 上傳文件中的這些用戶就會被導入到 task中。 40 更改用戶名稱 1. 在導航下來菜單中使用 Find $ Users查找用 戶 2. 在工作區(qū)中點擊用戶名稱 3. 在上下文菜單中點擊 Edit User. 4. 輸入新的用戶名稱 5. 點擊 Submit. 注意： 為了能夠更改用戶名稱，您必須擁有管理員權限。 更改口令 1. 在導航下拉菜單中使用 Find $ Users查找用戶 2. 在工作區(qū)中點擊您想要更改口令的用戶名稱 3. 在上下文菜單中點擊 Reset Password（重置密碼） . 4. 輸入舊密碼，新密碼然后在確認新密碼。 5. 點擊 Submit. 圖 19 重置密碼屏幕 注意 ：系統(tǒng)管理員在創(chuàng)建新密碼時不需要輸入舊密碼。 刪除用戶 1. 在主頁（ Home），點擊 Resource Management. 2. 在上下文菜單中點擊 Users. 41 3. 點擊 Search Users，然后點擊 Submit，查看用戶列表。 為了能夠一次查看所有的用戶，點擊屏幕下方的 All。 4. 在工作去，點擊與您想要刪除的用戶緊鄰的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標，使用 Control (Windows平臺 ), Command (Mac平臺 ), 和 Shift鍵來選擇多個用戶。 5. 點擊刪除圖標，完成刪除。 42 組織設置練習 邁克爾還需要向 task添加其它的用戶 Cheryl Stillwater。還有使用該方法將她添加為用戶并進行了調整。這里講的是如何進行這些更改。 添加新用戶 在 task中添加一個用戶名為 Cheryl Stillwater的新用戶。 在 Contact Information（聯(lián)系信息）屏幕和 Related Information（相關信息）屏幕上 填寫必要的和不必要的域。使用現(xiàn)有的訪問等級、入口描述文件、主 團體繼續(xù)下一步。使用 Consultant為其設定一個默認工作角色，不要創(chuàng)建新的工作角色。設置組織圖標，并且 Cherly應向邁克爾報告，而沒有任何人向她直接報告。 創(chuàng)建新團體 創(chuàng)建一個新團體，并將其命名為： Contractors。返回并將 Cherly的主團體更改為這個新團體。 創(chuàng)建新日程進度表 Cherly有一個特殊的日程進度表：她每周只工作 20個小時，每天從上午 9點到下午 1點，從周一到周四，周五上午 10點到下午 2點。使用 task編制一份適合她工作時間的日程進度表。 創(chuàng)建再現(xiàn)時間表和工作時間類型 最后， Cherly需要一份滿足她需求的時間表。首先創(chuàng)建一個名稱為 Fact Finding的工作時間類型，之后為她創(chuàng)建一個再現(xiàn)時間表，在她的時間表上還應包括再現(xiàn)時間表。 組織設置測驗 1. 您輸入的在組織圖表（ Org Chart）屏幕上的 Reports To域和 DirectReports 域有什么區(qū)別？ _ _ 2. 您是否更愿意首先設置用戶工作角色？為什么？ _ _ _ 3. 在您自己的組織中工作時間類型很有用，什么是工作時間類型？ _ 4. 在什么情況下從電子數(shù)據(jù)表中向 task導入用戶比用手一個一個的向 task輸入用戶數(shù)據(jù)更容易？ _ _ _ 5. 任何人都可以在 task中更改用戶嘛？是或否？ 6. 在 task中一次刪除多個用戶有哪些步驟？ _ _ 7. task中默認工作 角色和正常工作角色有哪些差別？ _ _ 8. 您怎樣處理日程進度表的異常情況？ _ _ _ 第三章 定制 盡管 task提供了許多有用的內置功能，但是幾乎所有的客戶都需要定制 task以滿足他們組織的特殊需求和他們的參數(shù)選擇。 Scranton Branch 也不例外。在本章我們將會學習邁克爾是如何根據(jù)他的公司的需求和他們的參數(shù)選擇來定制 task的。 45 46 第三節(jié) 使用定制數(shù)據(jù) task允許您在 task中輸入 和顯示定制信息。定制數(shù)據(jù)的目的是為了捕獲和顯示 task標準數(shù)據(jù)文件中沒有包含的信息。為了在 task中設置定制信息，您必須按照下面四個通用步驟進行操作： 1. 指定您所定制數(shù)據(jù)要求的信息類型 (參數(shù) ). 2. 為定制數(shù)據(jù)創(chuàng)建標題 (參數(shù)組 ). 3. 將所有參數(shù)和參數(shù)組進行分組，置入一個對象（類別）中，并指定一個對象類型。 4. 將類別應用到項目、任務或其他的對象上。并輸入值 您可以將定制數(shù)據(jù)應用到下列對象上： $ 公司 $ 用戶 $ 項目 $ 任務 $ 發(fā)行期刊 $ 文獻 $ 文件包 在用戶頁面上，邁克爾想添加一些記錄移動電話號碼、家庭電話號碼、傳真號碼和備用電子郵件賬戶的數(shù)據(jù)域。那么可以使用定制數(shù)據(jù)來創(chuàng)建這些數(shù)據(jù)與。 第二節(jié) 創(chuàng)建參數(shù) 47 參數(shù)是一種數(shù)據(jù)類型，您可以在 task中創(chuàng)建和保存參數(shù) 。所以您可以在您的 task 中存儲和顯示定制的數(shù)據(jù)。 這就是定制數(shù)據(jù)最核心的作用。 創(chuàng)建參數(shù) 1. 在導航菜單中選擇 Create $ Parameter. 2. 命名參數(shù) (必須 )。如果您愿意，還可以對參數(shù)進行描述。 3. 從 Display 下拉菜單中選擇一個您想要的顯示類型。邁克爾為了滿足自己的要求，選擇了 Text Field. 4. 在 Display Size（顯示尺寸） 中輸入您想要的現(xiàn)實尺寸。本節(jié)中設置 20， 這意味著顯示的尺寸和 20個字符的長度相等。 5. 從 Data Type（數(shù)據(jù)類型） 下拉菜單中選擇您想要的數(shù)據(jù)類型。為了備用電子郵件地址外，都選擇 Number（阿拉伯數(shù)字），備用電子郵件地址選擇 Text（文本） 類型。 . 圖 20 新參數(shù)詳細信息屏幕 48 如果您選擇下拉菜單、復選框和單選按鈕 6. 在工作區(qū)選項卡中點擊 Parameter Options（參數(shù)選項） . 7.在 Label（標簽） 下方 , 創(chuàng)建一個標簽或命名該選項（當您輸入時，將會自動出現(xiàn)一行） 8. 在 Value（值） 下面 ，為選項賦值 9. 重復前面兩個步驟（第七步和第八步） 10. 使用上下箭頭圖標來更改選項的次序 11. 點擊 Submit. 圖 21 新參數(shù)選項屏幕 表格 1 參數(shù)顯示類型 Display Type 復選下拉菜單 下拉（ Drop-Down） 可計算（ Calculated） 文本域（ Text Fields） 復選框（ Check Boxes） 單選按鈕（ Radio Buttons） 文本區(qū)域（ Text Areas） Display Size Unit 像素（ Pixels） 像素（ Pixels） 像素（ Pixels） 字符（ Characters） 選項 個數(shù) 選項個數(shù) 字符 Explanation 能夠選擇多個條目 能夠選擇單個條目 能夠從其它參數(shù)顯示可計算的數(shù)據(jù)值 能夠輸入單行文字 能夠選擇多給條目 能夠選擇單個條目 能夠輸入多行文字 表格 2 參數(shù)數(shù)據(jù)類型 Data Type Explanation 日期（ Date） 按照日期格式顯示數(shù)據(jù) (例如 Oct. 12, 2006) 日期 /時間 按 照日期和時間的格式顯示數(shù)據(jù)（例如 Oct. 12, 2006 11:00 AM) 數(shù)字（ Number） 按照阿拉伯數(shù)字格式顯示數(shù)據(jù) (例如： 1, 2, 23, 2.90 etc.) 文本（ Text） 按照字母表和阿拉伯數(shù)字顯示數(shù)據(jù) 圖 22 輸入數(shù)據(jù)參數(shù)類型范例 在參數(shù)選項卡中（ Parameter Options Tab） $ 隱藏（ Hide）。當您不想刪除該選項，而是想隱藏該選項，那么請選中蓋=該復選框。 $ 刪除（ Del）。選中該選項后， task將會刪除所有使用該選項保存的歷史信息。 49 $ 標簽（ Label）。選項的名稱，當用戶輸入定制數(shù)據(jù)時會看到該標簽。 $ 值（ Value）。值是與選項相關的數(shù)據(jù)，當用戶選中選項時，這個數(shù)據(jù)值將會被保存在系統(tǒng)中。 $ 默認（ Defaul）。 當默認復選框選中時，該選項就成為默認選項。 50 與參數(shù)相關的操作 查找參數(shù) 1. 在擴展應用程序菜單中點擊 Setup. 2. 從上下文菜單中點擊 Custom Data $ Parameters. 3. 在工作區(qū)中您將會看到一個參數(shù)列 表 編輯參數(shù) 1. 找到您所想要編輯的參數(shù)，然后點擊參數(shù)名稱 2. 在上下文菜單中點擊 Edit Parameter. 3. 對參數(shù)進行更改 . 4. 點擊 Submit. 復制參數(shù) 1. 進入 Setup Custom Data Parameters. 2. 找到您所想要復制的參數(shù)