企業(yè)檔案信息管理探究[文檔資料]

企業(yè)檔案信息管理探究 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 企業(yè)檔案管理工作的最終目的就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)生產、經營、管理等各項工作提供有效服務，充分利用檔案的潛在價值為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經濟效益和社會效益。在知識經濟時代，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作獲得了更加廣闊的生存和發(fā)展空間，想著現(xiàn)代化、電子化和網絡化的方向發(fā)展，但也面臨著諸多的挑戰(zhàn)。檔案工作者應把握機遇，不斷推動企業(yè)檔案管理工作向前發(fā)展。 一、企業(yè)檔案信息 管理工作的內涵 1、檔案信息管理改變了企業(yè)傳統(tǒng)的工作模式。檔案信息化改變了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案利用方式，促進了檔案基礎業(yè)務工作和檔案室的管理工作向著高效率的現(xiàn)代化邁進。傳統(tǒng)檔案管理的工作實質就是一套手工作業(yè)，同時也形成了與其相適應的思維定式。實現(xiàn)信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個變革過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被現(xiàn)代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設對檔案工作者的知識結構、操作技能也提出了新的要求。在實際工作中，工作的內容已不完全是對檔案實體的管理，還包括對檔案信息的管理，從而在 檔案管理方面呈現(xiàn)了一個新的工作視角，這也是檔案管理工作進步的標志。 2、檔案信息化管理為企業(yè)檔案基礎業(yè)務工作賦予了新的含義。在信息化條件下，檔案業(yè)務工作的概念已不僅限于傳統(tǒng)檔案工作中收、管、用等傳統(tǒng)的工作方式，還增添了現(xiàn)代化技術手段及新的工作內容，對電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實體檔案有著全新的管理方式和方法。同時，計算機技術、網絡技術的應用越來越多地被應用于企業(yè)檔案管理的各個環(huán)節(jié)，各種應用軟件和數據庫開發(fā)為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎性工作 和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實現(xiàn)多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。 二、加強企業(yè)檔案信息管理的對策 1、自動上傳，收集歸檔。檔案部門可以改變傳統(tǒng)的收集模式，在網頁上建立電子文件自動上傳工作窗口，在第一時間將其收集到檔案館的服務器上進行歸檔。檔案管理人員在接收電子檔案后，首先，應對移交的電子檔案進行驗收、核對，在歸檔的服務器上注明卷宗號、文件名稱、移交人等，并對其進行標準化轉換。其次，應在計算機中分門別類地建立文件夾，將相應的檔案存放在各自的文件夾下。 2、加強管理，保障安全。必須高度關注檔案管理網絡運行的安全性問題，建立健全檔案信息管理體系，用制度管人、用制度管事，規(guī)范檔案信息管理操作規(guī)程，并采取有效措施，確保檔案信息的安全。 3、加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。 4、加強企業(yè)信息個性化服務。個性化服務是在研究用戶的個性、習慣、興趣、知識結構、心理傾向、信息需求和行為方式的基礎上，通過用戶的自助服務，使用戶接觸到所需的相關信息和感興趣的知識內容，以節(jié)約查找時間，提高效率。（ 1）信息定制服務。根據用戶需求，對館藏的信息內容和各類服務進行分類，形成多個資源的、和服務模板，使用戶定制的目標集中在這些模板上。（ 2）信息推送服務。運用推送技術來實現(xiàn)的一種個性化主動信息服務方式，其最大特點就是能實現(xiàn)重點用戶一次輸入請求，定期地不斷地接受到最新的信息。（ 3）智能代理服務。通過跟蹤用戶 在信息空間中的活動，自動捕捉用戶的興趣愛好，主動搜索可能引起用戶興趣的信息并提供給用戶。（ 4）信息自助檢索服務。用戶經常需要通過與檢索系統(tǒng)動態(tài)交互來確定其提問，在交互過程中，形成相關的判斷，由此來調整他們的目標。（ 5）信息數據挖掘服務。從大型數據庫、數據倉庫和浩瀚的網絡信息空間中發(fā)現(xiàn)并提取隱藏在其中的信息，幫助重點用戶尋找數據間潛在的關聯(lián)，發(fā)現(xiàn)被忽略的要素，而這些信息對預測趨勢和決策行為也許是十分有用的。（ 6）信息呼叫中心服務。用戶可通過電話接入、傳真接入或寬帶接入訪問檔案館網站等多種方式進入系統(tǒng)，在系統(tǒng)自 動語音導航或人工坐席的幫助下訪問系統(tǒng)的數據庫，獲取各種咨詢服務或完成相應的事務處理。 三、加快企業(yè)檔案信息管理的方法 1、爭取領導的重視和支持。首先，要加強領導，提高認識。除提高領導對檔案管理工作的重視程度外，在知識結構上也要注入新的內容，要加快培訓工作，更新檔案管理工作的理念，是檔案實現(xiàn)信息化管理有一個明確的方向和目標。要把檔案信息管理作為電子政務建設的一個有效內容，構建起檔案信息的平臺，利用檔案信息管理的操作系統(tǒng)，提高工作效率，提高服務質量。其次，要提供人、財、物的全方位支持。檔案信 息管理必須以一定的資金、技術和人才為基本條件。 2、應用網絡技術。充分利用網絡的優(yōu)勢，在政府電子政務網的基礎上，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這樣，不僅可以提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還可以避免重復性的勞動。計算機在檔案的收集、整理、信息加工、編制索引等方面有效率高的特點，利用這些優(yōu)勢，借助綜合管理軟件，可進一步實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。 3、提升檔案管理人員的素質。檔案管理人員應用計算機實踐是開展檔案現(xiàn)代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企業(yè)檔案管理人員的計算機應用水平，使其能 夠探索研究新形勢下檔案信息化管理模式，為企業(yè)檔案信息化管理提供人才保證。首先，按其所有的專業(yè)技能層次，分期舉辦專業(yè)技能培訓，請高校的檔案專家、教授或本系統(tǒng)有豐富經驗的專業(yè)人員授課，傳授檔案專業(yè)知識。其次，聘請具有高學歷、