行政制度匯編(司機(jī)).doc

行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 1 行政企劃部行政部管理制度目錄行政企劃部行政部管理制度目錄 實(shí)施說明實(shí)施說明 1 第一節(jié)第一節(jié) 組織架構(gòu)組織架構(gòu) 2 第二節(jié)第二節(jié) 部門職能 工作目標(biāo)及職責(zé)部門職能 工作目標(biāo)及職責(zé) 3 第三節(jié)第三節(jié) 崗位說明書崗位說明書 5 第四節(jié)第四節(jié) 員工行為規(guī)范員工行為規(guī)范 10 第五節(jié)第五節(jié) 保密管理制度保密管理制度 13 第六節(jié)第六節(jié) 公司會(huì)議制度公司會(huì)議制度 16 第七節(jié)第七節(jié) 公文管理制度公文管理制度 20 第八節(jié)第八節(jié)公司車輛管理制度公司車輛管理制度 28 第九節(jié)第九節(jié) 司機(jī)管理制度司機(jī)管理制度 38 第十節(jié)第十節(jié) 辦公用品管理規(guī)定辦公用品管理規(guī)定 44 第十一節(jié)第十一節(jié) 使用出租車管理辦法使用出租車管理辦法 46 第十二節(jié)第十二節(jié) 保潔人員管理制度保潔人員管理制度 47 第十三節(jié)第十三節(jié) 差旅費(fèi)管理辦法差旅費(fèi)管理辦法 50 第十四節(jié)第十四節(jié) 信息化管理制度信息化管理制度 52 第十五節(jié)第十五節(jié) 辦公設(shè)備維修管理辦法辦公設(shè)備維修管理辦法 55 第十六節(jié)第十六節(jié) 辦公資源合理利用制度辦公資源合理利用制度 57 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 1 行政管理制度手冊(cè) 實(shí)施說明 第一條第一條為使集團(tuán)的辦公工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化 程序化 制度化 進(jìn)一步加強(qiáng)管理和協(xié)調(diào) 明 確辦公程序 提高辦公效率 保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展 特制定本制 度 第二條第二條中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司所有部門應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行 第三條第三條集團(tuán)之前所制定制度如遇與本制度不一致時(shí) 請(qǐng)以本制度為準(zhǔn) 第四條第四條所列制度根據(jù)集團(tuán)實(shí)際發(fā)展需要及工作情況為符合其有效性 將不斷完善 第五條第五條各子公司在執(zhí)行時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度本身 流程及表單進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?修 改后報(bào)集團(tuán)總裁辦備案 第六條第六條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 2 頁 共 58 頁 第一節(jié) 組織架構(gòu) 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司 總 裁 辦 法 務(wù) 部 財(cái) 務(wù) 部 行 政 企 劃 部 集 團(tuán) 直 屬 公 司 行 政 經(jīng) 理 企 劃 經(jīng) 理 外 勤 主 管 行 政 司 機(jī) 內(nèi) 勤 主 管 內(nèi) 勤 助 理 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 3 頁 共 58 頁 第二節(jié) 行政部門職能 工作目標(biāo)及職責(zé) 一 行政部門職能一 行政部門職能 行政部作為公司的綜合事務(wù)管理部門 其主要職能是為整個(gè)公司的運(yùn)轉(zhuǎn)提供資源支持和后 勤保障 具體體現(xiàn)在以下 5 個(gè)方面 1 參謀職能 行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的 參謀 和 助手 更應(yīng)在 公司經(jīng)營(yíng)理念 管理策略 公司精神 企業(yè)文化及用人政策等重大問題方面有自己的見解 從 而真正成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的 高級(jí)參謀 2 溝通協(xié)調(diào) 行政部不僅要與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通 還要與各部門之間充分溝通 以便清晰傳達(dá) 公司的政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見 保證高效地完成任務(wù) 3 行政事務(wù)處理 行政部承擔(dān)著文書資料管理 辦公自動(dòng)化 接待等事務(wù)的處理工作 4 后勤保障 行政部擔(dān)負(fù)著車輛管理 總務(wù)后勤管理 安全保衛(wèi)管理等行政工作 5 監(jiān)督控制 制定公司的行政管理相關(guān)制度 并對(duì)相關(guān)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查 監(jiān)督與 控制 二 行政部門工作目標(biāo)二 行政部門工作目標(biāo) 1 積極配合公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的制定 落實(shí)與督辦工作 起到良好的輔助作用 2 溝通 協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作 起到良好的樞紐作用 3 做好公司內(nèi)外信息的收集 處理工作 起到良好的參謀作用 4 做好會(huì)議 出差 放假 清潔衛(wèi)生等事務(wù)的管理工作 為公司營(yíng)造良好的工作環(huán)境起 到良好的管理作用 5 樹立公司的良好形象 起到窗口和輻射作用 三 行政部門工作職責(zé)三 行政部門工作職責(zé) 1 部門建設(shè) 行政系統(tǒng)的制度建設(shè)及落實(shí)工作 行政系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置及行政部人員定編及 業(yè)務(wù)管理工作 對(duì)行政系統(tǒng)的隊(duì)伍建設(shè) 技能培訓(xùn) 考核評(píng)估 督查監(jiān)管工作 2 費(fèi)用管理 考核公司行政費(fèi)用支出預(yù)算計(jì)劃的執(zhí)行情況 并按公司規(guī)定執(zhí)行獎(jiǎng)懲 考核 措施 負(fù)責(zé)審批公司行政預(yù)算外費(fèi)用 3 日常辦公事務(wù)管理 公司各種日常辦公事務(wù)的計(jì)劃 組織 協(xié)調(diào)與控制 會(huì)議的組織 協(xié)調(diào) 會(huì)議內(nèi)容的記錄與傳達(dá) 4 辦公物品及設(shè)備 固定資產(chǎn)管理 負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備 固定資產(chǎn)的采購 保管 發(fā)放與使用制度 負(fù)責(zé)辦公物品及設(shè)備的采購事 辦公物品的保管 發(fā)放 使用 辦公設(shè)備的 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 4 頁 共 58 頁 日常保養(yǎng)與故障維修 5 文書資料的管理 文書 公文的起草 收取 傳達(dá)與處理 做好文書資料以及內(nèi)部信息 的保密工作 6 車輛管理 辦公車輛的調(diào)度管理 安排車輛年檢 定期保養(yǎng) 日常維修等 對(duì)司機(jī)人員 進(jìn)行安全駕駛教育 考勤等日常管理 7 人事日常事務(wù)管理 員工考勤 出勤統(tǒng)計(jì) 報(bào)表 分析等人事管理工作 對(duì)員工生活福 利 安全保健 衛(wèi)生等方面的管理 組織員工開展各種形式的活動(dòng) 8 后勤保障事務(wù)管理 公司財(cái)產(chǎn) 員工安全管理 維持公司水 電等動(dòng)力系統(tǒng)的正常運(yùn)行 及相關(guān)設(shè)施維修 公司日常安全保衛(wèi)及消防管理 9 涉外事務(wù)管理 來客接待事宜管理 包括前臺(tái)接待 客人來訪登記與迎送等 公司對(duì)外 宣傳 公關(guān)聯(lián)系 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 5 頁 共 58 頁 第三節(jié) 崗位說明書 一 行政經(jīng)理崗位說明書一 行政經(jīng)理崗位說明書 崗位名稱崗位名稱行政經(jīng)理所屬部門所屬部門行政企劃部工作類型工作類型行政類 直接上級(jí)直接上級(jí)行政企劃總監(jiān)定編人數(shù)定編人數(shù) 1 工資職級(jí)范圍工資職級(jí)范圍 工作描述工作描述 全面負(fù)責(zé)行政部的各項(xiàng)工作 根據(jù)總部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)和指示要求 制訂公司行政后勤系 統(tǒng)的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃及年度工作計(jì)劃 審核各單位上報(bào)的行政費(fèi)用支出預(yù)算計(jì)劃 并結(jié)合行政系統(tǒng) 的實(shí)際工作狀況 完善對(duì)行政系統(tǒng)的制度建設(shè)工作 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 部門 內(nèi)部管理 1 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)和指示要求 制訂公司行政系統(tǒng)的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃及 年度工作計(jì)劃 2 結(jié)合行政系統(tǒng)的實(shí)際工作狀況 實(shí)施對(duì)行政系統(tǒng)的制度建設(shè)工作 使得行政系 統(tǒng)在開展工作時(shí)有法可依 有理可據(jù) 3 負(fù)責(zé)本部門員工的配備 選拔工作 4 配合人力資源部組織部門技能培訓(xùn) 指導(dǎo)下屬人員的工作 規(guī)章制度 1 組織制定各項(xiàng)行政管理的有關(guān)規(guī)章制度 經(jīng)總裁批準(zhǔn)后貫徹執(zhí)行 2 對(duì)各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督 檢查和指導(dǎo) 3 定期組織對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行修正和完善 會(huì)議安排 與 接待管理 1 負(fù)責(zé)行政會(huì)議和例會(huì)的組織工作 參加或列席會(huì)議 指定人員做好會(huì)議記錄和 會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)工作 2 根據(jù)總裁或總經(jīng)理的指示 編排工作活動(dòng)日程表 負(fù)責(zé)重大活動(dòng)的組織和接待 工作管理 所轄部門管理 1 負(fù)責(zé)指導(dǎo) 管理 監(jiān)督分管部門人員的業(yè)務(wù)及工作 使其不斷提高工作效率 2 負(fù)責(zé)分管部門員工的培訓(xùn) 考核 日?？记诘裙ぷ?行政費(fèi)用控制 1 結(jié)合行政部的實(shí)際工作狀況 對(duì)行政費(fèi)用支出預(yù)算計(jì)劃系統(tǒng)建章立制 2 負(fù)責(zé)編制公司年度行政費(fèi)用預(yù)算并監(jiān)督實(shí)施 3 按照公司年度費(fèi)用預(yù)算 嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出 人事日常事務(wù) 1 員工考勤 出勤統(tǒng)計(jì) 報(bào)表 分析等人事管理工作 2 負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工工作進(jìn)行綜合考評(píng) 并提出人事任免建議 3 配合人力資源部對(duì)本部門所屬人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核 任職資格任職資格 本科以上學(xué)歷 中文 行政管理等相關(guān)專業(yè) 3 年以上同崗位工作經(jīng)驗(yàn) 較強(qiáng)的公文寫作能力 人際溝通能力 協(xié)調(diào)能力 計(jì)劃能力 組織能力及語言表達(dá)能力 熟練使用電腦辦公軟件 綜合素質(zhì)良好 戶口 性別不限 年齡 30 50 歲 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 6 頁 共 58 頁 二 行政主管崗位說明書二 行政主管崗位說明書 崗位名稱崗位名稱行政內(nèi)勤主管所屬部門所屬部門行政企劃部工作類型工作類型行政類 直接上級(jí)直接上級(jí)行政經(jīng)理定編人數(shù)定編人數(shù) 1 工資職級(jí)范圍工資職級(jí)范圍 工作描述工作描述 協(xié)助部門經(jīng)理 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn) 低值易耗品 辦公用品 汽車油料 辦公家具 維修 物料的管理工作 并草擬相關(guān)制度 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 協(xié)助編制 行政管理制度 1 編制公司各項(xiàng)行政管理制度并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后組織執(zhí)行 2 對(duì)公司各公司的行政管理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督 行政性財(cái)產(chǎn)物資 管理 1 制定固定資產(chǎn) 低值易耗品管理制度 2 組織編制公司行政性財(cái)產(chǎn) 物資的采購計(jì)劃及預(yù)算 嚴(yán)格控制行政辦公 經(jīng)費(fèi)的支出 3 依據(jù)各部門提供的所需辦公設(shè)備及用品的申請(qǐng)表 統(tǒng)一協(xié)調(diào) 并安排人 員購買 4 監(jiān)督保存及發(fā)放 維修管理工作組織 5 對(duì)公司行政性財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記 造冊(cè) 定期進(jìn)行盤點(diǎn) 內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào) 1 安排辦公會(huì)議及其他各種日常會(huì)議 協(xié)調(diào)各部門工作 上傳下達(dá) 協(xié)助 相關(guān)部門開展相關(guān)重大活動(dòng) 2 協(xié)調(diào)與政府有關(guān)主管部門和與行業(yè)有關(guān)管理機(jī)構(gòu) 協(xié)會(huì) 商會(huì)及其他有 關(guān)公司的關(guān)系 并代表公司出席各種會(huì)議 3 妥善安排外來人員的來訪與接待工作 文書檔案管理 1 制定公司的文件管理制度 根據(jù)管理制度制定年度文件編碼 并組織相 關(guān)人員對(duì)公司文件 檔案進(jìn)行建檔 保管 2 草擬 審核公司的重要文稿 包括工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告 3 及時(shí)處理重要來往公文 電 信函 督促 檢查領(lǐng)導(dǎo)批示 審核和修改 以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件 清潔綠化管理 1 定期或不定期對(duì)公司清潔工作進(jìn)行檢查 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決 保證良好 的辦公環(huán)境 2 對(duì)辦公區(qū)域的綠化工作指導(dǎo) 檢查 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正 任職資格任職資格 行政管理等相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷 2 年以上同行業(yè) 相關(guān)職位工作經(jīng)驗(yàn) 具有較為豐富的行政工作經(jīng)驗(yàn) 有較強(qiáng)的組織 協(xié)調(diào) 溝通能力 良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神 為人誠(chéng)實(shí)可靠 品行端正 具有親和力 較強(qiáng)的獨(dú)立工作能力和公 關(guān)能力 戶口 性別不限 年齡在 25 30 歲之間 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 7 頁 共 58 頁 三 行政內(nèi)勤助理崗位說明書三 行政內(nèi)勤助理崗位說明書 崗位名稱崗位名稱行政助理所屬部門所屬部門行政企劃部工作類型工作類型行政類 直接上級(jí)直接上級(jí)行政內(nèi)勤主管定編人數(shù)定編人數(shù) 1 工資職級(jí)范圍工資職級(jí)范圍 工作描述工作描述 為配合行政內(nèi)勤主管工作 保證公司通訊暢通 在行政內(nèi)勤主管的指導(dǎo)下 按照公司有關(guān) 制度規(guī)定 協(xié)助行政部工作 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 通訊設(shè)施管理 1 確保電話線申請(qǐng)及時(shí) 2 確保通訊設(shè)備正常使用 無安全隱患 3 根據(jù)要求及時(shí)調(diào)整 維修 網(wǎng)絡(luò)管理 1 網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù) 2 出現(xiàn)問題時(shí)維修及時(shí) 有效 無法及時(shí)維修時(shí)給出合理解釋 3 協(xié)助基礎(chǔ)工程進(jìn)行布線 電腦維護(hù) 維修 1 協(xié)助各部門進(jìn)行電腦日常維護(hù) 2 對(duì)出現(xiàn)的各類電腦問題能及時(shí)解決 3 對(duì)無法解決的給出合理解釋 物品的采購 1 在合格供應(yīng)商內(nèi)選擇采購廠家 2 按審批單購買物品 3 除特殊情況外 嚴(yán)格控制預(yù)算費(fèi)用 4 購買及時(shí) 印刷品管理 1 負(fù)責(zé)對(duì)各部門所需的印刷品及時(shí)印刷 2 印刷單位聯(lián)系 3 印刷品的定價(jià) 并在預(yù)算范圍內(nèi) 辦公設(shè)備維護(hù) 1 各類辦公設(shè)備 資產(chǎn)的日常維護(hù) 2 在出現(xiàn)故障時(shí)的維修處理 任職資格任職資格 中文 行政管理 計(jì)算機(jī)管理等相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷 一年以上相關(guān)職位工作經(jīng)驗(yàn) 執(zhí)行力強(qiáng) 工作細(xì)致 有耐心 具有較高的綜合素質(zhì) 男 戶口不限 年齡在 25 35 歲之間 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 8 頁 共 58 頁 四 行政外勤主管崗位說明書四 行政外勤主管崗位說明書 崗位名稱崗位名稱行政外勤主管所屬部門所屬部門行政企劃部行政企劃部工作類型工作類型行政類行政類 直接上級(jí)直接上級(jí)行政經(jīng)理定編人數(shù)定編人數(shù) 1 1 工資職級(jí)范圍工資職級(jí)范圍 工作描述工作描述 保保證公司業(yè)務(wù)正常用車 保證公司安全運(yùn)營(yíng) 在行政經(jīng)理的指導(dǎo)下 按照公司有關(guān)制度規(guī) 定 監(jiān)督 指導(dǎo)司機(jī)工作 同時(shí)負(fù)責(zé)公司裝修 維修等工程管理 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 后勤保障管理 1 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部辦公及生活用水 用電的管理工作 2 審批各項(xiàng)改善員工工作 生活條件的制度 意見 治安 消防 1 負(fù)責(zé)相關(guān)制度的建立 負(fù)責(zé)到人 2 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安 消防管理工作 3 根據(jù)制度及公司要求定期檢查各部門 公司情況 車輛調(diào)度管理 1 行政車輛的調(diào)度 協(xié)調(diào)各部門的車輛使用 確保及時(shí) 有效 2 做好公司行政車輛的日常維護(hù) 保養(yǎng)及司機(jī)的日常管理工作 組織 建立公司車輛和司機(jī)檔案 3 督導(dǎo)實(shí)施公司新購車輛選型 詢價(jià)及車輛上戶手續(xù)工作 4 實(shí)施公司車輛的維修保養(yǎng) 車輛保險(xiǎn)理賠 年檢及相關(guān)稅費(fèi)的審核 管理工作 5 控制交通費(fèi)用 不出現(xiàn)斷檔 超支情況 6 定期對(duì)車輛衛(wèi)生 使用情況進(jìn)行檢查 評(píng)比 7 負(fù)責(zé)編寫 及時(shí)修訂車輛相關(guān)的管理制度 基建工程及管理 1 負(fù)責(zé)公司及各子公司基礎(chǔ)設(shè)施的租賃等工作 2 代表公司實(shí)施甲方的職能 對(duì)工作的建設(shè) 設(shè)計(jì) 監(jiān)督等進(jìn)行管理 3 按公司要求制訂裝修計(jì)劃 4 確保與物業(yè)等相關(guān)部門聯(lián)系暢通 無障礙 5 施工現(xiàn)場(chǎng)管理 確保無事故 無糾紛 6 確保施工質(zhì)量符合公司要求 辦公資產(chǎn)的調(diào)整 1 根據(jù)公司要求及時(shí)調(diào)整 2 及時(shí)通知固定資產(chǎn)管理人員進(jìn)行資產(chǎn)變更 3 協(xié)助資產(chǎn)管理人員辦理相關(guān)手續(xù) 相關(guān)費(fèi)用繳納 1 費(fèi)用包括 電話費(fèi) 飲水費(fèi) 物業(yè)費(fèi) 房租 水電等需要繳納的費(fèi) 用 以上費(fèi)用包括但不限于 2 費(fèi)用繳納及時(shí) 無因此產(chǎn)生的工作停頓 其他事務(wù) 1 集團(tuán)風(fēng)水魚的喂養(yǎng)無差錯(cuò) 2 領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成 任職資格任職資格 專科以上學(xué)歷 3 年以上同崗位工作經(jīng)驗(yàn)或車隊(duì)管理經(jīng)驗(yàn) 熟悉北京市交通 與交通部門有良好的社會(huì)關(guān)系 熟悉車輛結(jié)構(gòu) 對(duì)車輛的保險(xiǎn) 維修 保養(yǎng)等方面熟識(shí) 有較強(qiáng)的協(xié)調(diào) 溝通能力 熟悉辦公室裝修工作 良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神 為人誠(chéng)實(shí)可靠 品行端正 男性 年齡在 27 35 歲之間 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 第 9 頁 共 58 頁 五 司機(jī)崗位說明書五 司機(jī)崗位說明書 崗位名稱崗位名稱司機(jī)所屬部門所屬部門行政企劃部工作類型工作類型行政類 直接上級(jí)直接上級(jí)行政外勤主管定編人數(shù)定編人數(shù) 4 工資職級(jí)范圍工資職級(jí)范圍 工作描述工作描述 根據(jù)公司各部門出車要求 履行本崗位職責(zé) 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 車輛 日常使用 維修保養(yǎng) 1 服從車輛主管管理 按照公司對(duì)車輛管理制度的相關(guān)要求 做到安全行車 文明駕車 2 負(fù)責(zé)對(duì)本人專職駕駛車輛的車容 車況進(jìn)行定期自查及維護(hù)保養(yǎng)工作 3 保證車輛時(shí)刻處于良好狀態(tài) 按時(shí) 按規(guī)定線路出車 4 使用車輛時(shí)無違章 無事故 5 對(duì)車輛保養(yǎng)及時(shí) 6 時(shí)刻保證車輛衛(wèi)生 7 無私自使用車輛情況發(fā)生 8 每月應(yīng)保證至少 1200 公里出車?yán)锍?9 每周車輛行駛受限時(shí)應(yīng)協(xié)助外勤主管處理公司事務(wù) 任職資格任職資格 高中以上學(xué)歷 5 年以上同崗位工作經(jīng)驗(yàn) 熟悉北京市交通 熟悉車輛結(jié)構(gòu) 對(duì)車輛的保險(xiǎn) 維修 保養(yǎng)等方面熟識(shí) 為人誠(chéng)實(shí)可靠 品行端正 無重大交通交通事故記錄和多次違章歷史記錄 男性 年齡在 30 40 歲之間 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 10 第四節(jié) 員工行為規(guī)范 一 目的一 目的 1 為進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室的管理 保證辦公環(huán)境干凈 整潔 舒適 提高工作質(zhì)量和公司形象 特制定本規(guī)范 2 每位員工均有義務(wù)和責(zé)任廣泛宣傳公司的產(chǎn)品和服務(wù) 樹立并維護(hù)公司形象 牢記個(gè)人的 言行是公司形象和利益的體現(xiàn) 二 二 職責(zé)職責(zé) 1 行政部負(fù)責(zé)對(duì)員工行為規(guī)范的有效性進(jìn)行及時(shí)修正 對(duì)公司整體的素質(zhì)提高有監(jiān)督權(quán) 有 對(duì)違反相關(guān)內(nèi)容的員工有處罰權(quán) 2 其他各部門應(yīng)嚴(yán)格按此規(guī)范執(zhí)行 對(duì)規(guī)范中沒有明確的部分 有提醒義務(wù) 三 內(nèi)容三 內(nèi)容 1 品德 1 原則 誠(chéng)實(shí) 責(zé)任感 協(xié)作 集體榮譽(yù)感 2 合法行事 誠(chéng)實(shí)待人 謙虛謹(jǐn)慎 提倡團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)精神 3 與同事之間和諧相處 互相幫助 時(shí)刻維護(hù)公司的形象 2 儀表形象與著裝要求 1 原則 端莊 整潔 大方 2 勤洗漱 保持身體和口腔無異味 勤洗澡 理發(fā) 指甲修剪整齊 保持清潔 保持面部 干凈清爽 不油膩 男員工不留長(zhǎng)指甲 女員工不涂抹鮮艷指甲油 3 頭發(fā)梳理整齊 面部保持清潔 男士不得留胡須 長(zhǎng)發(fā) 女士發(fā)型要求文雅大方 嚴(yán)禁 個(gè)性發(fā)型及濃妝艷抹 4 上班著裝應(yīng)大方 得體 干凈 平整 如有工服應(yīng)著工服 服裝必須保持清潔 整齊 不能有明顯的污漬和灰塵 服裝不能出現(xiàn)開線或鈕扣脫落 5 女士可佩戴得體的首飾或服飾 但不宜佩戴有聲響 夸張的飾物 且不宜過多 6 遇有公司公關(guān) 慶典等重大活動(dòng)時(shí) 應(yīng)根據(jù)場(chǎng)合不同 恰當(dāng)著裝 3 辦公秩序 1 公司周一至周五為上班時(shí)間 時(shí)間為早 9 00 至 17 00 所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司作息 時(shí)間 不遲到 不早退 不曠工 2 嚴(yán)格履行考勤制度 上下班必須刷卡 嚴(yán)禁代刷卡 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 11 3 認(rèn)真執(zhí)行請(qǐng)銷假制度 未經(jīng)批準(zhǔn) 不得中止工作或脫離工作崗位 4 談話或打電話時(shí)應(yīng)保持態(tài)度誠(chéng)懇親切 用語謙遜文雅 溫和有禮 并控制音量 以免影 響他人工作 嚴(yán)禁高聲喧嘩或起哄 5 上班時(shí)間內(nèi)不得做與工作無關(guān)的事項(xiàng) 如 玩電腦游戲 上網(wǎng)聊天 聽音樂 吃零食 嚼口香糖 當(dāng)眾化妝 嬉戲閑談 扎堆聊天 偷懶瞌睡 酗酒賭博等 6 上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔 個(gè)人物品均須收入抽屜中 不得隨意擺放 7 未經(jīng)許可 不得擅自取用他人的物品 不得私自翻閱他人的文件 8 下班后必須關(guān)閉電腦 將桌面物品清理干凈 文件全部收入柜內(nèi)上鎖 并將椅子推入桌 下 最后一位離開辦公室的員工應(yīng)關(guān)閉電燈 4 4 日常行為 談話禮儀日常行為 談話禮儀 1 辦公區(qū)域內(nèi)員工相遇要互相微笑 點(diǎn)頭示意或輕致問候 溫和有禮 創(chuàng)造和諧的人際氣 氛 2 辦公區(qū)域內(nèi)員工遇到經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)時(shí)應(yīng)主動(dòng)微笑問好 稱呼領(lǐng)導(dǎo)的姓氏和職務(wù) 3 員工在通道內(nèi)短暫停留交談的 應(yīng)避讓留出中間通道 不應(yīng)影響他人通過 行走的員工 不要從正在交談的二人中穿行 4 引領(lǐng)客人時(shí) 應(yīng)走在其右前方一米處 伸平手掌指示方向 注意稱呼客人的姓氏 在未 知姓名之前 應(yīng)稱呼先生 女士 小姐 5 辦公區(qū)域內(nèi)遇領(lǐng)導(dǎo)陪同客人進(jìn)入辦公區(qū)域參觀時(shí) 所到之處員工應(yīng)馬上放下手中工作 立即起立表示尊重和歡迎 領(lǐng)導(dǎo)和客人經(jīng)過時(shí)應(yīng)微笑地說 您好 6 面對(duì)客人 領(lǐng)導(dǎo) 同事時(shí)應(yīng)保持微笑 面色溫和 表情謙虛 握手時(shí)應(yīng)取下手套 松緊 適度 交談時(shí)應(yīng)看著對(duì)方眼睛 適當(dāng)做出回應(yīng) 不東張西望 不心不在焉 7 進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)房間前應(yīng)先輕敲門 得到許可后方可進(jìn)入 不得擅自闖入 8 在開會(huì)時(shí)或在領(lǐng)導(dǎo)房間與領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)應(yīng)將手機(jī)調(diào)成靜音狀態(tài) 9 上班時(shí)間在辦公區(qū)域行走時(shí)應(yīng)保持正常速度 不得慢悠悠地踱步 拖沓或急速奔跑 10 養(yǎng)成使用禮貌用語的習(xí)慣 5 5 電話禮儀電話禮儀 1 原則上電話應(yīng)在鈴響三聲內(nèi)接聽 用語為 您好 公司 部 2 通話過程中 語言清晰 音量適中 語言簡(jiǎn)練 時(shí)間不宜過長(zhǎng) 態(tài)度要熱情 有禮貌 有耐心 3 鄰座無人時(shí) 應(yīng)主動(dòng)代接電話并作好記錄 記錄內(nèi)容至少應(yīng)包括對(duì)方姓名 電話號(hào)碼 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 12 來電時(shí)間 是否需要回復(fù)等內(nèi)容 并應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)告 4 接到來電方態(tài)度惡劣的電話時(shí) 態(tài)度應(yīng)和藹 耐心解釋 無法解決時(shí) 可先將問題記錄 下來再尋求解決方法 任何情況下 嚴(yán)禁在通話中與對(duì)方發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和互罵 5 如遇來電打錯(cuò)部門 應(yīng)主動(dòng)告知對(duì)方正確的電話號(hào)碼 6 如遇來電打錯(cuò)公司 應(yīng)向?qū)Ψ侥托慕忉尣⒈硎厩敢?行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 13 第五節(jié) 保密管理制度 一 總則一 總則 1 為保守公司秘密 維護(hù)公司正當(dāng)權(quán)益 特制定本制度 2 適用范圍 公司所有部門及分支機(jī)構(gòu)的全體員工 3 行政管理部門是公司保密工作職能部門 負(fù)責(zé)指導(dǎo)下屬公司的保密工作 進(jìn)行保密教育 調(diào)查處理失密 泄密事件 4 每個(gè)職工均有保守公司秘密的義務(wù)和制止他人泄密的權(quán)利 二 保密范圍和密級(jí)確定二 保密范圍和密級(jí)確定 1 公司秘密包括但不限于以下事項(xiàng) 1 公司重大決策中的秘密事項(xiàng) 2 公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略 經(jīng)營(yíng)方向 經(jīng)營(yíng)規(guī)劃 經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策 3 公司內(nèi)部掌握的合同 協(xié)議 意向書及可行性報(bào)告 主要會(huì)議記錄 4 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 5 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的種類信息 6 公司員工人事檔案 工資性及勞務(wù)性收入 資料 7 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng) 8 一般性決定 決議 通知 通告 行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍 2 公司密級(jí)劃分 公司信息應(yīng)進(jìn)行合理劃分 確立密級(jí) 本公司密級(jí)一般劃分為以下三個(gè)等級(jí) 1 機(jī)密 一旦泄密會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重或特別嚴(yán)重的損害 2 秘密 一旦泄密會(huì)使公司利益遭受較大的損害 3 一般 指第 1 2 項(xiàng)以外的情況 3 公司密級(jí)的確定 1 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料 公司的規(guī)劃 財(cái)務(wù)報(bào)表 統(tǒng)計(jì) 資料 重要會(huì)議記錄 公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí) 2 公司人事檔案 合同 協(xié)議 職員工資收入 尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘 密級(jí) 3 除以上資料外的各類資料為一般級(jí) 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 14 4 對(duì)屬于公司秘密的文件 資料 應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度的規(guī)定標(biāo)明密級(jí) 并確定保密期限 保密 期限屆滿 自行解密 三 保密工作的基本要求保密工作的基本要求 1 不該說的話 不要說 2 不該問的事 不要問 不該看的文件 不要看 3 不該記 攝 錄 的事 不要記 攝 錄 4 不得擅自攜帶密件外出 5 不得在公共場(chǎng)合談?wù)摷瘓F(tuán)秘密 6 不得在個(gè)人通信中涉及集團(tuán)秘密 7 不在不利于保密的地方放置密件 8 不得利用公用電話 明碼電報(bào) 以及郵局辦理秘密事項(xiàng) 9 發(fā)現(xiàn)泄密及時(shí)報(bào)告 采取補(bǔ)救措施 避免或減輕損害 10 客人問及公司秘密 應(yīng)予以婉拒 避談 四 保密四 保密措施措施 1 本公司實(shí)行全員保密教育和保密知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn) 確保公司秘密不被泄露 2 屬于公司秘密的文件 資料和其他物品的制作 收發(fā) 傳遞 使用 復(fù)制 摘抄 保存和 銷毀等工作 由主管領(lǐng)導(dǎo)委托專人執(zhí)行 3 對(duì)于密級(jí)文件 資料和其他物品 必須采取以下保密措施 1 非經(jīng)總經(jīng)理或總裁批準(zhǔn) 不得復(fù)制和摘抄 2 對(duì)保密材料須專門登記入冊(cè) 定期清查 防止丟失和錯(cuò)漏 保密材料應(yīng)在設(shè)備完善的保 險(xiǎn)裝置中保存 3 傳遞保密材料要有保密措施 傳遞應(yīng)專送 不得辦理無關(guān)事項(xiàng) 密件不得攜入不利于保 密的場(chǎng)所 4 外出工作須攜帶保密材料 要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 出國(guó)工作攜帶保密材料的 除經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)外 還須經(jīng)政府有關(guān)部門審批 5 做好公司重要會(huì)議的保密工作 會(huì)址應(yīng)選擇在有利于保密的地方 嚴(yán)格控制無關(guān)人員進(jìn) 出 嚴(yán)禁濫發(fā)會(huì)議文件 會(huì)后檢查有無遺留材料 筆記本 6 注意在通訊和辦公自動(dòng)化中的保密工作 不在無保密措施的電話 傳真機(jī)上傳遞保密材 料 7 屬于公司秘密的設(shè)備或產(chǎn)品的研制 生產(chǎn) 運(yùn)輸 使用 保存 維修和銷毀等工作 由 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 15 公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行 并采取相應(yīng)的保密措施 8 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的 應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總裁批準(zhǔn) 9 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密 不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他 方式泄露公司秘密 10 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí) 應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào) 告行政部 行政部接到報(bào)告 應(yīng)立即處理 4 責(zé)任與處罰 出現(xiàn)下列情況之一者 給予警告 并扣發(fā) 50 元以上 500 元以下的工資 1 泄露公司秘密 尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的 2 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的 出現(xiàn)下列情況之一的 予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟(jì)損失的處罰 情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處 理 1 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的 2 故意或過失泄露公司秘密 造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的 3 違反本保密制度規(guī)定 為他人竊取 刺探 收買或聲音提供公司秘密的 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一 1 使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的 2 使公司秘密超出了限定的傳遞范圍 而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 16 第六節(jié) 公司會(huì)議制度 一 總則一 總則 1 為了規(guī)范公司會(huì)議管理 提高會(huì)議管理工作效率 杜絕會(huì)議管理中的不合理行為 特制定 本制度 2 適用范圍 本制度適用于公司各級(jí) 各類會(huì)議的組織和管理 二 會(huì)議的組織二 會(huì)議的組織 1 公司級(jí)會(huì)議 公司員工大會(huì) 公司技術(shù)人員會(huì)議以及各種代表大會(huì)應(yīng)報(bào)請(qǐng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后 由各負(fù)責(zé)部門分別負(fù)責(zé)組織召開 2 專業(yè)會(huì)議 公司性的技術(shù) 業(yè)務(wù)綜合會(huì) 如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì) 質(zhì)量分析會(huì) 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì) 生產(chǎn)調(diào)度會(huì) 安全工作會(huì)等 由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織 3 系統(tǒng)和部門工作會(huì) 各系統(tǒng)和部門召開的工作會(huì) 由各系統(tǒng) 部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組 織 上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議 一律由公司受理安排 相關(guān)部門協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作 4 會(huì)議一般應(yīng)安排在所有應(yīng)會(huì)人員都能到會(huì)時(shí)舉行 如無非常特殊的情況 所有被通知人員 均應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席 5 集團(tuán)各公司應(yīng)按公司的實(shí)際情況召開定期的工作例會(huì) 最長(zhǎng)間隔不超過一個(gè)月 專業(yè)會(huì)議 按實(shí)際情況不定期召開 工作例會(huì)和有決議的會(huì)議應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要并上報(bào)集團(tuán) 6 工作例會(huì)時(shí)間應(yīng)報(bào)集團(tuán)備案 三 會(huì)議準(zhǔn)備三 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議主持人 召集部門及與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作 包括擬好會(huì)議議程 提案 匯 報(bào)總結(jié)提綱 發(fā)言要點(diǎn) 落實(shí)會(huì)場(chǎng) 備好座位 通知與會(huì)人員等 會(huì)議要求 1 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間 2 要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說明 3 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員 4 主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程 以便在預(yù)定時(shí)間內(nèi)得出結(jié)論 5 在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí) 應(yīng)先取得大家的同意 6 應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn) 7 公司會(huì)議主要由辦公例會(huì) 日常工作會(huì)議組成 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 17 8 最高級(jí)會(huì)議通常情況下由總裁通知召開 就一定時(shí)期內(nèi)的工作事項(xiàng)做出研究和決策 9 所有參會(huì)人員均需簽到 每次會(huì)議必須有會(huì)議紀(jì)錄 記錄人由組織部門安排 記錄人應(yīng)具 備相應(yīng)能力 并能嚴(yán)格保密 四 會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā)四 會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā) 1 公司會(huì)議紀(jì)要 決議 由指定人員整理成文 2 指定人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作 工作例會(huì)為會(huì)議 召開的第二天 11 點(diǎn)前 專業(yè)會(huì)議為第三天 11 點(diǎn)前送達(dá)簽發(fā) 并在會(huì)議召開后三天內(nèi)上報(bào)集團(tuán) 3 會(huì)議紀(jì)要和決議形成后 由與會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn) 4 會(huì)議紀(jì)要發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫 文件發(fā)放記錄 并由接收人簽收 5 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔 并按重要程度確定保存期限 6 會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件 備忘已研究決定的事項(xiàng) 應(yīng)發(fā)放給參加會(huì)議的全體人員 以便對(duì)照 核查 落實(shí) 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 18 會(huì)議流程圖 各部門負(fù)責(zé)人行政部門主持人 開始 根據(jù)工作情況 發(fā)出通知 協(xié)助會(huì)議設(shè)備 調(diào)試 有需要時(shí) 準(zhǔn)備資料 按時(shí)參加 指定人員 整理會(huì)議紀(jì)要 簽 發(fā) 各部門傳閱 抄 報(bào)上一級(jí)單位或 下發(fā)下一級(jí)單位 總裁辦歸檔 按 時(shí)上交 結(jié)束 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容 開展工作 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 19 日期 Date 發(fā)至 Sent to 項(xiàng)目 Project 主題 Subject 出席人員 Attendee 地點(diǎn) Address 序序 PrefacePreface 會(huì)議摘錄會(huì)議摘錄 AbstractAbstract 發(fā)言人發(fā)言人 SpokesmanSpokesman 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 20 第七節(jié) 公文管理制度 一 總則一 總則 為提高本公司的工作效率 切實(shí)減少公司文件在流通過程中的各種拖延 充分發(fā)揮文件在各項(xiàng) 工作中的指導(dǎo)作用 特制定本制度 二 本公司文件種類二 本公司文件種類 1 請(qǐng)示 請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn) 用 請(qǐng)示 2 報(bào)告 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 用 報(bào)告 3 指示 對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作 闡明工作 活動(dòng)的指導(dǎo)原則 用 指示 4 布告 公告 通告 對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng) 用 布告 向國(guó)內(nèi)外宣布重大事 件 用 公告 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件 用 通告 5 批復(fù) 答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng) 用 批復(fù) 6 通知 傳達(dá)上級(jí)的指示 要求下級(jí)辦理或者知悉的事項(xiàng) 批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí) 同 級(jí)和不相隸屬單位的公文 用 通知 7 通報(bào) 表揚(yáng)好人好事 批評(píng)錯(cuò)誤行為 傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng) 用 通報(bào) 8 決定 決議 對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)做出安排 用 決定 經(jīng)過會(huì)議討論通過 要求貫 徹執(zhí)行的事項(xiàng) 用 決議 9 函 平等的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作 向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù) 問題 用 函 10 會(huì)議紀(jì)要 傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神 要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的 用 會(huì)議紀(jì)要 三 文件等級(jí)劃分三 文件等級(jí)劃分 1 機(jī)密 最高級(jí)別保密文件 由報(bào)告人直接送主管領(lǐng)導(dǎo) 2 秘密 指不宜向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文件 3 一般 指非機(jī)密 秘密的文件 4 特急 隨到隨辦 5 緊急 指必須在二個(gè)工作日內(nèi)處理完畢的文件 6 一般 指應(yīng)當(dāng)在三個(gè)工作日內(nèi)處理完畢的文件 四 行文規(guī)范四 行文規(guī)范 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 21 1 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司簡(jiǎn)稱為 中美集團(tuán) 所有公司公文由檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一規(guī) 范文號(hào) 2 集團(tuán)及子公司各部門的請(qǐng)示 匯報(bào)等文件 對(duì)外函件 內(nèi)部發(fā)文等文件的編寫 1 文件開頭須有 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司 隸書 小一號(hào)字的文頭 下有上細(xì) 下粗 4 5 磅雙直線 或使用公司發(fā)文紙 2 文件題目 關(guān)于 的 黑體 小三號(hào)字 3 的含義為 文件內(nèi)容的性質(zhì) 如請(qǐng)示 說明 匯報(bào)等 4 文件正文使用宋體 小四號(hào)字 行距為 1 5 倍 頁邊距上下為 2 5 厘米 左右為 2 5 厘 米 頁碼居中 5 文號(hào)格式 集團(tuán)簡(jiǎn)稱 代稱 字 所在年號(hào) 第 第 N 次發(fā)文 號(hào) 例 1 中美集團(tuán) 財(cái) 字 2010 第 011 號(hào) 含義 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司財(cái)務(wù)部在 2010 年發(fā)出的第 11 份文件 例 2 中美集團(tuán) 閥門 字 2010 第 3 號(hào) 含義 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司子公司中美宏凱威閥門制造有限公司在 2010 年發(fā)出的第 3 份文件 集團(tuán)及子公司簡(jiǎn)稱一覽表集團(tuán)及子公司簡(jiǎn)稱一覽表 部門名稱代稱代稱 中美宏凱億投資 集團(tuán) 有限公司中美集團(tuán)中美集團(tuán) 總裁辦公室總辦總辦 人事部人人 行政部行行 財(cái)務(wù)部財(cái)財(cái) 集團(tuán)總部 法務(wù)部法法 中美宏凱威閥門制造有限公司閥門閥門 中美宏凱威國(guó)際拍賣 北京 有限公司拍賣拍賣 中美宏凱星國(guó)際傳媒 北京 有限公司傳媒傳媒 中美宏凱星網(wǎng)絡(luò)科技 北京 有限公司網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò) 中美宏凱億國(guó)際擔(dān)保有限公司擔(dān)保擔(dān)保 子公司 中美宏凱億國(guó)際電氣有限公司電氣電氣 注 如有新公司或新部門成立 則取最代表其性質(zhì)的文字為簡(jiǎn)稱 公司取兩字 部門 取一字 分公司則為主公司代稱與地點(diǎn)合稱 如電氣公司在福建的分公司 則稱之為 電 氣福建 3 簽發(fā)人 發(fā)文及會(huì)議紀(jì)要一律由集團(tuán)總裁或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)親手簽名 各部門上報(bào)文件一律 由發(fā)起部門的負(fù)責(zé)人親手簽名 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 22 4 文件落款應(yīng)包括發(fā)起公司名稱及部門名稱 5 底款 為抄報(bào) 抄送 歸檔三行 需要時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的 用 抄報(bào) 對(duì)同級(jí)或下 級(jí)則用 抄送 歸檔部門應(yīng)為行政管理部門 6 文件印章 加印在發(fā)文日期中間 采用壓年蓋月方式 7 頁數(shù) 使用頁腳中 第 N 頁 共 N 頁 形式 居中 8 表格制作時(shí) 頁邊距 行距 字號(hào)等可根據(jù)內(nèi)容自行設(shè)定 但應(yīng)在裝訂或打印不出現(xiàn)缺失 現(xiàn)象為準(zhǔn) 字體仍使用文件規(guī)定字體 9 公文的內(nèi)容要求一文一事 絕對(duì)真實(shí) 并具有較強(qiáng)針對(duì)性 且行文有條理 準(zhǔn)確 五 印裝格式 五 印裝格式 1 文件均采用橫書橫排 2 單面印刷可在上端裝訂 雙面印刷在左面裝訂 3 裝訂可用線裝 釘裝 膠粘辦法 4 必要時(shí)可使用專用裝訂機(jī)構(gòu) 六 文件的署名六 文件的署名 1 對(duì)內(nèi)文件 如果是一般往來文件 只需主管署名 如果是單純的上報(bào)文件或者不涉及各部 門且內(nèi)容不重要的文件 只需部門署名 如果是重要文件 按責(zé)任范圍由總裁 副總裁 或者署有 關(guān)部門的主管姓名與職務(wù) 2 對(duì)外文件 如責(zé)任狀 政府許可申請(qǐng)書 回執(zhí) 公告等重要文書 一律署總裁或總經(jīng)理職 務(wù)與姓名 如果是總裁或總經(jīng)理委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名 七 文件制作注意事項(xiàng)七 文件制作注意事項(xiàng) 1 文件必須簡(jiǎn)明扼要 一事一議 語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范 2 可行可不行的堅(jiān)決不行文 減少行文數(shù)量 提高行文權(quán)威性和質(zhì)量 3 減少聯(lián)合行文 避免聯(lián)合行文過程中時(shí)間延誤和扯皮 4 行文分清主次 提高行文針對(duì)性 減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān) 5 不輕易越級(jí)行文 八 發(fā)文管理八 發(fā)文管理 1 發(fā)文辦理一般包括擬稿 核稿 簽發(fā) 用印 登記 發(fā)送 原件歸檔等程序 2 擬稿 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā) 做到情況確實(shí) 觀點(diǎn)鮮明 條理清楚 層次分明 文字簡(jiǎn)練 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確 并應(yīng)詳細(xì)寫明發(fā)送范圍 份數(shù)和密級(jí) 3 發(fā)文部門擬稿后 交行政管理部門核稿 凡以集團(tuán)或公司名義發(fā)出的公文 函件及用集團(tuán) 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 23 或公司印章的 行政管理部門對(duì)內(nèi)容和文字有權(quán)審核 并負(fù)有把關(guān)責(zé)任 對(duì)涂改不清 文字錯(cuò)漏嚴(yán) 重 內(nèi)容不妥 格式不符的文稿應(yīng)退回重新擬稿 4 核稿后填寫 發(fā)文審批單 發(fā)文的密級(jí)按 保密工作條例 有關(guān)規(guī)定確定執(zhí)行 如為聯(lián)合 發(fā)文則需要雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn) 同時(shí)發(fā)文部門應(yīng)注明文件傳達(dá)范圍 5 簽發(fā) 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā) 明確簽署意見 姓名 日期 集團(tuán)正式文件須經(jīng)總裁簽發(fā) 公 司正式文件須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā) 遇緊急事項(xiàng) 總裁 總經(jīng)理均可由行政管理部門請(qǐng)示用印后補(bǔ)辦審批 手續(xù) 凡涉及資金轉(zhuǎn)移 聯(lián)營(yíng)參股 股權(quán)變化 下設(shè)機(jī)構(gòu)等重要事宜的 均須報(bào)總裁簽發(fā) 6 編號(hào) 按相關(guān)制度統(tǒng)一編制 7 用印 取得編號(hào)后可依據(jù) 發(fā)文審批單 在核稿完畢無誤 規(guī)范的文件上統(tǒng)一用印 8 印發(fā) 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿由行政部統(tǒng)一打印 依據(jù) 發(fā)文審批單 上印制文件份數(shù) 如頁數(shù)較多時(shí) 也可使用電子版文件 但需在發(fā)文編號(hào)本上注明接收人及傳輸方式 9 填寫 發(fā)文編號(hào)本 行政部門統(tǒng)一填寫集團(tuán)的 發(fā)文編號(hào)本 如文件傳達(dá)范圍為全體員 工 則可直接發(fā)文給部門或公司專職收文人員 如為指定傳達(dá)范圍 則必須由本人簽字接收 九 收文管理九 收文管理 1 收文辦理一般包括簽收登記 分發(fā)傳閱 收回存檔 銷毀等程序 2 公文簽收應(yīng)由專人負(fù)責(zé) 簽收時(shí)須對(duì)來件嚴(yán)格檢查 明確無誤后方可簽字 3 指名或親啟文件 密級(jí)文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理 其他人不得擅自啟封 如 果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者 不受本條規(guī)定的約束 4 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn) 填寫 收文處理單 5 一般函 電等公文 分別由前臺(tái)秘書直接分轉(zhuǎn)處理 6 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn) 秘書應(yīng)在當(dāng)天或第 2 天將文件送到承辦部門 如關(guān)系到 2 個(gè)以上業(yè)務(wù)部 門 應(yīng)按指示次序依次傳閱 最遲不得超過 2 天 特殊情況例外 7 由行政主管負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行審閱 回答 批辦以及其他必須處理 或者由其指定下屬對(duì)文 件進(jìn)行具體處理 并將意見填寫在 收文處理單 上 8 如果遇到重要或異常事項(xiàng) 必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系 按上級(jí)指示辦理 各種有關(guān)聯(lián) 的事項(xiàng) 必須與各部門商議后方能予以處置 9 結(jié)辦 已答復(fù)發(fā)文單位 有處理意見的文件 或傳閱部門均已簽字確認(rèn)后 視為結(jié)辦 由 行政部門統(tǒng)一歸檔 10 行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦 檢查 督促的責(zé)任 承辦部門接到文件 函電應(yīng)立即指定專人 辦理 不得將文件壓放 分散 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 24 十 文書的歸檔與保存十 文書的歸檔與保存 參照 檔案管理制度 執(zhí)行 十一 文件的借閱與銷毀十一 文件的借閱與銷毀 參照 檔案管理制度 執(zhí)行 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 25 發(fā)文流程 發(fā)文部門主管主管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部門發(fā)文部門 開始 擬稿 核稿 填寫 發(fā)文審 批單 審核簽發(fā) 見 發(fā)文審批 單 簽字后 用印 通過通過 登記下發(fā) 未通過 未通過 結(jié)束 收文流程 行政主管相關(guān)部門及人員收文人 開始 收文 填寫 收文 處理單 簽署意見閱示 填寫 收文登記 表 歸檔 結(jié)束 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 26 發(fā)文登記表發(fā)文登記表 序號(hào)序號(hào)日期日期文件編號(hào)文件編號(hào)標(biāo)題或主題標(biāo)題或主題簽收人簽收人 發(fā)文審批會(huì)簽單 保密等級(jí) 絕密 機(jī)密 秘密 傳遞等級(jí) 特急 緊急 一般 文件標(biāo)題 發(fā)文編號(hào) 印制份數(shù) 發(fā)文部門 擬 稿 人 負(fù) 責(zé) 人 附件名稱 主送 抄報(bào) 抄送 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽意見 簽發(fā) 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 27 收文登記表 序號(hào)序號(hào)日期日期來文單位來文單位文件編號(hào)文件編號(hào)標(biāo)題或主題標(biāo)題或主題簽收人簽收人 收文處理單 保密等級(jí) 絕密 機(jī)密 秘密 傳遞等級(jí) 特急 緊急 一般 發(fā)文單位簽發(fā)人 文件主題 收文時(shí)間年 月 日 時(shí) 分收文人 主管意見 簽字 日期 相 關(guān) 部 門 或 人 員 意 見 歸檔人歸檔日期 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 28 第八節(jié) 公司車輛管理制度 一 總則一 總則 1 公司公務(wù)車的證照辦理及稽核等事務(wù)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理 由行政主管指派專人負(fù) 責(zé)駕駛 維修 檢驗(yàn) 清潔等工作 2 本公司員工因公用車事前向行政主管申請(qǐng)派車 行政主管根據(jù)業(yè)務(wù)的重要性順序派車 不按規(guī)定申請(qǐng)者 不得派車 3 每輛車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表 在使用前應(yīng)核對(duì)車輛里程表與記錄表上前一次用車的記 載是否相符 使用后應(yīng)記載行駛里程 時(shí)間 地點(diǎn) 用途等 行政部每月抽查一次 發(fā)現(xiàn)記載 不實(shí) 不全或未記載者應(yīng)呈報(bào)主管 并對(duì)相關(guān)責(zé)任人提出批評(píng) 對(duì)不聽勸阻 屢教屢犯者應(yīng)給 予處分 并停止其借用資格 4 每輛車設(shè)置車輛使用記錄表 由行政部于每次加油及維修保養(yǎng)時(shí)記錄 以了解車輛受控 狀況 每月初連同行駛記錄表一起交行政部稽核 二 建立車輛技術(shù)檔案二 建立車輛技術(shù)檔案 1 車輛技術(shù)檔案主要記載車輛的來源 投產(chǎn)日期 車輛原值 基本配置 技術(shù)性能 逐年 行駛里程 修理的次數(shù)和間隔里程 車輛調(diào)動(dòng) 改裝 改造 停駛 復(fù)駛 封存 機(jī)損等情況 以及燃料 輪胎的消耗 節(jié)約或浪費(fèi) 數(shù)量等 2 車輛技術(shù)檔案資料登記范圍 1 車輛調(diào)動(dòng) 牌照變更 停駛 封存 改裝 改造 車損以及司機(jī)變更等事宜 2 車損事故處理結(jié)案后 需填報(bào)損修情況和處理結(jié)果 3 車輛運(yùn)行情況記錄 4 車輛保修情況的記錄和車輛保修技術(shù)數(shù)據(jù) 由承修廠負(fù)責(zé)填記在保修技術(shù)卡片上 重 點(diǎn)寫清保養(yǎng)類型 日期 間隔里程 重大技術(shù)情況等 三 車輛的保養(yǎng)三 車輛的保養(yǎng) 1 車輛保養(yǎng)是一項(xiàng)維護(hù)性作業(yè) 應(yīng)做到 1 要堅(jiān)持 預(yù)防為主 的原則 依照車輛機(jī)件技術(shù)變化的情況 在機(jī)件變壞之前做好保 養(yǎng)工作 2 要根據(jù)不同運(yùn)行條件 不同磨損情況 從實(shí)際出發(fā) 及時(shí) 高效地保養(yǎng)各部件 3 要保證保養(yǎng)質(zhì)量 堅(jiān)持 質(zhì)量第一 的原則 加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)使保養(yǎng)達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn) 4 車輛保養(yǎng)工作要有計(jì)劃有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行 要按月編制保養(yǎng)計(jì)劃 按車況分清緩急 有秩 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 29 序地進(jìn)行保養(yǎng) 5 要處理好使用和保養(yǎng)的關(guān)系 克服 重使用 輕保養(yǎng) 的思想 及時(shí) 有計(jì)劃地安排 保養(yǎng)和檢修 以保證車輛的完好率 進(jìn)而提高車輛的使用率 6 每年 11 月 15 日前未使用防凍液的車輛必須更換防凍液 7 車輛所作的內(nèi)部清洗 上光上臘等其它車輛美容項(xiàng)目限三個(gè)月一次 公務(wù)車除外 2 車輛的三極保養(yǎng)制度 1 一級(jí)保養(yǎng)的作業(yè)項(xiàng)目和技術(shù)規(guī)范 一級(jí)保養(yǎng)以潤(rùn)滑 緊固為中心 其主要內(nèi)容包括檢查車輛外露部位的螺栓 螺母 給規(guī)定 潤(rùn)滑部位加注滑脂 檢查各總成內(nèi)潤(rùn)滑油平面 加添潤(rùn)滑油 清洗各個(gè)空氣濾清器 排除發(fā)現(xiàn) 的故障 經(jīng)一級(jí)保養(yǎng)后 汽車應(yīng)達(dá)到車容整潔 裝備齊全 連接牢固 三濾暢通 不漏油 不漏水 不漏氣 不漏電 油嘴齊全 潤(rùn)滑良好 2 二級(jí)保養(yǎng)的作業(yè)項(xiàng)目和技術(shù)規(guī)范 二級(jí)保養(yǎng)以檢查 調(diào)整為中心 二級(jí)保養(yǎng)除執(zhí)行一級(jí)保養(yǎng)的作業(yè)項(xiàng)目以外 還要檢查 調(diào) 整發(fā)動(dòng)機(jī) 底盤及電器設(shè)備的工作狀況 并完成一些附加小修項(xiàng)目 3 三級(jí)保養(yǎng)的作業(yè)項(xiàng)目和技術(shù)規(guī)范 三級(jí)保養(yǎng)以總成解體 清洗 檢查 清除隱患為中心 改善車輛技術(shù)狀況 并做好技術(shù)鑒 定 四 車輛的維修四 車輛的維修 1 有計(jì)劃 及時(shí)地修復(fù)車輛 是保證車輛完好率的重要措施 其目的就是及時(shí)消除故障 修復(fù)損傷 恢復(fù)車輛的使用性能 保證車輛正常安全地運(yùn)行 2 公司所有車輛須在統(tǒng)一 專業(yè)的維修廠 指定維修廠 進(jìn)行修理 3 按照不同的對(duì)象和不同的作業(yè)范圍 汽車修理分為汽車大修 總成大修 汽車小修和零 件修理 種 1 汽車大修 新車或經(jīng)過大修后的汽車 行駛一定里程后機(jī)件會(huì)嚴(yán)重磨損 技術(shù)性能下 降 經(jīng)過技術(shù)鑒定 應(yīng)對(duì)各總成進(jìn)行一次恢復(fù)性的修理 以恢復(fù)汽車的動(dòng)力性 經(jīng)濟(jì)性 堅(jiān)固 性和原有配置狀態(tài) 使汽車的技術(shù)狀況和運(yùn)行性能達(dá)到規(guī)定的技術(shù)要求 延長(zhǎng)汽車的使用壽命 2 總成大修 總成經(jīng)過一定使用里程后 其基礎(chǔ)件和主要零件會(huì)破裂 磨損 變形 需 要拆散進(jìn)行徹底修理 以恢復(fù)其技術(shù)性能 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 30 3 汽車小修 汽車小修是一種運(yùn)行性的修理 主要是消除汽車在運(yùn)行中發(fā)生的臨時(shí)故障 和局部損傷 有些按自然磨損規(guī)律或根據(jù)總成的外部征象能預(yù)先估計(jì)的小修項(xiàng)目 可集中組織 有計(jì)劃性的小修作業(yè) 結(jié)合相應(yīng)的一 二 三級(jí)保養(yǎng)進(jìn)行 4 零件修理 零件修理是指對(duì)磨損 變形或損傷而不能繼續(xù)使用的零件的修理 它是節(jié) 約原材料 降低保養(yǎng)費(fèi)的一項(xiàng)重要措施 零件修理應(yīng)考慮到可靠性和經(jīng)濟(jì)性的原則 五 車輛報(bào)廢五 車輛報(bào)廢 1 車輛必須具備下列條件之一 才準(zhǔn)予報(bào)廢 1 車輛經(jīng)長(zhǎng)期使用后 性能低劣 車身 發(fā)動(dòng)機(jī)均嚴(yán)格損壞 確實(shí)不能繼續(xù)使用的車輛 或雖然可以修復(fù) 但大修費(fèi)超過同類新車購置費(fèi) 1 2 以上 不符合經(jīng)濟(jì)原則 并已提完折舊的 車輛 2 車型老舊 經(jīng)長(zhǎng)期使用后 車身 發(fā)動(dòng)機(jī)嚴(yán)重?fù)p壞 配件供應(yīng)無法解決 無法修復(fù)的 車輛 3 因意外事故 如翻車 撞車 燒毀等 主要總成及零 部件部分損壞 無修復(fù)價(jià)值的 車輛 1 4 進(jìn)口車輛 車型特殊 同型車數(shù)量很少 經(jīng)長(zhǎng)期使用后 主要零件嚴(yán)重?fù)p壞 4S 無配 件 無法更換 2 報(bào)廢車輛必須完整地將車送交廢 舊車輛收購部門 3 車輛報(bào)廢按固定資產(chǎn)處置流程辦理 六 車輛安全管理六 車輛安全管理 1 加強(qiáng)對(duì)車輛安全管理工作組織領(lǐng)導(dǎo) 制定具體措施 并指定專人負(fù)責(zé) 2 車輛安全負(fù)責(zé)人員要定期對(duì)司機(jī)進(jìn)行事故預(yù)防教育 運(yùn)用正反兩方面的事例 反復(fù)講明 事故的危害性和事故預(yù)防的重要性 3 要宣傳和定期組織全體人員學(xué)習(xí)國(guó)家安全法規(guī) 尤其要對(duì)司機(jī)進(jìn)行交通法律教育 使他 們諳熟并自覺遵守交通規(guī)則 自覺做到思想集中不麻痹 謹(jǐn)慎行車不急躁 中速行車不冒險(xiǎn) 禮讓三先 讓小車先行 客車先行 重車先行 不搶道 不開斗氣車 不開 英雄 車 不酒 后開車 以增強(qiáng)事故預(yù)防的自覺性 4 定期進(jìn)行安全檢查活動(dòng) 5 定期總結(jié)安全管理經(jīng)驗(yàn) 堅(jiān)持每月一小結(jié) 每月一大結(jié) 年終全面總結(jié) 七 車輛費(fèi)用報(bào)銷七 車輛費(fèi)用報(bào)銷 1 車輛使用的相關(guān)費(fèi)用 應(yīng)在年度預(yù)算中體現(xiàn) 應(yīng)包括油費(fèi) 保養(yǎng) 維修 裝飾 內(nèi)飾 行政管理制度手冊(cè) Ver 1 0 31 車船 養(yǎng)路 保險(xiǎn) 年檢等 2 保養(yǎng)費(fèi) 根據(jù)車型車況 在核定的公里數(shù)內(nèi)到指定維修廠進(jìn)行保養(yǎng) 費(fèi)用由公司全額負(fù) 擔(dān) 3 維修費(fèi) 凡屬車輛正常磨損 配件自然老化造成的維修 費(fèi)用公司全額承擔(dān) 因駕駛員 維護(hù)保養(yǎng)不善造成機(jī)件損壞的 或由于自身責(zé)任發(fā)生交通事故致使車輛損壞的 所發(fā)生費(fèi)用由 其個(gè)人承擔(dān) 并給予相應(yīng)行政處罰 如不是車輛的專職司機(jī) 而私自駕駛公務(wù)車發(fā)生交通事故 致使車輛損壞的 所發(fā)生的一切費(fèi)用由責(zé)任人全額承擔(dān) 同時(shí) 公司將給予相應(yīng)行政處罰 4 保險(xiǎn)費(fèi) 公司全額負(fù)擔(dān) 5 車船稅 養(yǎng)路費(fèi)及年檢驗(yàn)車費(fèi) 公司全額負(fù)擔(dān) 6 所有車輛因工作需要更換使用者時(shí) 交接完畢后 公司規(guī)定必須進(jìn)行整體檢修一次 費(fèi) 用公司全額負(fù)擔(dān) 7 其他費(fèi)用以憑證 單據(jù)和相關(guān)憑證予以報(bào)銷 8 車輛繳納各項(xiàng)費(fèi)用及辦理各項(xiàng)手續(xù)應(yīng)明確責(zé)任人 1 專車 由專車司機(jī)或配發(fā)車輛部門人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)手續(xù)的辦理 2 公務(wù)車 由該車輛責(zé)任司機(jī) 特