檔案管理暫行辦法(定稿).doc

學(xué)校檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條 為加強(qiáng)學(xué)校的檔案工作，提高學(xué)校檔案管理水平，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和國(guó)家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范等有關(guān)法規(guī)精神，特制訂本辦法。第二條 檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高單位工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校工作歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。第三條 檔案室集中統(tǒng)一管理學(xué)校各項(xiàng)工作中形成的全部檔案，其構(gòu)成是以文書檔案為主體，包括黨政、人事、教研教改、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、實(shí)物、聲像等方面的檔案。第四條 本制度適用于學(xué)校各種類檔案資料的收集、整理、保管、利用等基礎(chǔ)管理工作。第二章 檔案管理體制第五條 檔案管理體制（一）學(xué)校的檔案管理按分級(jí)管理的方法進(jìn)行，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室、各部門組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（二）檔案室是在分管領(lǐng)導(dǎo)、教導(dǎo)處主任領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)檔案管理的日常機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理學(xué)校的全部檔案。（三）檔案室管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，不斷提高學(xué)識(shí)水平和工作能力。（四）建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各部門須確定相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案資料員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)，定期參加檔案網(wǎng)絡(luò)的各項(xiàng)活動(dòng)。第六條 職責(zé)范圍（一）檔案室是學(xué)校內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，職責(zé)與權(quán)限按照學(xué)校制訂的檔案工作崗位責(zé)任制執(zhí)行。（二）由分管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，檔案室管理員必須定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。（三）各部門要做好文件資料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。第三章 檔案的歸檔第七條 歸檔范圍及保管期限（一）各部門辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，包括黨、政以及人事、總務(wù)等工作中形成的各種門類和載體的文件資料以及與本學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，均屬歸檔范圍。（二）檔案的保管期限和種類分為永久和定期，定期分為長(zhǎng)期（十六年至五十年）和短期（十五年以下）兩種；會(huì)計(jì)檔案保管期限和種類也分為永久和定期。 （三）凡對(duì)學(xué)校有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期或短期。（四）凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。第八條 歸檔時(shí)間（一）階段歸檔：凡專題項(xiàng)目、基建工程或業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料，在任務(wù)完成告一段落時(shí)，在三個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件資料組成保管單位，由部門負(fù)責(zé)人審定后，由兼職檔案資料員向檔案室歸檔。（二）隨時(shí)歸檔：專題會(huì)議、重要設(shè)備儀器和文件資料，在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)須將應(yīng)歸檔的文件資料組成案卷，由兼職檔案資料員向綜合檔案室歸檔。（三）學(xué)年年度歸檔：各項(xiàng)管理中形成的文件資料一律在次學(xué)年的第一季度內(nèi)組成保管單位，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，由兼職檔案資料員向檔案室移交。第九條 歸檔要求（一）各部門檔案是我學(xué)校的寶貴財(cái)富，任何人不得以任何理由占為己有，必須按時(shí)向檔案室移交。（二）歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。（三）歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映各部門各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。（四）歸檔的文件資料必須層次分明，符合形成規(guī)律，并簽署完備。（五）歸檔的文件資料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。（六）文件資料形成、積累、整理和歸檔工作，列入各部門的工作計(jì)劃、職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。 （七）代表學(xué)校外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議的工作人員帶回的文件材料必須交學(xué)校檔案室先做收文登記編號(hào)后，再借出使用；經(jīng)檔案室證明，財(cái)務(wù)部門方可報(bào)銷資料費(fèi)。（八）各部門要?dú)w檔的文件資料，經(jīng)整理后檔案室移交。（九）文件資料立卷的程序一般為：分類-組合-編目，即在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按有關(guān)特征分開(kāi)，然后按一定的規(guī)律進(jìn)行組合，最后將經(jīng)過(guò)組合的文件，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。（十）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的則放在相對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在相對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立案；其它文件資料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （十一）組合的基本要求是：組合應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，做到問(wèn)題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準(zhǔn)確。（十二）卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，文件紙張過(guò)小的要用a4空白紙襯托上，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，即復(fù)制件在前，原件在后，文件沒(méi)有留出裝訂線的要加補(bǔ)貼邊，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂。（十三）卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。 （十四）卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。成卷裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)。圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。（十五）永久、長(zhǎng)期和短期的案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖然有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒(méi)有責(zé)任者（作者）、年、月、日的文件資料要考查清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容，填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。 （十六）有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可以說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。（十七）聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像、照片或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者（作者）。（十八）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號(hào)的格式按文書檔案案卷格式執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（十九）案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡(jiǎn)明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者（作者）、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)規(guī)范、通俗易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第十條 歸檔手續(xù)（一）各部門向檔案室移交檔案時(shí)，必須辦好交接手續(xù)。（二）檔案的整理必須遵循文件資料自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（三）檔案室接收檔案后要及時(shí)分類登記入冊(cè)，確定保管期限，并編制案卷目錄。（四）檔案的保管期限應(yīng)符合第七條的規(guī)定。（五）按照檔案內(nèi)容和載體的不同，檔案室制定統(tǒng)一的分類方案。1. 學(xué)校的檔案按其門類分為文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等。2.基建檔案按“基建-項(xiàng)目；設(shè)備-型號(hào)”等原則進(jìn)行分類。3.按照案卷排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置，在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。3.案卷目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度或混年度編制目錄號(hào)，案卷目錄號(hào)不得重復(fù)。4.案卷裝訂整齊美觀，案卷接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案銷毀冊(cè)、檔案工作情況、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等格式均按機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行。第四章 檔案的保管 第十一條 存放檔案必須有專用柜、架、箱等裝具，并做到排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。不同規(guī)格、不同式樣的檔案裝具應(yīng)該分開(kāi)排列，盡量做到整齊劃一。第十二條 照片保管：存放照片、影集，應(yīng)按編號(hào)順序排列。第十三條 要定期對(duì)收藏檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢查清理核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修裱和復(fù)制。第十四條 保存檔案必須有專門房屋，并具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防塵、防有害生物和污染等安全措施。第十五條 檔案應(yīng)保持適宜溫濕度，聲像檔案溫濕度應(yīng)當(dāng)控制在1424，相對(duì)濕度4565%。管理人員要及時(shí)觀察、記錄溫濕度的變化，采取措施及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)。第十六條 檔案室實(shí)行專人管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。第十七條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。第五章 檔案的保密第十八條 嚴(yán)格執(zhí)行保密法，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)印發(fā)的一系列有關(guān)國(guó)家秘密及其范圍的規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，做好保密工作，確保局檔案絕對(duì)安全。第十九條 建立健全檔案保密組織，做到“三落實(shí)”，即領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)，組織落實(shí)，人員落實(shí)。第二十條 學(xué)校的保密范圍規(guī)定另行制定。第二十一條 屬機(jī)密、秘密的檔案應(yīng)有明顯標(biāo)志。第二十二條 非檔案形成人員和部門借閱須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定的地點(diǎn)閱讀。第二十三條 借出、利用有密級(jí)的檔案，必須妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)帶回家。第二十四條 檔案工作人員不準(zhǔn)利用工作之便，擅自抄錄、復(fù)制檔案?jìng)鬟f他人，不準(zhǔn)與無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案秘密。第二十五條 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組每隔一定時(shí)間，應(yīng)對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題，凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第六章 檔案的鑒定和移交第二十六條 檔案的鑒定（一）學(xué)校檔案的保管期限，執(zhí)行本辦法第三章第七節(jié)有關(guān)條款，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）學(xué)校檔案的鑒定工作，應(yīng)在分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室管理員和各部門有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同組成鑒定小組負(fù)責(zé)。（三）鑒定采用直接鑒定法。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，對(duì)檔案的鑒定情況應(yīng)在保管單位備考表中注明意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名，并說(shuō)明鑒定日期。（四）鑒定工作一般一年一次，也可臨時(shí)組織。（五）檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到確定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，鑒定小組應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。（六）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊(cè)，由鑒定小組提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)縣教育局和鎮(zhèn)教育辦備案，情況特殊的專門檔案按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（七）銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，指派兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽名。第七章 檔案的統(tǒng)計(jì)第二十七條 檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容（一）檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，主要有檔案管理人員及素質(zhì)狀況，房屋設(shè)備狀況，檔案保管情況等。（二）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，主要有檔案庫(kù)存數(shù)、入庫(kù)數(shù)、出庫(kù)數(shù)及收藏結(jié)構(gòu)等。第二十八條 檔案的統(tǒng)計(jì)要求（一）檔案的統(tǒng)計(jì)應(yīng)嚴(yán)格遵守上級(jí)的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。（二）平時(shí)要做好檔案的登記工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)均以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、科學(xué)。（三）檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目定期匯總，認(rèn)真進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（四）按時(shí)按規(guī)定向上級(jí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第八章 檔案的利用第二十九條 檔案信息開(kāi)發(fā)工作重點(diǎn)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作。第三十條 檔案利用方式有閱覽服務(wù)、制發(fā)復(fù)制件、制發(fā)檔案證明和咨詢服務(wù)等多種形式。第三十一條 根據(jù)需要編制有效的檢索工具。第三十二條 檔案室要對(duì)檔案開(kāi)展加工整理工作，編撰大事記、統(tǒng)計(jì)資料匯編等專題資料，主動(dòng)地為局領(lǐng)導(dǎo)和各部門服務(wù)。第三十三條 對(duì)積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案，為局機(jī)關(guān)工作服務(wù)做出貢獻(xiàn)的人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十四條 凡學(xué)校教師因工作需要查閱檔案的，可憑部門領(lǐng)導(dǎo)簽署的閱檔申批表可到檔案室查閱，一般不能查閱與本人工作不對(duì)口或帶保密內(nèi)容的檔案。第三十五條 查閱檔案必須辦理登記手續(xù)，并在閱覽室查閱；確因工作需要外借的，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)同意，時(shí)間一般不超過(guò)十天，到期仍需要者，可辦續(xù)借手續(xù)。