財(cái)務(wù)制度F02：差旅費(fèi)借款及報(bào)銷制度.doc

合肥ECOSUN有限公司財(cái)務(wù)制度F02：差旅費(fèi)借款及報(bào)銷程序本制度的目的，是建立統(tǒng)一的差旅費(fèi)預(yù)支款項(xiàng)及報(bào)銷程序。差旅費(fèi)包括本地差旅費(fèi)及外地差旅費(fèi)。“本地”指合肥地區(qū)，出差至六安、蕪湖、巢湖等地區(qū)并當(dāng)天往返的視同市內(nèi)出差辦理。“外地”是指合肥、六安、蕪湖、巢湖以外的其他地區(qū)，包括香港、澳門及中國(guó)境外的地方。出差至六安、蕪湖等地區(qū)并且不能當(dāng)天往返的也屬于外地出差。一、本地差旅費(fèi)1) 報(bào)銷市內(nèi)交通車（船）費(fèi)時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷報(bào)告附件上注明每次行程的事由、起迄點(diǎn)及費(fèi)用。2) 嚴(yán)格控制市內(nèi)的的士費(fèi)報(bào)銷。市內(nèi)辦事搭乘的士，應(yīng)取得總經(jīng)理/副總經(jīng)理/部門經(jīng)理的批準(zhǔn)，方予報(bào)銷。對(duì)弄虛作假者，一經(jīng)查出，將從嚴(yán)處理。如沒有總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，凡搭乘“的士”的費(fèi)用一律不予報(bào)銷。3) 現(xiàn)金報(bào)銷實(shí)行周報(bào)制度，即上周發(fā)生的各項(xiàng)現(xiàn)金報(bào)銷費(fèi)用，應(yīng)于本周規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦好報(bào)銷手續(xù)。差旅費(fèi)填于“現(xiàn)金報(bào)銷報(bào)告”（附表三）， 經(jīng)審核簽批后于每周規(guī)定的報(bào)帳時(shí)間交財(cái)務(wù)部報(bào)銷。一般不允許跨月報(bào)銷。4) 出差至六安、蕪湖、巢湖等地區(qū)并當(dāng)天往返的視同市內(nèi)出差辦理，不能當(dāng)天往返的作為異地出差。二、外地差旅費(fèi)1、出差審批1) 所有業(yè)務(wù)到外地出差，必須由員工本人填寫“外地出差申請(qǐng)表”（附表二）經(jīng)部門經(jīng)理審核后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可出差外地。2) “外地出差申請(qǐng)表”一式二聯(lián)：行政聯(lián)及財(cái)務(wù)聯(lián)。在出差前2天，必須把手續(xù)完備的申請(qǐng)表行政聯(lián)交行政部考勤及訂票，而保留財(cái)務(wù)聯(lián)直到報(bào)銷為止。2、 出差補(bǔ)貼/費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（包括住宿、交通、伙食等）規(guī)定：住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)：級(jí)別住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/天）伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)（元/天）一般城市京滬穗深省內(nèi)京滬穗深其他總經(jīng)理450 50副總經(jīng)理350 40經(jīng)理/業(yè)務(wù)部職員200 22010元/餐40 30 職員1301501) 交通工具：機(jī)場(chǎng)至市區(qū)往返乘大巴，市區(qū)可以乘坐出租車。2) 長(zhǎng)途旅行一般乘坐火車或汽車，夜間乘車每夜補(bǔ)貼25元。3) 補(bǔ)貼天數(shù)的計(jì)算辦法：以機(jī)票/車票時(shí)間為準(zhǔn)，出發(fā)當(dāng)天，在12點(diǎn)之前出發(fā)的算1天，12點(diǎn)之后出發(fā)的算半天；返程到達(dá)當(dāng)天，不計(jì)算補(bǔ)貼天數(shù)。4) 出差人員趁出差方便，經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)就近回家探親、辦事，其間的交通費(fèi)自理，并且該期間不享受出差補(bǔ)貼。5) 除以上規(guī)定外，出差人員不享受任何其他出差補(bǔ)貼。4、差旅預(yù)支款項(xiàng)1) 對(duì)需預(yù)支款項(xiàng)的，所需金額必須在“墊款申請(qǐng)表”（F001，見附表一）的預(yù)支款項(xiàng)欄列明金額，由上級(jí)主管（部門經(jīng)理或以上）審核，總經(jīng)理及財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。批準(zhǔn)時(shí)必須評(píng)估所需的款項(xiàng)與出差期及目的是否合理。2) 每一次預(yù)支金額不高于人民幣5,000元。3) 所有借支款須在1個(gè)月內(nèi)必須報(bào)銷及清結(jié)，包括填報(bào)“現(xiàn)金報(bào)銷報(bào)告”。確有特殊情況要延期，必須在到期前到財(cái)務(wù)部說明情況，并在原“墊款申請(qǐng)表”上注明，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，方可延期。員工報(bào)賬時(shí)不退還“墊款申請(qǐng)表”，由財(cái)務(wù)部開給申請(qǐng)人收款收據(jù)。4) 申請(qǐng)墊款時(shí)，須附審批手續(xù)完整的“外地出差申請(qǐng)表”復(fù)印件辦理。5) 財(cái)務(wù)部必須記錄所有預(yù)支款項(xiàng)在“每日借支報(bào)表”及確保沒有久未退還的預(yù)支款項(xiàng)。6) 在旅途中尚未使用的預(yù)支款項(xiàng)應(yīng)在報(bào)銷時(shí)交還財(cái)務(wù)部，禁止把款項(xiàng)保留或轉(zhuǎn)至其他員工。7) 預(yù)支款項(xiàng)退還財(cái)務(wù)不應(yīng)用委托他人傳遞的方式，若款項(xiàng)遺失，一切后果自負(fù)。5、交通1) 選擇最經(jīng)濟(jì)的交通工具是公司所需求的。2) 限制乘坐飛機(jī)、火車軟臥。普通員工需要乘坐飛機(jī)、火車軟臥，應(yīng)事先經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。3) 科長(zhǎng)/主任以上及業(yè)務(wù)部職員出差可乘坐飛機(jī)、火車軟臥。4) 機(jī)票/車票/船票的訂購(gòu)必須向指定的代理訂取。5) 不使用的機(jī)票/車票必須退回代理公司領(lǐng)回退款，不應(yīng)保留作將來之用。6、住宿1) 酒店訂房盡可能向指定的代理訂房或使用有優(yōu)惠協(xié)議的酒店。2) 住宿費(fèi)在限額內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷。3) 多人出差至同一地點(diǎn)，應(yīng)盡量安排至少兩人住同一房間。不同級(jí)別的員工合住房間，適用其中較高級(jí)別員工的住宿標(biāo)準(zhǔn)。4) 到外地參加會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，統(tǒng)一安排住宿的，住宿費(fèi)可以據(jù)實(shí)報(bào)銷。5) 不論是否合住房間，均應(yīng)按人分別付款，分別開具住宿發(fā)票。7、差旅支出報(bào)銷/結(jié)算1) 報(bào)支差旅費(fèi)者必須在出差回來后兩星期內(nèi)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。2) 報(bào)支外地差旅費(fèi)者必須附相應(yīng)的“外地出差申請(qǐng)表”的財(cái)務(wù)聯(lián)及“出差工作報(bào)告”，詳列每天行程及出差期間工作內(nèi)容。3) 財(cái)務(wù)部應(yīng)確保“現(xiàn)金報(bào)銷報(bào)告”上的預(yù)支款項(xiàng)金額與“外地出差申請(qǐng)表”上所預(yù)支款項(xiàng)相符，否則不受理差旅費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。4) 差旅支出報(bào)銷若不按公司的報(bào)銷程序?qū)⒕皇芾?，此情況包括，例如：a) 沒有填寫“現(xiàn)金報(bào)銷報(bào)告”或“出差工作報(bào)告”。b) “每周現(xiàn)金報(bào)銷報(bào)告”的資料不正確或沒有完全地填寫。c) 沒有附上正本發(fā)票、收據(jù)、信用卡支付存根聯(lián)或其他有關(guān)證明文件。d) 沒有總經(jīng)理或副總經(jīng)理的批準(zhǔn)。e) 沒有一次性將本次的所有開支報(bào)銷完畢。8、與其他部門協(xié)調(diào)1) 財(cái)務(wù)部應(yīng)通知兩個(gè)月或以上尚未退還預(yù)支款項(xiàng)的員工，尚欠余額將會(huì)在下期工資內(nèi)扣除。2) 對(duì)于離職/解聘的員工，人力資源部/行政部必須確?！半x職手續(xù)表”中各項(xiàng)手續(xù)（其中包括辦理償還借支手續(xù)）已經(jīng)完成才發(fā)出“員工保證金、工資領(lǐng)取通知書”，離職/解職的員工才能到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取保證金及應(yīng)領(lǐng)工資。9、特殊情況若有特殊情況而不能履行以上條文，必須有總經(jīng)理/副總經(jīng)理的批準(zhǔn)。三、以上規(guī)定，自公布之日起實(shí)施。此前規(guī)定有沖突者，以本規(guī)定為準(zhǔn)。D:F