中小企業(yè)檔案管理制度.doc

第1章 檔案管理制度1. 目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產、管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法和科學技術檔案工作條例，特制定本制度。 2. 適用范圍：本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。3. 職責檔案工作，設立資產檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調，監(jiān)督和指導。行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。各部門應明確規(guī)定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。歸檔各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。歸檔范圍及管理：各類資質文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術發(fā)展部負責整理及歸檔。工程進度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。各類合同協(xié)議（承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。各類證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構代碼證正、副本、IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等）及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。歸檔資料必須符合下列要求： 文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。根據(jù)檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；根據(jù)檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。借閱檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經所在單位主管副總簽字，方可借閱。機密檔案只限與工作有關的人員借閱, 由所在單位主管副總簽署意見，經企管辦主任批準后方可借閱。本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經公司總經理(或常務副總)批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權根據(jù)工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經公司總經理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當事人責任。查閱一般檔案材料，經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴肅查處。借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。職工臨時離開公司（出國、借調、外出學習等）、調動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關手續(xù)。本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。財務檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經主管財務副總同意后，由財務部指定專人陪同查閱，財務賬目不予復制，財務憑證如確實需要復制，必須在財務人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復制。檔案保存期限及銷毀工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。行政檔案視可利用價值定期銷毀。檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進行下架、分類。由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定酌情處置。 銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行，同時由主管領導指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。檔案統(tǒng)計及管理要求為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認真做好檔案統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計臺帳。年終進行當年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計當年檔案借閱人次,分析利用率,總結檔案利用與效果。保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進行處理，并追究其刑事責任。加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。附件1. 檔案借閱申請單附件2. 檔案借閱登記表附件3. 存檔登記表附件4. 檔案鑒定與銷毀審批表 檔案借閱申請單 編號：文件編號密級：借閱時間：借閱理由借期：文件名稱：申請人：部門經理：主管副總總經理或常務副總備注：檔案借閱登記表檔案編號檔案名稱借閱日期借閱人歸還日期備注存檔登記表序號檔案名稱檔案編號存檔部門存檔人存檔時間接受人備 注12檔案鑒定與銷毀審批表本次鑒定工作共鑒定檔案 卷（份） 其中銷毀檔案 卷（份） 保留檔案 卷（份）鑒定意見：鑒定小組組長：單位： 日期：檔案銷毀批準人：調整保管期限（密級）批準人： 批準時間：小 組 成 員所 在 單 位（部門）銷毀方式： 監(jiān)銷人：北京拱辰建業(yè)房地產開發(fā)有限公司文件編號BJGCJY-XZ7保密等級秘密保密管理制度版 / 次A/0生效日期2009-6-1第2章 保密管理制度4. 目的：為保守公司機密，維護公司利益，特制訂本規(guī)定。適用范圍：適用本公司范圍內的所有安全保密工作。職責公司的安全保密管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。做好安全保密工作是公司員工義不容辭的責任和義務，各部門負責人對本部門的保密工作負直接責任。工作內容每位員工入職時均應與公司簽訂保密義務承諾書。公司內部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動態(tài)、重要合同 、財務情況、銀行賬戶賬號、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪、人事變動、工資福利等均屬于商業(yè)機密，未經允許，一律不得向外界和公司其他員工透露。公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種。凡秘密以上的文件、資料，應標明密級（密級由公司總經理確定），由專人負責印制、收發(fā)、傳遞、保管。非經批準，不準復印、摘抄帶密級的文件和資料。 公司的機密應根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司機密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司機密的員工，不準打聽公司的機密。記載有公司機密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。嚴禁在辦公桌上存放秘密級以上的文件、資料。不得在與外來人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機密。員工在使用完電腦后，要及時關閉，避免遺失和泄露信息。公司領導的辦公室，任何員工未經允許不得擅自入內。公司領導的文件柜、資